Records Management als Herausforderung im Informationszeitalter

MA-Thesis / Master von Bettina Feistritzer

Einleitung:

Records Management ist im Grunde ein „alter Hut“. Doch während sich das professionelle Records Management in den USA bereits als wirkungsvolles Instrument zur Bewältigung der Informationsflut und daraus resultierender Probleme etabliert hat, ist das Konzept gerade auch in der deutschen Privatwirtschaft weitestgehend unbekannt. Die klassische Schriftgutverwaltung gilt hierzulande vielmehr als notwendiges Übel denn als profitables Instrument des E-Business.

Kein Zweifel: Der Einzug des Informationszeitalters hat unser Leben nachhaltig verändert. Wir alle müssen uns über kurz oder lang damit abfinden, dass elektronische Informationen zunehmend unseren privaten wie auch unseren geschäftlichen Alltag dominieren. Insbesondere Unternehmen sehen sich derzeit mit dem Problem konfrontiert, dass neben Papierakten vermehrt elektronische Geschäftsunterlagen zu verwalten sind, für die sich die althergebrachten Methoden nur bedingt oder gar nicht eignen. Das zunehmende Interesse an Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zeigt, dass der Einsatz innovativer Instrumente an Bedeutung gewinnt, doch gerade DMS-Projekte werfen u. a. die Frage auf, wie sich eine Einführung auf die bisherige Schriftgutverwaltungs- und Archivierungspraxis auswirken wird.

Ein Grundproblem von DMS stellen die unterschiedlichen Interessen der Anwendergruppen dar. In den meisten Unternehmen steht verständlicherweise die (gemeinsame) Bearbeitung bzw. der Austausch aktueller Dokumente im Vordergrund und nicht die Langzeitaufbewahrung inaktiver Dokumente. Eine enorme Masse intern erzeugter oder von außen eingegangener Informationen erschwert die Ausfilterung der „richtigen“ Geschäftsunterlagen, um diese für die Zukunft zu sichern. Gerade unter diesem Aspekt ist die bislang übliche rückwirkende Archivierung nahezu unmöglich geworden.

Es muss also andere Mittel und Wege geben. Die Arbeit möchte unter anderem auch eine Antwort auf die Frage liefern, ob und inwieweit sich Records Management als Schlüssel zur Beherrschung der heutigen Informationsflut bzw. als Vorstufe für eine professionelle Archivierung eignet. Fakt ist, dass eine mangelhafte Steuerung des Informationszugriffs nicht nur den Geschäftsbetrieb behindert, sondern letztlich auch den unternehmerischen Erfolg gefährdet. Dass die Zerstörung geschäftskritischer Unterlagen sogar das völlige Aus bedeuten kann, dürfte sich inzwischen auch in deutschen Kreisen herumgesprochen haben. Vorsorgemaßnahmen zur Sicherung von Informationen sind unerlässlich. Mehr denn je bedarf es heute eines Verfahrens, das den Umgang mit elektronischen, aber auch mit den verbleibenden analogen Unterlagen regelt.

Hybride Informationsbestände sind fürwahr nichts Neues. Dennoch fehlt es in den meisten Organisationen an verbindlichen Vorgaben hinsichtlich ihrer Handhabung. Stattdessen liegt das Prozedere häufig im individuellen Ermessen des Mitarbeiters. Dies gilt insbesondere auch für die Ablage: Weit und breit führen willkürlich entstandene digitale Datensammlungen ein Paralleldasein zu dem in der Regel nach wie vor vorhandenen Papierchaos. Die aus dieser Koexistenz resultierende, teils redundante Informationsmasse erschwert die einheitliche Verwaltung in ganz erheblichem Maße.

Klassische Papierunterlagen liegen in der Praxis mehr oder minder sorgfältig präpariert vor. Ihr Zugriffskomfort hängt maßgeblich von den jeweiligen Ablagegepflogenheiten ab. Mancherorts existieren zentrale Registraturen oder Archive zum Zwecke der Aktenverwaltung. Digitale Informationen wiederum verteilen sich in der Regel über die gesamte Organisation. Ihre Ablage erfolgt in vielen Fällen ohne Rücksicht auf Relevanz und/oder Lebensdauer, nicht selten kommt es zu einer uneinheitlichen Speicherung auf lokalen Festplatten oder Netzlaufwerken und auf verschiedenen Datenträgern. Von diesen verstreuten Beständen finden sich im Zuge der allgemein üblichen Datensicherung lediglich die im Netz abgelegten Informationen auf Langzeitspeichern wieder.

Medienbrüche gehören im betrieblichen Alltag also längst zur Tagesordnung. Heute wetteifern stattliche Papierberge mit ständig überquellenden Mailpostfächern oder interessanten Websites um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Die daraus resultierende Desorientierung ist nur eine von zahlreichen Folgen ständiger Reiz- und Informationsüberflutung.

Das Phänomen der in geradezu beängstigendem Maße ansteigenden Dokumenten- und Informationsflut ist selbst in fortschrittlichen Umgebungen präsenter denn je. Der Kampf um das Bewahren und schnelle (Wieder-)Auffinden unternehmensrelevanten Wissens hat begonnen, doch bislang konnten selbst ausgereifte Informations- und Kommunikationstechnologien nur wenig ausrichten.

Das Erfolgsrezept kann folglich nicht (nur) aus dem Einsatz innovativer Technologien bestehen, sondern muss weitaus mehr umfassen. Tatsächlich gibt es mittlerweile eine ganze Reihe neuer Strategien und Konzepte, die sich hinter zum Teil wenig aussagekräftigen Akronymen und Schlagworten verbergen. Records Management (RM) ist ein solcher Ansatz. Die Masterarbeit beschäftigt sich u. a. mit der Frage, ob und wie ein Unternehmen das Informationsparadoxon mit Hilfe dieses Konzepts überlisten kann und inwieweit klassische Verfahren auf die veränderten Rahmenbedingungen des Informationszeitalters übertragbar sind.

Bei den Ausführungen handelt es sich gewissermaßen um eine Gesamtschau über das weite Feld des Records Managements. Das in diesem Rahmen erworbene Wissen diente in erster Linie persönlichen bzw. innerbetrieblichen Erkenntnissen und Zwecken. Die Darstellungen eignen sich aber nicht nur als Einstiegslektüre für den Arbeitgeber der Verfasserin, sondern dürften zudem durchaus auch für andere, gegenüber innovativen Themen aufgeschlossene Unternehmen sowie für Beschäftigte aus dem informationswirtschaftlichen und informationswissenschaftlichen Sektor von Interesse sein.

Gang der Untersuchung:

Records Management steckt hierzulande noch in den Kinderschuhen. Unter diesem Blickwinkel führt Kapitel 2 zunächst einige Grundlagen in Form von Begriffsdefinitionen und -abgrenzungen ein. Sehr wichtig für das Gesamtverständnis ist Kapitel 3, denn es greift verschiedene übergeordnete Management- und Technologiekonzepte auf und nimmt den Versuch einer Positionierung von Records Management vor. Zur Abrundung steht das Zusammenspiel von RM-Tools mit verwandten Technologien im Fokus.

Kapitel 4 ist vollständig dem professionellen Records Management gewidmet. Hierbei geht es nicht nur um Merkmale und Anforderungen, sondern vor allem auch um die zur Verfügung stehenden Instrumente, die die Einführung von Records Management im Hinblick auf die veränderten Rahmenbedingungen des Informationszeitalters erleichtern sollen. Im Anschluss skizziert Kapitel 5 verschiedene Entwicklungstendenzen auf internationaler Ebene und thematisiert am Rande auch die Berufs- und Weiterbildungssituation im Umfeld der modernen Schriftgutverwaltung. Das Kapitel schließt mit einem kurzen Blick auf die derzeitigen Marktgegebenheiten.

Kapitel 6 fokussiert schließlich die Herausforderungen an die deutsche Privatwirtschaft, die eine Beschäftigung mit Records Management sinnvoll, wenn nicht gar unerlässlich erscheinen lassen. Dieses Kapitel weist einen wenn auch geringfügigen Praxisbezug auf, indem es einschlägige Handlungsmöglichkeiten vorstellt. Den Abschluss bildet Kapitel 7 mit einer Zusammenfassung und einem persönlichen Ausblick der Verfasserin.

Abstract:

Keeping pace with the developments of the information age, new perspectives are opening up for a traditional activity: that of Records Management. Whereas classical administration of printed and written matter concerned in the main the organization of paper documents and information, in the framework of e-commerce and e-government, management of records transcending specific media has come to the fore. The increase in volume of electronically based transactions has led to a mix of hybrid business documents that proves to be a real challenge to those charged with records administration in the private and public sectors.

Apart from a general introduction to professional Records Management, this paper also presents an approach to positioning while outlining developments internationally. Also dealt with are the challenges that the German private sector, in particular, sees itself confronted with. Issues of feasible implementation strategies in business establishments close the gap between theory and practice and permit a critical review of future prospects.

Inhaltsverzeichnis: