ID 6529
Walter, Anja: Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in
Kombination mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmaßnahmen
Hamburg: Diplomica GmbH, 2003
Zugl.: Koblenz, Fachhochschule, Diplomarbeit, 2002
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Diplomica GmbH
http://www.diplom.de, Hamburg 2003
Printed in Germany
Master-These Anja Walter
Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination
mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
Seite
i
Executive Summary
Die Master-These beschreibt die Erstellung eines Konzeptes für eine Vorgehenswei-
se, die Projektmanagement mit der Einführung einer Projektmanagement-Software
verbindet. Das Konzept, das die Dienstleistung ,,Projektmanagement-Beratung" mit
dem Produkt ,,Projektmanagement Software Projekta" verknüpft, soll auf dem Markt
vertrieben werden.
Das Konzept kombiniert selbst Projektmanagement-Software und Projektmanage-
ment mit einer Vorgehensweise. Es ist auf eine Firma angepasst und wird in der
Master-These erweitert auf allgemeine Einsatzmöglichkeiten in anderen Firmen.
Die Problematik bei der Erstellung der Master-These und des Konzeptes war es, das
im Antrag der Master-These genannte Ziel einzuhalten was vom Kunden nicht ge-
wünscht wurde. Durch den neuen Schwerpunkt, mit Projektmanagement Verände-
rungen im Unternehmen einzuführen, ergaben sich auch für die Herangehensweise
zur Konzepterstellung und der Ausprägung einzelner Punkte Änderungen, die sich in
einer veränderten Problemstellung widerspiegeln.
Die Notwendigkeit der Arbeit ergibt sich daraus, dass bei der Einführung von Pro-
jektmanagement (und von Projektmanagement-Software) weder die Qualität der Ein-
führung als solche noch interkulturelle Aspekte als Erfolgs- oder Misserfolgsfaktor
wahrgenommen werden. Dies trifft auch für die betreute Firma zu.
Das Konzept dient Projektmanagement-Beratern und Software-Herstellern, die ihre
Dienstleistungen bündeln wollen. Es bietet einen Lösungsvorschlag zur Abstimmung
Master-These Anja Walter
Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination
mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
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ii
des Software-Herstellers mit dem Projektmanagement-Berater und dem Kunden, zur
Einbindung der Mitarbeiter und zur Bereitstellung von Projektmanagement-
Fachkenntnis.
Ziel der Einführung nach dem Konzept ist es, Menschen für Projektmanagement zu
begeistern und Top Projektleiter zu erhalten, die sich mit ihrem Auftrag identifizieren
und dadurch an Einfluss und Beziehungen wachsen (R.Youker, 2002).
Die Master-These beschreibt, wie ein solches Konzept erstellt werden kann und wel-
che Ansätze zur Gestaltung möglich sind. Vorgelegt wird die Erarbeitung einer Ein-
führungsstrategie (=Konzepterstellung).
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Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination
mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
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iii
Projektantrag zur Master-These
Name des
Teilnehmers
Anja Walter
Zyklus
2001/2002
Abgabetermin
19.06.2002
Titel der Master-These
Erstellung eines Konzepts zur Einführung von
Projektmanagement in Kombination mit einer
Projektmanagement-Software in Unternehmen
mit internationalen Projekten durch gezielte
Einführungsmassnahmen
Unternehmen
BBL Software GmbH
Name und Funktion
des internen
Supervisors
Bernd Langer
Adresse
Am Ehrenmal 2
33178 Borchen
Datum, Unterschrift
Master-These Anja Walter
Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination
mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
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iv
Kurzbeschreibung
Ziele
Entwicklung eines Konzeptes als Produkt- und
Dienstleistungs-Paket ,,Projektmanagement-
Software und Projektmanagement" zur schnel-
len und effizienten Einführung anhand gezielter
Massnahmen.
Problemstellung
Es soll die Erstellung des Konzeptes beschrie-
ben werden. Dabei sind Ergebnisse einer Mo-
dellfirma, eigene Erfahrungen und die Rück-
meldungen von Experten einzubinden und es
ist zu erläutern, welche Massnahmen für die
Einführung von Projektmanagement und Pro-
jektmanagement-Software anzuwenden sind.
Dabei ist Bezug zu nehmen auf die möglichen
Probleme der Einführung (Akzeptanz, interna-
tionale und interkulturelle Aspekte, Kosten und
Zeit).
Für die Einführung wird ein betreuter Zeitraum
von ca. 20 Tagen (vier Wochen Vollzeit) im
Konzept angestrebt.
Zu erwartende
Ergebnisse
Es entsteht ein Konzept zur Einführung von
Projektmanagement in Kombination mit Pro-
jektmanagement-Software in Unternehmen mit
internationalen Projekten innerhalb kürzester
Zeit.
Potenzielle
Nutzungsmöglichkeiten
Das Konzept wird aus den bisherigen Erfah-
rungen der Autorin und in Zusammenarbeit mit
der Firma BBL-Software GmbH entstehen und
soll im weiteren Vertrieb durch den Einsatz in
verschiedenen Projekten ergänzt, erweitert und
verifiziert werden. Zukünftige Aufträge können
darauf aufbauen, das Konzept erweitern und
anpassen.
