Paperless-Office

Kunzmann, Sven

Leseprobe

Sven Kunzmann

Paperless-Office

Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen

Personalakte

ISBN: 978-3-8366-4397-9

Herstellung: Diplomica® Verlag GmbH, Hamburg, 2010

Zugl. Fachhochschule für öffentliche Verwaltung Kehl, Kehl, Deutschland, Diplomarbeit,

2009

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http://www.diplomica.de, Hamburg 2010

Vorwort

III

Vorwort

DANK

Mein Dank gilt all denjenigen, die mich bei der Erstellung dieser Arbeit

unterstützt haben.

Vorweg bei

Frau Prof. Dr. Birgit Schenk für die Erstbetreuung seitens

der Hochschule Kehl sowie für die vielen Beiträge und Denkanstöße,

welche aus zahlreichen Dialogen mit ihr hervorgegangen sind. Bei Fragen

und Unklarheiten, die während der Erstellungsphase auftraten, hatte sie

immer ein offenes Ohr für mich, zugleich lieferte sie durch ihr fundiertes

Fachwissen hilfreiche Lösungsansätze. Ihr großes Interesse an der

Erstellung dieser Diplomarbeit und ihr umfangreiches Engagement

verbunden mit ihrer Menschlichkeit motivierten mich immer von neuem.

Gleicher Dank gilt auch meinem Zweitbetreuer,

Herrn Torsten Hauck,

seitens meiner ehemaligen Praxisstelle beim Landratsamt Main-Tauber-

Kreis für die Übernahme der Zweitkorrektur. Außerdem ermöglichte mir

Herr Hauck die Teilnahme an einem Seminar der Verwaltungs- und

Wirtschaftsakademie (VWA) Stuttgart über Personalaktenführung, bei dem

mir grundlegendes Fachwissen rund um die Personalakte vermittelt

wurde.

Weiterhin möchte ich mich bei

Herrn Prof. Herbert Kienzler bedanken,

der mir bei beamten- und arbeitsrechtlichen Fragen Rede und Antwort

stand.

Ebenso bedanke ich mich auch bei allen Mitarbeitern meiner Praxisstellen

im Rahmen meiner fachpraktischen Ausbildung:

Vorwort

Bei der Stadtverwaltung Eberbach:

Herrn Rainer Menges, Ordnungs-

amtsleiter, für den großzügigen Freiraum, den er mir zwecks Material-

recherche eingeräumt hat.

Beim Landratsamt Heilbronn:

Frau Beate Raatz-Nübel, Stabsstelle Ver-

waltungsmodernisierung, die mir die Teilnahme an einem Workshop zur

Ausarbeitung eines Anforderungskataloges zur Einführung eines DMS

ermöglicht hat.

Beim Landratsamt Main-Tauber-Kreis:

Frau Anette Krug, Ausbildungs-

leiterin, und insbesondere

Herrn Bernhard Paul, Sachgebietsleiter, gilt für

die mir entgegengebrachte Unterstützung mein weiterer Dank, sowie allen

nicht namentlich aufgeführten Mitarbeitern der Praxisstellen.

Sehr dankbar bin ich auch dem

Bibliothekspersonal der Hochschule

Kehl, welches mir bei Recherchen, Literaturbeschaffung und Fragen stets

behilflich war.

Zu guter letzt möchte ich mich bei meinen

Eltern und besonders bei

meiner

Schwester für ihre Motivation, mehrmaliges Korrekturlesen und

die nützlichen Verbesserungsvorschläge bedanken. Sie haben mir stets

konzentriertes Arbeiten in einem angenehmen Umfeld ermöglicht.

Vielen Dank für Ihre / Eure Unterstützung!

Kehl / Oberschefflenz im April 2009

Sven Kunzmann

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Seite

Vorwort

III

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

XIII

Tabellenverzeichnis

XIV

Hinweise

1. Allgemeines

1.1 Einleitung

1.1.1 Motivation

1.1.2 Problemstellung

1.1.3 Zielsetzung

1.1.4 Themeneingrenzung

1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?

1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.1 Rechtsgrundlagen

2.1.1 Beamte

2.1.2 Arbeitnehmer

2.2 Personalaktenbegriff

2.2.1 Materieller

2.2.2 Formeller

2.2.3 Abgrenzung zur Sachakte

2.3 Grundsätze der Personalaktenführung

2.3.1 Vollständigkeit und Kontinuität

2.3.2 Offenheit und Wahrheit

2.3.3 Vertraulichkeit

Inhaltsverzeichnis

2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte

2.4.1 Grundakte

2.4.2 Teilakten

2.4.3 Nebenakten

2.5 Einsichtnahme und Auskunft

2.5.1 Allgemeines

2.5.2 Verfahren der Einsichtgewährung

2.5.2.1 Ort

2.5.2.2 Zeitpunkt

2.5.2.3 Kontrolle

2.5.2.4 Anfertigung von Auszügen, Abschriften,

Kopien und Ausdrucken

2.5.3 nach Beendigung des Beamtenverhältnisses

2.5.4 nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

2.5.5 durch Dritte

2.6 Aufbewahrungsnormen und fristen

3. Datenschutzrechtliche Regelungen

3.1 Recht auf informationelle Selbstbestimmung

3.2 Anwendungsbereich des LDSG

3.3 Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

3.3.1 Erlaubnis durch LDSG und andere Rechtsvorschrift

3.3.2 Erlaubnis durch Einwilligung des Betroffenen

3.4 Wahrung des Datenschutzes

3.4.1 Datenschutzbeauftragte

3.4.2 Technische und organisatorische Maßnahmen

3.5 Individualrechte des Betroffenen

3.5.1 Benachrichtigung

3.5.2 Auskunft

3.5.3 Berichtigung, Löschung und Sperrung

Inhaltsverzeichnis

VII

4. Grundlagen der digitalen Aktenablage

4.1 Dokumenten-Management-System

4.1.1 Aufbau und Funktion

4.1.2 Eingabe und Ablage von Dokumenten

4.1.2.1 Document Imaging

4.1.2.2 Indizierung von Dokumenten

4.1.2.3 Übernahme von CI-Dokumenten

4.1.3 Archivierung von Dokumenten

4.1.4 Ausgabe von Dokumenten

4.2 Ordnungsgemäße Archivierung

4.3 Beweisqualität elektronischer Dokumente

4.4 Qualifizierte elektronische Signatur

5. Einführung

der digitalen Personalakte

5.1 Beweggründe

5.2 Beteiligung der Personalvertretung

5.3 Das Projekt ,,Elektronische Personalakte"

5.3.1 Projektphasen

5.3.2 Phase 1: Konzeption

5.3.2.1 Projektbeteiligte

5.3.2.2 Projektstart-Workshop

5.3.2.3 Projektantrag

5.3.2.3.1 Situation vor der Digitalisierung

5.3.2.3.2 Situation nach der Digitalisierung

5.3.2.4 Projektstrukturplan

5.3.2.5 Definition der Anforderungen

5.3.3 Phase 2: Realisierung

5.3.3.1 Ausschreibung und Anbietersuche

5.3.3.2 Registerstruktur

5.3.3.3 Berechtigungskonzept

5.3.3.3.1 Relative Berechtigung

5.3.3.3.2 Individuelle Berechtigung

Inhaltsverzeichnis

VIII

5.3.3.3.3 Ausschluss der eigenen Akte

5.3.3.3.4 Temporäre Berechtigung

5.3.3.3.5 Dezentrale Zugriffsmöglichkeiten

100

5.3.3.3.6 Zugriff der Personalvertretung

101

5.3.4 Phase 3: Implementierung

102

5.3.4.1 Einführung des DMS

102

5.3.4.2 Anbindung anderer Personalprogramme

103

5.3.4.2.1 Stammdaten

103

5.3.4.2.2 ,,Führendes System"

103

5.3.4.3 Aufklären und Schulen der Mitarbeiter

104

5.3.5 Phase 4: Betrieb

105

5.3.5.1 Test- und Pilotphase

105

5.3.5.2 Anpassung der Anforderungen

106

5.3.6 Phase 5: Überführung der Papierakte

108

5.3.6.1 Aufbereiten der Personalakten

108

5.3.6.2 Erstverscannen

110

5.3.6.3 Scannen der Tagesablage

112

5.3.6.3.1 Frühes Archivieren

113

5.3.6.3.2 Spätes Archivieren

114

5.3.6.3.3 Archivieren bei Bearbeitung

115

5.4 Wirtschaftlichkeit und Kosten

116

5.5 Nachteile, Probleme und Lösungsansätze

122

6. Schlussworte

6.1 Zusammenfassendes Fazit

127

6.2 Ausblick

130

Glossar der Fachbegriffe

XVI

Literaturverzeichnis

XXVI

Anhangverzeichnis und Anhang

XXXVIII

Erklärung gem. § 36 Abs. 3 APrOVw gD

Anhang Seite 28

Abkürzungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung

Bedeutung

Paragraph

§§

Paragraphen

Euro

Abb.

