Vom konventionellen zum internetbasierten Ausschreibungsprozess unter Nutzung von SAP EBP und SAP BW

Anlagen: Ermöglicht das Hinzufügen von Anlagen, z.B. technische Zeichnungen auf Kopf-, Gliederungs- und Positionsebene /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. Status: Hier kann der aktuelle Status, z.B. „Beleg unvollständig“, der Ausschreibung angezeigt werden /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. Positionen: Der Anwender hat die Möglichkeit, die Ausschreibung mit oder ohne Positionen anzulegen. Ausschreibungen werden mit Positionen verfasst, um Lieferkonditionen für bestimmte Materialien zu bestimmen. Die Bezeichnung der zu beschaffenden Produkte kann aus einem Katalog oder als „Freitext“ eingepflegt werden. Alternativ dazu ist es möglich in den Positionsdetails auch Produkte aus dem Produktstamm zu übernehmen, d.h. Materialien, die aus einem Backend-System überspielt wurden. Auch bei der Positionsanlage gibt es Grunddaten, die zu pflegen sind. Hierzu zählen z.B. Liefertermine, Mengen der einzelnen Positionen oder die Produktkategorie, sofern die Ausschreibung gegliedert ist. Ohne Positionsanlage dient die Ausschreibung der Beschaffung zusätzlicher Informationen oder Dokumente von Bietern /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. Produktdaten aktualisieren: Diese Funktion steht in der Positionsanlage zur Verfügung. Sofern Produktdaten während der Anlage einer Ausschreibung von anderer Stelle geändert werden, bietet diese Funktion einen Abgleich an /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. [...]

Gliederung: Hiermit kann man komplexe Ausschreibungen auf bis zu fünf Ebenen, mit beliebig vielen Positionen auf jeder Ebene, abbilden /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. Grunddaten: In diesem Register werden die Grunddaten der Ausschreibung erfasst. Grunddaten sind z.B. Ausschreibungsname, Angebotsfrist, Eröffnungsdatum, Anforderer, Warenempfänger, Anlieferstelle und Produktkategorie auf Kopfebene, die anzugeben ist, sofern die Ausschreibung nicht gegliedert ist. Ebenfalls wird hier ausgewählt, ob es sich um eine offene oder nicht offene Ausschreibung handelt /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. Langtext: Über den Langtext können erklärende Texte für den Bieter verfasst werden. Langtexte können auf Kopf-, Gliederungs- und Positionsebene angelegt werden /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. Partner/Angebote: Beim Erfassen einer Ausschreibung ist in diesem Register die Funktion der Bieterauswahl bei nicht offenen Ausschreibungen, bzw. die Auswahl des Portals bei offenen Ausschreibungen gegeben. Nach Angebotseingang können in diesem Register die eingegangenen Angebote eingesehen bzw. geprüft werden /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. Checkliste: In der Checkliste werden keine Daten der Ausschreibung erfasst. Vielmehr nennt die Checkliste die zur fehlerfreien Sicherung der Ausschreibung notwendigen Aktionen. So muss z.B. immer ein Bieter gepflegt sein /HEL 01b, Suchbegriff: Bearbeiten von Ausschreibungen/. [...]

Der Prozess der Nachverhandlung muss vereinfacht werden, um eine geringere Personalbindung zu realisieren. Hierzu kann es evtl. sinnvoll sein, nur das Preisniveau eines Lieferanten zu bestimmen und nicht jedes Produkt einzeln auszuschreiben. Der Erfassungsaufwand muss noch weiter verringert werden. Evtl. ist es möglich ihn an den Bieter zu übertragen. Die Integration mit dem Lieferanten sollte vorangetrieben werden, um eine Verkürzung der Ausschreibungsdauer zu realisieren. Sowohl der Angebotseingang als auch das Verschicken der Anfrage sollte auf elektronischem Wege abgewickelt werden. Hierdurch würden z.B. Portokosten entfallen und der Zeitaufwand verringert. Um eine bessere Beschaffungsmarkttransparenz zu erzielen, sollten Möglichkeiten zur Identifikation potentieller neuer Lieferanten erarbeitet werden. Das kann z.B. durch Nutzung [...]