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Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten

Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten
Über dieses Buch
  • Art: Diplomarbeit
  • Autor: Michael Aigner
  • Abgabedatum: September 2001
  • Umfang: 156 Seiten
  • Dateigröße: 2,9 MB
  • Note: 1,0
  • Institution / Hochschule: Automatisierte Anlagen- und Prozeßtechnik Wels - AAPT Österreich
  • ISBN (eBook): 978-3-8324-7629-8
  • ISBN (Paperback) :
    978-3-8324-7629-8 P
  • ISBN (CD) :978-3-8324-7629-8 CD
  • Sprache: Deutsch
  • Prämierung:
  • Arbeit zitieren: Aigner, Michael September 2001: Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten, Hamburg: Diplomica Verlag
  • Schlagworte: Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement, DMS, Groupware, Workflow

Diplomarbeit von Michael Aigner

Zusammenfassung:

Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Einführung eines Systems zur papierlosen Lenkung der Managementdokumente in einem international tätigen Unternehmen unter Einbindung aller Verkaufsbüros weltweit. Ziel des Projekts war es, ein System aufzubauen welches es ermöglicht sowohl intern als auch extern über das Internet auf Dokumente zuzugreifen. Dabei musste es auch in der Lage sein, sowohl Prüf- und Freigabeprozesse als auch die Revisionsverwaltung und Archivierung der Dokumente zu unterstützen.

Hintergrund der Aufgabenstellung ist der hohe Arbeitsaufwand und damit die Kosten, die eine Dokumentenlenkung auf Papierbasis verursacht. Eine Analyse der Ist-Situation, das Festschreiben des Kriterienkatalogs, die Produktauswahl und die Entwicklung des Konzepts zur papierlosen Lenkung der Dokumente erfolgten im Team. Dazu nötigen Informationen wurden über Literaturrecherchen und Interviews gewonnen. Die Umsetzung erfolgte letztendlich unter Einsatz des ausgewählten Softwarepakets welches als einziges der zur Auswahl stehenden Produkte die Anforderungen erfüllte und gleichzeitig das Potential hat gruppen- bzw. konzernweite Strategien in der Informationstechnologie zu unterstützen.

Durch Reorganisation der Abläufe und Einsatz des neuen Systems konnten die Arbeitsschritte im Ablauf der Dokumentenlenkung von ursprünglich 25 auf 8 verringert werden. Neben der massiven Reduktion des Arbeitsaufwandes für kopieren, sortieren, verteilen und archivieren gehören auch 80 bis 90 % der Kosten für Papier, Toner, anderer Verbrauchsmaterialien und der Wartung der Vergangenheit an. Daneben bietet die Softwarelösung auch Vorteile wie schnelleren Zugriff auf Dokumente, verbesserten Datenschutz und Datensicherheit. Zusätzlicher Nutzen ergibt sich aus der Tatsache, dass es sich bei der gewählten Software um kein System handelt welches speziell nur für die Dokumentenlenkung einsetzbar ist, sondern eine universelle Plattform für einen weltweiten Informationsaustausch darstellt und sich für das Wissensmanagement eignet.

Inhaltsverzeichnis:

0.0 Einleitung 1
1.0 Dokumente 2
1.1 Was ist ein Dokument? 2
1.2 Dokumententypen 4
1.3 Dokumentenarten 5
1.3.1 NCI Dokumente 5
1.3.2 CI Dokumente 5
1.3.3 Elementare und komplexe Objekte 6
1.3.4 Standards für zusammengesetzte Dokumente 6
Acrobat 6
ODA Open Document Architecture (ISO 8613) 6
SGML Standard Generalized Markup Language (ISO 8879) 7
OLE (Objct Linking and Embedding) 8
1.3.5 Container 9
1.4 Abgrenzung Dokumente – Daten 9
1.5 Dokumentenlebenszyklus 10
2.0 Dokumentation 11
2.1 Was ist Dokumentation? 11
2.2 Unterscheidungskriterien 11
2.2.1 Direkte Dokumentation 11
2.2.2 Indirekte Dokumentation 12
2.2.3 Referral 12
3.0 Dokumente und QM System 12
3.1 Welchen Nutzen bringt ein QM-System? 12
3.2 Erfolgsrelevanz des Qualitätsmanagements 16
3.2.1 PIMS (Profit Impact on Market Strategies) -Studie 16
3.2.2 Auswirkung von Kundenorientiertheit auf Erfolgskennzahlen 17
3.2.3 Auswirkungen der Anwendung eines TQM Modells 17
3.3 Sinn und Zweck der Dokumentation 20
3.4 Empfehlungen der ISO 9004:2000 zum Aufbau einer QM Dokumentation 21
3.5 Arten der in Qualitätsmanagementsystemen verwendeten Dokumente 22
3.6 Dokumentationsanforderungen der ISO 9001:2000 23
3.6.1 Allgemeines 23
3.6.2 Qualitätsmanagementhandbuch 24
3.6.3 Lenkung von Dokumenten 24
3.6.4 Lenkung von Aufzeichnungen 25
3.7 Wirtschaftlichkeit der Dokumentation 25
4.0 Dokumente und Unternehmen 26
4.1 Einleitung 26
4.2 Typen von Dokumenten in Unternehmen 26
4.3 Herausforderungen der Zukunft für Informations- und Kommunikationsstrukturen 28
4.3.1 Wandlung des betrieblichen Umfelds 28
4.3.2 Zunehmender Anteil an Bürotätigkeiten 29
Gegenwärtige Entwicklung des Bürobereichs 30
4.4 Informationsfluss durch das Unternehmen 31
4.5 Ausrichten der Prozesse am Informationsfluss 34
4.6 Verluste und Aufwendungen durch Dokumente im Unternehmen 35
4.6.1 Einleitung 35
4.6.2 Produktivitätsverluste 35
4.6.3 Aufwände 36
4.7 Gesteigerte Produktivität und Kostensenkung durch den Einsatz von DMS 38
4.7.1 Einleitung 38
4.7.2 Nutzenpotential eines Dokumentenmanagementsystems 39
4.7.3 Risken für Unternehmen ohne DMS 40
5.0 Dokumenten-Management-Systeme (DMS) 41
5.1 Was ist ein DMS? 41
5.2 Funktionen eines DMS 41
5.2.1 Erfassung und Aufbereitung – Imaging 41
5.2.2 Ablegen und Speichern – Capturing 42
5.2.3 Administration und Service 45
5.2.4 Recherche – Retrieval 46
5.3 Anwendungsgebiete von DMS 48
5.3.1 Einleitung 48
5.3.2 Klassifikation von DMS Systemen 48
5.3.3 Groupware und Workflow 49
Groupware 49
Workflow 50
Unterschiede Groupware – Workflow 50
Aufgaben und Vorteile von Groupware bzw. Workflow 51
5.3.4 Internet und DMS 51
Einleitung 51
Intranet und Extranet 52
5.4 Chancen und Risken beim Einsatz von DMS 53
5.4.1 Chancen 53
Allgemeine Vorteile 54
Quantifizierbare Vorteile 54
Qualitative Verbesserungen 54
5.4.2 Risken 55
5.5 Problematik der am Markt angebotenen DMS Lösungen 55
6.0 Auswahl eines DMS 56
6.1 Einleitung 56
6.2 Vorgehensmodell zur Produktevaluierung 57
6.2.1 Produktevaluierung 57