Abbildung

Abs.

Absatz

Abschn.

Abschnitt

Aktiengesellschaft

Abgabenordnung

APrOVw gD

Ausbildungs- und Prüfungsordnung des gehobenen

nichttechnischen Verwaltungsdienstes

ArbZG

Arbeitszeitgesetz

Art.

Artikel

AÜG

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Az.

Aktenzeichen

BAG

Bundesarbeitsgericht

BAT

Bundesangestelltentarifvertrag

BDSG

Bundesdatenschutzgesetz

BeamtStG

Beamtenstatusgesetz

BGB

Bürgerliches Gesetzbuch

BRD

Bundesrepublik Deutschland

BRRG

Beamtenrechtsrahmengesetz

BSDG

Bundesdatenschutzgesetz

BVerfG

Bundesverfassungsgericht

BVerwG

Bundesverwaltungsgericht

Baden-Württemberg

bzw.

beziehungsweise

Compakt Disk

Coded Information

COLD

Computer Output on Laser Disc

d. h.

das heißt

DEVO

Datenerfassungsverordnung

Deutsche Mark

Abkürzungsverzeichnis

DMS

Dokumenten-Management-System

DOMEA

Dokumentenmanagement und elektronische

Archivierung

DÜVO

Datenübermittlungsverordnung

Datenverarbeitung

E-Akte

elektronische Akte

EDV

elektronische Datenverarbeitung

E-Mail

elektronische Mail

EStG

Einkommenssteuergesetz

etc.

et cetera

evtl.

eventuell

folgende

ff.

fortfolgende

Giga Byte

GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

digitaler Unterlagen

gem.

gemäß

GemHVO

Gemeindehaushaltsverordnung

Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland

ggf.

gegebenenfalls

GoBS

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter

Buchführungssysteme

GWB

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen

Stunde

HGB

Handelsgesetzbuch

Halbsatz

i. d. R.

in der Regel

i. S. d.

im Sinne des

i. S. v.

im Sinne von

i. V. m.

in Verbindung mit

inkl.

inklusive

Informationstechnologie

JArbSchG

Jugendarbeitsschutzgesetz

KAV

Kommunaler Arbeitgeberverband

Abkürzungsverzeichnis

Kilo Byte

KBSt

Koordinierungs- und Beratungsstelle der

Bundesregierung für Informationstechnik in der

Bundesverwaltung

KGSt

Kommunale Gemeinschaftsstelle für

Verwaltungsmanagement

Kilometer

LBG

Landesbeamtengesetz

LDO

Landesdisziplinarordnung

LDSG

Landesdatenschutzgesetz

LHO

Landeshaushaltsordnung

LPVG

Landespersonalvertretungsgesetz

LRA

Landratsamt

LStDV

Lohnsteuerdurchführungsverordnung

LStR

Lohnsteuerrichtlinie

Landesverfassung

LVwVfG

Landesverwaltungsverfahrensgesetz

min.

Minute

MRöA

Mittelstandsrichtlinien für öffentliche Aufträge

MuSchG

Mutterschutzgesetz

NCI

Non Coded Information

Nr.

Nummer

OCR

Optical Character Recognition

ö. D.

öffentlicher Dienst

o. g.

oben genannte/r

PAP

Projektablaufplan

Personal Computer

Persönliche Identifikationsnummer

PSP

Projektstrukturplan

Registration Authority

Rn.

Randnummer

Seite

s. o.

siehe oben

s. u.

siehe unten

Abkürzungsverzeichnis

XII

SGB

Sozialgesetzbuch

SigG

Signaturgesetz

SigV

Signaturverordnung

sog.

so genannte/r

Trust Center

TTP

Trusted Third Party

TV-L

Tarifvertrag Land

TVöD

Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst

und

u. g.

unten genannte/r

usw.

und so weiter

VBG

Vorschrift der gewerblichen

Berufsgenossenschaften

VergabeVwV

Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums über

die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich

vgl.

vergleiche

VgV

Vergabeverordnung

VOB

Verdingungsordnung für Bauleistungen

VOI

Verband Optischer Informationssysteme

VOL

Verdingungsordnung für Leistungen

WORM

Write Once Read Many

VwGO

Verwaltungsgerichtsordnung

VwV

Verwaltungsvorschrift

VRS

Virtual ReScan

z. B.

zum Beispiel

ZPO

Zivilprozessordnung

Abbildungsverzeichnis

XIII

Abbildungsverzeichnis

Seite

Abbildung 1: Grundstruktur eines DMS ...- 50 -

Abbildung 2: Barcode-Erkennung...- 52 -

Abbildung 3: Zusammenwirken der Metainformationen auf der Datenbank

und Dokumentenablage (Archiv) in der Jukebox...- 56 -

Abbildung 4: Graphische Darstellung der Signaturerstellung...- 63 -

Abbildung 5: Graphische Darstellung der Signaturprüfung ...- 63 -

Abbildung 6: Das System der elektronischen Signatur ...- 64 -

Abbildung 7: Projektdefinition ...- 74 -

Abbildung 8: Projektphasen der Einführung der digitalen Personalakte...- 75 -

Abbildung 9: Phase 1: Konzeption...- 79 -

Abbildung 10: Phase 2: Realisierung...- 91 -

Abbildung 11: Benutzeroberfläche einer digitalen Personalakte (Beispiel) ...- 96 -

Abbildung 12: Phase 3: Implementierung ...- 102 -

Abbildung 13: Phase 4: Betrieb ...- 105 -

Abbildung 14: Phase 5: Überführung der Papierakte...- 108 -

Abbildung 15: Frühes Archivieren...- 113 -

Abbildung 16: Spätes Archivieren...- 114 -

Abbildung 17: Archivieren bei Bearbeitung...- 115 -

Abbildung 18: Beispiel einer Registerstruktur ...Anhang Seite 14

Titelbild (1)

Grafiken eingefügt aus Microsoft Word Clip Arts, auffindbar

unter dem Suchbegriff ,,digital".

Titelbild (2)

Logo der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl

http://www.verwaltungmodern.de/wp-

content/uploads/2008/07/logo_neu_ohneschrift.jpg

(05.01.2009)

Anhang

Datenträger: Grafiken eingefügt aus Mircrosoft Word

Clip Arts, auffindbar unter dem Suchbegriff ,,CD"

Schlussblatt

Abbildung 1 eingefügt aus pdf-Datei, Folie 17

http://www.pentadoc.de/fileadmin/_temp_/documents/ecmt

ag/20080429_wien/V8_VAMED_d-velop.pdf

(18.01.2009)

Abbildung 2 (grafisch bearbeitet) eingefügt aus

http://www.bubi-mueller.de/uploads/tx_templavoila

/bild_diplomarbeit_01.jpg

(05.03.2009)

Abbildung 3 eingefügt aus pdf-Datei, Folie 9

http://www.pentadoc.com/fileadmin/_temp_/documents/ec

mtag/20071011_koeln/Servicesteigerung_und_Kostensenk

ung_-_Digital_optimierte_Prozesse_.pdf

(18.01.2009)

Tabellenverzeichnis

XIV

Tabellenverzeichnis

Seite

Tabelle 1: Merksätze für eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung - 58 -

Tabelle 2: Beispiel für einen Projektstrukturplan

- 87 -

Tabelle 3: Beispiel für eine Berechtigungsstruktur

- 98 -

Tabelle 4: Softwareangebot Anbieter 1

- 120 -

Tabelle 5: Softwareangebot Anbieter 2

- 120 -

Tabelle 6: Softwareangebot Anbieter 3

- 121 -

Tabelle 7: Glossar der Fachbegriffe

XXVI

Tabelle 8: Aufbewahrungsfristen- und form

Anhang Seite 19

Hinweise

Hinweis zur sprachlichen Regelung

In dieser Arbeit wird bei geschlechtsabhängigen Bezeichnungen wie z. B.

bei ,,Beamter" auf die zusätzliche weibliche Form ,,Beamtin" aus Ver-

einfachungsgründen verzichtet. Mit der männlichen Form sind deshalb

beide Geschlechter gemeint.

