ID 4703
Schneider, Andreas: Wissensmanagement bei einem Automobilzulieferbetrieb: Exemplarische
Entwicklung eines Intranet-Portals / Andreas Schneider -
Hamburg: Diplomica GmbH, 2001
Zugl.: Nürnberg, Fachhochschule, Diplom, 2001
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Andreas Schneider (DT8)
Wissensmanagement bei einem
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Automobilzulieferbetrieb;
exemplarische Entwicklung
eines Intranet-Portals
Inhalt
1 Einführung/Aufgabenstellung
3
2 Begriffsklärung
4
2.1 Was ist Knowledgemanagement
4
2.2 Was ist Contentmanagement
7
3 Anforderungen/Bedarf
10
3.1 Anforderungen
10
3.2 Hard- und Software-Bedarf
11
4 Komplett-Lösungen
13
4.1 Hyperwave Information Portal
14
4.2 Community Engine
16
4.3 Intrexx
18
4.4 Fazit
21
5 Entwicklungshilfen für Web-Anwendungen
23
5.1 SilverStream 2.02
27
5.2 Tango Enterprise 3.52
29
5.3 Cold Fusion 4.5
31
5.4 Fazit
34
6 Anforderungsdefinition/Oberflächenprototyp
36
6.1 Anforderungsdefinition
36
6.2 Oberflächenprototyp
43
7 Architektur
47
7.1 Software-Architektur
47
7.2 Datenbankarchitektur
48
7.2.1 Modellierungssprache
50
7.2.2 Informationssammlung
52
7.2.3 Datenmodell/Strukturierung der Information
55
7.3 Hardware-Architektur
56
8 Entwurf
58
8.1 Software-Entwurf
58
8.1.1 Verwaltung der Auswahllisten
58
8.1.2 Erzeugung und Darstellung einer dynamischen Baumstruktur
in der Navigationsleiste
59
8.1.3 Benutzerverwaltung
62
8.1.4 DVA-Workflow
65
8.1.5 FAQ-Workflow
66
8.2 Datenbankentwurf
67
8.2.1 Aufbau der Datenbanktabellen
67
8.2.2 Datentypen
71
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exemplarische Entwicklung
eines Intranet-Portals
9 Implementierung
72
9.1 Programmierrichtlinien
72
9.1.1 Projekt-Verzeichnisstruktur
72
9.1.2 Namensgebung
72
9.1.3 Kommentierung
73
9.1.4 Formatierung
74
9.1.5 Beispiel
75
9.2 Anmerkung zur Realisierung
76
10 Zusammenfassung
78
11 Danksagung
79
12 Literaturverzeichnis
80
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exemplarische Entwicklung
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1 Einführung/Aufgabenstellung
Im Rahmen der Diplomarbeit soll ein Intranet-Portal für den IT-Bereich des
Unternehmens erstellt werden. Dabei sollen unter anderem ein Projektreporting und
notwendige Informationsdienste zum Bereich ,,Personal Computer" gestaltet werden.
Projektreporting sieht vor allem die zentrale Bereitstellung und Bearbeitung von
Projektdokumentationen und der Projektterminpläne im Intranet vor. Mithilfe des
Portals sollen die Mitarbeiter des IT-Bereiches wichtige Informationen zentral
abrufen, aber auch auf einfachem Wege selbst publizieren können.
Informationsdienst ,,Personal Computer" beinhaltet die Einrichtung von
Informationsforen wie z.B. ,,NewsGroups" und ,,FAQ", die zum
Informationsaustausch zwischen den PC-Anwendern und dem IT-Bereich dienen
sollen. Damit trägt das Portal dazu bei, unternehmensspezifische Probleme lösen zu
helfen.
Die Frage danach, ob ein kommerzielles Contentmanagementsystem eingesetzt und
an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden soll oder eine eigene
Software-Lösung implementiert werden muss, soll erst im Laufe der Analysephase
(Recherche und Bewertung) beantwortet werden. Die obengenannten Aufgaben
und Probleme sollen dann mit geeigneten Mitteln gelöst werden.
Die Arbeit umfasst zunächst Recherche, Bewertung und gegebenenfalls Auswahl
der notwendigen Softwaretools unter Berücksichtigung der gegebenen IT-
Infrastruktur. Falls keine kommerziellen Tools verfügbar sind, soll die praktische
Umsetzung des Intranet-Portals und sowie die Erarbeitung der notwendigen
Organisationsrichtlinien erfolgen.
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exemplarische Entwicklung
eines Intranet-Portals
2 Begriffsklärung
Bevor man zu der praktischen Umsetzung eines Knowledgemanagementsystems
übergeht, soll im folgenden die Frage ,,Was ist eigentlich Wissensmanagement?"
geklärt werden.
2.1 Was ist Knowledgemanagement?
,,Gewußt wie!", ,,Wissen ist Macht", ,,Wenn das Unternehmen wüßte, was es weiß!",
,,Die Halbwertzeit von Wissen wird immer kürzer!" diese Aussagen umreißen
Erfahrungen im Umgang mit Wissen, die Unternehmen und die Menschen in den
Unternehmen immer intensiver machen. Wo es früher noch möglich war,
Wissenslücken durch Intuition zu schließen, wird dies heute bereits gefährlich. Ein
systematischeres Vorgehen ist selbst für kleine Unternehmen überlebenswichtig
geworden.
Trotz allem werden zuverlässigen Studien
1
zufolge nur zwischen 20 und 40% des
vorhandenen Wissenspotentials ausgeschöpft. Damit liegt eine der wichtigsten
Ressourcen des Unternehmens, der "Rohstoff" seiner Zukunft, überwiegend brach.
Im Umgang mit sich schnell weiterentwickelnden technischen Möglichkeiten und
Lösungen, mit immer neuen Marktanforderungen kommt es darauf an, schnell zu
wissen, wie man damit umgeht, wie man Wissensvorsprung nutzen kann, um einen
Wettbewerbsvorsprung daraus zu machen, und wie man sicherstellt, dass das an
unterschiedlichen Ecken und Enden, in verschiedenen Köpfen und Quellen
vorhandene Wissen zur richtigen Zeit zur Verfügung steht. Und das in einem Umfeld,
in dem immer mehr Informationen auf die Entscheider im Unternehmen einströmen
und auch benötigt werden, wobei Informationen und Wissen ja nicht dasselbe sind.
Wissen wird aus Informationen erst dann, wenn die anwendungs- oder
situationsbezogene Bedeutung von Informationen erkannt wird und wenn aus der
mehr oder weniger wahllosen Flut von Informationen die relevanten herausgefiltert
und in bedeutungsgerechter Weise strukturiert werden. Informationen werden zu
Wissen, indem Vergleiche und Verbindungen zwischen Informationen hergestellt,
Konsequenzen des Handelns aufgezeigt und diese zur Diskussion gestellt werden.
1
-
Susanne Mühlbauer, Gerhard Versteegen ,,Wissensmanagement" (http://www.it-
research.net/de/reports/)
-
Franz Lehner, Uni Regensburg ,,Wissensmanagementsysteme" (http://www-wi.uni-
regensburg.de/(de)/forschung/)
-
,,Knowledge Management" Studie des ILOI-Instituts (http://www.iloi.de/studie.html)
-
Frank Lohse, Sven Lennartz ,, Wuchern mit Pfründen" (c't 21/2000)
-
Johann Baumeister ,,Daten werden Wissen" (itFOCUS 9/2000)
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(Abbildung 1: basierend auf Probst, Raub, Romhard (1999))
Die heute zur Verfügung stehenden Techniken und Medien der Kommunikation und
Informationsbereitstellung wie E-Mail, Telefax, Internet mit Zugang zu einer rapide
ansteigenden Fülle von Datenbanken und Web-Pages, aber auch das ins
unermeßlich ansteigende Volumen der in Printmedien (Fachbücher,
Fachzeitschriften, Katalogen, Broschüren usw.) enthaltenen Informationen
überfordern die traditionellen Methoden des Wissensmanagements.
Sich Fakten merken, sich zu erinnern, wer was weiß, Dokumentationssysteme in
Aktenordnern alles hoffnungslos unzureichend! Insbesondere weil ja das Wissen
von gestern und heute schon in absehbarer Zeit überholt sein wird. Und zwar nicht
nur die Inhalte, sondern häufig auch die Strukturen des Wissens. Das gilt heute für
mittelständische Unternehmen genauso wie für Großunternehmen.
Es wird also Zeit, etwas zu unternehmen, um das Wissensloch durch
systematischere Beschaffung, Aufbereitung und das zugänglich Machen von Wissen
zu verkleinern und hierdurch höhere Entscheidungssicherheit und möglichst auch
eine überlegene Zukunftsorientierung zu erlangen. Das nennt man
Wissensmanagement.
Definition:
2
Wissensmanagement ist ein ganzheitliches, integratives Konzept, das
psychologische, organisatorische und informationstechnologische Faktoren
beinhaltet, um die effektive Erschließung und den Transfer von Wissen zu
gewährleisten.
Es ergeben sich also für ein Unternehmen nach der Einführung von
Wissensmanagement eine ganze Reihe von Vorteilen und Nutzen:
- schneller Zugriff auf interne und externe Informations- und Wissensquellen
- Reduzierung des Zeitaufwandes bei der Suche nach Informationen
- Produktivitätssteigerung durch direkten Zugriff auf Informationen durch alle
Mitarbeiter
- Vermeidung von Redundanzen d.h. mehrfach ausgeführten Arbeiten
2
Norbert Wilkens, 1998
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- kontinuierlichere und schnellere Arbeitsabläufe durch ständigen
Informationszugang
- Reduzierung bzw. Ausschaltung von Informations-Übertragungsfehlern
- Förderung von Kommunikations- und Kooperationsbereitschaft sowie der
Teamentwicklung
- Unterstützung einer schnelleren, kostengünstigeren und wirksameren
Entscheidungsfindung
- schnelle und zuverlässige Vermittlung kompetenter Ansprechpartnern
- Reduzierung des Papierumlaufs und damit auch Einsparung beim
Papierverbrauch
- intensivere Kundenbindung
- Innovationszuwachs und damit bessere Wettbewerbschancen
- effizientere Nutzung bereits vorhandener bzw. neu implementierter
Informationstechnologie
- Möglichkeit der Kommunikation zwischen verschiedenen
Systemumgebungen durch Internet-Technologie
Als Fazit lässt sich zusammenfassen: Je früher Wissensmanagement Bestandteil
der Unternehmenskultur wird, desto eher kann das Unternehmen davon profitieren.
