Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten
- Art: Diplomarbeit
- Autor: Michael Aigner
- Abgabedatum: September 2001
- Umfang: 156 Seiten
- Dateigröße: 2,9 MB
- Note: 1,0
- Institution / Hochschule: Automatisierte Anlagen- und Prozeßtechnik Wels - AAPT Österreich
- ISBN (eBook): 978-3-8324-7629-8
-
ISBN (Paperback) :
978-3-8324-7629-8 P - ISBN (CD) :978-3-8324-7629-8 CD
- Sprache: Deutsch
- Prämierung:
- Arbeit zitieren: Aigner, Michael September 2001: Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten, Hamburg: Diplomica Verlag
- Schlagworte: Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement, DMS, Groupware, Workflow
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Diplomarbeit von Michael Aigner
Zusammenfassung:
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Einführung eines Systems zur papierlosen Lenkung der Managementdokumente in einem international tätigen Unternehmen unter Einbindung aller Verkaufsbüros weltweit. Ziel des Projekts war es, ein System aufzubauen welches es ermöglicht sowohl intern als auch extern über das Internet auf Dokumente zuzugreifen. Dabei musste es auch in der Lage sein, sowohl Prüf- und Freigabeprozesse als auch die Revisionsverwaltung und Archivierung der Dokumente zu unterstützen.
Hintergrund der Aufgabenstellung ist der hohe Arbeitsaufwand und damit die Kosten, die eine Dokumentenlenkung auf Papierbasis verursacht. Eine Analyse der Ist-Situation, das Festschreiben des Kriterienkatalogs, die Produktauswahl und die Entwicklung des Konzepts zur papierlosen Lenkung der Dokumente erfolgten im Team. Dazu nötigen Informationen wurden über Literaturrecherchen und Interviews gewonnen. Die Umsetzung erfolgte letztendlich unter Einsatz des ausgewählten Softwarepakets welches als einziges der zur Auswahl stehenden Produkte die Anforderungen erfüllte und gleichzeitig das Potential hat gruppen- bzw. konzernweite Strategien in der Informationstechnologie zu unterstützen.
Durch Reorganisation der Abläufe und Einsatz des neuen Systems konnten die Arbeitsschritte im Ablauf der Dokumentenlenkung von ursprünglich 25 auf 8 verringert werden. Neben der massiven Reduktion des Arbeitsaufwandes für kopieren, sortieren, verteilen und archivieren gehören auch 80 bis 90 % der Kosten für Papier, Toner, anderer Verbrauchsmaterialien und der Wartung der Vergangenheit an. Daneben bietet die Softwarelösung auch Vorteile wie schnelleren Zugriff auf Dokumente, verbesserten Datenschutz und Datensicherheit. Zusätzlicher Nutzen ergibt sich aus der Tatsache, dass es sich bei der gewählten Software um kein System handelt welches speziell nur für die Dokumentenlenkung einsetzbar ist, sondern eine universelle Plattform für einen weltweiten Informationsaustausch darstellt und sich für das Wissensmanagement eignet.
Inhaltsverzeichnis:
| 0.0 | Einleitung | 1 |
| 1.0 | Dokumente | 2 |
| 1.1 | Was ist ein Dokument? | 2 |
| 1.2 | Dokumententypen | 4 |
| 1.3 | Dokumentenarten | 5 |
| 1.3.1 | NCI Dokumente | 5 |
| 1.3.2 | CI Dokumente | 5 |
| 1.3.3 | Elementare und komplexe Objekte | 6 |
| 1.3.4 | Standards für zusammengesetzte Dokumente | 6 |
| Acrobat | 6 | |
| ODA Open Document Architecture (ISO 8613) | 6 | |
| SGML Standard Generalized Markup Language (ISO 8879) | 7 | |
| OLE (Objct Linking and Embedding) | 8 | |
| 1.3.5 | Container | 9 |
| 1.4 | Abgrenzung Dokumente – Daten | 9 |
| 1.5 | Dokumentenlebenszyklus | 10 |
| 2.0 | Dokumentation | 11 |
| 2.1 | Was ist Dokumentation? | 11 |
| 2.2 | Unterscheidungskriterien | 11 |
| 2.2.1 | Direkte Dokumentation | 11 |
| 2.2.2 | Indirekte Dokumentation | 12 |
| 2.2.3 | Referral | 12 |
| 3.0 | Dokumente und QM System | 12 |
| 3.1 | Welchen Nutzen bringt ein QM-System? | 12 |
| 3.2 | Erfolgsrelevanz des Qualitätsmanagements | 16 |
| 3.2.1 | PIMS (Profit Impact on Market Strategies) -Studie | 16 |
| 3.2.2 | Auswirkung von Kundenorientiertheit auf Erfolgskennzahlen | 17 |
| 3.2.3 | Auswirkungen der Anwendung eines TQM Modells | 17 |
| 3.3 | Sinn und Zweck der Dokumentation | 20 |
| 3.4 | Empfehlungen der ISO 9004:2000 zum Aufbau einer QM Dokumentation | 21 |
| 3.5 | Arten der in Qualitätsmanagementsystemen verwendeten Dokumente | 22 |
| 3.6 | Dokumentationsanforderungen der ISO 9001:2000 | 23 |
| 3.6.1 | Allgemeines | 23 |
| 3.6.2 | Qualitätsmanagementhandbuch | 24 |
| 3.6.3 | Lenkung von Dokumenten | 24 |
| 3.6.4 | Lenkung von Aufzeichnungen | 25 |
| 3.7 | Wirtschaftlichkeit der Dokumentation | 25 |
| 4.0 | Dokumente und Unternehmen | 26 |
| 4.1 | Einleitung | 26 |
| 4.2 | Typen von Dokumenten in Unternehmen | 26 |
| 4.3 | Herausforderungen der Zukunft für Informations- und Kommunikationsstrukturen | 28 |
| 4.3.1 | Wandlung des betrieblichen Umfelds | 28 |
| 4.3.2 | Zunehmender Anteil an Bürotätigkeiten | 29 |
| Gegenwärtige Entwicklung des Bürobereichs | 30 | |
| 4.4 | Informationsfluss durch das Unternehmen | 31 |
| 4.5 | Ausrichten der Prozesse am Informationsfluss | 34 |
| 4.6 | Verluste und Aufwendungen durch Dokumente im Unternehmen | 35 |
| 4.6.1 | Einleitung | 35 |
| 4.6.2 | Produktivitätsverluste | 35 |
| 4.6.3 | Aufwände | 36 |
| 4.7 | Gesteigerte Produktivität und Kostensenkung durch den Einsatz von DMS | 38 |
| 4.7.1 | Einleitung | 38 |
| 4.7.2 | Nutzenpotential eines Dokumentenmanagementsystems | 39 |
| 4.7.3 | Risken für Unternehmen ohne DMS | 40 |
| 5.0 | Dokumenten-Management-Systeme (DMS) | 41 |
| 5.1 | Was ist ein DMS? | 41 |
| 5.2 | Funktionen eines DMS | 41 |
| 5.2.1 | Erfassung und Aufbereitung – Imaging | 41 |
| 5.2.2 | Ablegen und Speichern – Capturing | 42 |
| 5.2.3 | Administration und Service | 45 |
| 5.2.4 | Recherche – Retrieval | 46 |
| 5.3 | Anwendungsgebiete von DMS | 48 |
| 5.3.1 | Einleitung | 48 |
| 5.3.2 | Klassifikation von DMS Systemen | 48 |
| 5.3.3 | Groupware und Workflow | 49 |
| Groupware | 49 | |
| Workflow | 50 | |
| Unterschiede Groupware – Workflow | 50 | |
| Aufgaben und Vorteile von Groupware bzw. Workflow | 51 | |
| 5.3.4 | Internet und DMS | 51 |
| Einleitung | 51 | |
| Intranet und Extranet | 52 | |
| 5.4 | Chancen und Risken beim Einsatz von DMS | 53 |
| 5.4.1 | Chancen | 53 |
| Allgemeine Vorteile | 54 | |
| Quantifizierbare Vorteile | 54 | |
| Qualitative Verbesserungen | 54 | |
| 5.4.2 | Risken | 55 |
| 5.5 | Problematik der am Markt angebotenen DMS Lösungen | 55 |
| 6.0 | Auswahl eines DMS | 56 |
| 6.1 | Einleitung | 56 |
| 6.2 | Vorgehensmodell zur Produktevaluierung | 57 |
| 6.2.1 | Produktevaluierung | 57 |
| 6.2.2 | Weiteres Vorgehen | 58 |
| 6.3 | Vorteile einer systematischen Vorgangsweise | 59 |
| 7.0 | Einführen eines DMS | 60 |
| 7.1 | Rechtliche Aspekte bei der Einführung eines DMS | 60 |
| 7.1.1 | Gesetzliche Vorschriften | 60 |
| 7.1.2 | Digitale Signatur | 61 |
| Einleitung | 61 | |
| Beweisfunktion der Schriftform | 62 | |
| Rechtssprechung und technische Entwicklung | 62 | |