Die Begrifflichkeiten ,,digital", ,,elektronisch" und ,,virtuell" werden in der

Diplomarbeit als Synonyme verwendet.

Sonstige Hinweise

Der Begriff ,,digitale Personalakte" wird im Folgenden ausschließlich für die

digitale Ablage und Archivierung der Personalakte im Rahmen eines

Dokumenten-Management-Systems (DMS) verwendet.

Alle in dieser Arbeit aufgeführten Gesetze, Verordnungen, Verwaltungs-

vorschriften, etc. sind teils auszugsweise im Anhang abgedruckt.

Bei Nennung von Landesgesetzen (z. B. LBG, LDO, LDSG) bezieht sich

dies auf die Landesgesetze von Baden-Württemberg. Auf Abweichendes

wird hingewiesen.

Paragraphen werden im Fließtext in Klammern zitiert, z. B. (§ 113 LBG).

Quellenangaben gehen aus den Fußnoten hervor (siehe Literatur-

verzeichnis). Kursiv gedrucktes in der Fußleiste beinhaltet Verweise auf

andere Gliederungspunkte und sonstige ergänzende Hinweise.

Alle mit einem Sternchen (*) versehenen Wörter werden im ,,Glossar der

Fachbegriffe" am Ende dieser Arbeit erklärt.

1. Allgemeines

1.1 Einleitung

- 1 -

Allgemeines

1.1

Einleitung

1.1.1

Motivation

Nachdem ich mich im ersten Studienjahr für das Wahlpflichtfach

,,Personal, Organisation, Kommunikation" entschieden habe, reifte bei mir

der Entschluss, dass als Schwerpunkt meines Diplomarbeitsthemas ein

Bereich aus dem Personalwesen in Frage kommen würde.

Die Motivation zur Bearbeitung des vorliegenden Themas in einer

Diplomarbeit entstand somit im darauf folgenden Praxisjahr während

meiner Zeit in der Personalabteilung des Landratsamtes Main-Tauber-

Kreis in Tauberbischofsheim. Dort wurde im Rahmen der Einführung eines

Dokumenten-Management-Systems

die digitale Personalakte imple-

mentiert.

Insofern nimmt der Inhalt dieser Arbeit nicht nur aktuellen Bezug auf

modernes Verwaltungshandeln im Personalbereich, sondern stellt gleich-

zeitig auch eine sehr zukunftsweisende Thematik dar.

Bei der Einführung der digitalen Aktenablage in Tauberbischofsheim

tauchten viele mögliche Probleme und Unklarheiten auf, die auch bei der

Umsetzung in anderen Ämtern zu Schwierigkeiten führen können. Dabei

stellten sich Fragen, die sowohl den rechtlichen, als auch den

organisatorischen Aspekt der E-Akte* betrafen.

Nach einigen Gesprächen mit den Mitarbeitern des Personalamtes im

Landratsamt Main-Tauber-Kreis und meiner betreuenden Professorin

entstand die Idee, einen Leitfaden zu entwickeln, der bei der Einführung

der digitalen Personalakte Hilfestellung geben soll.

Meine Erfahrungswerte, die ich während meiner Praxiszeit zum

bearbeiteten Thema gesammelt habe, fließen in Form von Empfehlungen

in diesen Leitfaden mit ein.

Siehe hierzu Gliederungspunkt 4.1, Dokumenten-Management-System.

1. Allgemeines

1.1 Einleitung

- 2 -

1.1.2

Problemstellung

Das Thema Verwaltungsmodernisierung gewinnt in der heutigen Zeit

stetig an Bedeutung. Gründe hierfür sind unter anderem gesellschafts-

politische Veränderungen; die Ansprüche, die an Mitarbeiter der Ver-

waltung gestellt werden, steigen mit den wachsenden Erwartungen der

Bürger gegenüber dem Staat. Die zunehmende Verschuldung öffentlicher

Haushalte und die ohnehin schon knappen Kassen verlangen eine

fortschrittliche und dazu nachhaltige Verwaltungsarbeit. Letztlich zwingen

die ständige Weiterentwicklung bestimmter Technologien und technische

Neuerungen die Verwaltung, mit der Zeit zu gehen.

Durch diesen Reformbedarf haben sich viele Verwaltungsspitzen zum Ziel

gesetzt, Arbeitsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten.

Bei den Modernisierungsprozessen führt kein Weg am ,,paperless-office"

vorbei, zu deutsch: Das papierlose Büro. Im digitalen Zeitalter nimmt der

Trend dorthin zu; doch stellt sich die Frage, ob das papierlose Büro

überhaupt erstrebenswert ist.

Speziell im Hinblick auf die Personalaktenverwaltung hat diese Innovation

auch im Personalbereich Einzug gehalten. Immer mehr personal-

verwaltende Stellen versuchen durch Modernisierungsmaßnahmen ihre

anfallenden Arbeiten und Verwaltungsabläufe zu optimieren. Dabei ist es

wichtig, an Arbeitsprozesse anzuknüpfen, die von wesentlicher Bedeutung

für die Personalarbeit sind.

Die Sachbearbeiter in den Personalämtern müssen tagtäglich mit

Personalakten arbeiten. Hier stellen die Ablage von Schriftgut und die

Recherche nach Informationen zur Vorbereitung von Personalent-

scheidungen die Hauptaufgaben dar und nehmen die meiste Arbeitszeit in

Anspruch. Diese Vorgänge sollen mit der digitalen Personalakte erleichtert

werden. Die Umstellung von der manuellen zu der elektronischen

Personalakte ist für die personalverwaltenden Stellen allerdings eine

große Herausforderung.

1. Allgemeines

1.1 Einleitung

- 3 -

Einerseits ist die Einführung einer digitalen Personalakte mit hohen

Erwartungen, andererseits aber auch mit großen Bedenken verbunden.

Die Erwartungen beziehen sich auf enorme Einsparpotentiale in Bezug auf

Personal- und Sachkosten, aber auch einer zeitlichen Komponente. Die

Bedenken sind durch Unsicherheiten geprägt:

Kann die digitale Personalakte wirklich den rechtlichen Anforderungen ge-

nügen? Kann der Zugriff auf Akten und die Recherche über deren Inhalt

vereinfacht werden und schneller erfolgen? Können wirklich alle Schrift-

stücke digitalisiert werden, oder müssen nach wie vor Dokumente in

Papierform abgelegt werden? Welche technischen Ansprüche müssen

erfüllt werden? Welche Schritte müssen bei dem Einführungsprozess

beachtet werden? Welche organisatorischen Veränderungen bringt die

Implementierung mit sich? Werden die Mitarbeiter das neue Medium auch

annehmen?

An diesen und weiteren interessanten Fragestellungen knüpft dieser

Leitfaden an. Er klärt die Zulässigkeit der digitalen Aktenführung und zeigt

die organisatorischen Schritte ihrer Umsetzung auf.

1.1.3

Zielsetzung

Hauptziel des vorliegenden Leitfadens ist es, den personalverwaltenden

Stellen aufzuzeigen, wie man dort Schritt für Schritt die digitale Personal-

akte einführt.

Den projektbeteiligten Mitarbeitern dient er als ,,Gebrauchsanleitung", die

offene Fragen klärt und hilft, mit Schwierigkeiten in der Umsetzung

umzugehen.

Es soll verständlich gemacht werden, welche rechtlichen und organisa-

torischen Gesichtspunkte bei der Implementierung der E-Akte eine Rolle

spielen. Gleichermaßen werden technische Möglichkeiten aufgezeigt

sowie Problemlösungen und -ansätze dargestellt.

1. Allgemeines

1.1 Einleitung

- 4 -

Untergeordnet kann der Leitfaden auch als Entscheidungshilfe zur Ein-

führung herangezogen werden, um sich ein Bild über die Thematik zu

machen und den Aufwand abschätzen können, der auf die Personalstellen

zukommt. Außerdem kann eine Wirtschaftlichkeitsabwägung (siehe 5.4)

zeigen, ob die E-Akte wirklich die sinnvollste und nützlichste Lösung für

die jeweilige Personalabteilung ist oder ob eine Einführung womöglich

überhaupt nicht in Frage kommt.

Keinesfalls soll der Leitfaden eine ,,Werbemaßnahme" für die Digitali-

sierung* sein. Vorteile und Nachteile dieser Art der Aktenablage werden

aus neutralem Blickwinkel von allen Seiten beleuchtet.

Ziel dieser Ausarbeitung ist ebenso, die Leser für den gewissenhaften

Umgang mit dem Thema Datenschutz zu sensibilisieren.