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mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
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v
Hinweise:
1. Vertraulichkeit:
Die Firma, für die das Konzept erstellt wurde, hat sich bereit erklärt zur Zu-
sammenarbeit für die Master-These. Da es sich um eine Unternehmung han-
delt, die Bundesämtern sehr nahe steht, und sich aus den durchgeführten
Massnahmen Informationen ergeben können, die sich von den offiziellen Be-
kanntmachungen unterscheiden, wird ihr Name nicht bekannt gegeben.
2. Rechtschreibung:
Die Verfasserin der Master-These hat jahrelang in der Schweiz gearbeitet und
verzichtet seither grundsätzlich auf den Buchstaben ß, ausser in Zitaten und
der Bibliographie.
3. Bibliographie:
In Anlehnung an die Vorgaben zur Bibliographie wurde vollständig auf Seiten-
angaben in den Referenzen des Text-Teils verzichtet.
Master-These Anja Walter
Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination
mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
Seite
vi
Inhaltsverzeichnis
1
VORWORT...1
1.1
I
NHALTLICHE
H
INFÜHRUNG
...2
1.2
Z
IELSETZUNGEN
...3
1.2.1 Zielsetzung
der
Master-These...3
1.2.2
Zielsetzung des Konzeptes ...3
1.3
A
UFBAU DER
A
RBEIT
...5
2
MODELLFIRMA ...7
2.1
V
ORSTELLUNG DER
F
IRMA
...7
2.2
B
EARBEITUNGSSTRATEGIE
...8
2.3
E
RGEBNISSE
...10
2.4
K
ONZEPTRELEVANTE
B
ESTANDTEILE
...15
3
ERFAHRUNGEN AUS PROJEKTEN...19
3.1
B
ESCHREIBUNG EIGENER
P
ROJEKTERFAHRUNG
...19
3.1.1
Nationales...19
3.1.2
Internationales ...20
3.2
M
IT DER
F
IRMA VERGLEICHBARE
E
RFAHRUNGEN
...22
3.3
U
NTERSCHIEDE ZUR
F
IRMA
...23
3.4
E
INGANG IN DAS
K
ONZEPT
...25
4
ERGÄNZUNGEN DURCH REZENSENTEN ...28
4.1
F
EEDBACK DER
E
XPERTEN
...29
4.2
E
INSICHTEN FÜR
K
ONZEPT
...34
Master-These Anja Walter
Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination
mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
Seite
vii
5
BESCHREIBUNG DES KONZEPTS ...34
5.1
Z
USAMMENFASSUNG DER
E
RGEBNISSE
...34
5.2
Z
EITPLANUNG
-
S
CHEDULING
...34
5.3
P
ROJEKTSTRUKTUR
...34
5.4
M
ETHODENPLANUNG
...34
5.4.1
Vorstellung der im Konzept eingeplanten Methoden ...34
5.4.2
Einsatz der Methoden in den Projektphasen ...34
5.5
H
INDERNISSE UND
M
ASSNAHMEN
...34
5.5.1
Hindernisse durch Veränderungen...34
5.5.2
Fehler im Projektmanagement ...34
5.5.3
Schwierige Aspekte in internationalen Projekten ...34
5.6
E
RFOLGSKONTROLLE UND
NACHWEIS
...34
5.7
K
UNDENVORTEILE
-
V
ERKAUFSARGUMENTE
...34
6
SCHLUSSBETRACHTUNG...34
7
ANHANG ...34
7.1
A
BBILDUNGEN IN DER
M
ASTER
-T
HESE
...34
7.2
S
TICHWORTVERZEICHNIS
...34
7.3
G
LOSSAR
...34
7.4
A
BKÜRZUNGSVERZEICHNIS
...34
8
BIBLIOGRAPHIE ...34
8.1
V
ERWENDETE
L
ITERATUR
...34
8.2
W
EITERREICHENDE
R
EFERENZEN
...34
Master-These Anja Walter
Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination
mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen
Projekten durch gezielte Einführungsmassnahmen
Seite
viii
9
KONZEPT IM AUSZUG - DEFINITIONSPHASE...34
9.1
K
UNDENAKTIVITÄTEN IN DER
D
EFINITIONSPHASE
...34
9.2
S
OFTWAREBETREUUNG IN DER
D
EFINITIONSPHASE
...34
9.3
B
ERATEREINSATZ IN DER
D
EFINTIONSPHASE
...34
9.4
A
USZUG DES
A
NHANGS ZUR
D
EFINITIONSPHASE
...34
9.4.1
Beispiel für eine Stakeholderanalyse ...34
9.4.2
Kräftefeld einer Stakeholderanalyse ...34
9.4.3
Zielkatalog ...34
9.4.4
Projektauftrag ...34
9.4.5
Beispiel einer funktionalen Projektorganisationen ...34
9.4.6
Übersicht der Aktivitäten in der Definitionsphase...34
Master-These Anja Walter
Kapitel 1 Vorwort
Seite
1
1 Vorwort
Projektmanagement ist in aller Munde. Projektmanagement wird mehr und mehr als
Wissenschaft betrieben. Viele der beschriebenen Vorgehensweisen im Projektmana-
gement sind fast nur möglich in geschlossenen Systemen, in denen die Vorausset-
zungen (Axiome) sicher eingehalten werden. Die Welt aber wandelt sich.
