Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung im Deutschen Institut für Medizinische Dokumentation und Information

Diplomarbeit von Fabian Middelhoff

Einleitung:

IT-gestützte Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung wie sie in dieser Diplomarbeit vorgestellt werden, sind ein äußerst komplexes und vielschichtiges Thema. Denn vom Einsatz leistungsfähiger Dokumentenmanagement- und Workflowprodukte wird ein wesentlicher Beitrag zur Rationalisierung und Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und damit auch im DIMDI erwartet. Insbesondere die mit dem Medium Papier verbundenen Nachteile bei die Bearbeitung, Weiterleitung, Ablage und Suche von Vorgängen sollen vermieden werden. Die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung hat hier mit dem DOMEA-Konzept (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang) einen entsprechenden Rahmen geschaffen.

Inhalt dieser Diplomarbeit ist die Beschreibung und Erklärung der Vorgehensweise zur Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung im DIMDI aus Sicht eines Projektleiters. Im ersten Kapitel wird das DIMDI als Behörde und die Ausgangsituation der Schriftgutverwaltung bzw. der Registratur vorgestellt. In diesem Zusammenhang wird in Kapitel 2 die für eine Behörde sehr fortschrittliche Projektsteuerung und -organisation durch die Instrumente Soll/Ist-Planungs-Meeting und Projektantrag bezogen auf die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung kurz beschrieben.

Aktenordnung - dieser Begriff scheint sich im Zeitalter der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung erledigt zu haben. Wozu ordnen, wenn mittels Volltextrecherche behördeninterne Vorgänge spielend wiedergefunden werden können?

Erfahrungen mit leistungsfähigen IT-Lösungen in Behörden sind aber oftmals ernüchternd: Vorhandene Suchparameter sind nicht geeignet, um einen Vorgang zu finden. Die Recherche läuft ins Leere oder hat eine Vielzahl an Treffern zum Ergebnis. Aber gerade die moderne Schriftgutverwaltung kann auf Ordnung nicht verzichten. Ohne einheitliche Standards in Form einer Aktenordnung ist IT-gestützte Vorgangsbearbeitung kaum möglich. Die Recherche nach elektronischen Dokumenten muss nach eindeutigen Suchparametern erfolgen: Wichtiges Recherchekriterium ist dabei auch künftig das Aktenzeichen - zentrales Element der Aktenordnung ist ein einheitlicher Aktenplan.

Der „Inhalt“ des dritten Kapitels lässt sich daher wie folgt zusammenfassen:

Im Rahmen der Aktualisierung bzw. Neuerstellung des Aktenplans im DIMDI und bei Regelungen zur Schriftgutverwaltung wurde festgestellt, dass das vormals im Zuge der Ausbildung vermittelte bzw. weitertradierte Wissen um die Vorteile und das Handwerkszeug des vorgangsbezogenen Arbeitens oft verschüttet ist. Ziel war es daher, die wichtigsten Werkzeuge und Begriffe des vorgangsbezogenen Arbeitens darzustellen.

Wege, Irrwege, Vorgehensweisen, Ideen, Gesichtspunkte, etc. … zur Verbesserung der Schriftgutverwaltung und der Überarbeitung des Aktenplans zu präsentieren und zu dokumentieren.

Denn: Eine elektronische Vorgangsbearbeitung kann immer nur so gut sein wie der Aktenplan bzw. die Schriftgutverwaltung, die in der Software abgebildet werden soll. Die Zeit und die Arbeit, die in eine Aktenplanrevision und die Optimierung der Schriftgutverwaltung investiert wird, sind also nicht „verloren“, sondern werden sich mittelfristig durch kürzere Suchzeiten und eine „funktionierende“ elektronische Vorgangsbearbeitung auszahlen.

Das vierte Kapitel enthält das Organisationskonzept (anlog DOMEA 2.0) zur Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung im DIMDI. Neben der Darstellung von grundlegenden Anforderungen an IT-Vorgangsbearbeitungsysteme in der öffentlichen Verwaltung und eines Einführungsszenarios werden auch die Anforderungen an den IT-gestützten Geschäftsgang im DIMDI ausführlich beschrieben.

Inhaltsverzeichnis: