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Elmar Chriske
Implementierung einer IT-gestützten Hilfeplanung im Fachdienst Jugend des
Landkreises Osnabrück
ISBN: 978-3-8366-0155-9
Druck Diplomica® GmbH, Hamburg, 2007
Zugl. Fachhochschule Osnabrück, Osnabrück, Deutschland, Diplomarbeit, 2006
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© Diplomica GmbH
http://www.diplom.de, Hamburg 2007
Printed in Germany
II
I N H A L T S V E R Z E I C H N I S
Abkürzungsverzeichnis...VII
Tabellen- und Abbildungsverzeichnis...VIII
KAPITEL 1
1. Einleitung... 1
1.1 Problemstellung... 1
1.2 Zielsetzung der Arbeit... 1
1.3 Aufbau der Arbeit... 2
2. Ausgangslage im Fachdienst Jugend... 3
2.1 Funktion und Inhalt des Hilfeplanverfahrens... 3
2.2 Subjektivität in der sozialpädagogischen Diagnostik ... 4
2.3 Grundzüge des Hilfeplanverfahrens (vor der IT-Unterstützung)... 5
2.4 Zusammenarbeit mit den freien Trägern... 6
2.5 Umstellung von der Fachleistungsstunde auf die Fallpauschale... 6 6
2.5.1 Ein Beitrag zur Haushaltskonsolidierung des Kreishaushalts... 6
2.5.2 Neuausrichtung der Zusammenarbeit mit den freien Trägern... 7
3. Hilfeplanprozess - Ablauf der Hilfen zur Erziehung im
Landkreis Osnabrück... 8
3.1 Ressourcen- und Bedarfsanalyse durch Beratung im Vorfeld ... 8
3.2 Hilfeplanaufstellung und Zieldefinition ... 8
3.2.1 Die Anamnese Eine strukturierte Informationssammlung... 8
3.2.2 Diagnose-Tabellen des Bayerischen Landesjugendamtes... 9
3.2.3 Bedeutung der Diagnose-Tabellen für die Praxis des Fachdienstes... 9
3.2.4 Erweiterung der Betrachtungsebenen... 10
3.3 Fachliche Bewertung der fallzuständigen Fachkraft...12
3.4 Entscheidung über die Hilfeart in der Fallbesprechung... 13
3.5 Gestaltung der Hilfe... 13
III
3.5.1 Anpassung der Kooperationsstrukturen zwischen Fachdienst und
freien Trägern nach einer Studie der GISS... 13
3.5.1.1 Hintergrund der GISS-Studie... 13
3.5.1.2 Ziel der GISS-Studie...14
3.5.2 Kooperation im Hilfeverlauf... 15
3.5.3 Zielvereinbarung als Kontrakt zwischen Fachdienst und freien Trägern... 15
3.6 Überprüfung der Hilfe... 17
3.6.1 Analyse der Zielerreichung... 17
3.6.2 Berichtserstattung mit dem ,,Kombibogen"...18
3.6.2.1 Hilfeplanfortschreibung... 19
3.6.2.2 Hilfeplangespräch zum Abschluss der Hilfe... 19
3.6.2.3 Hilfeplangespräch zum Antrag auf Verlängerung der Hilfe... 19
3.6.2.4 Abbruch der Hilfe... 19
3.6.3 Ergebnisprotokolle des Fachdienstes... 19
3.6.4 Veränderungsanzeigen über die ,,Zwischenmeldung"... 20
3.7 Beendigung der Hilfe... 20
3.8 Struktur und Instrumente erfordern Softwareunterstützung... 21
4. Softwareangebot zur Unterstützung des Hilfeplanverfahrens...21
4.1 Bisherige IT-Unterstützung im Fachdienst... 21
4.2 Analyse der bisherigen Softwareentwicklung zur Hilfeplanung...22
5. Schlussfolgerung und Ableitung einer Arbeitshypothese... 24
KAPITEL 2
1. Entstehung des Vorhabens Hilfeplantransfer... 26
1.1 Arbeitsgruppe zur Begleitung der Softwareentwicklung... 26
1.1.1 Weiterentwicklung des Kategoriensystems... 27
1.1.2 Definition von Items...28
1.2 Konzept für die Entwicklung von Hilfeplantransfer... 30
2. Aktueller Versionsstand Eine kurze Programmerläuterung... 34
2.1 Vom Datentransfer unabhängige Programmmodule... 34
IV
2.1.1 Das Programmmodul ,,Stammdaten"... 34
2.1.2 Die Programmnavigation... 35
2.1.3 Das Programmmodul ,,Auslöser für das Tätigwerden"... 35
2.1.4 Das Programmmodul ,,Chronologie"... 36
2.1.5 Das Programmmodul ,,Anamnese"... 37
2.1.6 Das Programmmodul ,,Fachliche Bewertung des Sozialarbeiters" ...39
2.1.7 Das Programmmodul ,,Protokoll der Fallbesprechung" ...39
2.2 Vom Datentransfer abhängige Programmmodule ... 40
2.2.1 Allgemeines zum Datentransfer... 40
2.2.1.1 Datenschutz durch Kennwort und Datenverschlüsselung ... 40
2.2.1.2 Datentransfer zwischen Fachdienst und freien Trägern... 41
2.2.2 Das Programmmodul ,,Zielvereinbarung"... 42
2.2.3 Das Programmmodul ,,Kontrolle der Zielerreichung"...43
2.2.4 Das Programmmodul ,,Zwischenmeldung"... 43
KAPITEL 3
1. Würdigung von Hilfeplantransfer...46
2. Erfahrungen der sozialen Fachkräfte... 46
2.1 Voraussetzungen der Untersuchung... 46
2.2 Methodik der empirischen Untersuchung... 47
2.3 Vorbereitung und Durchführung der Untersuchung... 48
2.4 Ergebnisse aus der Befragung... 49
2.4.1 Ergebnisse aus Abschnitt 1 des Fragebogens Allgemeine Angaben
zum Einsatz von Hilfeplantransfer ... 50
2.4.2 Ergebnisse aus Abschnitt 2 des Fragebogens Bewertungen von
Hilfeplantransfer ...52
2.4.3 Ergebnisse aus Abschnitt 3 des Fragebogens Aussagen über
Hilfeplantransfer und allgemeiner Software zur Hilfeplanung ... 59
3. Entwicklungen in der IT-gestützen Hilfeplanung... 64
V
4. Analyse der IT-gestützten Hilfeplanung... 64
4.1 Nutzwert von Hilfeplantransfer im Prozess der Hilfeplanung ... 64
4.2 Tatsächlicher Einsatz von Hilfeplantransfer... 64
4.3 Integration von Hilfeplantransfer im täglichen Arbeitsablauf... 66
4.3.1. Den Prozess der Hilfeplanung im Wirkungsbereich des Fachdienstes
optimieren durch...67
4.3.1.1 die Möglichkeit einer zeitnahen Falldokumentation... 67
4.3.1.2 die Verwendung von standardisierten Items... 67
4.3.1.3 eine einheitliche Gliederung in der Hilfeplanung...
68
4.3.1.4 die Struktur und Kontrolle im Prozess fördern... 69
4.3.1.5 einen Datentransfer mit den freien Trägern... 70
4.3.2. Die Qualität in der Hilfeplanung verbessern, durch...71
4.3.2.1 die Durchführung einer vollständigen Anamnese...71
4.3.2.2 eine transparente und nachvollziehbare Anamnese und Diagnose... 71
4.3.2.3 eine zielorientiert ausgerichtete Hilfeplanung... 72
4.3.2.4 gute Lesbarkeit und Übersichtlichkeit der Berichte... 72
4.3.3 Eine wirtschaftliche Hilfeplanung und Leistungserbringung fördern, durch... 73
4.3.3.1 einen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung des Kreishaushaltes... 73
4.3.3.2 Personalanpassungen infolge der Prozessoptimierungen... 74
4.3.3.3 die Reduzierung von Medienbrüchen und Doppelarbeit... 75
4.3.3.4 ein zeitsparendes Verfahren... 75
4.3.3.5 die Unterstützung zu einem geschlossenen Fachcontrolling... 78
4.3.4 Der Erfolgsfaktor der Mitarbeiterzufriedenheit beim Softwareeinsatz... 79
4.4 Allgemeine Einschätzung zum Einsatz von Software bei der Hilfeplanung...80
4.5 Zusammenfassung...80
KAPITEL 4
1. Optimierungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
von Hilfeplantransfer... 84
2. Optimierungsvorschläge an den jetzigen Modulen...
85
2.1 Vermeidung von Programmabstürzen...85
2.2 Programmmodule auf Einsatz von Papierdokumente
einstellen... 85
VI
2.3 Integration eines Moduls zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung...86
2.4 Möglichkeit von standardisierten Auswertungen der Hilfepläne... ............... 86
2.5 Prozessunterstützte Chronologie... 87
3. Weiterentwicklungsmöglichkeiten von Hilfeplantransfer... 87
3.1 Implementierung weiterer Arbeitsunterlagen aus der GISS-Studie.. ...87
3.1.1 Implementierung des ,,Kombibogen"... 87
3.1.2 Implementierung des ,,Ergebnisprotokolls"... 87
3.2 Elektronische Aktenführung ... 88
3.3 Entwicklung einer Übersicht über die Bezugspersonen ...
88
Literaturverzeichnis... 90
Anhang
Fragebogen zur IT-gestützten Hilfeplanung Hilfeplantransfer... 93
Ergebnisse aus der Befragung der Mitarbeiter vom 22. Mai 2006...
99
Auswertungsergebnis der Items zu 3.1.1 Erziehung
Bezugspersonen Kontinuität... 107
VII
A B K Ü R Z U N G S V E R Z E I C H N I S
BAT
Bundesangestelltentarifvertrag
bzw.
Beziehungsweise
ca.
cirka
d.h.
das heißt
IT
Informationstechnologie
o.ä.
oder ähnliche/s/r
sog.
so genannte
SQL
structured Query Language
TVöD
Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
u.a.
unter anderem
u.ä.
und ähnliche/s/r
usw.
und so weiter
vgl.
vergleiche
z.B.
zum Beispiel
VIII
T A B E L L E N U N D
A B B I L D U N G S V E R Z E I C H N I S
Tabelle 1:
Auswahl der zur Verfügung stehenden Items für die Risiken,
Ressourcen und Ziele im Bereich ,,3.1 Bezugspersonen
3.1.2 Erziehungskompetenz"... 30
Tabelle 2:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Befragung
im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten aus
Abschnitt 1 zu Frage a)...50
Tabelle 3:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
aus Abschnitt 1 zu Frage b)... 50
Tabelle 4:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 1 zu Frage c)... 51
Tabelle 5:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 1 zu Frage d)... 51
Tabelle 6:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 1 zu Frage e)... 52
Tabelle 7:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 2 zu Frage g)... 58
Tabelle 8:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 2 zu Frage h)... 58
Tabelle 9:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Fragen b) und f)... 59
Tabelle 10:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Fragen h) und i)... 60
Tabelle 11:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Fragen c), g), j) und k)... 60
Tabelle 12:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Frage l)... 61
Tabelle 13:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Frage a)... 61
Tabelle 14:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Fragen m) und n)... 62
Tabelle 15:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Fragen d) und e)... 62
IX
Tabelle 16:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Fragen o) und p)... 63
Tabelle 17:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006: Antworten
Aus Abschnitt 3 zu Fragen q) und r)... 63
Abbildung 1:
Das Hilfeplanverfahren in den einzelnen Phasen
(aus Protokoll der Arbeitssitzung ,,Übergabe eines
Auftrages an die Träger der Familienhilfe" des
Kreisjugendamtes Osnabrück vom 22.05.2003)... 8
Abbildung 2:
Strukturierung der Anamnese
(aus Protokoll der Arbeitssitzung ,,Übergabe eines
Auftrages an die Träger der Familienhilfe" des
Kreisjugendamtes Osnabrück vom 22.05.2003)... 11
Abbildung 3:
Beispiel für eine strukturierte Eingabe in der Kategorie
,,5. Integration 5.3 Bildung". (In Anlehnung: aus
Protokoll der Arbeitssitzung ,,Übergabe eines
Auftrages an die Träger der Familienhilfe" des
Kreisjugendamtes Osnabrück vom 22.05.2003)... 12
Abbildung 4:
Ausschnitt aus der Zielvereinbarung zwischen Fachdienst und freien
Trägern (Kategorien 1.1 bis 1.3 der Obergruppe 1. Familiensituation)...
17
Abbildung 5:
Ausschnitt aus dem Kategoriensystem... 28
Abbildung 6:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Stammdaten"... 34
Abbildung 7:
Hilfeplantransfer: ,,Navigationsbaum"... 35
Abbildung 8:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Auslöser für das Tätigwerden"... 36
Abbildung 9:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Chronologie"... 37
Abbildung 10:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Teil der Anamnese 3.1 Bezugspersonen"... 38
Abbildung 11:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Fachliche Bewertung des Sozialarbeiters"... 39
Abbildung 12:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Protokoll der Fallbesprechung"... 39
Abbildung 13:
Hilfeplantransfer: Durchführung des Datenaustausches
auf der Seite des Fachdienstes... 41
Abbildung 14:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Zielvereinbarung"... 42
Abbildung 15:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Zielerreichung"... 43
Abbildung 16:
Hilfeplantransfer: Modul ,,Zwischenmeldung"... 44
Abbildung 17:
Hilfeplantransfer: Einsetzen der ,,Zwischenmeldung" in eine Anamnese...
45
X
Abbildung 18:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006:
Antworten aus Abschnitt 2 zu Frage a) in Form
eines Säulendiagramms... 53
Abbildung 19:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006:
Antworten aus Abschnitt 2 zu Frage b) in Form
eines Säulendiagramms... 53
Abbildung 20:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006:
Antworten aus Abschnitt 2 zu Frage c) in Form
eines Säulendiagramms... 54
Abbildung 21:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006:
Antworten aus Abschnitt 2 zu Frage cd) in Form
eines Säulendiagramms...55
Abbildung 22:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006:
Antworten aus Abschnitt 2 zu Frage d) in Form
eines Säulendiagramms... 56
Abbildung 23:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006:
Antworten aus Abschnitt 2 zu Frage e) in Form
eines Säulendiagramms... 57
Abbildung 24:
Befragung im Fachdienst Jugend vom 22.05.2006:
Antworten aus Abschnitt 2 zu Frage f) in Form
eines Säulendiagramms... 57
Abbildung 25:
Kosten- und Fallzahlentwicklung im Fachdienst Jugend
von1999 bis 2005... 74
- 1 -
KAPITEL 1
1. Einleitung
1.1 Problemstellung
Der Fachdienst Jugend des Landkreises Osnabrück führte im Januar 2004 eine in eigener
Regie entwickelte Software für die Hilfeplanung im Bereich der Hilfen zur Erziehung ein.
Dieser ungewöhnliche Lösungsweg wurde bestritten, da es aus Sicht des Fachdienstes
kein hinreichendes Produkt für die fachliche Bearbeitung bei den Erziehungshilfen auf
dem Softwaremarkt gibt.