Die Hauptbestandteile eines Wissensmanagement-Models (nach N. Wilckens) bilden
die Wissenserschließung und der Wissenstransfer. Weiter umfasst das Modell vier
Ebenen:
1. die individuelle Ebene
2. die kollektive Ebene
3. die organisatorische Ebene
4. die (informations)technologische Ebene
Wissen entsteht in der Person (individuelle Ebene), wird dort gesammelt (interner
Wissenspool) und von dort auf die nächsthöhere, hier die kollektive, Ebene d.h. in
ein Team oder eine Gruppe übertragen. Damit Wissen entstehen kann, ist eine
mehrdimensionale Intelligenz erforderlich.
(Abbildung 2: Wissensmanagement-Model)
Wissenserschließung
Fachkompetenz
Sozialkompetenz
Wissenstransfer
Kommunikation
Kooperation
Wissensmanagement
Psychologie
Arbeitsorganisation
Informationstechnologie
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Es bedarf also nicht nur meßbarer Intelligenz im Sinne des klassischen
Intelligenzquotienten , sondern eben auch "emotionaler" Intelligenz
3
. Das, was wir im
allgemeinen als "Intuition" bezeichnen, dieses feine Gespür für Situationen und den
richtigen Umgang mit anderen Menschen, ist ein sehr wichtiger Bestandteil
emotionaler Intelligenz. Diese Intuition bzw. soziale (interpersonale) Kompetenz ist
gemeinsam mit der notwendigen Fachkompetenz eine der wesentlichen
Voraussetzungen für die erfolgreiche Anwendung von Wissensmanagement im
Unternehmen. Und genauso wie die IQ-Leistung durch Training verbessert werden
kann, kann auch die soziale Kompetenz durch geeignete Entwicklungs- und
Coachingmaßnahmen gesteigert werden.
Wissensmanagement ist die Weiterentwicklung des Wissens und der Kompetenzen
von Mitarbeitern, Teams und Organisationseinheiten. Informationstechnologie kann
hierbei die Verwaltung und Weiterverbreitung von Wissen unterstützen. Ihre
Aufgabe besteht darin, die definierten Vorgaben aufgabenorientiert zu realisieren. So
wird das kollektive Wissen nutzbringend umgesetzt, dessen formale und inhaltlichen
Strukturen innerhalb der Teams auf der Organisationsebene analysiert und
entwickelt wurden. Bei der informationstechnologischen Realisierung wird in Zukunft
die Internet-Technologie, insbesondere das Intranet, eine sehr wichtige Position
einnehmen. Dadurch wird es möglich, Kooperation effektiver zu gestalten und
erfolgreiche Teamstrukturen zu bilden.
2.2 Was ist Contentmanagement(system)?
Im Gegensatz zu Knowledgemanagement ist Contentmanagement kein Konzept,
sondern eine Strategie, eine Technik, um Knowledgemanagement in die Tat
umzusetzen.
Um Wissensmanagement zu realisieren, bedarf es einer Lösung, die Wissen
verwaltet und dessen Transfer z.B. in Form sogenannter Diskussionsforen oder
News Groups ermöglichen kann. Dafür kommen vor allem zwei Ansätze in Frage.
Eine bereits erprobte Technologie wären Groupware-Anwendungen z.B. Lotus
Notes. Wegen des offenen Standards wird aber häufig das Intranet favorisiert, ein
auf Internet-Technologie basierendes lokales Netzwerk.
Was ist denn eigentlich das Besondere an einem Intranet? Zunächst ist ein Intranet
nichts anderes als ein Netzwerk, das mit Internet-Technologie (Web-Server und
TCP/IP-Protokoll) ausgestattet ist und nur innerhalb einer Gruppe, einer Abteilung
oder eines Unternehmens besteht. Da es mit derselben Technologie wie das Internet
arbeitet, kann man es auch so benutzen und bedienen wie das Internet. Es spielt
daher für die Handhabung keine Rolle, ob mit Daten gearbeitet wird, die auf einem
Intranet- oder auf einem Internet-Server liegen. Somit ist ein Intranet eigentlich die
ideale Ergänzung zum Internet, weil beide mit derselben Benutzeroberfläche, dem
,,Browser", bedient werden können. Außerdem existieren ausgefeilte
Sicherungsmöglichkeiten. So kann man ein Intranet durch eine ,,Firewall", spezielle
Hard- bzw. Software, als Bastion gegen Angriffe aus dem Internet ausbauen. Alle
Features, die vom Internet her bekannt sind, können auch im Intranet realisiert
werden (E-Mail, NewsGroups etc.).
3
Daniel Goleman ,,Emotionale Intelligenz" Hanser Verlag 1997
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exemplarische Entwicklung
eines Intranet-Portals
Hauptaufgabe eines Contentmanagementsystems (CMS), das auf Intranet-
Technologie aufbaut, ist die Koordination der Veröffentlichung von Dokumenten, so
dass konsistente und stets aktuelle Online-Publikationen vorliegen. Dabei steht im
Vordergrund immer die konsequente Trennung von Layout und Content (Struktur
und Inhalt) und die einfache Erstellung von Inhalten auch für User, die sich mit
HTML-Editoren nicht auskennen.
Grundsätzlich unterstützen CMS eine automatische Erstellung, Steuerung und
Organisation von Inhalten durch folgende wichtige Funktionen:
Dokumentenmanagement
Mit dem große Mengen von Publikationen verwaltet werden können. Dabei helfen
Seiten-Templates, Wizards und andere Software-Hilfen unerfahrenen Autoren und
Redakteuren bei der Erstellung von Seiten. Die einzelnen Benutzer greifen auf
vorgefertigte Templates zurück, innerhalb derer sie je nach Zugriffsrechten Texte
bearbeiten können, ohne in das Layout einzugreifen.
Workflowmanagement
Um Arbeitsabläufe zu koordinieren. Innerhalb des Systems wird ein Rollenkonzept
erstellt, dass die Arbeitsabläufe des Teams wiederspiegelt. So kann beispielsweise
festgelegt werden, dass bestimmte Inhalte eines Redakteurs erst veröffentlicht
werden, wenn ein Chefredakteur diese gesehen hat.
Eine Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung
Damit wird beispielsweise festgelegt, wer an welchen Teilen einer Site arbeiten darf
und was er dort ändern kann.
Importschnittstellen
Zum Einbinden von Dokumenten und multimedialen Inhalten. Diese Funktion ist
wichtig, damit auch andere Formate auf der Seite, wie PDF oder Flash, eingebunden
und verwaltet werden können.
Versionskontrollen
Um jederzeit den letzen Stand der Dokumente herstellen zu können und
sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an der jeweils aktuellsten Version arbeiten.
Indizierung und Suchen von Dokumenten
Hiermit wird ein jederzeitiges Auffinden von Dokumenten und Inhalten gewährleistet.
Dies kann zum Beispiel in Form einer graphischen Navigation erfolgen.
Sicherheit
Probleme durch zeitgleichen und gemeinsamen Zugriff von Autoren auf bestimmte
Teile müssen vom System verhindert werden, d.h. wird ein Dokument von einem
Redakteur genutzt, muss es für diese Zeit für andere gesperrt sein.
Sinn eines CMS ist also, dass mehrere Nutzer im Team an ein und derselben Site
arbeiten, wobei das System die Verwaltung der geänderten Inhalte übernimmt.
Die erste Frage, die sich die Geschäftsführung vor dem Einführen eines CMS stellen
sollte ist: ,,Ist der Einsatz eines CMS überhaupt sinnvoll?"
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Der Einsatz von professionellen CMS wird für wirklich kleine Sites unrentabel sein,
jedoch drängen Anbieter auf den Markt, die sich genau dieser Zielgruppe
verschrieben haben. In folgenden Fällen sollte man aber auf jeden Fall ein CMS
einsetzen:
starker redaktioneller Inhalt
Bei der Pflege einer stark redaktionell orientierten Site, d.h. viele Inhalte werden oft
geändert, mehrere Online-Redakteure arbeiten am Inhalt, wird der Einsatz eines
derartigen Systems unersetzlich. Dies liegt daran, dass Möglichkeiten gegeben sein
müssen, den Zugriff auf einzelne Teile des Contents zu beschränken, nicht jeder soll
alles auf der Website ändern dürfen.
Unabhängigkeit von Agenturen und Internet-Dienstleistern
Ein weiterer Vorteil liegt in der Trennung von Inhalt und Layout. Traditionell sind die
Internet-Dienstleister, die das Angebot für die Firma erstellt haben, auch mit der
Pflege des Contents betraut. Beim Einsatz eines CMS besteht die Möglichkeit, das
Layout und das visuelle Framework weiter von der Agentur betreuen zu lassen,
teure Änderungen des Inhalts aber selbst zu übernehmen.
verteiltes Arbeiten
Bei großen Unternehmens-Sites ist es dagegen so, dass Inhalte zwar von mehreren
Personen erstellt werden, für die Einarbeitung dieser Inhalte aber eine Person, der
Webmaster, zuständig ist, weil er die technischen Kenntnisse besitzt. Hier hilft ein
CMS, indem es die Einarbeitung der Inhalte kompetenten, aber technisch
unerfahrenen Mitarbeitern überläßt und Fehler durch mangelnde Kenntnisse
verhindert. Ein weiterer Vorteil liegt in der Unterstützung von verteiltem Arbeiten an
einer Site von mehreren Standorten aus. Dies ist beispielsweise empfehlenswert bei
Autoherstellern, deren Händler ihre eigene Site im Design der Marke selbst pflegen
können.