6.2.2 Weiteres Vorgehen 58
6.3 Vorteile einer systematischen Vorgangsweise 59
7.0 Einführen eines DMS 60
7.1 Rechtliche Aspekte bei der Einführung eines DMS 60
7.1.1 Gesetzliche Vorschriften 60
7.1.2 Digitale Signatur 61
Einleitung 61
Beweisfunktion der Schriftform 62
Rechtssprechung und technische Entwicklung 62
Elektronischer Rechtsverkehr – Ausnahmen von der Schriftform 63
Risiko des elektronischen Rechtsverkehrs 63
Lösungsmodell digitale Signatur 64
Sicherheitsproblematik und Beweiswert digitaler Signaturen 65
Rechtliche Bestimmungen zur digitalen Signatur 66
7.2 Einführungsstrategien 66
7.2.1 Allgemeine Grundsätze 66
7.2.2 Top down Strategie 68
7.2.3 Learning by doing Strategie 71
8.0 Projekt – Papierlose Dokumentenlenkung 73
8.1 Einleitung – Zielsetzung 73
8.1.1 Ziele und Nicht-Ziele 73
8.1.2 Anforderungen an die papierlose Dokumentenlenkung 74
Einleitung 74
Anforderungen 74
Anforderungskatalog 77
8.2 Analyse Ist Situation 78
8.2.1 Einleitung 78
8.2.2 Die zu lenkenden Dokumente 78
8.2.3 Abläufe der bestehenden Dokumentenlenkung 79
Ablauf für Verfahrens-, Arbeits- und Organisationsanweisungen 79
Ablauf für Merkblätter 81
8.2.4 Wer erhält welche und wie viele Dokumente? 81
Einleitung 81
Dokumente je Dokumentenart 82
Dokumente je Abteilung und Verteilungsschlüssel 82
Merkblätter 85
8.2.5 Problematik des bestehenden Systems 86
8.3 Produktauswahl 86
8.3.1 Einleitung 86
8.3.2 Die Kandidaten 87
InTempo™ 3.0 von JetForm 87
Intrexx™ 2001 – The Information Office von United planet 89
Lösung der Teich Tochter H&N auf Basis des MS® Intranet Kit 91
Microsoft® SharePoint Portal Server™ 2001 92
8.3.3 Auswahl des Produkts 93
8.3.4 Beschreibung des ausgewählten Produkts 94
Einleitung 94
Portale – Brücke zwischen Web-Technik und IT-Umgebung 94
Introduction of Microsoft® SharePoint Portal Server™ 2001 95
The parts of SharePoint Portal Server 96
Index and Search Services 99
Product Architecture 100
Configuration Flexibility 102
Hardware and Software Requirements 105
8.4 Eignungstest des ausgewählten Produkts 106
8.5 Abläufe der Dokumentenlenkung neu 108
8.6 Freigabe des Grobkonzepts durch das Top Management 111
8.7 Detailkonzept zur Umsetzung der Dokumentenlenkung 112
8.7.1 Einleitung 112
8.7.2 Endfassung des Detailkonzepts 112
Lizenzen 112
Bedienung 114
Datensicherung 114
Anlegen der User am Server 114
Zugriff auf den Server 115
Zugriffsrechte 115
Dokumentenprofil 115
Workflow für Prüfung und Freigabe 116
Versionierung – einsehen alter Versionen 117
Abbonieren von Dokumenten 118
Dokumentenlenkung – ausgedruckte Exemplare 119
Organisation der Dokumente am Server 119
Orderstruktur des Gesamtsystems – Q-Dokumentenlenkung 125
Innerbetriebliche Kommunikation 126
8.8 Soll – Ist Vergleich Anforderungskatalog / Prototyp 126
8.9 Ergebnisse 129
8.9.1 Abschätzung der Amortisationszeit 131
8.9.2 Zielerreichung und abgeleitete Maßnahmen 135
8.9.3 Zukünftige Einsatzbereiche der ausgewählten Lösung 136
9.0 Literaturverzeichnis 139