Unter Beteiligung der späteren Anwender (der sozialpädagogischen Fachkräfte) in Form
einer Arbeitsgruppe, wird eine Software (Hilfeplantransfer) mit vielfachen Möglichkeiten
zur Unterstützung der fachlichen Aufgaben zur Erziehungshilfe entwickelt.
Die Entwicklung und Einführung von Hilfeplantransfer im Fachdienst Jugend wurde in
ungewohnt kurzer Zeit zu einem erfolgreichen Vorhaben, an dem auch andere Jugendäm-
ter Interesse zeigten. Nicht zuletzt das Beratungsbüro Römisch hat im Rahmen einer Or-
ganisationsberatung die IT-gestützte Hilfeplanung als ,,...richtungsweisend und vermutlich
einmalig in Deutschland" hervorgehoben und den Fachdienst aufgefordert ,,...dieses Pro-
gramm bundesweit zur Verfügung zu stellen und damit einen entscheidenden Beitrag zur
Qualitätsverbesserung der Jugendhilfe in anderen Landkreisen zu leisten."
1
Neben diesem Anklang zur grundsätzlichen Entwicklung der Software liegen bislang aber
keine konkreten Angaben vor, welche Auswirkungen und Entwicklungen die Implementie-
rung von Hilfeplantransfer auf die praktische Arbeit mit sich bringt. Von besonderer Be-
deutung wird dabei sein, welche Erfahrungen und Beobachtungen die sozialpädagogi-
schen Mitarbeiter des Fachdienstes als praktische Anwender mit der IT-gestützten Hilfe-
planung sammeln.
1.2 Zielsetzung der Arbeit
Zweieinhalb Jahre nach Einführung von Hilfeplantransfer im Fachdienst Jugend widmet
sich die vorliegende Arbeit der Frage, welche Auswirkungen die Implementierung von
Hilfeplantransfer auf die Hilfeplanung hat.
Die Erfahrungen der praktischen Anwender sollen zusammen mit den Entwicklungen im
Hilfeplanprozess im Lichte der ursprünglichen Zielsetzung zur Einführung des Verfahrens
betrachtet werden.
1
Aus: Beratungsbüro Römisch: Zusammenfassende Stellungnahme: Kritische Betrachtung zur Entwicklung in
der Jugendhilfe vom 28.04.2005
- 2 -
Eine mögliche Weiterentwicklung der Software soll den praktischen Anforderungen und
Zielvorstellungen aus der Praxis gerecht werden. Hierzu werden zum Abschluss der Ar-
beit Vorschläge und Ideen unterbreitet.
1.3 Aufbau der Arbeit
Im 1. Kapitel wird die Ausgangslage im Fachdienst Jugend des Landkreises Osnabrück
vor Einführung von Hilfeplantransfer beschrieben. Darin werden in Kürze die rechtlichen
Rahmenbedingungen und die bisherige Praxis der Hilfeplanung beschrieben, bevor die
Veränderungsnotwendigkeit aufgezeigt wird. Eine Organisationsberatung durch die Ge-
sellschaft für innovative Sozialforschung und Sozialplanung e.V. (GISS) hatte den Fach-
dienst Jugend und die freien Träger der Jugendhilfe im Hilfeplanprozess bei den Sozial-
pädagogischen Familienhilfen beraten. Die Ergebnisse dieser Arbeit, die für die Software-
entwicklung eine inhaltliche Bedeutung haben, werden in ihren Einzelheiten dargestellt.
Abschließend wird daraus die Notwendigkeit für eine Softwareentwicklung abgeleitet und
die Zielsetzung der Entwicklungsarbeit bestimmt.
Im 2. Kapitel wird die Entstehung von Hilfeplantransfer beschrieben. Dabei wird auf den
Arbeitskreis eingegangen, der zur Begleitung des Vorhabens installiert wurde. Und das
Konzept vorgestellt, das Grundlage für die Softwareentwicklung war und die Zielsetzun-
gen umsetzen sollte. Das Kapitel schließt mit einer Produktbeschreibung von Hilfeplan-
transfer. Darin werden die besonderen Merkmale aufgezeigt, die Hilfeplantransfer von
anderer Jugendamtssoftware unterscheidet.
Im 3. Kapitel werden die Veränderungen und Auswirkungen in der täglichen Arbeit der
Hilfeplanung analysiert, die durch den Einsatz von Hilfeplantransfer ausgelöst wurden.
Anhand von Ergebnissen aus einer Befragung bei den Softwareanwendern und den tat-
sächlichen Entwicklungen nach dem Implementierungsprozess wird untersucht, ob die
Ziele erreicht wurden, die Anlass für die Entwicklung des IT-gestützten Hilfeplanverfah-
rens waren.
Zum Abschluss dieser Arbeit werden im 4. Kapitel Optimierungsvorschläge und Ideen zur
Weiterentwicklung eines IT-gestützten Hilfeplanverfahrens unterbreitet.
- 3 -
2. Ausgangslage im Fachdienst Jugend
2.1 Funktion und Inhalt des Hilfeplanverfahrens
Der Hilfeplan nach § 36 des Achten Sozialgesetzbuch (SGB VIII) ist eingebunden in den
Bereich der ,,Hilfen zur Erziehung". Ein Anspruch auf Hilfen zur Erziehung besteht in dem
Fall, in dem eine dem Wohl des Kindes oder Jugendlichen entsprechende Erziehung nicht
gewährleistet ist und die Hilfe für seine Entwicklung geeignet und notwendig ist (§ 27 Abs.
1 SGB VIII). Drei Voraussetzungen begründen also einen Anspruch des Personensorge-
berechtigten gegenüber dem Träger der öffentlichen Jugendhilfe:
1. Eine dem Wohl des Kindes oder des Jugendlichen entsprechende Erziehung ist
nicht gewährleistet,
2. die Hilfe ist für die Erziehung des Kindes geeignet und
3. notwendig.
Der Gesetzgeber verwendet in § 27 SGB VIII sog. unbestimmte Rechtsbegriffe wie ,,Wohl
des Kindes", ,,erzieherischer Bedarf", ,,geeignet" und ,,notwendig". Diese unbestimmten
Rechtsbegriffe werden wiederum den wertausfüllenden (normativen) Rechtsbegriffen zu-
geordnet.
2
Diese wertausfüllenden Rechtsbegriffe sind dadurch gekennzeichnet, dass sie
bei ihrer Anwendung auf den Sachverhalt höchstpersönlichen Wertungen des Rechtsan-
wenders unterliegen.
Das SGB VIII betont besonders den Leistungscharakter der Jugendhilfe. Dementspre-
chend soll bei der Hilfeplanung keine einseitige Definition der Situation durch die soziale
Fachkraft stattfinden, sondern eine kooperative Situationseinschätzung mit den Betroffe-
nen vorgenommen werden. Durch die ausdrückliche Orientierung am Willen der Betroffe-
nen, die Berücksichtigung ihrer Vorstellungen, Sichtweisen und Interessen bestätigt das
Hilfeplanverfahren die Erziehungsverantwortung der Eltern und stärkt den Subjektstatus
der Betroffenen. Diesem Prinzip folgend wird die gemeinsame Situationsklärung und
deutung durch Kontakt- und Beratungsgespräche zwischen der fallzuständigen sozialen
Fachkraft des Jugendamtes
3
und der Leistungsberechtigten vorgenommen.
Die soziale Fachkraft muss bei der Feststellung des erzieherischen Bedarfs ,,sowohl Per-
sönlichkeit und Verhalten des Kindes als auch Persönlichkeit und Verhalten seiner Famili-
enmitglieder bzw. des engeren sozialen Umfeldes, die Lebensbedingungen und die per-
2
Vgl. Müller-Uri in: Giemulla; Jaworsky; Müller-Uri: Verwaltungsrecht. 6. Auflage. Berlin. Heymanns, 1998.