Kosten
Sinnvoll ist es in solchen Fällen der Einsatz eines CMS auch durch geringere
Kosten, da sich jeder Mitarbeiter auf seine speziellen Fähigkeiten beziehen kann.
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3 Anforderungen/Bedarf
3.1 Anforderungen
Im Rahmen der Diplomarbeit soll ein Intranet-Portal entwickelt werden, das zwar
kein komplettes Contentmanagementsystem darstellt, aber folgende, typische CMS-
Merkmale aufweist:
1. geringer Administrationsaufwand und größtmögliche
Benutzerfreundlichkeit. Um zusätzlichen Administrationsaufwand zu
vermeiden, sollte Standardsoftware wie z.B. bereits auf den Workstations
installierte WWW-Browser zum Einsatz kommen. Das beschränkt den
Installationsaufwand auf die Server-Software und macht langwierige
Anwenderschulungen weitgehend überflüssig.
Unter Benutzerfreundlichkeit versteht man, dass eine Software sowohl
erfahrenen als auch unerfahrenen Benutzern eine komfortable Bedienung
ermöglicht. Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Qualitätsmerkmal einer
Software, das es erlaubt, die Aufwände für Einarbeitung, Benutzung oder
Prüfung so gering wie möglich zu halten (ISO/DP 9126).
Zu benutzerfreundlichen Eigenschaften von Programmen zählen:
- Einfacher Systemaufbau, eventuell mit mehreren Komplexitätsebenen
- gut strukturiertes, übersichtlich präsentiertes, aufgabengerechtes
Angebot an vom Benutzer nachvollziehbaren Funktionen
- jederzeitige Selbsterklärungsfähigkeit des Systems
- konsistentes, stets durchschaubares Systemverhalten auf allen Ebenen
- größtmögliche Flexibilität und Unterstützung hinsichtlich Vor- und
Zurückgehen, Unterbrechen und Fortsetzen von Dialogen
- bei fehlerhaften Eingaben verständliche Fehlermeldungen im Klartext mit
Korrekturhinweisen (auf Anforderung), möglichst geringe
Überraschungseffekte und keine fatalen Folgen
- kurze Antwortzeiten (das heißt nicht die Aufgabenerfüllung verzögernd;
bei kommerziellen Dialoganwendungen im Mittel unter zwei Sekunden).
Programme, die den skizzierten Anforderungen hinsichtlich
Aufgabenangemessenheit, Transparenz, Selbsterklärungsfähigkeit,
Konsistenz, Steuerbarkeit, Verlässlichkeit, Fehlertoleranz und
Antwortzeitverhalten entsprechen, werden als benutzerfreundlich bezeichnet.
2.Das Portal soll außerdem folgende Funktionen unterstützen:
- FAQ (häufig gestellte Fragen): Zusammenstellung häufig gestellter Fragen
und Antworten zu bestimmten Themenbereichen.
Es werden im Tagesgeschäft sehr viele Fragen an DV gestellt (telefonisch
und per Mail) wie z.B. ,,Wie kann ich auf einen Netzwerkdrucker zugreifen?"
oder ,,Wie richte ich in meinem Outlook einen persönlichen Ordner ein?", die
von den DV-Kollegen schon hundertfach beantwortet wurden und deren
Lösung eigentlich keine tiefen Computer-Kenntnisse bedarf. Um die
Mitarbeiter der DV-Abteilung zu entlasten und den anderen Kollegen die
Möglichkeit zu geben solche Probleme selbst schnell und ohne großen
Aufwand zu lösen, sind FAQs die optimale Lösung.
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- Diskussionsforen (NewsGroups): Bezeichnung für eine Diskussionsgruppe
zu einem bestimmten Thema, wo die Anwender öffentlich Informationen
austauschen können. Im Unterschied zur E-Mail werden die Beiträge nicht
direkt an die Adresse eines bestimmten Teilnehmers geschickt, sondern alle
Teilnehmer können sie bei Bedarf abrufen. NewsGroups sind die Schwarzen
Bretter des Intranets.
Diskussionsforen können Mitarbeiter einer Abteilung oder einer Gruppe
innerhalb einer Abteilung bilden, um nützliche Infos untereinander
auszutauschen. Der wesentliche Vorteil eines Diskussionsforums ergibt sich
daraus, dass die Informationen nicht an jeden Einzelnen verschickt werden
müssen (wie herkömmlich per Mail), sondern allen Teilnehmern zur
Verfügung stehen und jederzeit abgerufen werden können.