Automatisiert erstellter Textauszug:

Sicherheitsproblematik und Beweiswert digitaler Signaturen Die Nutzer digitaler Signaturverfahren erwarten natürlich ein hohes Maß an Beweissicherheit, diese hängt jedoch entscheidend von der wirklichen Sicherheit des verwendeten Verfahrens, der eingesetzten Komponenten und der tatsächlichen Gewährleistung der Funktionen der Schlüsselverwaltung ab. Voraussetzung für den Beweiswert ist also die Gewährleistung von tatsächlicher Sicherheit. Genau in diesem Punkt stellt jedoch die dynamische Entwicklung und die kurze Verfallsrate von Technologien in den Bereichen Hardware und informationstechnische Sicherheitsprodukte einen nicht kalkulierbaren Risikofaktor dar. So ist z.B. die Sicherheit mathematischer Verschlüsselungsverfahren abhängig von der potentiellen Angreifern zur Verfügung stehenden Rechenleistung. Sicherheit wird also zu einer relativen Größe, die es erforderlich macht die eingesetzten Verfahren fortlaufend zu bewerten - was heute noch sicher ist kann morgen schon unsicher sein. Aus diesem Grund können digitale Dokumente eigenhändig unterschriebenen Urkunden nicht gleichgestellt des werden, sondern oder sind des im Wege des Augenscheins-, Sachverständigen sachverständigen [...]

elektronischen Rechtsverkehr können nie sicher sein, dass das übermittelte elektronische Dokument unverfälscht ist und tatsächlich von dem Urheber stammt von dem es zu kommen scheint. Aus dieser Problematik heraus ist es nicht verwunderlich, wenn elektronische Dokumente nur einen eingeschränkten Beweiswert haben. Man muss allerdings auch festhalten, dass die „Rückzugslinie“ der Schriftform auf Dauer nicht mehr die Sicherheit bieten wird können, die sie in der praktischen Anwendung heute noch hat. Hochwertige Kopiertechniken und Schreibautomaten zu erschwinglichen Preisen vereinfachen zunehmend auch das Nachahmen oder Fälschen von Schriftdokumenten. Zwar werden mit den technischen Möglichkeiten der Fälschung auch die ihrer Entdeckung steigen, in jedem Fall wird der rechtsgeschäftliche Alltag auf Dauer von diesen Unsicherheiten nicht unbeeinflusst bleiben. [...]

Beweisfunktion der Schriftform Die kulturell eingeführte und rechtlich verankerte Form des Rechtsverkehrs sind die Schriftlichkeit und die Mündlichkeit. Im Verkehr mit Behörden und Gerichten ist die Schriftform das vorherrschende Prinzip. Der tiefere Grund für die faktische Bedeutung der Schriftform ist das Bedürfnis der Parteien das Erklärte und Vereinbarte beweissicher zu halten. Die Schriftform hat also vor allem einen präventiven Zweck, nämlich „für alle Fälle“ Gewissheit über die Verpflichtung oder die Berechtigung zu einer Leistung bieten zu können. Diese Gewissheitserwartung wird auch als „Beweissicherheit“ bezeichnet. Die Beweisfunktion der Schriftform steht, als kulturell in Gesetz und Praxis gegossene Erfahrung der Teilnehmer am Rechtsverkehr, für Beständigkeit und Schutz vor Verfälschung. Dabei gewährleistet die Verbindung einer Erklärung mit dauerhaftem Erklärungsträger („Verkörperung“) ihre Integrität, indem sie einen gewissen Schutz vor nachträglicher Änderung des Erklärungsinhalts darstellt. Zusätzlich wird der Zusammenhang zwischen Erklärung und ihrem Urheber über seine eigenständige Unterschrift als einem genuinen biometrischen Merkmal auf der verkörperten Erklärung vermittelt und stellt damit die Authentizität der Erklärung sicher. [...]

Arbeit zitieren:
Aigner, Michael September 2001: Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten, Hamburg: Diplomica Verlag

Schlagworte:
Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement, DMS, Groupware, Workflow

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