Buch I. RN 73ff.
3
Begrifflich wird das ,,Jugendamt" im Landkreis Osnabrück als ,,Fachdienst Jugend" bezeichnet. Es wird im
weiteren Verlauf lediglich der Begriff ,,Fachdienst" verwendet.
- 4 -
sonalen und materiellen Ressourcen der Familie zu erkennen suchen".
4
Geklärt werden
muss, welche Probleme (Risiken) bestehen und welche Umstände zu ihnen geführt ha-
ben. Letztlich ist zu prüfen und festzustellen, ob ein erzieherischer Bedarf besteht, der
nicht durch eigene Ressourcen oder denen des sozialen unmittelbaren Umfelds gedeckt
werden kann.
Die zur Hilfeplanung in § 36 SGB VIII festgeschriebenen Regelungen begründen den Be-
darf an fallanalytischen und fallverstehenden Instrumenten und Kompetenzen, um da-
durch einen sinnverstehenden Zugang zu der Biografie, den Lebenswelten und den hand-
lungsleitenden Orientierungen der Kinder, Jugendlichen, jungen Volljährigen (jungen
Menschen) oder der Familie zu finden.
Im Mittelpunkt von Hilfeplanung steht das gemeinsame Erarbeiten von Situations- und
Problemdefinitionen und den daraus resultierenden Handlungsperspektiven.
Das Hilfeplanverfahren hat eine fachliche (in erster Linie sozialpädagogische) und eine
rechtliche Dimension. Es ist nicht nur ein Prozess der Klärung des Hilfebedarfs, der Ver-
ständigung über die geeigneten und notwendigen Hilfen, sowie der damit anzustrebenden
Ziele, sondern fließt auch unmittelbar in das Verwaltungsverfahren ein.
Insoweit kommen dem Hilfeplanverfahren, das den Hilfeprozess eröffnet und ihn auch
beendet, verschiedene Funktionen im Hinblick auf die verwaltungsrechtliche Entschei-
dung zu. Zum einen ist der Hilfeplan die Grundlage für die Entscheidung, Bewilligung und
Durchführung einer Leistung. Werden die jeweiligen Anspruchsvoraussetzungen erfüllt,
werden Hilfen zur Erziehung nach dem SGB VIII gewährt. Zum anderen ist diese verwal-
tungsrechtliche Entscheidung wiederum die Basis für die Umsetzung des Hilfeplanes.
5
2.2 Subjektivität in der sozialpädagogischen Diagnostik
Der Bedarf an Jugendhilfeleistungen wird gemäß § 27 SGB VIII anhand einer konkreten
Bedarfsfeststellung im jeweiligen Einzelfall festgestellt. Um zu einer fachlichen Beurteilung
der Gesamtsituation zu kommen, ist besonders die Analyse der Vergangenheit des jun-
gen Menschen sowie der ganzen Familiensituation in Form einer Entwicklungsanalyse
von Bedeutung. Eine Anamnese ist eine differenzierte Bestandsaufnahme, bei der an-
hand von Befragungen und Gesprächen die Vorgeschichte und die gegenwärtige Lebens-
4
Vgl. Harnach-Beck: Psychosoziale Diagnostik in der Jugendhilfe. 4. Auflage. Weinheim. Juventa-Verlag,
2003. S.384.
5
Vgl. Wiesner, Reinhard: Das Hilfeplanverfahren als Steuerungsinstrument, S. 22 f. in: Sozialpädagogisches
Institut im SOS-Kinderdorf e.V. (Hrsg): Hilfeplanung reine Formsache?. München, SPI-Schriftenreihe, 2005.
- 5 -
situation ergründet werden.
6
Im Rahmen der Hilfeplanung ist die Anamnese ein wesentli-
cher Baustein der psychosozialen Diagnose. In der Anamnese werden alle wichtigen Da-
ten konzentriert und geordnet dargestellt.
7
Mit Ausnahme der Sozialpädagogischen-Diagnose-Tabellen des Bayerischen Landesju-
gendamtes gibt es in der alltäglichen Bestimmungspraxis der Jugendämter keine verbind-
lichen bzw. objektiven Kriterien zur Entscheidung des Sachverhalts.
8
Die Auslegung und Anwendung auf den Sachverhalt erfolgt lediglich anhand einer subjek-
tiven Bewertung der sozialen Fachkraft. Die im Rahmen der Hilfeplanung erstellte Anam-
nese und fachliche Bewertung (Diagnose) werden letztlich mit Hilfe von Erfahrungswissen
und Alltagstheorien sowie durch die eigenen normativen Prägungen der Fachkraft beein-
flusst, insbesondere im Hinblick auf den Grenzbereich von Normalität und Interventions-
bedürftigkeit.
9
Dieses kann zur Folge haben, dass die Entscheidung für eine bestimmte Hilfe (aus dem
Leistungskatalog des SGB VIII) auf eine Diagnose aufbaut, die nicht ausreichend transpa-
rent, systematisch und vom Willen der betroffenen Leistungsberechtigten geleitet ist, son-
dern durch das fachliche Wissen aus dem sozialpädagogischen Studium und Weiterbil-
dungen sowie durch die subjektiven Wertungsmaßstäben der sozialen Fachkraft geleitet
ist.
Ein diagnostisches Verfahren sollte daher gewährleisten, dass eine fachlich systemati-
sche Interpretation des Falles erfolgt, die allen Beteiligten transparent und plausibel ge-
macht wird.
2.3 Grundzüge des Hilfeplanverfahrens (vor der IT-Unterstützung)
Der Prozess der Hilfeplanung wurde im Fachdienst Jugend beim Landkreis Osnabrück
(Fachdienst) bereits vor einigen Jahren durch eine Organisationsberatung der ISS Frank-
furt untersucht und anhand der erarbeiteten Optimierungsvorschlägen standardisiert. Eine
weitgehende Vereinheitlichung der Dokumentation bei der Fallbearbeitung war das Er-
gebnis der Beratung. Die Gliederung des Hilfeplans wurde nach einer geringfügigen Modi-
fizierung auf Basis der Kategorien ,,Sozialpädagogischen Diagnose-Tabellen" des BLJA
strukturiert. Der Hilfeplan des Einzelfalls wurde dann auf Grundlage der gesammelten
Informationen unter Beachtung der ,,formal vorgeschriebenen Gliederung" diktiert und von
einer Schreibkraft in Fließtext dokumentiert.
6
Vgl. Osten: Die Anamnese in der Psychotherapie. 2. Auflage. München. Ernst-Reinhardt-Verlag, 2000.
7
Vgl. Janssen: Arbeitshilfe für die Praxis im Jugendamt. Band 2. Erfurt. Deutscher Kommunalverlag, 1995
8
Vgl. Bayerisches Landesjugendamt: Sozialpädagogische Diagnose. Arbeitshilfe zur Feststellung des erzie-
herischen Bedarfs. Unter: URL: http://www.sozialpaedagogische-diagnostik.de/hintergrund.htm, (Stand:
24.04.2006 14:58)
9
Vgl. Lammerding; Erzberger: Sozialpädagogische Diagnostik im Hilfeplanverfahren. NDV 2006. S.116.