Diese Orientierungshilfe soll auch für jedermann ohne entsprechende

EDV-Vorkenntnisse einleuchtend sein.

1.1.4

Themeneingrenzung

Obwohl sich diese Arbeit umfassend mit der Einführung der digitalen

Personalakte befasst, kann nicht für jedes dabei auftretende Problem eine

allgemein gültige Musterlösung gegeben werden. Bestimmte Probleme

können auftreten, die einer individuellen Lösung bedürfen.

Auch liegt es in der Natur eines Leitfadens, nicht gänzlich auf jedes noch

so kleine Detail eingehen zu können; hierfür wäre die behandelte

Thematik zu komplex. Deshalb möchte der Autor an dieser Stelle auf die

im Literaturverzeichnis niedergeschriebenen Quellen verweisen. Aus

dieser umfangreichen Literatur können weitere Informationen zur

behandelten Thematik entnommen werden.

Dennoch sollte eine weitestgehend reibungslose Einführung der elek-

tronischen Aktenführung anhand dieses Leitfadens möglich sein.

Die digitale Personalakte wird in Form eines Projektes eingeführt.

Allerdings soll im vorliegenden Leitfaden nicht explizit auf Projekt-

management-Grundlagen eingegangen werden.

1. Allgemeines

1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?

- 5 -

1.2

An wen richtet sich der Leitfaden?

Im Allgemeinen richtet sich dieser Leitfaden an alle öffentlichen Stellen

des Landes Baden-Württemberg, welche noch mit Papierakten arbeiten

und eine elektronische Aktenführung anstreben.

Die Grundzüge der Vorgehensweise und die Struktur sind auf viele

verschiedene Fachgebiete im öffentlichen Dienst anwendbar (z. B.

Krankenhausverwaltung, Sparkassenverwaltung).

Im Besonderen liegt der Schwerpunkt des Leitfadens allerdings auf der

Digitalisierung der Personalakte, weshalb er vor allem personalakten-

führende Stellen ansprechen soll.

Explizit möchte der Leitfaden folgende Personenkreise ansprechen:

Behördenleiter

... weil mit ihrer Entscheidung ein Projekt fällt oder steht

Führungskräfte der Personalverwaltungen

... weil sie in der Regel als Projektleiter und Verantwortliche eingesetzt

werden. Sie sind dafür zuständig, dass alle personalrechtlichen An-

forderungen ordnungsgemäß umgesetzt werden

Stabsstellen der Verwaltungsmodernisierung

... weil sie die nötigen Impulse an die Verwaltungsspitze herantragen;

somit wirken sie auf eine mögliche Modernisierungsmaßnahme hin

Organisations- und EDV-Abteilungen

... weil sie das erforderliche Organisationsgeschick haben,

die nötigen

Arbeitsabläufe bei der Umsetzung planen und ihr technisches Wissen

hinsichtlich der EDV mit einbringen

1. Allgemeines

1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?

- 6 -

Personalvertretung

... weil sie die Interessen der Mitarbeiter vertritt und mitbestimmende

Funktion ausübt

Datenschutzbeauftragte

... weil der Schutz von personenbezogenen Daten bei der digitalen

Personalakte eine erhebliche Rolle spielt

sowie alle Mitarbeiter in der Personalverwaltung

... weil sie wesentlich von einer solchen Umstellungsmaßnahme

betroffen sind und mit der Anwendung vertraut sein müssen

Verantwortliche Projektleiter, die sich bei der Einführung der digitalen

Personalakte an den Empfehlungen aus diesem Leitfaden orientieren,

sind für eine erfolgreiche Projektarbeit umfassend vorbereitet.

1. Allgemeines

1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?

1.3

Wie ist der Leitfaden aufgebaut?

Nach der Einleitung gliedert sich der Leitfaden in fünf Teilbereiche:

Zunächst werden im zweiten Abschnitt die Grundlagen der Personal-

aktenführung aufgezeigt. Hierunter fallen beispielsweise die einschlägigen

Rechtsgrundlagen im Beamten- und Arbeitnehmerbereich. Im Anschluss

wird der Personalaktenbegriff materieller und formeller Art sowie die

Abgrenzung zur Sachakte erläutert. Den nächsten Unterpunkt bilden

wichtige Grundsätze der Personalaktenführung. Eingehend auf den

Aufbau, den Inhalt und die Einsichtnahme der Personalakte endet der

erste Abschnitt mit den Aufbewahrungsnormen und fristen der Personal-

aktenschriftstücke.

Im Fokus des dritten Teils steht der Datenschutz. Anfangs wird das Recht

auf informationelle Selbstbestimmung dargelegt. Danach wird die Frage

geklärt, ob die digitale Personalakte im Rahmen der datenschutzrecht-

lichen Bestimmungen überhaupt zulässig ist. Des Weiteren wird auf

Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes und auf die Individualrechte

der Betroffenen eingegangen.

Der vierte Teil beschäftigt sich mit den Grundlagen der digitalen

Aktenablage. Zunächst werden der Aufbau und die Funktion eines

Dokumenten-Management-Systems dargestellt, sowie die Grundsätze

ordnungsgemäßer Archivierung erläutert. Anschließend wird im Rahmen

der Beweisqualität digitaler Dokumente vor Gericht auf die qualifizierte

elektronische Signatur* eingegangen.

Gliederungspunkt Fünf bildet den Hauptteil der Diplomarbeit. Hier sollen

vorab die Beweggründe für den Einsatz der digitalen Personalakte

aufgezeigt werden. Im weiteren Verlauf befasst sich dieser Bereich mit

dem Einführungsprozess. Dabei wird dem Leser Schritt für Schritt die

1. Allgemeines

1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?

Vorgehensweise bei der Umsetzung einer digitalen Personalakte näher

gebracht. Wichtige Bestandteile sind beispielsweise die Beteiligung der

Personalvertretung, das Festlegen von Anforderungen an ein DMS,

dessen Einführung und die Einigung über eine Register- und

Berechtigungsstruktur. Einen weiteren Meilenstein des Vorhabens stellt

die Überführung von der Papierakte in die elektronische Akte mittels

Scanner dar.

Der fünfte Abschnitt geht auch auf die Anbindung anderer Personal-

programme und die Wirtschaftlichkeit der elektronischen Personalakte ein.

Außerdem werden die Vorteile und Risiken, sowie die Probleme, welche

die digitale Personalakte vor, während und nach der Einführung mit sich

bringt, hervorgehoben und kritisch betrachtet. Diesbezüglich werden

Ansätze zur Problemlösung genannt.

Der Leitfaden endet mit einem Fazit, in welchem der Autor die Ergebnisse

zusammenfasst und eine persönliche Bewertung vornimmt. Des Weiteren

gibt der Verfasser einen Ausblick auf die voraussichtliche

Entwicklung im

Themengebiet ,,paperless-office".

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.1 Rechtsgrundlagen

- 9 -

Einführung in das Personalaktenrecht

2.1

Rechtsgrundlagen

2.1.1

Beamte

Die Pflicht zur Führung von Personalakten für Beamte* ergibt sich aus

unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Grundnorm bildet § 50 Beamten-

statusgesetz.

Die hier niedergeschriebenen Regelungen gelten verbind-

lich für alle Bundesländer.

Durch Art. 72 Abs. 1 i. V. m. Art. 74 Abs. 1 Nr. 27 GG

wird den Ländern

das Recht eingeräumt, ergänzende Vorschriften zum Personalaktenrecht

der Beamten zu erlassen, sofern diese nicht den Regelungen aus dem

BeamtStG entgegenstehen. Von dieser Befugnis hat das Land Baden-

Württemberg Gebrauch gemacht und ausführlichere Rechtsnormen zur

Führung von Personalakten im Landesbeamtengesetz in den §§ 113 bis

113 g festgelegt.

Demnach besteht für jeden Dienstherren* die Pflicht, über jeden seiner

Beamten eine Personalakte anzulegen und zu führen (vgl. § 113 Abs. 1

S. 1 LBG). Hierbei kommt es nicht darauf an, in welcher Art des

Beamtenverhältnisses (auf Lebenszeit, auf Zeit, auf Probe oder auf

Widerruf, vgl. § 7 Abs. 1 Nr. 1 - 4 LBG) sich der Beamte befindet.

Neben diesen gesetzlichen Normen hat das Innenministerium BW eine

Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des LBG erlassen. Diese Vor-

schrift gibt detaillierte Hinweise zur Personalaktenführung, präzisiert damit

die im Landesgesetz aufgeführten Regelungen und hat Wirkung auf

nachgeordnete Behörden.