| Elektronischer Rechtsverkehr – Ausnahmen von der Schriftform | 63 | |
| Risiko des elektronischen Rechtsverkehrs | 63 | |
| Lösungsmodell digitale Signatur | 64 | |
| Sicherheitsproblematik und Beweiswert digitaler Signaturen | 65 | |
| Rechtliche Bestimmungen zur digitalen Signatur | 66 | |
| 7.2 | Einführungsstrategien | 66 |
| 7.2.1 | Allgemeine Grundsätze | 66 |
| 7.2.2 | Top down Strategie | 68 |
| 7.2.3 | Learning by doing Strategie | 71 |
| 8.0 | Projekt – Papierlose Dokumentenlenkung | 73 |
| 8.1 | Einleitung – Zielsetzung | 73 |
| 8.1.1 | Ziele und Nicht-Ziele | 73 |
| 8.1.2 | Anforderungen an die papierlose Dokumentenlenkung | 74 |
| Einleitung | 74 | |
| Anforderungen | 74 | |
| Anforderungskatalog | 77 | |
| 8.2 | Analyse Ist Situation | 78 |
| 8.2.1 | Einleitung | 78 |
| 8.2.2 | Die zu lenkenden Dokumente | 78 |
| 8.2.3 | Abläufe der bestehenden Dokumentenlenkung | 79 |
| Ablauf für Verfahrens-, Arbeits- und Organisationsanweisungen | 79 | |
| Ablauf für Merkblätter | 81 | |
| 8.2.4 | Wer erhält welche und wie viele Dokumente? | 81 |
| Einleitung | 81 | |
| Dokumente je Dokumentenart | 82 | |
| Dokumente je Abteilung und Verteilungsschlüssel | 82 | |
| Merkblätter | 85 | |
| 8.2.5 | Problematik des bestehenden Systems | 86 |
| 8.3 | Produktauswahl | 86 |
| 8.3.1 | Einleitung | 86 |
| 8.3.2 | Die Kandidaten | 87 |
| InTempo™ 3.0 von JetForm | 87 | |
| Intrexx™ 2001 – The Information Office von United planet | 89 | |
| Lösung der Teich Tochter H&N auf Basis des MS® Intranet Kit | 91 | |
| Microsoft® SharePoint Portal Server™ 2001 | 92 | |
| 8.3.3 | Auswahl des Produkts | 93 |
| 8.3.4 | Beschreibung des ausgewählten Produkts | 94 |
| Einleitung | 94 | |
| Portale – Brücke zwischen Web-Technik und IT-Umgebung | 94 | |
| Introduction of Microsoft® SharePoint Portal Server™ 2001 | 95 | |
| The parts of SharePoint Portal Server | 96 | |
| Index and Search Services | 99 | |
| Product Architecture | 100 | |
| Configuration Flexibility | 102 | |
| Hardware and Software Requirements | 105 | |
| 8.4 | Eignungstest des ausgewählten Produkts | 106 |
| 8.5 | Abläufe der Dokumentenlenkung neu | 108 |
| 8.6 | Freigabe des Grobkonzepts durch das Top Management | 111 |
| 8.7 | Detailkonzept zur Umsetzung der Dokumentenlenkung | 112 |
| 8.7.1 | Einleitung | 112 |
| 8.7.2 | Endfassung des Detailkonzepts | 112 |
| Lizenzen | 112 | |
| Bedienung | 114 | |
| Datensicherung | 114 | |
| Anlegen der User am Server | 114 | |
| Zugriff auf den Server | 115 | |
| Zugriffsrechte | 115 | |
| Dokumentenprofil | 115 | |
| Workflow für Prüfung und Freigabe | 116 | |
| Versionierung – einsehen alter Versionen | 117 | |
| Abbonieren von Dokumenten | 118 | |
| Dokumentenlenkung – ausgedruckte Exemplare | 119 | |
| Organisation der Dokumente am Server | 119 | |
| Orderstruktur des Gesamtsystems – Q-Dokumentenlenkung | 125 | |
| Innerbetriebliche Kommunikation | 126 | |
| 8.8 | Soll – Ist Vergleich Anforderungskatalog / Prototyp | 126 |
| 8.9 | Ergebnisse | 129 |
| 8.9.1 | Abschätzung der Amortisationszeit | 131 |
| 8.9.2 | Zielerreichung und abgeleitete Maßnahmen | 135 |
| 8.9.3 | Zukünftige Einsatzbereiche der ausgewählten Lösung | 136 |
| 9.0 | Literaturverzeichnis | 139 |