- 6 -
2.4 Zusammenarbeit mit den freien Trägern
Gemäß dem Grundsatz ,,Vorrang der freien vor der öffentlichen Jugendpflege" sowie dem
autonomen Betätigungsrecht der freien Jugendhilfe existiert im Zuständigkeitsbereich des
Landkreises Osnabrück eine institutionelle Trennung im Arbeitsfeld der Hilfen zur Erzie-
hung: Der Fachdienst ist für die Hilfeplanung und Hilfegewährung zuständig, die Hilfe-
durchführung obliegt den Trägern der freien Jugendhilfe (freie Träger).
Die Zusammenarbeit zwischen dem Fachdienst und den freien Trägern wird durch die im
SGB VIII verankerten Leitlinien bestimmt. Im Landkreis Osnabrück besteht neben der
gesetzlich vorgesehenen Form der Arbeitsgemeinschaft nach § 78 SGB VIII (Kinder- und
Jugendarbeit, Familienförderung, Erziehungshilfen usw.) eine partnerschaftliche Zusam-
menarbeit.
Das schwierige Thema der Haushaltskonsolidierung hat sich zum Teil deutlich auf die
freie Jugendhilfe ausgewirkt. In Kooperation mit den freien Trägern konnten anstehende
Reduzierungen teilweise aufgefangen und die Angebote für Kinder- und Jugend oder Er-
ziehungshilfen in bewährter Qualität aufrechterhalten werden.
2.5 Umstellung von der Fachleistungsstunde auf die Fallpauschale
2.5.1 Ein Beitrag zur Haushaltskonsolidierung des Kreishaushalts
Die Kostenentwicklung im Budget 3 Jugendhilfe hat in den Jahren von 1991 bis ein-
schließlich 2003 zu einer Verdreifachung von 10,4 Millionen Euro auf 33,9 Millionen Euro
geführt.
10
In diesem Zeitraum ist neben einem linearen Anstieg der Fallzahlen festzustel-
len, dass die individuellen Kosten pro Fall kontinuierlich gestiegen sind. Die Hilfen zur
Erziehung, insbesondere die voll- und teilstationären Hilfen, verursachen die mit Abstand
höchsten Kosten. Die ambulanten Hilfen rufen parallel zu dieser Gesamtentwicklung al-
lerdings auch einen nicht unwesentlichen Kostenanteil von 5.159.800 Euro im Jahr 2002
und 4.419.300 Euro im Jahr 2003 hervor.
11
Restriktive Sparmaßnahmen durch Einrich-
tung von Projekten, Veränderungen bei einzelnen Hilfearten waren flächendeckend gebo-
ten.
12
Im Rahmen der Haushaltskonsolidierung des Kreishauhalts in 2004 wurde im Bereich der
ambulanten Hilfen die Abrechnung auf Basis von tatsächlich geleisteten Fachleistungs-
stunden der Leistungsanbieter durch die Einführung einer Fallpauschale ersetzt. Durch
10
Vgl. Landkreis Osnabrück: Konzept zu: Das Osnabrücker Modell für Jugendhilfe (OsMoJug). Osnabrück,
2004. S.4.
11
Vgl. Landkreis Osnabrück: Der Jahresbericht 2004 des Landkreises Osnabrück. Osnabrück, 2004. S.135.
12
Vgl. Landkreis Osnabrück: Konzept zu: Das Osnabrücker Modell für Jugendhilfe (OsMoJug). Osnabrück,
2004. S.4.
- 7 -
diese Umstellung wurde u.a. eine Kostenbegrenzung von 90 % der betroffenen Hilfen in
der kostenintensivsten ambulanten Hilfe, der Sozialpädagogischen Familienhilfe, mit
1.000,00 Euro/monatlich beschlossen. Gleichzeitig wurde eine Obergrenze für die Bewilli-
gungsdauer einer Hilfeleistung von maximal einem Jahr eingeführt. Abweichungen von
diesen Rahmenbedingungen sind lediglich in begründeten Ausnahmefällen für zulässig
erklärt worden.
Durch die Umstellung auf die Fallpauschale sollten die durchschnittlichen Kosten pro Fall
und Jahr um über 2.000,00 Euro reduziert werden.
13
2.5.2 Neuausrichtung der Zusammenarbeit mit den freien Trägern
Die generellen Rahmenbedingungen zur Fallpauschale wurden nicht nur von den sozialen
Fachkräften
14
aus der Fachabteilung ,,Erziehungs- und Beratungshilfen" begrüßt, sondern
die Einführung der Fallpauschale fand auch bei den freien Trägern überwiegend ein posi-
tives Echo. Die Finanzierungsregelung über einen Pauschalbetrag eröffnet dem Träger
der Maßnahme eine größere Freiheit bei der Ausgestaltung der Hilfen sowohl im inhaltli-
chen und zeitlichen Rahmen als auch im Einsatz von speziellen Professionen.
Für den Fachdienst, der als Inhaber des Wächteramts letztlich die zuständige Institution
für Hilfeleistung ist, bedeutet es einerseits ein Loslassen vom Hilfefall und eine Abgabe
von Verantwortung, andererseits ein ,,Nicht-aus-den-Augen-Verlieren" des Hilfefalls.
Es galt daher für beide Seiten eine verlässliche Struktur im Hilfeplanungsprozess zu
schaffen, die Freiheiten in der Arbeit ermöglicht und gleichzeitig die Wahrnehmung der
Verantwortung sicherstellt.
13
Vgl. Landkreis Osnabrück: Konzept zu: Das Osnabrücker Modell für Jugendhilfe (OsMoJug). Osnabrück,
2004. S. 34f.
14
Es sind immer sowohl die weibliche und männliche Personenformen gemeint, wenn aus sprachlichen
Gründen nur die männliche Form der Anrede gewählt ist. Diese Vereinfachung dient ausschließlich der besse-
ren Lesbarkeit.
- 8 -
3. Hilfeplanprozess - Ablauf der Hilfen zur Erziehung im Landkreis
Osnabrück
Das Hilfeplanverfahren setzt sich aus mehreren Phasen zusammen.
Problem
wird bekannt
Beratung
Anamnese
Fallbesprechung
mit Festlegung
der Hilfeart
Übergabe an Träger
(Ziele des
Jugendamtes)
Rückmeldung
der konkretisierten
Ziele
Hilfeplan-
fortschreibung
Abschluss/
Abbruch
Nachhaltigkeit
allgemeine Ziele
(keine definitive
Festlegung der Hilfeart)
8 Wochen
Jugendamt
freier Träger
fallführender
Sozarb.
Problem
wird bekannt
Beratung
Anamnese
Fallbesprechung
mit Festlegung
der Hilfeart
Übergabe an Träger
(Ziele des
Jugendamtes)
Rückmeldung
der konkretisierten
Ziele
Hilfeplan-
fortschreibung
Abschluss/
Abbruch
Nachhaltigkeit
allgemeine Ziele
(keine definitive
Festlegung der Hilfeart)
8 Wochen
Jugendamt
freier Träger
fallführender
Sozarb.
Abbildung 1: Das Hilfeplanverfahren in den einzelnen Phasen (aus Protokoll der Arbeitssitzung ,,Übergabe
eines Auftrages an die Träger der Familienhilfe" des Kreisjugendamtes Osnabrück vom 22.05.2003)
3.1 Ressourcen- und Bedarfsanalyse durch Beratung im Vorfeld
Die Arbeit der sozialen Fachkräfte des Fachdienstes beginnt in der Regel mit einer Mel-
dung hinsichtlich bestimmter Risiken, die möglicherweise eine Hilfe nach dem SGB VIII
erfordern. Zunächst muss jedoch durch Beratungsgespräche geklärt werden, ob sich die
eingegangene Meldung überhaupt zu einem Hilfefall entwickelt. Bei einer Vielzahl von
Meldungen ist dies nicht der Fall, hier reicht eine fachliche Beratung der Adressaten aus,
um eine Aufklärung der Situation zu erreichen.