Außerhalb dieser Vorschriften steht es den personalverwaltenden Stellen

frei, weitere eingehendere Regelungen durch Dienstvereinbarungen* zu

treffen.

Mit Wirkung vom 1. April 2009 wurde das BRRG durch das BeamtStG ersetzt.

Sog. konkurrierende Gesetzgebung.

Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 2.

Z. B. für Gemeinden, Landkreise und den sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften,

Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts (vgl. II. VwV-LBG).

Siehe hierzu auch 3.3.1, Erlaubnis durch LDSG und andere Rechtsvorschrift.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.1 Rechtsgrundlagen

- 10 -

2.1.2

Arbeitnehmer

Das Recht zur Führung von Personalakten über die Arbeitnehmer* im

öffentlichen Dienst ist unbestritten. Es hat Bedeutung für die Personal-

planung, den sachgemäßen Einsatz der Beschäftigten auf den verschie-

denen Arbeitsplätzen, die berufliche Entwicklung und den Vergleich der

einzelnen Arbeitnehmer untereinander.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur

Führung von Personalakten der Arbeitnehmer gibt es allerdings nicht.

Aus § 3 Abs. 5 TVöD ergibt sich lediglich das Einsichtsrecht des Arbeit-

nehmers in seine Personalakte. Es wird daher als selbstverständlich an-

gesehen, dass Personalakten auch im Arbeitsverhältnis geführt werden.

Hier gelten mangels spezieller Vorschriften die allgemeinen Grundsätze

des Personalaktenrechts (siehe 2.3).

Bis zur Einführung des TVöD am 1. Oktober 2005 war das Personalakten-

recht für die Angestellten und Arbeiter (jetzt Beschäftigte) des öffentlichen

Dienstes in § 13 BAT geregelt. Diese Regelungen wurden überwiegend

aus dem Beamtenrecht übernommen.

Obwohl durch die Einführung des TVöD eine Loslösung vom Beamten-

recht erfolgt ist, werden in der Praxis nach wie vor die beamtenrechtlichen

Vorschriften (§§ 113 113 g LBG) zur Personalaktenführung auch auf die

Arbeitnehmer angewandt. Dies wird hauptsächlich aus Gründen der

Praktikabilität und des weitgehend einheitlichen Vollzugs als sinnvoll

angesehen. Dieser Ansicht ist auch das Innen- und Finanzministerium

Baden-Württemberg.

Des Weiteren verweist § 36 Abs. 3 LDSG, für den Bereich der

Verarbeitung von Personalaktendaten von Beschäftigten, auf die für

Beamte geltenden Vorschriften der §§ 113 bis 113 g LBG.

Vgl. [Kammerer2001], Rn. 94.

Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5, Gruppe 3, Rn. 4.

Neben den Grundsätzen der Personalaktenführung ist hier auch die Rechtsprechung des BAG heranzuziehen

(z. B. bei der Auslegung von Begriffen). Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5, Gruppe 3, Rn. 2.

Vgl. [Wenz2007], S. 11.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.2 Personalaktenbegriff

- 11 -

2.2

Personalaktenbegriff

Der Personalaktenbegriff unterscheidet sich im formellen und materiellen

Sinne.

Bestimmte Unterlagen, auch Sachakten* genannt, müssen

außerdem getrennt von der Personalakte geführt werden (vgl. § 113

Abs. 1 S. 4 LBG).

Der Personalaktenbegriff ist im Arbeitnehmerbereich gesetzlich nicht

definiert.

Das BAG unterscheidet in Anlehnung an die Rechtsprechung

des BVerwG aber ebenso zwischen dem formellen und dem materiellen

Personalaktenbegriff.

Die Vorschriften des Beamtenrechts finden

demnach entsprechende Anwendung für die Beschäftigten

des öffent-

lichen Dienstes.

2.2.1

Materieller

Der materiellrechtliche Personalaktenbegriff umfasst alle schriftlichen

Aufzeichnungen, die sich mit der Person eines bestimmten Bediensteten

befassen. Hierzu gehören auch Unterlagen, welche die Entwicklung des

Dienstverhältnisses betreffen.

Das Beamtenrecht kennt eine materielle Begriffsdefinition, die auf den

Inhalt der Personalakte abstellt (vgl. BVerwGE 67, 300). Hiernach versteht

man unter der Personalakte eine Sammlung von Personalunterlagen und

dienstlichen Beurteilungen, sowie Vorgänge, die den Inhalt des Dienst-

verhältnisses insgesamt oder einzelner aus ihm fließender Rechte und

Pflichten bestimmen oder verändern; des Weiteren Unterlagen, aus denen

die Art und Weise zu ersehen ist, in der die jeweilige Entscheidung

vorbereitet worden ist, oder die Aufschluss über die Gesichtspunkte und

Erwägungen geben, die für die einzelne das Dienstverhältnis berührende

Vgl. [Kessler1997], S. 8.

Vgl. [SchallHeupel2007], Rn. 63.

Vgl. [Kammerer2001], Rn. 94.

Beschäftigte i. S. v. § 1 Abs. 1 TVöD.

Vgl. [Graz2004], S. 9.

Vgl. [BoltenPulte2002], S. 18.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.2 Personalaktenbegriff

- 12 -

Maßnahme oder dafür, dass sie unterblieben ist, maßgebend waren (vgl.

Nr. 1.1 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Ferner kommt es nicht darauf an, ob eine Akte formal als Personalakte

bezeichnet wird, entscheidend ist ihr Inhalt (vgl. BVerwGE 35, 255 und 36,

134; 32, 135).

2.2.2

Formeller

Die Personalakte im formellen Sinne umfasst die Anwendung formeller

Kriterien im Hinblick auf die förmliche Aktenanlage, Behandlung, Regis-

trierung und Aufbewahrung der Personalunterlagen.

Sie bezeichnet alle in Ordnern, Heftern, Aktendeckeln und sonstigen

Blattsammlungen untergebrachte, chronologisch oder alphabetische ge-

ordnete, ggf. nach Untergruppen (Grund- und Teilakten) gegliederte

Sammlungen, wie sie einheitlich im öffentlichen Dienst angelegt und als

solche gekennzeichnet wird.

2.2.3 Abgrenzung zur Sachakte

Sachakten enthalten alle Unterlagen, die nicht unter den materiellen oder

formellen Personalaktenbegriff gefasst werden können;

also Vorgänge,

die nicht in einem inneren Zusammenhang mit dem konkreten Dienst-

verhältnis stehen, sondern anderen sachlich zu trennenden Zwecken

dienen (vgl. Nr. 1.5 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Sachakten sind keine Bestandteile der Personalakte, für sie besteht kein

Einsichts- und Auskunftsrecht.

Vgl. hierzu auch BVerwGE 67, 300.

Vgl. [DürrDürr2003], S. 76.

Vgl. [Fürst et al. 2008], § 90, B, Rn. 3.

Vgl. [Küttner2006], S. 1928, Rn. 3.

Vgl. [Kessler1997], S. 10.

Siehe hierzu auch 2.5, Einsichtnahme und Auskunft.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.2 Personalaktenbegriff

- 13 -

Zu den Sachakten gehören (vgl. Nr. 1.6 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g):

Prüfungsakten

Hierunter fallen alle Unterlagen über einzelne Prüfungsleistungen (z. B.

Klausuren) einschließlich ihrer Bewertung.

Ausgenommen hiervon

sind Prüfungszeugnisse (vgl. Nr. 1.6 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Sicherheitsakten

Das Ergebnis einer Sicherheitsprüfung* nach dem Sicherheits-

überprüfungsgesetz ist Bestandteil der Personalakte. Nicht jedoch

Unterlagen, die ausschließlich bei dem Geheimschutzbeauftragten* als

Sachakten geführt werden.

Kindergeldakten

Sie dürfen wegen ihrer tatbestandsmäßigen Verknüpfung mit

Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden.

Allerdings müssen sie von der übrigen Personalakte getrennt sein (z.

B. durch Registeraufteilung) und von einer von der Personalverwaltung

getrennten Organisationseinheit verarbeitet werden (vgl. 1.5 VwV-LBG

zu §§ 113 bis 113 g).

Untersuchungsunterlagen des ärztlichen Dienstes des Dienstherrn

Unberührt bleiben hierbei die für die Personalakte bestimmten Zeug-

nisse und Stellungnahmen, die der Vorbereitung einer dienstrecht-

lichen Entscheidung dienen.

Prozessakten

Besetzungsvorgänge

Unterlagen der Personalvertretung und des Landespersonalaus-

schusses

Vorgänge der Erteilung von Ausnahmegenehmigungen nach den Lauf-

bahnvorschriften

Vorgänge über die Personalplanung, Stellenausschreibungen, Aus-

leseverfahren, Stellenbewertungen, Geschäftsverteilung

Vgl. [Kessler1997], S. 10.

Vgl. [Kessler1997], S. 11.

Vgl. [Bergauer1996], S. 22.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.2 Personalaktenbegriff

- 14 -

Wie oben festgestellt, können Sachakten auch Personaldaten enthalten.

Es gibt also eine gewisse Schnittmenge zwischen dem Inhalt der

Sachakten und dem der Personalakten.

Auch Sachakten unterliegen dem Datenschutz. Für Sie gelten i. d. R.

spezielle Vorschriften, welche die jeweiligen Bereiche betreffen (z. B.

Sozialdatenschutz, Steuergeheimnis, ärztliche Schweigepflicht), aber auch

die allgemeinen Regelungen aus dem LDSG.

Vgl. [Wenz2007], S. 20.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.3 Grundsätze der Personalaktenführung

- 15 -

2.3

Grundsätze der Personalaktenführung

Die folgenden Grundsätze der Personalaktenführung gelten für die

Beamten und Arbeitnehmer in gleichem Maße (s. o.). Aus Verein-

fachungsgründen werden die Grundsätze daher aus der Sicht des

Beamtenrechts dargestellt.

2.3.1

Vollständigkeit und Kontinuität

Der Grundsatz der Vollständigkeit bezieht sich auf den materiellen

Personalaktenbegriff und die Führung der Personalakte. Die Vollständig-

keit der Personalakte ist dann gegeben, wenn sie aus allen den Beamten

betreffenden Vorgängen* gebildet wird;

d. h. eine chronologische und

vollständige Sammlung von Schriftstücken, welche in Bezug auf die

Person des Arbeitnehmers von dienstlichem Interesse sind.

Der Grundsatz der Vollständigkeit wird durch § 113 e LBG eingeschränkt.

Diese Regelung stärkt die Rechte des Beamten insofern, dass eine

eindeutige gesetzliche Grundlage für die Entfernung und Vernichtung

von Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen über

den Beamten geschaffen wurde (vgl. § 113 e Abs. 1 LBG sowie Nr. 7

VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Eine Bereinigung der Personalakte zur Verhinderung einer Überfrachtung

steht dem Grundsatz der Vollständigkeit nicht entgegen. Unterlagen, die

für das Dienstverhältnis keine Bedeutung mehr haben und für die keine

Aufbewahrungspflicht besteht, können aus der Personalakte entfernt

werden. Eine Bereinigung wäre nicht zulässig, wenn die Personalakte

dadurch ein unrichtiges Bild über den Arbeitnehmer und sein Arbeits-

verhältnis vermittelt.

Werden Unterlagen aus der Personalakte entfernt,

Vgl. [Geulen1984], S. 46.

Vgl. [Bartosch2008], S. 40.

Entfernung und Vernichtung sind als physische Herausnahme und Zerstörung zu verstehen. Eine Schwär-

zung zu tilgender Unterlagen reicht nicht aus. Vgl. [Born et al. 2004], § 113 e, Rn. 2.

Siehe hierzu auch 2.3.2, Grundsatz der Offenheit und Wahrheit.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.3 Grundsätze der Personalaktenführung

- 16 -

muss der Arbeitnehmer hiervon unterrichtet und ggf. eine Zustimmung

hierüber eingeholt werden. Einer Unterrichtung bedarf es nicht bei

Unterlagen, welche für den Bediensteten nachteilig sind (z. B. negative

Beurteilungen, Verwarnungen, Verweise und Abmahnungen).

Unter dem Kontinuitätsgrundsatz versteht man die möglichst lückenlose

Führung der Personalakten über den beruflichen und dienstlichen Werde-

gang des Beamten,

sowie dienstlich relevante Daten über seine Befähi-

gung und Leistung.

2.3.2 Offenheit und Wahrheit

Der Grundsatz der Offenheit findet zum einen Ausdruck in dem Einsichts-

recht in die Personalakte, welches jedem Beamten zusteht, zum anderen

besagt er, dass das Führen von sog. Geheim- oder Sonderakten über den

Beamten unzulässig ist.

Dabei handelt es sich um nichtoffizielle Neben-

akten oder Zweitakten, die ohne Wissen des Beamten geführt werden. Sie

verstoßen gegen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung

und

das im Grundgesetz verankerte Persönlichkeitsrecht (vgl. Art. 2 Abs. 1

i. V. m. Art. 1 GG).

Der Grundsatz der Wahrheit besagt, dass aus den Personalakten ein

zutreffendes, wahrheitsgemäßes, zuverlässiges und objektives Bild über

die Persönlichkeit des Bediensteten ersichtlich sein muss.

Dies setzt

voraus, dass die Personalaktendaten richtig, umfassend offen und

vertraulich dokumentiert werden. Ansonsten vermittelt die inhaltliche

Führung der Personalakte ein falsches Persönlichkeits-, Verhaltens- und

Leistungsbild des Beamten. Es kommt nicht darauf an, ob die Unterlagen

Vgl. [Bartosch2008], S. 42.

Vgl. [Geulen1984], S. 46.

Vgl. [Bartosch2008], S. 40.

Vgl. [MüllerBeck1996], § 113 Rn. 4.

Siehe hierzu auch 3.1, Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

Vgl. [Graz2004], S. 12.

Vgl. [Geulen1984], S. 48.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.3 Grundsätze der Personalaktenführung

- 17 -

und Vorgänge für den Beamten vorteilhaft oder nachteilig sind. Wahrheits-

widrige Unterlagen in der Personalakte sind gegebenenfalls richtig zu

stellen und gemäß § 113 e LBG zu entfernen und zu vernichten.

2.3.3

Vertraulichkeit (sog. Personalaktengeheimnis)

Der Grundsatz der Vertraulichkeit ergibt sich aus dem im Grundgesetz

festgelegten allgemeinen Persönlichkeitsrecht (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1

Abs. 1 GG) und der Fürsorgepflicht des Dienstherrn.

Weitere Gesichts-

punkte der Vertraulichkeit stellen der Vertrauensschutz, die Schweige-

pflicht und der Datenschutz dar.

Konkretisiert wird diese Vorschrift durch die im LBG genannten

Regelungen (vgl. § 113 Abs. 1 S. 1 LBG). Danach sind Personalakten der

Beamten vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu

schützen (vgl. Nr. 1.1 VwV-LBG zu § 113 bis 113 g).

Dies bedeutet, dass der Dienstherr dafür verantwortlich ist, die Personal-

akten vor dem Zugriff Dritter* zu sichern. Um das Aktengeheimnis* zu

wahren sollte der Kreis der zugangsberechtigten Personen so klein wie

möglich gehalten werden. Lediglich die im Rahmen der Personalverwal-

tung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten

Personen sollen Zugang zu den Akten haben (vgl. § 113 Abs. 3 LBG). Aus

dem hierarchischen Behördenaufbau ergibt sich, dass darüber hinaus

auch der Behördenleiter und sein ständiger Vertreter Zugang zu den

Personalakten haben dürfen.

Diese Regelung gilt, soweit dies zu

Zwecken der Personalverwaltung* oder der Personalwirtschaft* erforder-

lich ist; ebenso greift diese Vorschrift für den Zugang im automatisierten

Abrufverfahren (vgl. §§ 113 Abs. 1 S. 3 sowie 113 Abs. 3 LBG).

Vgl. [Fürst et al. 2008], § 90, B, Rn. 35.

Vgl. [Küttner et al. 2006], S. 1928.

Vgl. [Bergauer1996], S. 23.

Vgl [Born et al. 2005], § 113, Rn. 16.

Bei der Personalaktenführung mittels EDV ist das LDSG anzuwenden. Vgl. [Bergauer1996], S. 68. Siehe

hierzu auch 3., datenschutzrechtliche Regelungen.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.3 Grundsätze der Personalaktenführung

- 18 -

Besonders sensible Unterlagen, wie beispielsweise der körperliche,

geistige oder seelische Zustand eines Mitarbeiters sind vor Einblick zu

schützen.

Wenn es möglich ist, sind solche Daten getrennt der formellen

Akte in einem separaten Raum oder Aktenschrank aufzubewahren. Falls

nicht, so schreibt das BAG vor, müssen diese Schriftstücke in einem

verschlossenen Umschlag in der Akte aufbewahrt werden, um zu

verhindern, dass sie nicht ohne konkreten Anlass bei der regelmäßigen

Sachbearbeitung ins Auge fallen (vgl. Nr. 1.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113

g sowie BAG 15.07.1987, DB 87, 2571 und BAG 12.09.2006 9 AZR

271/06-).

Vgl. [Ehmann2008], Teil 6/2.1, S. 5.

Vgl. [SchallHeupel2007], Rn. 64.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte

- 19 -

2.4

Aufbau und Inhalt der Personalakte

Wie bereits oben aufgeführt, darf über jeden Beamten nur eine Personal-

akte geführt werden. Diese kann aber nach sachlichen Gesichtspunkten in

Grund-, Teil- und Nebenakten aufgeteilt werden (vgl. § 113 Abs. 2 LBG

sowie Nr. 2.1 VwV-LBG zu § 113 bis 113 g).

Im Rahmen des pflicht-

gemäßen Ermessens

bleibt es der personalaktenverwaltenden Stelle

selbst überlassen, wie sie die einheitliche

Personalakte verwaltungs-

technisch gliedert.

2.4.1

Grundakte

Die Grundakte, auch Hauptakte genannt, enthält insbesondere Unterlagen

über die Begründung des Dienstverhältnisses sowie den dienstlichen

Werdegang und Einsatz des Beamten (vgl. Nr. 1.2 VwV-LBG zu §§ 113

bis 113 g):

Personalbogen

Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild

Ablichtungen des Reisepasses und des Personalausweises, Per-

sonenstandsurkunden und Staatsangehörigkeitsnachweise sowie

Nachweis über die Rechtsstellung als Deutscher

Nachweise über Vor-, Aus- und Weiterbildung einschließlich Prüfungs-

zeugnissen und anderweitigen Befähigungsnachweisen

Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister

Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen

Eignung für einen bestimmten Dienstposten, Nachweis der Schwer-

behinderteneigenschaft

Vgl. [Kessler1997], S. 20.

Nachfolgende Ausführungen über den Aufbau und Inhalt der Personalakte gelten im Arbeitnehmerbereich

entsprechend z. B: Arbeitsvertrag beim Angestellten; Ernennungsurkunde beim Beamten. Vgl. [Bremecker

Hock2008], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 3.

Ausnahmen hierzu siehe 2.4.2, Teilakten.

Einheitlich, weil materiell rechtlich definiert.

Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 13.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte

- 20 -

Nachweis über Wehr- oder Zivildienst

Unterlagen über Ernennungen, Vereidigung, Beförderungen, Abord-

nungen, Versetzungen, Umsetzungen, Dienstpostenübertragungen,

Urlaub, Dienstjubiläen, Nebentätigkeiten, Ehrungen

mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behaup-

tungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren

geführt haben, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erweisen,

sowie die Äußerung des Beamten dazu

abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem

Dienstverhältnis sowie aus Regress- und Schadensersatzverfahren

dienstliche Beurteilungen, Dienstzeugnisse

aktuelle Leistungsfeststellungen nach der Leistungsstufenverordnung

Besoldungsunterlagen einschließlich der Unterlagen über vermögens-

wirksame Leistungen, Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse

Unterlagen über Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Reise-

kostenvergütung

Unterlagen über die Bewilligung von Leistungsprämien

Unterlagen über Dienstunfälle und Sachschadenersatz

Um die Transparenz der Personalakte gegenüber dem Beamten zu

wahren, enthält die Grundakte stets ein aktuelles und vollständiges

Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten (vgl. § 113 Abs. 2 S. 4 LBG).

Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 15.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte

- 21 -

2.4.2

Teilakten

Zwingend sieht das Gesetz die Errichtung von Teilakten für Unterlagen

über Disziplinarverfahren (vgl. § 113 Abs. 2 Satz 1, 2. HS LBG), für die

Beihilfeakte (vgl. § 113 a LBG) sowie für Heilfürsorge und -verfahren vor.

Im Hinblick auf die besonderen Entfernungs-, Vernichtungs- und Tilgungs-

fristen (§§ 113 e, 113 f LBG, 118 Abs. 4 LDO) sollten folgende Unterlagen

in Teilakten geführt werden (vgl. 2.2 VwV-LBG zu §§ 113 11 g LBG):

Unterstützungen und Zuschüsse

Urlaub (Erholungs-, Sonder- u. Erziehungsurlaub, Dienstbefreiung)

Erkrankungen, Kuren

Umzugs- und Reisekostenvergütung

Versorgung

missbilligende Äußerungen eines Dienstvorgesetzten

Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die keinen Anlass

zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen gegeben haben

strafgerichtliche Verurteilungen und andere Entscheidungen in

Straf-, Bußgeld- sowie Ermittlungs- und berufsgerichtlichen Ver-

fahren, die keinen Anlass zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen ge-

geben haben.

Des Weiteren empfiehlt sich die Anlage von Teilakten für Unterlagen über

Besoldung (einschließlich vermögenswirksame Leistungen, Abtre-

tungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse)

Trennungsgeld

dienstliche Beurteilungen

Nebentätigkeiten

Dienstunfälle

Sachschadensersatz.

Vgl. [Born et al. 2005], § 113 Rn. 13.

Vgl. [Kessler1997], S. 20 f.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte

- 22 -

Je nach Bedarf können weitere Teilakten angelegt werden.

Die Führung von Teilakten kann auch dazu dienen, das Einsichtsrecht

(s. u.) sachgerecht zu ermöglichen, da im Laufe der Dienstzeit ein

erheblicher Unterlagenbestand entsteht.

In der Praxis werden Grund- und Teilakten meist zusammen in einem sog.

Organisationshefter mit mehreren Unterregistern geführt. Das erste Regis-

ter beinhaltet hierbei die Grundakte. Die nachfolgenden Register, also die

Teilakten, können je nach Bedarf angelegt werden.

Um die Übersichtlichkeit zu wahren, empfiehlt es sich, ein Deckblatt zu

führen, auf dem der Inhalt der einzelnen Register genauer beschrieben

wird und welches so die Ablage von Schriftstücken erleichtert.

2.4.3

Nebenakten

Nebenakten (also Aktendoppelstücke) dürfen nur Unterlagen enthalten,

welche im Original oder als Mehrstück auch in der Grundakte oder in einer

Teilakte enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgaben-

erfüllung der betreffenden Behörde erforderlich ist (vgl. § 113 Abs. 2

S. 3 LBG sowie Nr. 2.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g). Die Erforderlich-

keit zur Errichtung von Nebenakten ist dann gegeben, wenn dies zu einer

reibungslosen Personalverwaltung zwingend notwendig ist.

Sie dürfen nur angelegt werden, wenn die Beschäftigungsbehörde nicht

zugleich die Personalakte führt, der Beamte bei einer Außenstelle der

personalaktenführenden Behörde beschäftigt ist, welche nicht für die

Führung der Personalakte zuständig ist, oder wenn mehrere

Vgl. [Kathke1994], Rn. 124.

Siehe hierzu auch Anhang Seite 14, C: Beispiel einer Registerstruktur.

Vgl. [Kathke1994], Rn. 128.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte

- 23 -

personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind.

Dies ist

bei einem mehrstufigen Verwaltungsaufbau häufig der Fall.

Sobald eine Notwendigkeit für die Führung von Nebenakten bei der

jeweiligen Behörde nicht mehr besteht, muss das Doppel aufgelöst und

vernichtet werden.

Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 14.

Vgl. [Kessler1997], S. 21.

Vgl. [Kathke1994], Rn. 132.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.5 Einsichtnahme und Auskunft

- 24 -

2.5

Einsichtnahme

und Auskunft

2.5.1

Allgemeines

Das Recht zur Einsicht in die vollständige

Personalakte ist ein herge-

brachter Grundsatz des Berufsbeamtentums

(vgl. Art. 33 Abs. 5 GG) und

steht jedem Beamten auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses

zu (vgl. § 113 c Abs. 1 LBG).

Die Einsichtnahme für Beschäftigte* des öffentlichen Dienstes ergibt sich

aus § 3 Abs. 5 TVöD

sowie § 3 Abs. 6 TV-L. Die folgenden Aus-

führungen werden aus der Sichtweise des Beamtenverhältnisses darge-

stellt. Sie gelten entsprechend auch für Tarifarbeitnehmer.

Das Einsichtsrecht erstreckt sich auf die Personalakte im materiellen Sinn.