Sicherheitsproblematik und Beweiswert digitaler Signaturen Die Nutzer digitaler Signaturverfahren erwarten natürlich ein hohes Maß an Beweissicherheit, diese hängt jedoch entscheidend von der wirklichen Sicherheit des verwendeten Verfahrens, der eingesetzten Komponenten und der tatsächlichen Gewährleistung der Funktionen der Schlüsselverwaltung ab. Voraussetzung für den Beweiswert ist also die Gewährleistung von tatsächlicher Sicherheit. Genau in diesem Punkt stellt jedoch die dynamische Entwicklung und die kurze Verfallsrate von Technologien in den Bereichen Hardware und informationstechnische Sicherheitsprodukte einen nicht kalkulierbaren Risikofaktor dar. So ist z.B. die Sicherheit mathematischer Verschlüsselungsverfahren abhängig von der potentiellen Angreifern zur Verfügung stehenden Rechenleistung. Sicherheit wird also zu einer relativen Größe, die es erforderlich macht die eingesetzten Verfahren fortlaufend zu bewerten - was heute noch sicher ist kann morgen schon unsicher sein. Aus diesem Grund können digitale Dokumente eigenhändig unterschriebenen Urkunden nicht gleichgestellt des werden, sondern oder sind des im Wege des Augenscheins-, Sachverständigen sachverständigen [...]
elektronischen Rechtsverkehr können nie sicher sein, dass das übermittelte elektronische Dokument unverfälscht ist und tatsächlich von dem Urheber stammt von dem es zu kommen scheint. Aus dieser Problematik heraus ist es nicht verwunderlich, wenn elektronische Dokumente nur einen eingeschränkten Beweiswert haben. Man muss allerdings auch festhalten, dass die „Rückzugslinie“ der Schriftform auf Dauer nicht mehr die Sicherheit bieten wird können, die sie in der praktischen Anwendung heute noch hat. Hochwertige Kopiertechniken und Schreibautomaten zu erschwinglichen Preisen vereinfachen zunehmend auch das Nachahmen oder Fälschen von Schriftdokumenten. Zwar werden mit den technischen Möglichkeiten der Fälschung auch die ihrer Entdeckung steigen, in jedem Fall wird der rechtsgeschäftliche Alltag auf Dauer von diesen Unsicherheiten nicht unbeeinflusst bleiben. [...]
Beweisfunktion der Schriftform Die kulturell eingeführte und rechtlich verankerte Form des Rechtsverkehrs sind die Schriftlichkeit und die Mündlichkeit. Im Verkehr mit Behörden und Gerichten ist die Schriftform das vorherrschende Prinzip. Der tiefere Grund für die faktische Bedeutung der Schriftform ist das Bedürfnis der Parteien das Erklärte und Vereinbarte beweissicher zu halten. Die Schriftform hat also vor allem einen präventiven Zweck, nämlich „für alle Fälle“ Gewissheit über die Verpflichtung oder die Berechtigung zu einer Leistung bieten zu können. Diese Gewissheitserwartung wird auch als „Beweissicherheit“ bezeichnet. Die Beweisfunktion der Schriftform steht, als kulturell in Gesetz und Praxis gegossene Erfahrung der Teilnehmer am Rechtsverkehr, für Beständigkeit und Schutz vor Verfälschung. Dabei gewährleistet die Verbindung einer Erklärung mit dauerhaftem Erklärungsträger („Verkörperung“) ihre Integrität, indem sie einen gewissen Schutz vor nachträglicher Änderung des Erklärungsinhalts darstellt. Zusätzlich wird der Zusammenhang zwischen Erklärung und ihrem Urheber über seine eigenständige Unterschrift als einem genuinen biometrischen Merkmal auf der verkörperten Erklärung vermittelt und stellt damit die Authentizität der Erklärung sicher. [...]
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Link zur Arbeit:
http://www.diplom.de/ean/9783832476298
Arbeit zitieren:
Aigner, Michael September 2001: Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten, Hamburg: Diplomica Verlag
Schlagworte:
Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement, DMS, Groupware, Workflow