Ziel der Beratungen im Vorfeld von Hilfen zur Erziehung ist es, dass die Fachkräfte ge-
meinsam mit den Beteiligten zu einer Problemeinschätzung kommen, die Ratsuchenden
entsprechend beraten und Problemlösungsschritte entwickeln.
Die Beratung im Vorfeld soll Selbsthilfe fördern und Hilfe zur Erziehung vermeiden helfen.
Werden bei der Beratung im Vorfeld aber Tatsachen bekannt, die einen erzieherischen
Bedarf im Sinne der §§ 27 ff SGB VIII oder einen Eingliederungshilfebedarf nach § 35a
SGB VIII sowie eine Hilfe für junge Volljährige nach § 41 SGB VIII begründen, so muss
mit der Hilfeplanung begonnen werden.
3.2 Hilfeplanaufstellung und Zieldefinition
3.2.1 Die Anamnese Eine strukturierte Informationssammlung
Wenn bei der Eingangsberatung deutlich wurde, dass die vorhandenen Risiken nur mit
einer sozialpädagogischen Intervention bearbeitet werden können, muss eine systemati-
sche Informationssammlung beginnen, die im Hilfeplan gebündelt wird.
- 9 -
Aufgrund der grundlegenden Bedeutung des Hilfeplans bei der Gewährung von Hilfen zur
Erziehung, sollten darin alle Informationen aufgenommen werden, die für die Definition
der zu erreichenden Ziele und für die Gewährung der Hilfeleistung benötigt werden.
Die Anamnese dient der Klärung der individuellen Situation und der Entscheidung über
die Hilfe. Die soziale Fachkraft soll den genauen erzieherischen Bedarf abklären und nach
Durchführung der Anamnese einen Entscheidungsvorschlag zur Fragestellung, ob und in
welcher Form ein erzieherischer Bedarf vorliegt, unterbreiten können.
Damit eine Informationssammlung den Charakter ,,systematisch" beanspruchen kann,
muss dieser ein System zugrunde liegen.
3.2.2 Diagnose-Tabellen des Bayerischen Landesjugendamtes
Das Bayerische Landesjugendamt (BLJA) hat 2001 für die Praxis der Jugendämter sowie
für Einrichtungen und Dienste der Jugendhilfe eine Arbeitshilfe mit Diagnosekriterien für
die Feststellung eines erzieherischen Bedarfs im Aufgabenbereich der Hilfen zur Erzie-
hung veröffentlicht.
15
Die Sozialpädagogischen Diagnose-Tabellen wurden vom BLJA in
einem einjährigen Entwicklungsprozess mit Fachkräften aus verschiedenen Praxisfeldern,
insbesondere der Bezirkssozialarbeit, und mit Wissenschaftlern und Fachärzten erarbei-
tet. Dabei wurden Erkenntnisse aus der entwicklungspsychologischen Forschung und
klinischer Praxis und die Erfahrungen und Erkenntnisse der praktizierenden Sozialpäda-
gogen gesammelt, systematisiert und für die Anwendung in der Praxis strukturiert.
16
Die Diagnosetabellen bestehen aus 221 Merkmalen, die in Kategorien und Unterkatego-
rien (Familie, Umfeld, Bildung, Freizeit, usw.) gegliedert sind. Die Unterkategorien weisen
Risiken und Ressourcen auf, die weiter über Items differenziert wurden. Unter dem Begriff
Item wird eine als Frage oder Urteil formulierte Aussage verstanden, zu der eine Zustim-
mung oder Ablehnung erteilt werden kann.
17
In den Diagnosetabellen werden Items als
Merkmale mit standardisierten Beobachtungsaussagen verwendet.
3.2.3 Bedeutung der Diagnose-Tabellen für die Praxis des Fachdienstes
Bereits vor der Neustrukturierung wurden die Kategorien als Schema für die Hilfeplanung
eingebunden. Auf die Verwendung der Items wurde dagegen verzichtet, da diese auf-
15
Vgl. Bayerisches Landesjugendamt, Sozialpädagogische Diagnose Arbeitshilfe zur Feststellung des er-
zieherischen Bedarfs, München, 2001. S.7 ff.
16
Vgl. Hillmeier, Hans: Sozialpädagogische Diagnose. in: Bayerisches Landesjugendamt BLJA Mitteilungs-
blatt (MittBl). München, Mai/Juni 2003 Nr.3. S.2
17
URL: http://www.wiso.uni-koeln.de/wisopsy/studium/folienss03/text_20.05.03.pdf (29.06.2006, 20:17 Uhr);
URL: http://www.uni-konstanz.de/FuF/SozWiss/fg-soz/bargel/Glossar/I/item.htm (29.06.2006; 20:20 Uhr)
- 10 -
grund der Fülle kaum zu bearbeiten schienen und eine Einbindung in eine Textverarbei-
tung nicht praktikabel umsetzbar war.
Bei der Neustrukturierung bekam die Arbeitshilfe des BLJA nochmals eine andere Bedeu-
tung und sollte nicht nur eine Orientierungshilfe bei der Struktur der Anamnese sein, son-
dern war ein wesentlicher Impulsgeber zum Aufbau eines IT-gestützten Hilfeplanverfah-
rens für die Bezirkssozialarbeit.
Die Aufteilung der Betrachtungsebenen in Risiken und Ressourcen über die Erziehungs-
und Entwicklungsbedingungen des jungen Menschen schien ein richtungweisender An-
satz zu sein. Eine zielausgerichtete Jugendhilfeleistung, die eine intersubjektive Nachvoll-
ziehbarkeit der Zieldefinition ermöglicht und eine Kontrolle über die Zielerreichung im spä-
teren Verlauf der Hilfe, war auf Grundlage dieses Modells aber noch nicht berücksichtigt
worden.
Die Verwendung der Diagnose-Tabellen ließ damit die Frage offen: Wie können die zu
verfolgenden Ziele in der Hilfe zur Erziehung aus der Anamnese abgeleitet und die Errei-
chung dieser Ziele auch kontrolliert werden?
3.2.4 Erweiterung der Betrachtungsebenen
Die Anamnese sollte die Grundlage zur Definition von Zielen sein. Aus den dort beschrie-
benen Risiken sollten sich Ziele ableiten lassen. Da Risiken nicht automatisch zu Verän-
derungen aufrufen, sollte eine Einschätzung über den Handlungsbedarf erfolgen. Damit
soll verhindert werden, dass an Risiken gearbeitet wird, für die jedoch keine (Ziel-) Verän-
derung als notwendig erachtet oder von Seiten der Betroffenen gewünscht wird. Wird aber
ein Handlungsbedarf festgestellt, so muss auch ein Veränderungsziel angegeben werden.
Die Betrachtungsebenen hinsichtlich vorhandener Risiken und Ressourcen wurden daher
um die Bereiche des Handlungsbedarfs und der Ziele erweitert. Daneben sollte eine Be-
schreibungsebene existieren, die häufig zum Verständnis des Falles notwendig ist.
Selbstverständlich ist es häufig so, dass es bereits bei der Anamnese Vorüberlegungen
über die Hilfeart seitens der fallzuständigen Fachkraft gibt. Allerdings sollte die Wahl der
genauen Hilfeart innerhalb dieser Phase unberücksichtigt bleiben, denn die Ziele sollen
noch nicht mit Blick auf eine bestimmte Jugendhilfemaßnahme formuliert werden.
Erst nachdem alle Informationen Risiken, Ressourcen und Ziele ermittelt sind, sollte auf
dieser Grundlage im Rahmen der Fallbesprechung über die konkrete Hilfeart entschieden
werden.
- 11 -
Für die Anamnese bedeutet dieser Blickwinkel, dass der diagnostische Prozess struktu-
riert durchgeführt werden muss. Erst eine entsprechende Struktur stellt sicher, dass für
die Zieldefinition und die Hilfeartentscheidung die benötigten Informationen zur Verfügung
stehen. Die existierende Gliederung des Hilfeplans sollte dabei weiterhin als Leitfaden der
Anamnese dienen.
Die Anamnese erfährt in der bis dahin angewendeten Form strukturierende Einschübe
unter Beibehaltung der vorhandenen Kategorisierung. Eine optische Veränderung, erfuhr
der Hilfeplan in der Weise, dass er vom ,,reinen Fließtext" in eine ,,tabellarische Darstel-
lung" umgewandelt wurde. Jeder Themenblock (2. Ordnung) erhielt folgende Strukturie-
rungshilfe.
Evtl. Sichtweise der Betroffenen (Wünsche, Ziele)
dringlich teils/teils kein
Bemerkung
Bemerkung
Bemerkung
Ziel
Handlungsbedarf
Ressource
Risiko
Beschreibung
Evtl. Sichtweise der Betroffenen (Wünsche, Ziele)
dringlich teils/teils kein
Bemerkung
Bemerkung
Bemerkung
Ziel
Handlungsbedarf
Ressource
Risiko
Beschreibung
freie Felder
feste Felder
1
1
2
2
3
3
4
4
7
7
6
6
8
8
5
5
Abbildung 2: Strukturierung der Anamnese (aus Protokoll der Arbeitssitzung ,,Übergabe eines Auftrages an die
Träger der Familienhilfe" des Kreisjugendamtes Osnabrück vom 22.05.2003)
Die Tabelle ist in feste und freie Felder aufgeteilt. Hinter den festen Feldern sollten stan-
dardisierte Antworten hinterlegt werden, die z.B. durch sog. Pull-down-Menüs nur noch
durch Anklicken eingefügt werden müssen. Bei den Risiken und Ressourcen (Feld o und
p) sollte auf die Items des BJLA zurückgegriffen. Bei den Zielen (Feld q) müsste noch
eine eigene Vorschlagliste von Items definiert werden. Die freien Felder ermöglichen die
Eingabe von Fließtext in beliebiger Länge. Im Feld j können kurze Beschreibungen zum
Thema abgegeben werden und im Feld m können die Ziele konkretisiert bzw. näher erläu-
tert werden. Auch ist die Eingabe weiterer Ziele möglich. In den Feldern k und l können
Risiken und Ressourcen beschrieben bzw. weiter ausgeführt werden und im Feld n kön-
nen Wünsche und Ziele der Betroffenen notiert werden. Im Feld ,,Handlungsbedarf" ist
anzugeben, ob hier Hilfe für notwendig erachtet wird.
- 12 -
In der nächsten Abbildung wird über ein Beispiel aus einem existierenden Hilfeplan die
Eintragung erläutert:
Abbildung 3: Beispiel für eine strukturierte Eingabe in der Kategorie ,,5. Integration 5.3 Bildung". (In Anleh-
nung: aus Protokoll der Arbeitssitzung ,,Übergabe eines Auftrages an die Träger der Familienhilfe" des Kreis-
jugendamtes Osnabrück vom 22.05.2003)
Über die Beschreibung und die Angabe des Risikos wird ein Handlungsbedarf festgestellt
und ein Ziel für die Arbeit mit dem Leistungsberechtigten formuliert. Es sind noch weitere
Bemerkungen angegeben, unter anderem auch eine Ressource, die für die Arbeit an dem
Ziel möglicherweise genutzt werden kann.
Die Anamnese ist konsequent nach diesem Muster durchstrukturiert. Unter jedem Thema
ist ein entsprechendes Feld auszufüllen wobei lediglich die Kategorien bearbeitet wer-
den müssen, die für die Bedarfsfeststellung und Hilfeplanung relevant sind. Bereiche, die
für die Fallbearbeitung unerheblich sind, bleiben unbearbeitet, d.h. ohne Einträge.
Die Aussagen zu den Risiken, Ressourcen und Zielen bilden später neben der fachlichen
Bewertung der sozialen Fachkraft den Hilfeplan.
3.3 Fachliche Bewertung der fallzuständigen Fachkraft
Die in der Anamnese gesammelten Informationen werden von der fallzuständigen Fach-
kraft fachlich bewertet.
Evtl. Sichtweise der Betroffenen (Wünsche, Ziele)
Regelmäßigen
Schulbesuch und
Aufgabenhilfe
organisieren
dringlich teils/teils kein
Die Leistungen der
Tochter sind gut
Die Leistungen des
Sohnes sacken seit
sechs Monaten stark
ab
Der Sohn der Familie
geht in die 4., die
Tochter in die 3.
Klasse der
Grundschule am Ort
Mutter möchte unbedingt, dass der Sohn versetzt wird
Verbesserung der
schulischen
Leistungen
Das Kind findet keine
Unterstützung zur
Verbesserung seiner
Leistungen
Bemerkung
Bemerkung
Bemerkung
Ziel
Handlungsbedarf
Ressource
Risiko
Beschreibung
Evtl. Sichtweise der Betroffenen (Wünsche, Ziele)
Regelmäßigen
Schulbesuch und
Aufgabenhilfe
organisieren
dringlich teils/teils kein
Die Leistungen der
Tochter sind gut
Die Leistungen des
Sohnes sacken seit
sechs Monaten stark
ab
Der Sohn der Familie
geht in die 4., die
Tochter in die 3.
Klasse der
Grundschule am Ort
Mutter möchte unbedingt, dass der Sohn versetzt wird
Verbesserung der
schulischen
Leistungen
Das Kind findet keine
Unterstützung zur
Verbesserung seiner
Leistungen
Bemerkung
Bemerkung
Bemerkung
Ziel
Handlungsbedarf
Ressource
Risiko
Beschreibung
5. Integration
5.3 Bildung
- 13 -
3.4 Entscheidung über die Hilfeart in der Fallbesprechung
Die Anamnese und die fachliche Bewertung der fallzuständigen Fachkraft dienen der Vor-
bereitung zur Entscheidung über eine Jugendhilfemaßnahme.
Die Fallbesprechung ist grundsätzlich ein offener Prozess, auch wenn Ziele bereits bei
der Anamnese formuliert wurden und Vorschläge für Hilfearten existieren. Die festgestell-
ten Risiken und die sich dadurch ergebenen Grobziele sowie die (fehlenden) Ressourcen
sind eine Grundlage zur Hilfeauswahl und deren Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten in
der Fallbesprechung.
Prinzipiell können aufgrund von Diskussionen neue Ziel formuliert bzw. vorhandene Ziele
modifiziert werden. Diese Änderungen sind dann bei der Zieldefinition in der Anamnese
vorzunehmen. Am Ende der Fallbesprechung sollten die Beteiligten in aller Regel eine
Feststellung über die Notwendigkeit und die Geeignetheit der Hilfeart für den jungen Men-
schen bzw. die Familie treffen.
Die Fallbesprechung dient der Bestätigung der Fachlichkeit der vorgeschlagenen Ziele
und der Klärung von Unsicherheiten. An der Fallbesprechung nehmen die fallzuständige
Fachkraft, eine weitere soziale Fachkraft, die Leitung der Regionalgruppe und der zustän-
dige Sachbearbeiter der wirtschaftlichen Jugendhilfe. Sollte die Einbeziehung weiterer
Fachkräfte erforderlich sein, sind diese im Einzelfall zu beteiligen.
