ID 4878
Lange, Oliver C.: Web Content Management Systeme / Oliver C. Lange -
Hamburg: Diplomica GmbH, 2002
Zugl.: Eichstätt, Universität, Seminar, 2001
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Web Content Management Systeme
I
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis IV
Abkürzungsverzeichnis VI
1
PROBLEMSTELLUNG UND METHODIK DER UNTERSUCHUNG
1
2
GRUNDLAGEN 2
2.1
B
EGRIFFSDEFINITION
C
ONTENT
2
2.2
B
EGRIFFSDEFINTION
W
EB
C
ONTENT
M
ANAGEMENT
S
YSTEME
4
2.3
K
LASSIFIZIERUNG VON
W
EB
C
ONTENT
M
ANAGEMENT
S
YSTEMEN
6
2.4
F
UNKTIONALES
K
ONZEPT UND
C
ONTENT
L
IFE
C
YCLE
7
3
DIE STRATEGISCHE PERSPEKTIVE
10
3.1
R
ELEVANZ EINES STRATEGISCHEN
C
ONTENT
M
ANAGEMENT
P
ROZESSES
10
3.1.1
D
ER KONVENTIONELLE
W
EBPUBLISHING
P
ROZESS
11
3.1.2
T
RANSFORMATION DES
W
EBPUBLISHING
P
ROZESSES
12
3.2
Ö
KONOMISCHE UND VORÖKONOMISCHE
N
UTZENPOTENZIALE
15
3.3
WCMS
IM
K
ONTEXT VON
D
OKUMENTEN
-
UND
K
NOWLEDGE
-M
ANAGEMENT
17
3.4
WCMS
IM
K
ONTEXT VON
E
NTERPRISE
I
NFORMATION
P
ORTALS
18
3.5
WCMS
IM
K
ONTEXT VON
E-C
OMMERCE UND
CRM 20
4
EIGENSCHAFTEN UND FUNKTIONEN
21
4.1
T
RENNUNG VON
I
NHALT UND
S
TRUKTUR
21
4.2
A
SSETMANAGEMENT
:
C
ONTENT
E
RSTELLUNG UND
A
DMINISTRATION
22
4.2.1
F
ORMULAR
-
UND EDITORBASIERTE
C
ONTENT
-E
RSTELLUNG
23
4.2.2
I
M
-
UND
E
XPORTSCHNITTSTELLEN
24
Web Content Management Systeme
II
4.2.3
V
ERSIONIERUNG
25
4.3
W
ORKFLOW
-M
ANAGEMENT
26
4.3.1
D
ER AUTOMATISIERTE
W
ORKFLOW DURCH
WCMS 26
4.3.2
B
ENUTZER
-
UND
Z
UGRIFFSMANAGEMENT
27
4.4
S
YSTEMARCHITEKTUR UND
S
ERVERKONZEPTE
28
4.4.1
D
IE
R
OLLE DES
WCMS
IM
IT-G
ESAMTKONZEPT
30
4.4.2
D
YNAMISCHES
P
UBLISHING
31
4.4.3
P
UBLISHING
-/S
TAGING UND
P
UBLISHING
-QA-S
TAGING
S
ERVER
32
4.4.4
A
PPLICATION
S
ERVER
34
5
EINSATZPOTENZIALE UND IMPLEMENTATION
35
5.1
A
NWENDERGRUPPEN
35
5.2
A
NFORDERUNGEN AN EIN
W
EB
-C
ONTENT
-M
ANAGEMENT
S
YSTEM
37
5.3
K
OSTENDIMENSION EINER
WCMS-E
INFÜHRUNG
39
5.4
I
NTEGRATION VON
WCMS
IN BESTEHENDE
S
YSTEMARCHITEKTUREN
40
5.5
B
USINESS
C
ASE
B
ABCOCK
B
ORSIG
AG: E
INFÜHRUNG EINES
EIP 42
6
ÜBERBLICK ÜBER WEB CONTENT MANAGEMENT SYSTEME
46
6.1
M
ARKTSITUATION
46
6.2
E
NTWICKLUNGSTENDENZEN
49
6.3
Ü
BERBLICK
W
EB
C
ONTENT
M
ANAGEMENT
S
YSTEME
50
6.3.1
B
ROADVISION
B
LADERUNNER
51
6.3.2
D
OCUMENTUM
4
I
WCM E
DITION
52
6.3.3
E
PRISE
P
ARTICIPANT
S
ERVER
53
6.3.4
G
AUSS
I
NTERPRISE
VIP C
ONTENT
M
ANAGER
54
6.3.5
H
YPERWAVE
I
NFORMATION
S
ERVER
55
6.3.6
I
MPERIA
56
6.3.7
I
NFOPARK
NPS 57
Web Content Management Systeme
III
6.3.8
I
NTERWOVEN
T
EAMSITE
58
6.3.9
O
PEN
M
ARKET
C
ONTENT
C
ENTER
59
6.3.10
P
IRONET
P
IROBASE
60
6.3.11
V
IGNETTE
S
TORY
S
ERVER
61
7
ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK
62
Anhang
VI
Glossar
VIII
Literaturverzeichnis XIX
Web Content Management Systeme
IV
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Begriffsbestimmung WCMS... 5
Abbildung 2: Basis Funktionen eines CMS ... 8
Abbildung 3: Der Content Life Cycle ... 9
Abbildung 4: Herausforderungen des Content Managements ... 10
Abbildung 5: Herausforderungen des Content Managements ... 11
Abbildung 6: Schema des konventionellen Web-Publishing Prozess... 12
Abbildung 7: Schema des Web-Publishing Prozess mit WCMS... 13
Abbildung 8: Schema des organisationsübergreifenden Web-Publishing ... 14
Abbildung 9: Return on time eins WCMS am Beispiel der Siemens AG... 15
Abbildung 10: Beispiel für den Return on Investment eines WCMS ... 16
Abbildung 11: Der Wissensgeschäftsprozess... 18
Abbildung 12: Struktur eines Enterprise Information Portals... 19
Abbildung 13: Beispiel für ein Enterprise Information Portal... 19
Abbildung 14: Die Funktionsweise von Vorlagen ... 21
Abbildung 15: Screenshot Auswahl Formatvorlage am Beispiel ,,documentum4i"... 22
Abbildung 16: Screenshot Content Erstellung am Beispiel ,,documentum4i"... 23
Abbildung 17: Screenshot Einfügen einer Grafik am Beispiel ,,documentum4i"... 24
Abbildung 18: Screenshot Versionierung einer Webpage am Beispiel ,,documentum4i"... 25
Abbildung 19: Der WCMS-Workflows ... 27
Abbildung 20: Administration von Benutzerprofilen am Beispiel von Pirobase... 28
Abbildung 21: Die grundlegende WCMS-Architektur ... 29
Abbildung 22: Systemarchitektur Content Management ... 30
Web Content Management Systeme
V
Abbildung 23: Dynamisches WCM-Publishing... 32
Abbildung 24: Staging WCMS-Server... 33
Abbildung 25: Prinzip des Publishing-/QA-/Staging Servers... 34
Abbildung 26: Application Server als Basis für ein WCMS ... 35
Abbildung 27: Die drei Arten des Web-Publishing ... 36
Abbildung 28: Unternehmensseitige Anforderungen an ein WCMS... 38
Abbildung 29: Screenshot des Babcock Borsig Enterprise Portals... 45
Web Content Management Systeme
VI
Abkürzungsverzeichnis
ASP
Application Service Providing
B2B Business-to-Business-Bereich
B2C Business-to-Consumer-Bereich
C-Business Collaboration
Business
CD Corporate
Design
CI Corporate
Identity
CRM
Customer Relationship Management
DBS
Datenbank Management System
DMS
Document Management Systems
E-Business Electronic
Business
EIP
Enterprise Information Portal
HTML
Hypertext Markup Language
KMU
Kleine und mittlere Unternehmen
PDA
Personal Digital Assistant
SCM
Supply Chain Management
WAP
Wireless Application Protocol
WCMS
Web Content Management Systeme
WWW
World Wide Web
XML
extensible Markup Language
Web Content Management Systeme
1
,,In today's market the most valuable commodity is clearly time."
(Delphi Group, USA, September 1999)
1 Problemstellung und Methodik der Untersuchung
Der Großteil der Inhalte im World Wide Web wird kostentreibend und zeitintensiv manuell
generiert, organisiert, gespeichert, verändert und publiziert. Bei der exponential
wachsenden Zahl an Webseiten ist die Publikation und das Management von zunehmend
multimedialen Inhalten für Betreiber von Internet-, Intranet- und Extranetseiten in Bezug
auf die Anforderungen an personelle und organisatorische Ressourcen und die daraus
resultierende Kostenintensität ein zukünftig kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen und
Anbieter von Inhalten.
Zwar existieren seit einigen Jahren am Markt vielfältige Tools, die den
Publikationsprozess von Webseiten vereinfachen, wie z.B. der HTML-Editor Dreamweaver
von Macromedia oder im Unternehmen selbst entwickelte Systeme, diese unterstützen
jedoch nur ansatzweise den Prozess der Publikation. Gerade bei Publikationsprozessen
mit mehreren Autoren und der Administration einer Vielzahl von unterschiedlichen
Inhalten wie Text, Grafiken, Sound und Video ergeben sich kostenintensive Prozesse, die
zusätzlich durch Medienbrüche belastet werden. Der permanente und zeit- und
arbeitsintensive Aktualisierungs- und Pflegeaufwand der bisherigen Web-
Administrationssysteme bleibt daher ein zentrales Problem und in der Folge der
Ausweitung von Web-Präsenzen im Internet ergibt sich eine zunehmende Relevanz,
diesen Prozess effektiver und effizienter zu gestalten.
Web Content Management Systeme setzen an diesem Problem an und automatisieren
den Prozess der Redaktion, Pflege, Qualitätssicherung und Publikations-Freigabe von
Informationen in Internet-, Intranet- und Extranetseiten. Im Rahmen der vorliegenden
Arbeit soll nun untersucht werden, inwieweit Web Content Management Systeme die
angeführten strategischen und operativen Anforderungen an einen weitestgehend
automatisierten Publikations- und Administrationsprozess für Inhalte von Webseiten
erfüllen. Hierbei sollen nach einer kurzen Einführung in die Grundlagen zum Thema in
Kapitel zwei im dritten Kapitel die strategischen Nutzenpotenziale aufgezeigt und die
Transformation des Content-Management Prozesses behandelt werden. Im dritten Kapitel
werden dann die zentralen Charakteristika und Funktionalitäten eines WCMS analysiert
Web Content Management Systeme
2
und die systemtechnischen Voraussetzungen erläutert. Das fünfte Kapitel befasst sich
dann abschließend mit den Einsatzpotentialen und geht auf die Implementierungsphase
eines solchen Publikations- und Administrationssystem ein. Dabei wird dieser
innerbetriebliche Vorgang am empirischen Beispiel der Einführung eines Enterprise
Information Portals bei der Babcock Borsig AG veranschaulicht. Im sechsten Kapitel
werden dann der Markt für Web Content Management Systeme beleuchtet sowie die
führenden Systeme vorgestellt.
2 Grundlagen
2.1 Begriffsdefinition Content
Unter dem Begriff Content sind gleichermaßen Texte (z.B. Arbeitsanweisungen,
Pressemitteilungen, Handbücher), Zahlen, Bilder, Grafiken, Audio- und Videodateien zu
subsumieren, die digitalisiert erstellt, weiterverarbeitet und publiziert werden können.
1
Dabei können diese hinsichtlich der Konsistenz und Komplexität aus einfachem ASCII-
Text, einer Anzahl codierter Routinen oder sogar aufwendigen Multimedia-Objekten
bestehen.
Im Rahmen des Themas Knowlege-Management wird Content auch als explizites Wissen
bezeichnet. Aus managementstrategischer Sichtweise kann Content nach der Art der
Verwendung, für den dieser erstellt wurde in die folgenden Segmente unterschieden
werden:
2
· unternehmensinterner Content (z.B. Arbeitsanweisungen, formale Richtlinien)
· Website Content (z.B. Produktbeschreibungen, Umsatzstatistiken)
· E-Business Transaktionscontent (z.B. Preise, Bestände)
· Mischform als sog. ,,Shared Content"
Das Frauenhofer Institut definiert Content als die Summe von Struktur, Darstellungsform
und Inhalt. Die Anatomie von Dokumenten ergibt sich dann aus Informationen nach dem
folgenden Muster:
3
Content-Struktur: inhaltliche Definition der Einzelinformationen und deren Abfolge bzw.
Verschachtelung, z.B. Presseinformation bestehen aus Titel, Kurzzusammenfassung,
Detailinformation, Ansprechpartner und Datum.
1
vgl. Rohse, F.; Lennartz, S. (2000), S. 184
2
vgl. Drakos, N; Votsch, V.; Jones, A.; et. al. (2001), S. 2
3
vgl. Bullinger, H.; Schuster, E.; Wilhelm, S. (2000), S. 7
Web Content Management Systeme
3
Content-Darstellung: Formale Beschreibung zur Repräsentation auf einem möglichen
Ausgabemedium. Stylesheets enthalten dabei informationstechnische Anweisungen, wie
der Inhalt formatiert und positioniert werden soll.
Content-Inhalt: Der entsprechend der Strukturdefinition in Datenelementen abgebildet
wird.
In Abhängigkeit von der Änderungsfrequenz lassen sich auch unterschiedliche
Informationstypen von Content klassifizieren. Es ist dabei praktikabel, die jeweiligen
Inhaltselemente in Abhängigkeit vom Zeitraum ihrer jeweiligen Gültigkeit einzuordnen.
Dabei kann man zwischen drei Informationstypen unterscheiden:
4
1. Statische Informationen: Content dieser Art besitzt genau einen Zustand und
wird nach der Erstellung nicht mehr verändert oder bearbeitet. Dieser hat also
überwiegend dokumentarischen Charakter. Als Beispiele sind hier zu nennen:
Historische Aufzeichnungen, Verträge, gerichtliche Urteile und Pressemeldungen.
2. Dynamische Informationen: Diese haben einen sehr hohen Aktualitätsgrad und
verändern sich in Abhängigkeit von bestimmten Ereignissen oder
Gesetzmäßigkeiten. Eine Aktualisierung solcher Inhalte kann dabei in bestimmten
zeitlichen Abständen oder unmittelbar nach speziellen Ereignissen erforderlich
sein. Dynamischer Content stellt daher einen hohen Anspruch an die Verarbeitung
und Verwaltung. Als Beispiele lassen sich Börsenkurse, Bestandsdaten und Preise
aus dem Warenwirtschaftssystem und aktuelle Ergebnisse von bestimmen
Veranstaltungen nennen.
3. Semidynamische Informationen: Stelle eine Mischform aus dynamischem und
statischem Content dar. Diese haben, ähnlich den statischen Informationen,
überwiegend dokumentarischen Charakter. Unter bestimmten Bedingungen
können jedoch Änderungen erforderlich sein. Als Beispiel für semidynamischen
Content lassen sich die Ansprechpartner eines Unternehmens aufführen.
Der Content einer Website besteht in der Regel aus allen drei Typen, wobei in letzter Zeit
der dynamische Content stark an Bedeutung gewonnen hat.
In der WCMS-Terminologie werden die verschiedenen Ausprägungen und
Strukturierungsgrade von Content auch als digitale ,,Assets" bezeichnet. Als Content
einer Website wird im Allgemeinen die Gesamtheit aller veröffentlichen digitalen Assets
einer Website subsummiert.
4
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 33f.
Web Content Management Systeme
4
Diese werden in folgender Weise klassifiziert:
5
Klassische Web Assets: Texte, Bilder und Links, die Basis einer Website darstellen
Multimediale Assets: Durch Browser Plug-Ins können immer mehr multimediale
Informationen dargestellt werden. Hierfür haben sich bestimmte Standards wie das
Streamingformat von Real Networks für Audio und Video und Macromedia Flash für
Animationen etabliert.
Applikationsgebundende Assets: Diese benötigen zur Darstellung immer noch die
Applikation z.B. Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation, mit dem sie erstellt wurden.
Transaktionelle Assets: Mit dem E-Commerce entstand die Notwendigkeit
transaktioneller Assets, die bestimmte Informationen über Transaktionen mit sich führen,
solange sich ein Nutzer auf der Website bewegt und dabei z.B. eine Bestellung auslöst. In
einer so genannten Session ist dann auch die Möglichkeit einer genauen Erfolgskontrolle
und der Personalisierbarkeit der Inhalte gegeben.
Community Assets: Auf vielen Websites können die User den Inhalt aktiv mitgestalten.
So stellen diese in Foren und Chats eigenen Content ein. Zwar entseht dieser Content
dynamisch durch die Interaktion der User, dieser muss aber ebenfalls gespeichert,
verwaltet und dargestellt werden.
2.2 Begriffsdefintion Web Content Management Systeme
Web Content Management Systeme dienen der Speicherung, dem Retrieval, der
Bearbeitung, der Aktualisierung und der Bereitstellung von digitalen Inhalten (Text,
Bilder, Video, Audio oder Animationen) in unterschiedlichen Formaten wie Print, Online,
CD-ROM/DVD oder Kiosk-Terminals.
6
Dabei wird der gesamte Prozess der Content
Erstellung, Verwaltung, Archivierung, Pflege, Qualitätssicherung und die Veröffentlichung
von Informationen auf einer Website automatisiert.
7
Die genauen Bestandteile und
Charakteristika dieses Prozesses, der auch Content Life Cycle genannt wird, werden im
Folgenden noch ausführlich dargestellt.
Neben der funktionalen Definition der Begriffes Web Content Management Systeme
(WCMS) kann dieser auch, wie in Abbildung 1 dargestellt, anhand der einzelnen
Wortbestandteile beschrieben werden.
5
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 85-87
6
vgl. Bullinger, H.; Schuster, E.; Wilhelm, S. (2000), S. 8
7
vgl. Rentergent, J. (2000), S. 40
Web Content Management Systeme
5
Die Dimension Web zielt dabei auf die Anwendungsebene solcher Systeme ab. Dies sind
die drei Bereiche des Internet-, Intranet- und Extranetsites, die in der Vergangenheit
bisher isoliert erstellt, administriert und publiziert wurden. WCMS erlaubt es nun diese
bisher getrennten Anwendungsbereiche integriert administrieren zu können. Webseiten
im Internet sind für die breite Öffentlichkeit gedacht und meist uneingeschränkt für alle
Nutzer einsehbar. Ein Intranet hat dagegen eine definierte meist unternehmensinterne
Zielgruppe. Die Mitarbeiter einer Unternehmens tauschen hier Informationen aus und
haben die Möglichkeit bestimmte Anwendungen wie z.B. Reisekostenabrechnung zu
nutzen. Extranets sind Internet-Plattformen für die Kommunikation von Unternehmen mit
Kunden, Zulieferern und Investoren. Die Zielgruppe ist hier in der Regel weiter gefasst
als beim Internet, aber dennoch eingeschränkt. WCMS sind für diese Zielplattformen
übergreifend geeignet. In allen drei Erscheinungsformen des Webs muss Content
administriert werden. Die Unterschiede liegen in den jeweiligen funktionalen Ansprüchen
an das System.
8
Die Definition der Dimension Content wurde bereits in Kapitel 2.1 vorgenommen. Es soll
jedoch darauf hingewiesen werden, dass mit Hilfe eines WCMS strukturierter Content
auch leicht für andere Zielmedien (Cross Media Publishing) aufbereitet werden kann. So
können einmal erstellte Inhalte zusätzlich außerhalb des Webs für Printpublikationen oder
auf mobilen Endgeräten wie Handys oder Palm Pilots genutzt werden.
Abbildung 1: Begriffsbestimmung WCMS
9
Im Hinblick auf die strategische Perspektive von Web-Content-Management ist unter der
Dimension Management eine Kombination von spezifisch definierten Rollen, formal
strukturierten Prozessen und einer unterstützenden Systemarchitektur zu subsumieren.
Diese Dimension berücksichtigt insbesondere die Interdependenzen von Content
Management im Rahmen des Informations- und Kommunikationsmanagements. So ist
8
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 100
9
Quelle: Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 100
Web Content Management Systeme
6
dieses nicht als isolierte Aufgabe, sondern als komplexes Interaktionssystem
aufzufassen, welches den kompletten Erstellungs-, Administrations-, und
Verteilungsprozess von Inhalten gesamtheitlich unterstützt (Managementprozess).
10
Unter der Dimension System ist die gesamte Technologie zu bezeichnen, die das
Management der Contents bzw. digitalen Assets ermöglicht. Die Verwaltung und
Strukturierung des Contents ist die Hauptaufgabe des Systems.
11
Dieses unterstützt den
Anwender mit automatisierten Workflows bei den alltäglichen Aufgaben der Inhaltspflege.
Die Trennung von Inhalt und Layout, auf die im Folgenden noch genauer eingegangen
wird, ist dabei eine der wichtigsten konzeptionellen Grundlagen. Ein WCMS besteht
systemtechnisch aus einzelnen Komponenten, die in Kapitel 4 noch genauer erläutert
werden.
Immer wieder wird fälschlicherweise der Begriff des Redaktionssystems in
Zusammenhang mit einem WCMS benutzt oder sogar als Synonym gebraucht.
Redaktionssysteme sind jedoch lediglich eine publishing-orientierte Klasse von WCMS, die
nur in sehr begrenztem Maße einen technologisch integrierten Charakter haben.
12
2.3 Klassifizierung von Web Content Management Systemen
Web Content Management Systeme sind hinsichtlich Konzeption, Funktionalität und auch
der anvisierten Zielgruppe als höchst unterschiedlich zu bezeichnen.
13
Eine Klassifizierung
lässt sich daher nur nach dem Anwendungsgebiet vornehmen. Hierbei kann man die
Systeme in vier unterschiedliche Klassen einteilen:
Enterprise WCMS: Diese Systeme sind anspruchsvolle High-end-Lösungen, die
hauptsächlich von Großunternehmen, aber auch von mittelständischen Unternehmen mit
umfangreicher IT-Infrastruktur in vorhandene IT-Landschaften eingebunden sind. Der
Verwendungszweck ist hierbei primär die Präsentation und Verwaltung von Web-Content
in Verbindung mit Back-end-Systemen, wie z.B. CRM- oder ERP-Lösungen, innerhalb von
Intranets, Extranets oder im Internet. Wichtigste Anforderung für diese WCMS ist die
Plattformunabhängigkeit und die Verwendung von offenen Standards. Der integrative
Charakter des Systems steht also im Mittelpunkt. Die Anforderungen an eine WCMS
dieser Art ist in erster Linie die flexible Verfügbarkeit von Daten bei ständigem Austausch
10
vgl. Drakos, N; Votsch, V.; Jones, A.; et. al. (2001), S. 2
11
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 101
12
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 101
13
vgl. o.V. (2000b)
Web Content Management Systeme
7
von Content und die sinnvolle Verknüpfung unterschiedlichster, ineinandergreifender
Applikationen.
14
Enterprise WCMS sind in den oberen Preissegmenten angesiedelt.
Redaktionssysteme: Diese kommen zum Einsatz, wenn der Content einer Website an
die herkömmlichen Redaktionsprozesse angelehnt wird. Diese publishing-orientierten
Systeme bieten besonders gute Möglichkeiten, die Inhalte bei abgelaufener Aktualität
automatisch nach Themengebieten oder Rubriken zu archivieren. Die Daten werden dabei
so aufbereitet, dass sie in unterschiedlichsten Formaten über zahlreiche
Kommunikationskanäle zur Verfügung gestellt werden können.
15
Aufgrund des ständigen
Contentaustauschs wird bei Redaktionssystemen Wert auf die einfache Wartung der
Website gelegt. Die Integration in bestehende IT-Landschaften steht daher also nicht im
Vordergrund und diese Systeme sind eher im mittleren Preissegment einzuordnen.
Groupware-Lösungen: Eine Sonderform im Bereich WCMS stellen diese Systeme dar.
Diese kommen häufig in Intranets zum Einsatz. Neben der WCMS-klassischen Steuerung
der Workflows ist gerade auch die Datenarchivierung in einer gemeinsamen Datenbank,
auf die alle Benutzer gemeinsam zugreifen können, ein wichtiges Merkmal. Dadurch soll
die gemeinschaftliche Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb eines Unternehmens
erreicht werden. So werden digitale und analoge Daten wie E-Mails, Instant Messages,
Adressdaten, Abrechnungen und Projektsteuerungsdaten nicht mehr in unterschiedlichen
Programmen, sondern in einer einzigen Lösung verwaltet und bearbeitet.
16
Der Fokus bei
Groupware Lösungen liegt daher eher im Bereich Kommunikation als auf dem Content.
Tools mit WCM-Fähigkeiten: Zahlreiche auf dem Markt verfügbare Programmier- und
Skriptsprachen erleichtern die Arbeit mit Inhalten. Auf dieser Basis lassen sich einzelne
Speziallösungen aufbauen, die auf Inhalte in Datenbanken zugreifen und über Platzhalter
in den Webseiten integrieren.
17
Tools dieser Art werden häufig von Agenturen oder
Systemhäusern für ein spezielles Projekt entwickelt und bei Wiederverwendung in
anderen Projekten mit ähnlichen Anforderungen werden die Lösungen entsprechend
angepasst.
2.4 Funktionales Konzept und Content Life Cycle
Als Basisfunktionalität im Rahmen der digitalen Publikation von Inhalten beinhaltet ein
WCMS die drei in Abbildung 2 dargestellten Kernprozesse.
14
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 173
15
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 174
16
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 175f.
17
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 176f.
Web Content Management Systeme
8
1) Asset Erstellung
2) Kollaboration über versch.
Organisationen
3) Kontrolle der Verteilung
0110
Import von Produkt-
beschreibungen, Reports,
Grafiken, Daten, Multimedia-Files
und Applets über
Templates
Separate Speicherung von Content und
Templates in einer Datenbank.
Viele Users haben den gleichzeit. Zugriff
auf Daeteien ohne diese zu überschreiben
während diese von anderen Usern
bearbeitet werden.
Dynamische Zusammensetzung der Seiten
aus Content und Templates
zugeschnitten für die jeweilige
Zielgruppe und das empfangende
Gerät wie PC, TV, Telefon oder
Palmtop
Abbildung 2: Basis Funktionen eines CMS
18
Im ersten Schritt werden Inhalte wie Daten, Texte, Vorlagen, Grafiken, multimediale
Dateien und ggfs. auch Softwareanwendungen vom jeweiligen Ersteller über zentral
vorgegebene Vorlagen in einer zentralen unternehmensweiten Datenbank (Content
Repository) gespeichert. Ebenso werden bestimmte Inhalte aus bereits bestehenden in
die Datenbank importiert. Dies ist der so genannte Content-Erstellungsprozess.
Mit dem vom WCMS bereitgestellten Workflow und File-Sharing System können in der
Folge im Interaktions- und Administrationsmanagementprozess die berechtigten
Personengruppen, die in der zentralen Datenbank gespeicherten Informationen
gemeinsam und gleichzeitig überarbeiten. Durch individuelle Änderungen entstehen dabei
jedoch im Gegensatz zur manuellen und statischen Methode keine versehentlichen
Datenverluste und Redundanzen während der Überarbeitung und der Content-Manager
kann jederzeit den Status der jeweiligen Projekte einsehen und die Autorisierung wird
ebenfalls digital abgewickelt.
Als dritte Basisfunktionalität generiert und publiziert die WCMS-Applikation dynamisch die
Webseiten, nach den jeweiligen Spezifikationen der Nutzer bzw. publiziert diese für
verschiedene Abfragesysteme wie z.B. PDA oder WAP.
Jeder Content durchläuft von der Idee bis zur Löschung oder Archivierung mehrere
phasenspezifische Abschnitte. Das in Abbildung 3 dargestellte Konzept des Content Life
Cycle stellt diesen dar.
19
18
Quelle: Eigene Erstellung in Anlehnung an Manning, H. (1999), S. 9
19
vgl. Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 83ff.
Web Content Management Systeme
9
Abbildung 3: Der Content Life Cycle
20
Erstellung: Im ersten Lebensabschnitt des Contents wird aus der Idee ein digitaler
Bestandteil einer Website. Der Autor setzt dabei seine eigene Idee oder die eines
anderen um.
Kontrolle: Die Autoren sind meist das erste Glied in einer Kette von
Verantwortlichkeiten. Das heißt, sie erstellen auf Anordnung Inhalte und müssen diese
zur Kontrolle und Freigabe einer höheren lnstanz vorlegen. Dieser der Erstellung des
Inhaltes nachfolgende zweite Abschnitt des Content Life Cycle ist eine wichtige Stufe im
Rahmen der Qualitätssicherung der Inhalte auf einer Website.
Freigabe bzw. Wiedervorlage: Hat in der Phase der Kontrolle ein entsprechend
autorisierter Mitarbeiter die Inhalte kontrolliert, kann er diese nun freigeben und damit
die nächste Phase des Zyklus einleiten. Unkorrekte Inhalte werden zur Überarbeitung an
den Autor zurückgegeben (Wiedervorlage).
Publikation: Entsprechend autorisierte Mitarbeiter können Inhalte nach Kontrolle und
Freigabe im Web publizieren lassen. Daher wird dieser Abschnitt des Content Life Cycle
auch als Publikation bezeichnet. In der Praxis bedeutet dies, dass ein neuer oder
bearbeiteter lnhalt im lntra-, Extra- oder Internet veröffentlicht wird.
Archivierung: Mit der Archivierung alter Inhalte können alte Stände der Website
eingesehen oder wiederhergestellt werden Bei der Art der Archivierung gibt es
Unterschiede zwischen internen und öffentlichen Archiven. Im ersten Fall werden Inhalte
nur für interne Zwecke, wie z. B. für die Dokumentation oder die Wiederverwendung
archiviert. Öffentliche Archive stellen dagegen den Nutzern der Website recherchierbare
Daten zur Verfügung.