Projektmanagement kann stattdessen verstanden werden als eine Möglichkeit, die
Vorgehensweise immer wieder anzupassen - auch wenn die zuvor gewählte Pro-
jektmethode verlassen wird.
Evolutionäres Projektmanagement bedeutet, dass Arbeitsphase und Koordination
sich gegenseitig in regelmässigen Zyklen ablösen. Zum Zeitpunkt der Zielerreichung
(Meilenstein) wird überprüft, ob das alte Ziel das neue ist und ob die Massnahmen
noch passen. Wenn das jetzige Ziel sich verändert hat, wird überprüft, mit welchen
Mitteln und Methoden das Ziel erreicht wird die Vorgehensweise wird angepasst.
Das hat zur Folge, dass nur kurze Zeiteinheiten detailliert geplant werden und sich
die Massnahmen und Methoden immer an die Gegebenheiten anpassen. Evolutionä-
res Projektmanagement ist die situative Kombination aller möglicherweise Erfolg ver-
sprechenden Methoden und Massnahmen für die jetzt geltenden Rahmenbedingun-
gen und Ziele.
1
So möchte ich auch meine Master-These und das Konzept verstehen: als eine Kom-
bination von Vorgehensweisen und Argumenten, die sich hier anbieten.
1
,,Streng genommen macht man im evolutionären Projektmanagement nur deswegen Pläne, um von
ihnen abzuweichen." A. Frick (2002).
Master-These Anja Walter
Kapitel 1 Vorwort
Seite
2
Im konkreten Fall handelt es sich um die Planung der Einführung von Projektmana-
gement im international tätigen Unternehmen innerhalb von 20 Tagen. Dies kann nur
erreicht werden, indem die geplanten Massnahmen konsequent auf die Unterneh-
menserfordernisse angepasst und durchgeführt werden. Die gewählten Massnahmen
entspringen dabei verschiedenen theoretischen Ansätzen.
1.1 Inhaltliche Hinführung
Im Jahre 2002 habe ich mich selbständig gemacht im Bereich des internationalen
Projektmanagements. Ich persönlich sehe im Projektmanagement für Unternehmen
die Chance der Zukunft, in kurzer Zeit mit definierten Mitteln und in Zusammenarbeit
mit Spezialisten neue Herausforderungen anzunehmen.
Mit der Firma BBL Software GmbH fand ich einen Partner, der genauso denkt und
internationale Projektarbeit vorantreiben möchte. Die BBL bietet eine Software zum
Projektmanagement, >Projekta<®, die diese Ansätze für die Projektsteuerung um-
setzt. So entschlossen wir uns, ein gemeinsames Konzept zu erarbeiten, das unsere
Dienstleistungen bündelt.
Denn auf dem Markt stellen sich zwei Herausforderungen:
1. Der Kunde (ein Unternehmen) möchte ein Produkt in die Hand nehmen und
fühlen, wofür er bezahlt. Das Produkt Projektmanagement-Software ist erklä-
rungsbedürftig und kann nicht einfach im Supermarkt erstanden und im
Selbststudium angewendet werden. Vor allem nicht, wenn Projektmanage-
ment über den eigenen Arbeitsplatz hinausgehen soll. Die Erklärung (Service,
Beratung, Dienstleistung) aber würde der Kunde alleine nicht kaufen er kann
sie ja nicht anfassen.
2. Projektmanagement ist für viele Unternehmen ein so weites Feld, dass sie
nicht damit beginnen, aus Angst, mehr Massnahmen und Veränderungen ein-
führen zu müssen als sie sich gegenwärtig vornehmen und leisten können.
Master-These Anja Walter
Kapitel 1 Vorwort
Seite
3
1.2 Zielsetzungen
1.2.1 Zielsetzung der Master-These
Die Master-These beschreibt:
- die Erstellung des Konzeptes zur Einführung der Software >Projekta<® und
von Projektmanagement, sowie
- die Verifizierung des Konzeptes und
- die Veränderungen hin zur möglichen Vermarktung.
1.2.2 Zielsetzung des Konzeptes
Die Zielgruppe des Konzeptes sind Unternehmen, die sich entschieden haben, Pro-
jektmanagement einzuführen, zu optimieren oder firmeninterne Standards zu entwi-
ckeln, und dazu ein Software-Tool zu nutzen.
2
Mit dem Konzept soll eine Vorgehensweise beschrieben werden, die auf die Soft-
ware und den Kunden abgestimmt ist.
3
Der Vorteil für den Kunden liegt darin, dass er
mit dem Produkt Software sämtliche Dienstleistungen und Kompetenzen rund um
Projektmanagement auswählen kann und aus dieser Entscheidung heraus eine
übersichtliche Zeitplanung und Aufwandskalkulation erhält.
2
Grundsätzlich besteht eine n:n Beziehung zwischen der Dienstleistung ,,Einführung von Projektma-
nagement" und dem Produkt >Projekta<® der Firma BBL. Das Konzept zielt ab auf eine Kombination
der beiden, kann aber auch mit anderen Produkten (Software-Tools) oder anderen Dienstleistungen
(Methoden und Massnahmen des Projektmanagements) angewendet werden.
3
Kein Produkt ohne Dienstleistung, keine Dienstleistung ohne Produkt. ,,Der wahre Wert entsteht aber
erst dann, wenn diese Dinge ineinander verschmelzen..." S. Davis/ C. Meyer (1998) S.31.
Master-These Anja Walter
Kapitel 1 Vorwort
Seite
4
Das Konzept dient auch zur Erkennung eigener Lücken: der Kunde soll sich in der
Beschreibung wieder finden und den Eindruck erhalten, hier ist jemand, der ihm die
Arbeit abnimmt, die er nicht selbst machen will.
4
Er will aus dem Konzept praktischen
Nutzen für seine Projekte ziehen.
Das Konzept ist eine Gratwanderung: es soll möglichst ausführlich beschreiben, wie
Projektmanagement gemacht wird, aber andererseits soll es nur den Appetit anre-
gen, der Kunde soll nicht ganz in die Lage versetzt werden, die Einführung ohne
Betreuung zu leisten.
Projektmanagement soll als ,,Light"-Version vorgestellt werden, um den Kunden nicht
abzuschrecken. Pragmatisch und umsetzbar.
Das Konzept ist kein Handbuch für Projektmanagement und kein Handbuch für die
Software. Es ist kein Projekthandbuch und auch kein Leitfaden für eine sichere Ein-
führung von Projektmanagement. Es ist einfach, praxisnah und setzt mit der Planung
bei den Massnahmen zur ,,Einführung von Projektmanagement innerhalb von 20 Ta-
gen" auf.
Voraussetzung für die beschriebene Einführung ist, dass das Unternehmen sich für
die Einführung von Projektmanagement und der Software >Projekta<® entschieden
hat, dass eine klare Ziel- und Zeitplanung der Massnahmen stattgefunden hat und
die Geschäftsleitung die Einführung unterstützt. Es wird ein Pilotprojekt einfacher Na-
tur aufgesetzt, die Beteiligten müssen die notwendigen Kompetenzen erhalten und
Mitarbeiter und Ressourcen müssen im abgestimmten Rahmen zur Verfügung ste-
hen.
4
Es gehen z.B. immer mehr Firmen dazu über, externe Personen als Projektkoordinatoren für interne
Projekte einzubinden, weil die Steuerung durch Externe von internen Mitarbeitern als mehr sachorien-
tiert wahrgenommen wird und deshalb deren Entscheidungen schneller akzeptiert und befolgt werden.
Master-These Anja Walter
Kapitel 1 Vorwort
Seite
5
Die Software >Projekta<® bietet sich für eine Einführung im internationalen Unter-
nehmen deshalb an, weil sie durch die Programmierung in Java internetfähig ist.
Darüber hinaus ist sie ein Multi-Projektmanagement-Tool, das projektübergreifend
die Ressourcenplanung durchführt und sich für Firmen mit mehreren standortüber-
greifenden Projekten eignet. Durch die Programmierung einer SQL-Datenbank (In-
formix) können Schnittstellen zu anderen Programmen erstellt werden und beste-
hende Masken z.B. durch individuelle Felder erweitert werden. Mit dem Berichts-
Standard Crystal Reports können individuelle Abfragen auf die Datenbank erstellt
und grafisch aufbereitet werden. >Projekta<® ist ein Projektmanagement-Tool, das
sich dem Unternehmen im Grossen wie im Kleinen weitgehend anpasst.
1.3 Aufbau der Arbeit
Der Aufbau der Arbeit beschreibt die Herangehensweise an die Konzepterstellung.
In Kapitel 2 wird die Firma beschrieben, für die das Konzept entwickelt wurde. Die
Firma bot sich an, weil sie Interesse sowohl an der Einführung der Projektmanage-
ment-Software als auch an meiner Betreuung der Einführung hatte. Durch die breite
Aufgabenstellung der Firma war zu erwarten, dass auch internationale Projekte bei
der Einführung zu berücksichtigen sind.
Kapitel 3 beschreibt eigene Erfahrungen aus nationalen und internationalen Projek-
ten. Diese Berichte ergänzen die erarbeiteten Ergebnisse der Firma um Unterschie-
de und bestätigen gleiche Erfahrungen.
Das Konzept wurde an Experten aus dem internationalen Projektmanagement, der
Organisationsentwicklung und anderen Fachbereichen versandt, die es aus ihren
Master-These Anja Walter
Kapitel 1 Vorwort
Seite
6
Standpunkten heraus beurteilten. Diese Rückmeldungen werden in Kapitel 4 be-
schrieben und ihr Einfluss auf das Konzept wird erläutert.
Das so ergänzte Konzept wird im Kapitel 5 aufgeführt und beinhaltet die Zusammen-
fassung der Ergebnisse, die Zeitplanung, die Aufgaben und Methodenplanung, die
zu erwartenden Hindernisse und die Erfolgskontrolle der Einführung. Anschliessend
werden die festgestellten Kundenvorteile zusammengefasst.
In der Schlussbetrachtung im Kapitel 6 erfolgen der Kommentar der Verfasserin und
ihre Einschätzung zur Vermarktung.
Eine schematische Übersicht findet sich in Abbildung 1 wieder.
Abbildung 1: Übersicht der Anteile des Konzeptes
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
7
2 Modellfirma
2.1 Vorstellung der Firma
Das Ziel der Firma ist die Förderung ihrer Branche. Ihre Aufgaben liegen in der Er-
stellung, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten zur Kalkulation und Bewertung
ihrer Branche. Wissenschaftliche Ergebnisse sollen für Praxis, Politik, Verwaltung
und Beratung nutzbar gemacht werden, der Erfahrungsaustausch soll gefördert wer-
den. Nationale und internationale Regelwerke sind mitzugestalten, Forschungs- und
Entwicklungsvorhaben müssen initiiert und koordiniert werden.
Grundlage ihrer Arbeit ist die Mitwirkung von ehrenamtlich aktiven Experten und eine
Geschäftsstelle, in der sich wissenschaftliche Mitarbeiter engagieren. Weitere Exper-
ten unterstützen die Arbeit. Ein Hauptausschuss und ein Präsidium, in dem mindes-
tens ein Vertreter des Bundesministeriums anwesend ist, legen das Portfolio der Pro-
jekte (Arbeitsprogramm) jährlich fest.
Organisatorisch ist die Firma in drei Projektbereiche eingeteilt. Das Organigramm ist
in Abbildung 2 dargestellt.
Abbildung 2: Organigramm der Firma
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
8
2.2 Bearbeitungsstrategie
Die Einführung von Projektmanagement im Unternehmen führt zu Veränderungen
der internen Abläufe. Sie ist deshalb Thema der Organisationsentwicklung und des
Changemanagement. Die Bearbeitungsmethode und Konzepterstellung gründet auf
Erkenntnissen dieser Bereiche.
5
Zuerst wurden durch Fragebögen die Mitarbeiter zum bestehenden Projektmanage-
ment, der internen Projektkultur und eigenen Vorstellungen, Wünschen und Beden-
ken befragt und darauf bezogene Interviews durchgeführt. In der Zeit der Teststel-
lung der Software wurden Mini-Workshops mit den Beteiligten zur Anlage ihrer Pro-
jekte in der Software abgehalten. Diese Informationen wurden ergänzt durch Einzel-
gespräche und Besprechungen mit dem Geschäftsführer der Firma und dem Ver-
antwortlichen der Softwareauswahl (Entscheider).
Bei den Fragen handelt es sich um offene Fragen, um den Mitarbeitern die Möglich-
keit zu geben, spontan und individuell zu antworten.
Sämtliche Antworten und Gesprächsnotizen wurden erfasst und kategorisiert nach
Art der Antwort. Insgesamt wurden mehr als 700 Antworten erfasst und kategorisiert.
Eine vollständige Darstellung der Ergebnisse würde den Rahmen dieser Arbeit (und
des Anhanges) sprengen.
5
Hier sind verschiedene Ansätze zur Konzepterstellung möglich: die induktive logische Erarbeitung
der Ergebnisse durch Lektüre von Fachliteratur über die zu erwartenden Ergebnisse mit der an-
schliessenden Verifizierung (P.Graf/ M. Spengler, 2000) oder eine deduktive Vorgehensweise, die auf
Erfahrungen gründet und zuerst neue Experimente durchführt, die im zweiten Schritt mit der Theorie
in Einklang gebracht werden (W. Berner, 2002). Die hier durchgeführte Bearbeitung entspricht der
Iteration zwischen beiden Vorgehensweisen und ist kongruent mit der von C. Flüter-Hoffmann/
R.Kowitz (2002) beschriebener Vorgehensweise zur Einführung von Telearbeit.
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
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9
Danach galt es, die verschiedenen Ziele und Wünsche an die Einführung und das
Software-Tool festzuhalten und die bestehende mit der gewünschten Projektkultur,
die C.Peters (2002) als spezifisches Verhalten einer Projektgruppe unter dem
,,Schirm einer Unternehmenskultur"
6
bezeichnet, zu vergleichen und Widersprüche
festzustellen. Anhand dieser Unterschiede konnten Massnahmen definiert werden,
die helfen, diese Differenzen auszugleichen.
Gemeinsam mit dem Entscheider wurden diese Massnahmen besprochen und der
zeitliche Plan erstellt.