- Publizieren von Informationen: Veröffentlichung aller Arten von
Informationen und Dateien ohne HTML-Kenntnisse. Neue Inhalte im Portal
können mit jedem beliebigen Web-Browser publiziert werden. Keine spezielle
Software ist dazu notwendig. Alle Informationen werden in der Portal-
Datenbank in Ihrem ursprünglichen Format verwaltet.
Sehr wichtige Funktion um z.B. Projekt-Publishing zu realisieren. Eine
Intranet-Site, wo zunächst nur die DV-Mitarbeiter ihre
Projektdokumentationen, Ablaufanweisungen, Terminpläne in Form von
Excel-Tabellen, Word-Dokumenten oder PDF-Dateien ablegen könnten um
andere Kollegen, die entsprechende Berechtigung (Rechtevergabe) dafür
haben, auf dem Laufenden zu halten, wäre sehr nützlich.
- integrierte Suchfunktion: Jedem Portal-Benutzer sollte eine umfangreiche
Suchfunktion zur Verfügung stehen, welche die Suche nach Problemen und
Lösungen erleichtert und beschleunigt.
- Exchange-Mail-Dienste wie z.B. ,,Mail to": Jeder Benutzer soll die
Möglichkeit haben aus den FAQ oder Diskussionsforen direkt über Mail
Server eine Mail z.B. an den Autor des jeweiligen Beitrags oder den Web-
Master zu senden.
- Vergabe von Rechten: Das Berechtigungskonzept erlaubt es für einzelne
Benutzer und Gruppen Autoren- und Publizierungsrechte für bestimmte
Kategorien einzuräumen.
Es gilt sicherzustellen, dass jeder die für ihn geeigneten Informationen erhält
nicht mehr aber auch nicht weniger. Dafür ist ein Regelwerk zu erstellen,
das den Zugriff eines jeden Mitarbeiters auf Informationen regelt und
überwacht.
3.2 Hard- und Software-Bedarf
Um eine Software-Lösung zu realisieren, die obengenannten Kriterien entspricht,
werden folgende Hard- bzw. Software-Komponenten benötigt:
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1. Hardware
- PC für den Internet Server und Web Application Server
- PC für einen DB-Server
2. Software
- Internet Server (Apache, MS Internet Information Server ...)
- Web Application Server (Cold Fusion Applicaton Server, NetObject
Authoring Server ...)
- Datenbank (Oracle 8, MS SQL 7.0 ...)
- Entwicklungsumgebung für Web-Anwendungen (Cold Fusion Studio,
NetObject Team Fusion Client, MS FrontPage...)
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exemplarische Entwicklung
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4 Komplett-Lösungen
Natürlich ist es möglich, selbst ein Intranet aufzubauen, teilweise sogar aus
kostenlosen Komponenten, aber es drängen immer mehr Anbieter auf den Markt, die
Fertig-Produkte anbieten.
Bevor man mit der Entwicklung eines eigenen Intranet Portals beginnt, und das Rad
noch mal erfindet, sollte man sich nach den Fertig-Lösungen umsehen.
Informationen zu diesem Thema gibt es genug - Internet, Fachzeitschriften,
Fachmessen usw. Man hat dadurch mehrere Vorteile. Zu einem muss man dann
nicht mehr ein System von Grund auf neu entwickeln, sondern kann das eine oder
andere Fertig-Produkt zu Grunde legen (optischer Aufbau, Struktur...). Zum anderen
können die Probleme, die bei der Entwicklung der Produkte aufgetreten sind,
vermieden werden.
Als Resultat einer umfangreichen Recherche:
- im Internet
- über Fachzeitschriften: PC Professionell, Internet Professionell, PC-Welt,
c't, itFOCUS
- über Fachmesse-Besuch: Systems in München
wurden drei Produkte ausgewählt:
- Hyperwave Information Portal (Hersteller Hyperwave)
- Community Engine (Hersteller Webfair)
- Intrexx (Hersteller United Planet)
Die oben genannten Produkte wurden hinsichtlich folgender Punkte miteinander
verglichen
4
:
Komponenten/Features
- FAQ
- Foren
- Publizieren von Infos
- Indizierung
- Exchange-Mail-Services
- Aktualisierung der Links
- Datenbanken
- Vergabe von Rechten
- Sonstige Eigenschaften
Qualitätsmerkmale
- Administrationsaufwand
- Benutzerfreundlichkeit
- Anpassungsfähigkeit
Preis
4
Da die Software-Produkte nicht in einer ausführbaren Version zur Verfügung standen, beruhen alle
Aussagen auf den Angaben (Prospekte, Dokumentationen, Beschreibungen, Mail-Verkehr ...) des
jeweiligen Herstellers. Sollten der eine oder der andere Punkt fehlen, so wurden keine passenden
Infos diesbezüglich gefunden.