Hierzu zählen nicht nur die papiergeführten Akten, sondern alle den

Beamten betreffende Daten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit

seinem Beamtenverhältnis stehen. So auch diese, die in Karteien oder

automatisiert geführten Dateien gespeichert sind (vgl. § 21 Abs. 1 u. 3

S. 2 LDSG sowie Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Personenbezogene Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftige Schrift-

stücke müssen vor der Einsichtnahme herausgenommen werden. Hier

bestünde sonst unvermeidlich die Gefahr, den Grundsatz der Vertraulich-

keit hinsichtlich der Daten anderer Bediensteten zu verletzen.

Ist die Trennung nicht möglich oder mit unverhältnismäßig großem Auf-

wand verbunden, kann eine mündliche Auskunft gegeben werden (vgl.

§ 113 c Abs. 4 S. 2 u. 3 LBG sowie Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis

113 g).

Besonders sensible Daten wie z. B. ärztliche Gutachten und Unter-

suchungsergebnisse werden i. d. R. in verschlossenen Umschlägen auf-

Siehe hierzu auch 2.4, Aufbau und Inhalt der Personalakte sowie 2.3.1, Grundsatz der Vollständigkeit.

Vgl. [WichmannLanger2007], S. 427.

Zuvor geregelt in § 13 Abs. 2 BAT.

Vgl. [Wenz2007], S. 82.

Vgl. [Dörner et al. 2003], Rn. 2379.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.5 Einsichtnahme und Auskunft

- 25 -

bewahrt. Auf Verlangen ist dem Beamten auch in diese Unterlagen

Einsicht zu gewähren. Im Rahmen der Fürsorgepflicht kann die Dienst-

stelle die Akteneinsicht in die verschlossenen Umschläge verweigern,

wenn ärztlich begründet die Gefahr besteht, dass der Beamte bei

Kenntnisnahme des Befundes erheblichen Schaden an seiner Gesundheit

nehmen wird. Hier kann alternativ ein bevollmächtigter Arzt Einsicht

nehmen (vgl. Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Einsicht nehmen können auch Personen, die vom Beamten namentlich/

schriftlich dazu bevollmächtigt wurden (vgl. § 113 c Abs. 2 S. 1 LBG).

Dabei ist die Vollmacht den Personalakten hinzuzufügen. Es genügt nicht,

einen Personenkreis (z. B. den Personalrat) zu benennen. Verstirbt der

Beamte, besteht außerdem die Möglichkeit, den Hinterbliebenen des

Beamten und derer Bevollmächtigten die Einsichtnahme zu gewähren.

Diese sind aber in der Regel nicht an die Amtsverschwiegenheit ge-

bunden. Es muss daher eine sorgfältige Abwägung über die Berechtigung

der Interessen der einsichtnehmenden Person gegenüber den dienst-

lichen Belangen erfolgen.

Stehen dienstliche Gründe entgegen, kann die

Einsichtnahme dem Bevollmächtigten verwehrt werden (Geheimhaltungs-

interesse).

Das Einsichtsrecht kann mehrfach ausgeübt werden

und bedarf keiner

Begründung.

Die gleichen Regelungen gelten nicht nur für die Einsichtnahme in die

Personalakte, sondern auch für Auskünfte aus derselben (vgl. § 113 c

Abs. 2 LBG).

Schwerbehinderte Menschen können nach § 95 Abs. 3 S. 1 SGB IX die

Schwerbehindertenvertretung bei der Einsichtnahme hinzuziehen.

Z. B die konkrete Befürchtung des unsachgemäßen Gebrauchs des Akteninhalts durch den Bevollmächtigten.

Vgl. [Schaub et al. 2005], Seite 1520.

Vgl. [Scheerbarth et al. 1992], S. 465.

Vgl. [WichmannLanger2007], S. 427.

Vgl. [Born et al. 2005], § 113 c, Rn. 5 - 7.

Gilt für Beamte und Arbeitnehmer gleichermaßen.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.5 Einsichtnahme und Auskunft

- 26 -

Das Recht zur Einsichtnahme in die Personalakte sollte möglichst

großzügig durchgeführt werden. Dies fördert das Vertrauen zwischen

Mitarbeitern gegenüber der Dienststelle und dem Personalamt.

2.5.2

Verfahren der Einsichtgewährung

2.5.2.1 Ort

Wo die Akteneinsicht stattfindet, bestimmt die personalaktenführende

Behörde (vgl. § 113 c Abs. 3 S. 1 LBG).

In der Regel wird die Personal-

akte dort eingesehen, wo sie verwaltet wird. Befindet sich die Arbeitsstätte

des Bediensteten anderenorts, kann auf Wunsch die Personalakte dorthin

übersendet und zugänglich gemacht werden.

Die Übersendung wird im

Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens der Personalstelle ausgeübt. Der

Beamte kann nicht darauf bestehen, seine Personalakte in seinem

Arbeitszimmer einsehen zu können.

2.5.2.2 Zeitpunkt

Der Zeitpunkt der Einsichtnahme richtet sich nach den üblichen Dienst-

zeiten der aktenführenden Stelle der Behörde.

Befindet sich die Perso-

nalakte zur Bearbeitung an einer anderen Stelle, so muss sie unverzüglich

zur Gewährung des ungehinderten Einsichtsrechts zurück übersendet

werden. Diese Verzögerung muss der Beamte akzeptieren. Allerdings darf

der Dienstherr den Zeitpunkt der Einsichtnahme nicht willkürlich bzw.

missbräuchlich aufschieben.

Da die Einsichtnahme nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem

Dienstverhältnis

des

Beamten

steht,

dürfen

hierüber

keine

Vgl. [WichmannLanger2007], S. 428.

Vgl. [Geulen1984], S. 83.

Vgl. [Wenz2007], S. 88. Bei der elektronischen Personalaktenführung ist es möglich, dass jeder Mitarbeiter

seine Personalakte am eigenen PC einsehen kann; siehe hierzu auch 5.3.3.3, Berechtigungskonzept.

Vgl. [SchallHeupel2007], S. 43 Rn. 66.

Vgl. [Geulen1984], S. 83.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.5 Einsichtnahme und Auskunft

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Aufzeichnungen (z. B. Datum, Dauer, angefertigte Abschriften) gemacht

werden (vgl. Nr. 5.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Abweichend der Regelung im Beamtenverhältnis kann beim Beschäftigten

die erfolgte Einsichtnahme dokumentiert (Ort, Datum, Beteiligte, Bemer-

kungen) werden.

Der Arbeitgeber* ist nicht dazu berechtigt, eine Aufwandsentschädigung

für die Zeit der Einsichtnahme zu erheben oder sogar das Arbeitsentgelt

des Beschäftigten zu kürzen.

2.5.2.3 Kontrolle

Um einer Veränderung der Personalaktenunterlagen vorzubeugen, erfolgt

die Einsichtnahme unter Anwesenheit eines Personalsachbearbeiters der

Behörde (vgl. Nr. 5.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g), so können

gleichzeitig auftauchende Fragen beantwortet und Unklarheiten (z. B.

Vermerke in Kurzschrift) geklärt werden.

Bei der Aufsicht sollte die damit betraute Person zum einen die aus-

reichende Kontrolle gewährleisten, zum anderen aber entsprechend den

Umständen des Einzelfalls Zurückhaltung üben, um den Eindruck eines

unberechtigten Misstrauens gegenüber dem einsichtnehmenden Mitar-

beiter zu vermeiden.

2.5.2.4 Anfertigung von Auszügen, Abschriften, Kopien und Aus-

drucken

Das Einsichtsrecht erlaubt dem Beschäftigten ausdrücklich, Auszüge,

Abschriften und Fotokopien seiner Personalakte anzufertigen, sofern

dienstliche Gründe (z. B. wenn das Dokument auch andere Bedienstete

Vgl. [Schaub et al. 2005], S. 1520.

Vgl. [BremeckerHock2005], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 7.1.

Vgl. [Wenz2007], S. 90.

Ende der Leseprobe aus 961 Seiten - nach oben

Details

Titel

Paperless-Office

Untertitel

Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen Personalakte

Autor

Sven Kunzmann (Autor:in)

Erscheinungsjahr

2009

Seiten

961

Katalognummer

V227669

ISBN (eBook)

9783836643979

Dateigröße

7837 KB

Sprache

Deutsch

Schlagworte

dokumentenmanagementsystem datenschutz führung personalakte öffentliche verwaltung

Produktsicherheit

Diplom.de

Arbeit zitieren

Sven Kunzmann (Autor:in)

, 2009, Paperless-Office, Hamburg, Bedey Media GmbH, https://www.diplom.de/document/227669

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