Abbildung 3: Phasen zur Erstellung des Konzeptes
Dieses Vorgehen entspricht den Schritten des Workgroup Alignment bei der Verän-
derung von Arbeitsprozessen, die von der International Society for Performance Im-
6
M.Kutschker/ S.Schmid (2002) führen ab S.684 auf, wie Kultur als dynamisches Konstrukt gesehen
werden kann. Die Entwicklung einer Unternehmenskultur oder eine Veränderung der Unternehmens-
kultur ist eine langfristige Sache und dafür ist keine Zeit in Projekten. Ich verstehe deshalb Projekt-
kultur in erster Linie als Regelwerk, das sich das Projektteam für die im Projekt zu bewältigenden Pro-
zesse selbst gibt.
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
10
provement herausgegeben wurden (ISPI, 2002)
7
, ohne diese als explizite Projekt-
phasen der Konzepterarbeitung aufzuführen.
2.3 Ergebnisse
Da das Kerngeschäft der Firma die Durchführung von Projekten für Bund und EU ist,
entsprach die Einführung einer Projektmanagement-Software der Implementierung
eines ERP-(Enterprise Resource Planning) Systems, welches in der Regel die be-
stehenden Wertschöpfungsprozesse eines Unternehmens im branchenübergreifen-
den Standard abbildet.
Damit die Standard-Software eingeführt werden kann, müssen sämtliche Prozesse
daraufhin überprüft werden, ob sie oder die Software angepasst werden müssen.
Durch die Gespräche über die Funktionalität der Software und die bisherige Durch-
führung von Projekten entstanden in logischer Konsequenz daraus Entwürfe für neue
oder veränderte Prozesse.
8
Diese Definitionen und internen Festlegungen werden
nicht mit Massnahmen im Konzept vorgenommen, sondern sie müssen vom Unter-
nehmen parallel zur Einführung der Software vorgenommen werden.
Beispiele für die zu verändernden Prozesse bei der Firma sind:
- Erfassung von Reisekosten
- Anlage
neuer
Lieferanten
- Zuordnung von Mitarbeiter in ein Projekt
- Projektplanung
und
7
Sammeln von Informationen, Beschreiben des aktuellen Status, Analyse der Unterschiede und Diffe-
renzen, Auswahl der Massnahmen zur Beseitigung der Differenzen, Entwurf eines Einführungsplanes,
Durchführen des Plans und Messen des Erfolges.
8
Nach dem Vier-Phasen-Modell von P. Francois/ J. Wolf (2000) entspricht dieses Vorgehen der zwei-
ten und dritten Phase, der Schwachstellenanalyse und Vorauswahl, der Prozessmodellierung bei der
Implementierung neuer ERP-Systeme.
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
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11
- Sachkostenkalkulation und Abstimmung mit der Verwaltung
- Interne
Kosten-Leistungsrechnung.
Im Folgenden werden einzelne Aspekte kurz erläutert.
Strategische Neuausrichtung des Unternehmens
Die Führungskräfte der Firma müssen zukünftig nicht mehr nur Forscher sein,
sondern auch als ,,Vertrieb" in der Lage sein, Kunden für die Forschungsergeb-
nisse zu finden und die Projekte so zu gestalten, dass die Produkte vom Kunden
abgenommen und bezahlt werden. Dafür erhalten sie mehr Spielraum für Ent-
scheidungen innerhalb der Projekte und tragen die Verantwortung für die Kos-
tenstruktur und Rentabilität. Damit wird ein verändertes Selbstverständnis der
Mitarbeiter angestrebt hin zur Eigenverantwortung (und Kostenverantwortung) in
Projekten. Fachliche Führungskräfte werden zu vertriebsorientierten Projektleitern
mit Budgetkontrolle.
Definition von Projekten
Da intern weder ein einheitliches Verständnis von Projekten noch eine gemein-
same Vorstellung von der Erfassung auf einzelne Projekt-Tätigkeiten (und Ver-
waltungsarbeit) bestand, muss diese gemeinsame Definition erst geschaffen wer-
den.
Zielformulierung
Dem Geschäftsführer wurde im Dialog klar, welche Ziele er mit der Einführung ei-
nes einheitlichen Projektmanagements und der Software verfolgt. Er konnte die
Ziele so formulieren, dass sie die Mitarbeiter von ihren Ängsten entlasten konn-
ten. Die Zielformulierung wird im Konzept berücksichtigt durch die Massnahmen
des Workshops Projektplanung und anlage im System.
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
12
Kommunikation
Einer Führungskraft wurde bewusst, dass sie wichtige Entscheidungen nie aus
dem Kreis der Führungskräfte hinaus kommuniziert hatte und diese deshalb von
den Mitarbeitern nicht ausgeführt werden konnten.
In Gesprächen zwischen den Kollegen entstand eine neue Definition von Projek-
ten innerhalb der Firma.
Bedeutung der Projektarbeit
Befürchtet wurde von den Mitarbeitern, durch die Bereitstellung von Wissen in der
Datenbank Macht zu verlieren. Zusätzlich wird mit der Einführung eines einheitli-
chen Projektmanagement zukünftig nicht mehr nur Fachwissen, sondern auch
Methodenwissen Teil der Beurteilung persönlicher Kompetenz sein.
Hier wird der Geschäftsführer eine interne Regelung suchen. Aufgrund seiner
Einschätzung über seine Mitarbeiter, die teilweise internationale wissenschaftli-
che Koryphäen sind, rechnete er sich aus, dass nicht jeder gleich geeignet ist
zum Projektleiter (C.Bolduan, 2001). Er beschloss, über einen neuen internen
Karrierepfad nachzudenken. In jedem Fall will er im ersten Schritt alle wissen-
schaftlichen Mitarbeiter zum Projektleiter qualifizieren.
Zeiterfassung in Projekten
Es bestand die Angst, dass die auf Projekte erfassten Zeiten ausgewertet wür-
den, um damit eine individuelle Leistungsbewertung zu erfahren. Die Angst be-
stand vor allem deshalb, weil die Mitarbeiter nicht wussten, was denn eine akzep-
table Zeit für ihre Aufgaben wäre und ob sie innerhalb des Zeitrahmens lagen.
Der Geschäftsführer fand heraus, dass er mit der Zeiterfassung keine Auswer-
tung der zulässigen Zeit pro Aktivität, sondern eine bessere und verlässlichere
Planung haben wollte, damit das Unternehmen zukünftig Anforderungen von Auf-
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
13
traggebern aus der Wirtschaft erfüllen kann. Er beschloss, unabhängig von der
Einführung von Projektmanagement dieses Ziel in den nächsten Sitzungen und
internen Veranstaltungen zu kommunizieren (Einplanen des Themas in die Ver-
anstaltungen des neuen Kommunikationsplans).
In Gesprächen hatten der Entscheider und der Geschäftführer die Einsicht, dass
sie zuerst die Vorgaben zur Erfassung der Zeiten auf Projekte festlegen mussten,
bevor sie diese den Mitarbeitern mitteilen konnten. Man einigte sich im Zeitfenster
auf ,,grobe Raster" von 1h oder einem halben Tag in den Sekretariaten für das Pi-
lotprojekt. Damit sollten auch die Unsicherheiten ( z.B. wie die Erfassung von Zei-
ten auf den individuellen Arbeitsablauf Einfluss nehmen wird, wie die Mitarbeiter-
vertretung durchgeführt werden kann, wenn der Mitarbeiter wichtige Vorhaben
abzuleisten hat oder wie wann wer die Zeiterfassung zu leisten hat), beseitigt
werden.
Mit dem einzuführenden Projektmanagement-System wird eine Vollzeiterfassung
auf Projekte angestrebt. Langfristig werden alle internen Aufgaben als Projekte
definiert.
Zentrale Projektleitstelle
Die Mitarbeiter sorgten sich hinsichtlich der neuen Projektmanagement-Software
vor vermehrtem Verwaltungsaufwand. Um die Mitarbeiter von dieser Projektver-
waltung zu entlasten, beschloss der Geschäftsführer, über die Einführung einer
zentralen Projektleitstelle nachzudenken.
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
14
Finanzierung einzelner Anforderungen
Der Verwaltungsleiter erkannte, dass die Forderungen nach weiteren Funktionali-
täten der Kosten- und Leistungsrechnung innerhalb der Buchhaltungssoftware zu
erfüllen sind. Sollten diese Funktionen durch die Projektmanagement-Software
bereits abgedeckt sein, die Kosten der Anbindung an die Buchhaltungs-Software
der Buchhaltung und nicht dem Projektmanagement-Tool zuzuordnen sind (rele-
vant bei der Kostenplanung der Einführung des Projektmanagement-Tools).
Internationale Projektarbeit
Zu internationalen Projekten gab es verschiedene, widersprüchliche Aussagen.
Je nach Bearbeitung fanden die Mitarbeiter Unterschiede zwischen nationalen
und internationalen Projekten: ein Mitarbeiter sagte, Projekte der Europäischen
Union (EU-Projekte) unterscheiden sich in nichts von nationalen Projekten ausser
einer vermehrten Verwaltung; ein anderer Mitarbeiter stellte grosse Unterschiede
auch im Umgang mit den Kollegen im Projekt fest (,,In internationalen Meetings
geht es viel gelöster zu, da sich weniger Menschen profilieren müssen." ,,In inter-
nationalen Projekten geht man anders miteinander um, man geht weicher mitein-
ander um, auch weicher in der Sache."
9
). Zudem wird die Arbeit in internationalen
Projekten meist auch in Zusammenarbeit mit Kollegen von anderen Stockwerken
durchgeführt (,,...und das Einbinden der Kollegen von anderen Stockwerken ist
viel schwerer.").
Bemerkenswert für die EU-Projekte war die Einigkeit der Mitarbeiter, dass die
betreffende Führungskraft sowohl die Projektplanung als auch Projektmittel, Mit-
arbeiterbesetzung und den gesamten Verwaltungsaufwand hinsichtlich der EU-
weiten Abrechnung (bei der die Firma meist die Rolle des Koordinators über-
nimmt) ,,im Griff hat". Diese Projekte sind im Unternehmen am höchsten angese-
9
Aussage eines Mitarbeiters internationaler Projekte
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
15
hen und sie sind die rentabelsten die Mitarbeiter müssen hier ihre Zeiten auf
Einzeltätigkeiten per Papier an den Projektleiter zurückmelden.
Ein Teil dieser Ergebnisse findet Eingang in das Konzept, wie die Abbildung 4 dar-
legt.
Abbildung 4: Darstellung des Firmenanteils an der Konzepterstellung
2.4 Konzeptrelevante Bestandteile
Im Folgenden galt es, relevante Bestandteile für das Konzept herauszuarbeiten. Die-
se werden im Anschluss aufgeführt.
Strategische Neuausrichtung des Unternehmens und der Projektleiter
Dazu finden Qualifizierungen der Projektmitarbeiter und Projektleiter im Projekt-
management statt.
Eine verstärkte Qualifizierung der Projektleiter findet in den Bereichen Projektlei-
tung, Führung in Projekten und im Projektcontrolling (Steuerung von Projekten
und Methoden der Steuerung) statt.
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
16
Qualität wahrzunehmen und zu entwickeln findet in der Massnahme ,,Qualitäts-
Workshop der Einführung" statt, in denen sich das Projektteam selbst Gedanken
macht über die Art und Weise und Verbesserungen der Zusammenarbeit.
Projektberichte
Die neue Verantwortung der Projektleiter erstreckt sich auch auf die Kostenstruk-
tur und Rentabilität in Projekten. Dazu finden Qualifizierungsmassnahmen im Pro-
jektcontrolling und regelmässige Veranstaltungen im Berichtswesen (betreute
Statusmeetings, Berichtssitzungen und gemeinsame Projektauswertungen) statt.
Das Entwickeln neuer firmenspezifischer Projektauswertungen mit Berücksichti-
gung der Kostendeckung findet vor allem in Projekten statt.
Definition und Zielformulierung von Projekten
Ein einheitliches Verständnis von Projekten durch gemeinsame Veranstaltungen,
gemeinsame Projektplanung und gemeinsames Projekt-Reporting im Pilotprojekt
wird angestrebt. Dadurch werden die einzelnen Projekt-Tätigkeiten von allen Pro-
jektmitarbeitern wahrgenommen und auf ihre Bedeutung im Gesamtverlauf hin
überprüft.
Das Projekt-Team ist eingebunden in die Projektplanung. Dies hat zur Folge,
dass die verschiedenen Zeitansätze und die Bereitschaft der einzelnen zur Rück-
meldung gefördert werden (Michael Greer - Approach: Planung mit dem Team in
der Definitionsphase (M.Greer, 1996)). Ebenfalls werden sie eingebunden durch
eine Startveranstaltung (Kick Off), gemeinsames Erstellen der Statusreporte und
in Statusmeetings. Damit werden Projektdefinition, Projektstruktur und Nachweis
des Projekterfolges als Zusammenhänge erkannt.
Regelmässige Zielüberprüfungen (ist das Ziel noch gültig?) finden in sämtlichen
Meetings statt und werden in den Vorlagen zur Berichterstattung berücksichtigt.
Master-These Anja Walter
Kapitel 2 Modellfirma
Seite
17
Projekt-Prozesse
Neben der Beschreibung der neuen oder veränderten Prozesse (s.o.) im Unter-
nehmen werden auch Projektmanagement-spezifische Prozesse wie Entschei-
dungsfindung, Eskalation und die Verwaltung von Veränderungen in den Rah-
menbedingungen, der Zielvorgabe und bei der Verfügbarkeit der Ressourcen er-
arbeitet. Es ist absehbar, dass diese Themen wegen der knappen Zeitplanung im
Pilotprojekt nur angerissen und die Mitarbeiter darauf nur sensibilisiert werden
können (v.a. im Workshop Firmenstandards).
Kommunikation
Festlegung von Kommunikationswegen in der Firma, damit prinzipiell alle Ent-
scheidungen
- aus Projekt heraus an Firma
- von Firma in Projekt hinein mitgeteilt werden.
Workshops zu Firmenstandards regeln diese Kommunikationswege durch z.B.
einen Meeting-Plan, vorgegebene An- Abfragen, Newsletter.
Dokumentation
Damit zukünftig die Mitarbeiter die Ablage im System vornehmen, werden in re-
gelmässigen Projektsitzungen die Dokumente abgefragt und als Zwischenstand
im System eingebunden. Es erfolgt eventuell eine interne Rotation von Verant-
wortlichen für die Dokumentation von Projekten.
Bedeutung der Projektarbeit für Projektmitarbeiter
Die Bereitstellung des eigenen Projektwissens gilt als Kompetenznachweis und
wird durch regelmässige Abfragen im System und persönliches Nachhaken des
Projektleiters und Geschäftsführers im Projekt geprüft.
Ende der Leseprobe aus 124 Seiten
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Details
- Arbeit zitieren
- , 2002, Erstellung eines Konzepts zur Einführung von Projektmanagement in Kombination mit einer Projektmanagement-Software in Unternehmen mit internationalen Projekten durch gezielte Einführungsmaßnahmen, Hamburg, Bedey Media GmbH, https://www.diplom.de/document/221708
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