Das Ergebnis der Fallbesprechung ist zu dokumentieren und den Beteiligten des Fach-
dienstes als Protokoll auszuhändigen.
3.5 Gestaltung der Hilfe
3.5.1 Anpassung der Kooperationsstrukturen zwischen Fachdienst und freien Trä-
gern nach einer Studie der GISS
3.5.1.1 Hintergrund der GISS-Studie.
Die Umstellung von der Fachleistungsstunde auf die Fallpauschale im Bereich der Sozial-
pädagogischen Familienhilfe (SPFH) bedeutet nicht nur für die sozialen Fachkräfte im
Fachdienst ein Umdenken, sondern genauso für die Fachkräfte bei den freien Träger der
Maßnahmen ist eine weitgehende Umstellung und Umorientierung der Arbeit erforderlich.
Beide Seiten sind gezwungen worden, ihre Arbeitsbeziehungen neu zu ordnen, wenn der
Erfolg der Jugendhilfemaßnahmen nicht durch Informations- und Gestaltungsfehler ge-
fährdet werden soll.
Aus diesem Grund wurde von Mai 2003 bis September 2004 im Fachdienst eine Prozess-
optimierung zur Strukturierung der SPFH durch die Gesellschaft für innovative Sozialfor-
schung und Sozialplanung e.V. (GISS) durchgeführt. Aufgrund der unterschiedlichen Ver-
zahnungen zwischen Fachdienst und freien Trägern, sind in den Strukturierungsprozess
- 14 -
gleichermaßen beide Seiten einbezogen worden. Die Veränderungen im Prozess konnten
nur dann reibungslos funktionieren, wenn eine gemeinsame Andockung der Strukturen
gelingen würde.
Die Studie fokussierte überwiegend den Bereich der freien Träger. Daher wird an dieser
Stelle lediglich auf die Arbeitsfelder eingegangen, die die Zusammenarbeit mit dem Fach-
dienst betreffen. Die internen Arbeitsabläufe der freien Träger, die für die Zusammenar-
beit mit dem Fachdienst nicht relevant sind, bleiben außen vor.
3.5.1.2 Ziel der GISS-Studie
Das Ziel der Strukturierungsarbeit war die Herstellung eines abgestimmten Vorgehens bei
der Ermittlung des Hilfebedarfs, der Zielformulierung, der Dokumentation der Hilfe und der
Kontrolle der Zielerreichung.
Im Zentrum der Optimierungsüberlegungen standen Bereiche, in denen der Fachdienst
und die freien Träger zusammenwirken.
Die Umstrukturierung sollte unter den Maximen ,,klar definierter Arbeitsschritte", ,,transpa-
renter Kommunikationsstrukturen", ,,praxisnahes Handling von Arbeitsmaterialien", ,,einfa-
ches und effektives Dokumentationssystem" sowie ,,kontinuierlicher Zielverfolgung"
durchgesetzt werden. Vor allem eine Konzentration auf das wirklich Notwendige und eine
Verhinderung von Doppelarbeit bei der Falldokumentation sollte die Arbeit prägen. Eine
weitere die Strukturierung leitende Überlegung war, dass die Dokumentation dann vorge-
nommen werden soll, wenn die Ereignisse diese verlangen und nicht im Nachhinein quasi
retrospektiv. Dies war in der Vergangenheit vor allem im Berichtswesen der Fall, wenn
zum Ende einer Hilfe aus den eigenen Aufzeichnungen der Fall zeitaufwändig konstruiert
wurde.
18
In der GISS-Studie haben Vertreter des Fachdienstes und der freien Träger in Begleitung
eines Mitarbeiters der GISS effektive Arbeits- und Dokumentationsformulare zur Quali-
tätssicherung im Prozess der Hilfedurchführung entwickelt, die im Hilfeplanungsprozess
fest verankert und inhaltlich auf die notwendigsten Informationen reduziert wurden. Die
Formulare wurden so strukturiert, dass sie den Erfordernissen des Adressaten entspra-
chen und dadurch eine doppelte Dokumentationsarbeit vermieden.
18
Vgl. Erzberger: Abschlussbericht zu: Sozialpädagogische Familienhilfe im Landkreis Osnabrück. Bremen,
2004. S.4.
- 15 -
Zwar war die Strukturierungsarbeit zunächst auf die SPFH fokussiert gewesen, letztend-
lich konnten die Ergebnisse der Studie jedoch überwiegend auf alle anderen Hilfen zur
Erziehung ausgeweitet werden. So ist die Hilfeplanerstellung im Fachdienst nicht speziell
auf die SPFH ausgerichtet, sondern ist im Hinblick auf die Installation von Hilfen in Famili-
en offen für alle Maßnahmen nach § 27 SGB VIII.
3.5.2 Kooperation im Hilfeverlauf
Die freien Träger haben die bewilligte Hilfe entsprechend der im Hilfeplan festgelegten
Ziele umzusetzen, ansonsten sind sie in ihren Entscheidungen zur konkreten Durchfüh-
rung der Hilfe frei. Dieses schließt die Anwendung von Methoden, den Aufwand an Zeit
und die Einbeziehung anderer Fachkräfte ein. Einzig zentraler Teil der Hilfedurchführung
ist die Arbeit an den vereinbarten Zielen.
Damit der freie Träger darüber informiert ist, welche Ziele bei der Arbeit mit den Leis-
tungsberechtigten zu verfolgen sind, ist als ein besonderer Bestandteil des Hilfeplans eine
,,Zielvereinbarung" (siehe Punkt 2.5.3) zwischen Fachdienst und freien Trägern abzu-
schließen. In der Hilfedurchführung ist eine Hilfeplanfortschreibung grundsätzlich sechs
Monate nach Beginn der Maßnahme vorgesehen. Zwei Wochen vor dem Termin der Fort-
schreibung sendet der Träger einen ,,Kombibogen" (siehe Punkt 2.6.2) mit den notwendi-
gen Informationen und die ,,Zielerreichung" (siehe Punkt 2.6.1) an den Fachdienst. Beide
Unterlagen dienen als Gesprächsgrundlage. Tritt vor dem planmäßigem Hilfeplange-
spräch ein wichtiges Ereignis ein, soll der Mitarbeiter des freien Trägers den Fachdienst
durch eine ,,Zwischenmeldung" (siehe Punkt 2.6.4) über das Ereignis informieren. Als Fol-
ge eines solchen Ereignisses kann gleichzeitig ein außerplanmäßiges Hilfeplangespräch
beantragt werden.
19
3.5.3 Zielvereinbarung als Kontrakt zwischen Fachdienst und freien Trägern
Die Definition von Zielen, die bei der Hilfedurchführung, möglichst erreicht (zumindest
verfolgt) werden sollen, ist im Rahmen der Hilfeplanung von entscheidender Bedeutung.
Verfügt der der freie Träger über freie Kapazitäten, übergibt der Fachdienst die Zielver-
einbarung zusammen mit dem Hilfeplan an den freien Träger. Allerdings kann die Zielver-
einbarung bereits bei Anfrage an den Träger übermittelt werden. Der freie Träger kann
anhand der Zielvereinbarung die Hilfeleistung fallgenau einschätzen und an dieser Stelle
19
Vgl. Erzberger: Abschlussbericht zu: Sozialpädagogische Familienhilfe im Landkreis Osnabrück. Bremen,
2004. S.6.
Ende der Leseprobe aus 120 Seiten
- nach oben
Details
- Arbeit zitieren
- , 2006, Implementierung einer IT-gestützten Hilfeplanung im Fachdienst Jugend des Landkreises Osnabrück, Hamburg, Bedey Media GmbH, https://www.diplom.de/document/225201
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