20
Quelle: Büchner, H.; Zschau, O.; Traub, D.; et. al. (2000), S. 85
Web Content Management Systeme
10
3 Die strategische Perspektive
3.1 Relevanz eines strategischen Content Management Prozesses
Die strategische Relevanz zum Einsatz eines Content Management Systems ergibt sich in
erster Linie aus der exponential steigenden Anzahl von Webseiten. So ermittelte
Forrester Research in einer Studie über Web-Content-Management, dass sich, wie in
Abbildung 4 veranschaulicht, die Anzahl der Webseiten in den Jahren 19982000 etwa
verdoppelt hat.
Wieviele Seiten hat ihre Webpage?
(Durchschnittliche Anzahl)
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
18000
1998
1999
2000
Abbildung 4: Herausforderungen des Content Managements
21
Dieser Trend hält auch weiterhin an und durch die Lokalisierung von Webseiten und dem
Management von multilingualem Content ergibt sich eine weitere wesentliche
Herausforderung im Rahmen des Content Management. So gaben in der Forrester-Studie
über 90 % der Content Manager in den befragten Unternehmen an, mehr als eine
Website zu administrieren.
Neben dem kontinuierlich explosiven Wachstum der Größe einer Website und der
gesamten Anzahl von Websites im WWW ist die Dimension der steigenden Komplexität
aufgrund einer immer stärkeren Multimedialisierung und die steigende Funktionalisierung
durch E-Commerce und E-Marktplätze von strategischer Relevanz. Aus diesen drei
Dimensionen leiten sich nun bestimmte Herausforderungen ab, die im Rahmen eines
strategischen Content-Management-Prozesses zukünftig abgedeckt werden müssen.
21
Quelle: Manning, H. (1999), S. 4
Web Content Management Systeme
11
Was sind die größten Herausforderungen des Content Managements?
(Mehrfachantworten möglich)
16%
6%
10%
10%
12%
22%
22%
38%
44%
andere
Synchronisation verschiedener Seiten
Transformation von statischen zu dynamischen Seiten
Unterstützung für verschiedene Browser
Inkonsistente Links
Workflow/ Versionskontrolle/ mehrere Autoren
Content innerhalb des Unternehmes aktualisieren
Content aktuell halten
Nicht genügend Ressourcen
Abbildung 5: Herausforderungen des Content Managements
22
Insbesondere die zu geringen organisatorischen Ressourcen für die Administration der
stark steigenden Webseiten sind ein wesentlicher Treiber für die Transformation des
bisher manuellen und statischen Content-Management Prozesses hin zu einem
automatisierten. Von steigender Relevanz ist ebenfalls die Aktualisierungsnotwendigkeit
von Webseiten. Internet-Nutzer erwarten heute eine jederzeit aktuelle Webpage und ein
zentralisierter Aktualisierungsprozess im Unternehmen ist wegen der dadurch
zwangsläufig hohen Reaktions- und Durchlaufzeiten nicht mehr zeitgemäß. Im Rahmen
des strategischen Content-Management Prozesses werden dadurch verstärkt
Mehrautorensysteme sowie die Versionierung von Inhalten eingesetzt.
3.1.1
Der konventionelle Webpublishing Prozess
Am Prozess des Webpublishings sind in der Regel eine Vielzahl von verschiedenen
Mitarbeitern beteiligt. So gibt es die Autoren, die Content konzipieren und erstellen, die
Grafiker, die Content illustrieren und grafisch bzw. multimedial aufbereiten und
Verantwortliche, die Inhalte kontrollieren und freigeben. Im konventionellen Modell des
Webpublishings liegt die Hauptlast jedoch bei den Webmastern, die den Web Server und
andere Applikationen administrieren und zumeist für die Publikationen von Inhalten im
Web verantwortlich sind.
Die überwiegende Mehrzahl aller am Webpublishing beteiligten Personen hat jedoch
meistens nicht das Know-how, um Inhalte so in HTML aufzubereiten, dass diese
veröffentlichungsfähig sind. Daher ist, wie in Abbildung 6 veranschaulicht, der
22
In Anlehnung an Manning, H. (1999), S. 4
Ende der Leseprobe aus 90 Seiten
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Details
- Arbeit zitieren
- , 2001, Web Content Management Systeme, Hamburg, Bedey Media GmbH, https://www.diplom.de/document/220447
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