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4.1 Hyperwave Information Portal
Das Hyperwave Information Portal ist ein webbasiertes Unternehmensportal, das
Informationen strukturiert und speichert wie unterschiedlich oder komplex diese
Informationen auch sein mögen. Hyperwave integriert sie in ein
zusammenhängendes Wissenssystem und macht sie über einen einfachen
Standard-Webbrowser zugänglich. So können Benutzer Inhalte über eine einzige
Applikation abrufen, bearbeiten, sammeln und sogar selbst veröffentlichen. Diese
Möglichkeiten der Addition und Integration machen die Hyperwave-Lösung zu einem
echten Gewinn für jedes Unternehmen
.
Administrationsaufwand
Das Portal wurde vor allem für den Einsatz in Unternehmen mit komplizierter
Infrastruktur und großer Mitarbeiter-Zahl wie z.B. Siemens AG oder BMW AG
entwickelt und ist aufgrund der Vielzahl komplexer Funktionen nicht ohne Weiteres
zu administrieren. Es werden aber herstellerseitig reichlich Schulungen angeboten.
Benutzerfreundlichkeit
Statt in einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme nach zusammengehörenden
Informationen zu suchen, bietet das Hyperwave Information Portal die Möglichkeit,
über einen ,,Single Point of Information" die aufbereiteten Informationen aus vielen
anderen Datenquellen darzustellen schnell, effizient und ohne Migrationsaufwand.
Ohne langes Suchen finden die Mitarbeiter alles, was sie zum täglichen Arbeiten
brauchen. Und da der Zugriff über Standart Webbrowser wie den Netscape
Communicator oder MS Internet Explorer erfolgt, können die Mitarbeiter weiter
gewohnten Arbeitsumgebungen nutzen.
FAQs und Diskussionsforen
Das Hyperwave Information Portal ist als grundsätzlich kollaboratives System
angelegt und bietet darum zahlreiche Möglichkeiten zur Kommunikation und
Zusammenarbeit. Integrierte Diskussionsforen erlauben es, Ideen auszutauschen,
zu diskutieren und zu optimieren. Dies beschleunigt Entscheidungsprozesse und
macht sie einfach nachvollziehbar.
Publizieren von Informationen
Veraltete Informationen sind meistens wertlos und oft kontraproduktiv. Damit ein
Intranet produktiv genutzt werden kann, muss die vorhandene Information stets
aktuell sein. Das Hyperwave Information Portal ermöglicht allen Benutzern in den
Bereichen mit Schreibrechten, Dokumente selbst zu publizieren und umgeht damit
den Engpass des zentralen Webmasters.
Der integrierte, anpassbare HTML Editor und dialoggestützte Upload-Funktionen
ermöglichen es auch ohne spezielle Kenntnisse und ohne lange Einarbeitungszeit
Dokumente auf dem Server zu publizieren. Mit den Hyperwave Virtual Folders ist es
möglich direkt aus Windows Applikationen heraus oder im Windows File Explorer,
Dateien per Drag and Drop auf dem Server zu publizieren.
Trotz dieses hohen Freiheitsgrades für die Mitarbeiter und der daraus resultierenden
Georg-Simon-Ohm-Fachhochschule Nürnberg
Andreas Schneider (DT8)
Wissensmanagement bei einem
07.08.2001
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Automobilzulieferbetrieb;
exemplarische Entwicklung
eines Intranet-Portals
verteilten Autorenschaft ist durch die Trennung von Layout und Inhalt ein
gleichbleibendes Erscheinungsbild des Intranets gewährleistet. Auch die Navigation
in diesem dynamischen Informationsbestand ist durch automatisch aktualisierte
Navigationselemente stets sichergestellt
.
Indizierung
Jedes neue Dokument und jede Änderung werden sofort von der Verity
Volltextsuche indiziert Informationen sind daher unmittelbar und ohne das übliche
Warten auf die Reindizierung über die Suche verfügbar.
Mit der Möglichkeiten der integrierten Volltextsuche, die auch die semantische
Suche nach Wortfeldern unterstützt, ist es möglich, zu jedem Dokument alle
relevanten Dokumente darzustellen an welcher Stelle des Systems sie auch
gespeichert sein mögen.
Aktualisierung der Links
Wenn Informationen erst durch Ihre Verknüpfungen wertvoll werden, dann sollte
diesen Links besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Links, die entweder zu
Fehlermeldungen oder veralteten Dokumenten führen, lassen die Akzeptanz eines
Intranets drastisch sinken. Im hektischen Arbeitsalltag fehlt die Zeit, nach diesen
verlorenen Informationen zu forschen. Der Administrationsaufwand für das Pflegen
von Links in konventionellen Systemen ist enorm, wodurch die Linkkonsistenz nicht
mehr gewährleistet ist. Schnell sind Dokumente isoliert und damit nicht mehr
verfügbar, auch wenn Sie noch im System gespeichert sind.
Hyperwave löst dieses Problem ohne Administrationsaufwand indem alle Hyperlinks
als bidirektionale Links in Datenbankobjekten festgehalten werden: Jede Änderung
des Quell- oder Zieldokuments veranlasst automatisch eine Aktualisierung aller
betroffenen Dokumente. Ist das Zielobjekt eines Links nicht verfügbar, etwa weil es
gelöscht wurde oder weil der aktuelle Benutzer keine Leserechte darauf hat, so wird
der Link nicht dargestellt. Auf gleiche Weise wird sichergestellt, dass Links immer
auf die aktuellste Version eines Dokumentes verweisen.
Anpassungsfähigkeit
Praktisch alle Charakteristika des Hyperwave Information Portals können vom
Benutzer personalisiert werden. Optisch wie funktional, von der Gestaltung der
Oberfläche bis zur tatsächlichen Präsentation der Inhalte. Das erspart komplizierte
Einarbeitung und steigert die Akzeptanz. Jeder Mitarbeiter kreiert einfach die
Umgebung, die für seinen Aufgabenbereich sinnvoll ist und die seinen
Arbeitsgewohnheiten entgegenkommt.
Natürlich existieren in Unternehmen unterschiedliche Anforderungen, um individuelle
Informationsumgebungen ansprechen zu können. Anwendungsentwicklern bietet
das Hyperwave Information Portal daher viele Möglichkeiten, individuelle, modulare
Lösungen zu entwickeln. Möglich wird das durch eine leistungsfähige API für Server-
side Javascript, C++ und Java.
Rechtevergabe
Jeder Anwender eines Unternehmens hat abhängig von seinen Aufgaben ein
anderes, sehr individuelles Informationsbedürfnis. Um diesen Informationsbedarf zu
genügen und damit sowohl die Produktivität als auch die Akzeptanz des Systems zu
maximieren, reicht ein statisch aufgebautes Intranet nicht mehr aus: Das Hyperwave
Georg-Simon-Ohm-Fachhochschule Nürnberg
Andreas Schneider (DT8)
Wissensmanagement bei einem
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Automobilzulieferbetrieb;
exemplarische Entwicklung
eines Intranet-Portals
Information Portal unterstützt über Rollenkonzepte den spezifische
Informationsbedarf bestimmter Aufgabengebiete und ermöglich darüber hinaus die
individuelle Personalisierung des Portals für jeden einzelnen Anwender in den
Grenzen, die der Administrator festlegt.
Datenbanken
Momentan wird Oracle 8 (auch Oracle 8i) als Standard-Datenbank eingesetzt. In der
nächsten Version (6.0) wird auch MS SQL als Standard-Datenbank unterstützt. Die
Anbindung zu anderen Datenbanken ist in Projekten mehrmals erfolgreich
durchgeführt worden.
Sonstiges
In dieser Kategorie sind zwei zusätzlichen Funktionen erwähnenswert.
Automatische Information: Um den Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern
und die Produktivität zu erhöhen, stellt das Hyperwave Information Portal Funktionen
zur Verfügung, die den Anwender automatisch informieren wenn bestimmte
Ereignisse eintreten. So wird der Anwender benachrichtigt, wenn Dokumente in
einem Freigabeprozess für ihn zur Bearbeitung bereitliegen, wenn bestimmte
Dokumente geändert wurden oder neue Dokumente zu einem spezifischen
Themengebiet publiziert wurden. Diese automatischen Benachrichtigungen erfolgen
entweder beim Anmelden an das System oder per Email. Die Mitarbeiter bleiben
immer up to date, ohne selbst viel Zeit mit der Suche nach neuen Informationen zu
verbringen.
Versionieren der Dokumente: um sicherzustellen, dass alle publizierten
Informationen aktuell und gültig sind, stehen im Hyperwave Information Portal alle
Möglichkeiten eines Dokumentmanagementsystems zur Verfügung: Mit
Versionskontrolle, Versionsverlauf und Workflow-Mechanismen stellt man sicher,
dass die Mitarbeiter auf einer korrekten Informationsgrundlage arbeiten.
Preis
Über den Preis kann man leider keine genauen Angaben machen. Die Hyperwave-
Software kostet in der aktuellen Version um die DM 45.000. Dazu kommen Lizenz-
(auf User-Anzahl basiert), Support- und Consulting-Kosten. Diese sind in jedem
Projekt anders und werden individuell gerechnet.
4.2 Community Engine
webfair Community Engine ist eine Informations- und Kommunikations-Software,
über die Mitarbeiter, Geschäftspartner und Händler Informationen, Erfahrungen,
Ideen und Feedback über Internet, Intranet und Extranet austauschen können.
Mit Community Engine sind Unternehmen in der Lage, zeitnah auf
Marktentwicklungen zu reagieren, Geschäftsmodelle kundenorientiert
weiterzuentwickeln, unternehmensinterne Arbeitsprozesse zu beschleunigen und
Informations-, Kommunikations- und Verwaltungskosten drastisch zu senken -
Mehrwerte, die in klaren Wettbewerbsvorteilen resultieren.
Ende der Leseprobe aus 85 Seiten
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Details
- Arbeit zitieren
- , 2001, Wissensmanagement bei einem Automobilzulieferbetrieb, Hamburg, Bedey Media GmbH, https://www.diplom.de/document/220307
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