Analyse und Konzept zur Verbesserung der internen Kommunikation durch Implementierung eines Web Content Management Systems im Intranet der DeTeLine

Diplomarbeit von Sven Rudolph

Einleitung:

Es herrscht Notstand an der Schwelle zum multimedialen Zeitalter. Effektives Web Content Management als Basis für optimalen Workflow und problemloses Cross Media Publishing (CMP) ist gefragt wie nie zuvor. E-Commerce gewinnt immer mehr an Bedeutung und der firmeneigene Webauftritt ist ein gewichtiger Faktor im Kampf um Marktanteile. Das nächste Angebot ist bekanntlich stets nur wenige Mausklicks entfernt und die Geduld des Konsumenten begrenzt.

Die globale Geschäftswelt mit schnellen Innovationszyklen stellt hohe Anforderungen an das Informationsmanagement eines Unternehmens. Kunden, die Öffentlichkeit, Partner und nicht zuletzt Mitarbeiter benötigen qualitativ hochwertige, auf den persönlichen Bedarf zugeschnittene und stets topaktuelle Informationen mit echtem Mehrwert.

Um jede Chance bringen sich daher Unternehmen, die die Besucher ihrer Website mit veralteten Inhalten langweilen, mit uneinheitlich gestalteten Seiten verwirren oder mit toten Links, die ins Nichts weisen, verärgern. Eine weitere Problematik ist die Mehrfachexistenz identischer Daten gebunden an unterschiedliche Formen ihrer jeweiligen Aufbereitung. Ab einem bestimmten Umfang eines Internet-Angebots lassen sich solche Mängel aber ohne professionelles Web Content Management (WCM) kaum vermeiden.

Noch heute werden in vielen Unternehmen Websites auf „klassischem“ Wege erzeugt:

Inhalte werden von den Anwendern erstellt, zur Gestaltung an die Multimediaagentur weitergeleitet und schließlich vom Webmaster ins Netz publiziert. Um die Marktposition zu behaupten und auszubauen ist es unbedingt notwendig, dass man Produkte, Inhalte oder Angebote sofort auf dem jeweiligen „state of the art“ präsentiert sowie mittels effektivem Web Content Management die unternehmensinterne und -externe Kommunikation optimiert. Diffizil wird diese Angelegenheit, wenn es an die praktische Umsetzung geht. An sich notwendige Änderungen im Corporate Design lassen sich auf Basis bestehender EDV-Systeme (Elektronische Datenverarbeitung) wenn überhaupt, dann meist nur mit einem nicht bezahlbaren Aufwand an Zeit und Arbeitskraft realisieren, da die meisten Websites immer noch mühsam per Hand in Hypertext Markup Language (HTML) geschrieben werden. Im Regelfall sind die einzelnen Abteilungen einer Firma für die Inhalte bestimmter Seiten und für ihre Aktualität verantwortlich. Sie sollten im Idealfall selbst in der Lage sein, Inhalte nach speziellen CI-Richtlinien (Corporate Identity) selb-ständig einzustellen. Die Mitarbeiter haben präzises Fachwissen vom Content der Websites und viele Hintergrundinformationen, aber leider meist nicht das Know-How, um Inhalte so aufzubereiten, dass diese webtauglich sind.

Die letzendliche Konsequenz ist: Inhalte werden nicht von denjenigen publiziert, die diese konzipieren, erstellen, kontrollieren und freigeben. Oft gehen daraufhin die Inhalte durch die Hände des Web-Masters, dessen Instanz dann den Flaschenhals bildet, da auf ihn dreimal soviel neue Inhalte einströmen, wie er bearbeiten kann. So ist eine Neuigkeit mitunter schon seit Tagen oder sogar Wochen veraltet, ehe sie ins Web gestellt wird. Handelt es sich um wenige Seiten für eine werbeorientierte Präsenz im Internet, ist diese Vorgehensweise noch praktikabel. Sind aber z.B. 500 oder mehr Web-Seiten von 10 Redakteuren in mehreren Sprachen aktuell zu halten, steigen die Betriebskosten exponentiell an und der Überblick über Inhalte, Zuständigkeiten und Verfahrensweisen geht verloren. Solche überholten Verfahren können sich v.a. Anbieter aus kundenorientierten Wirtschaftszweigen wie der Finanz- und Telekommunikationsbranche nicht mehr erlauben. Um Kunden dauerhaft an sich zu binden, müssen Unternehmen stets aufs Neue ihre Service-Angebote verbessern und erweitern. Aufgrund dieser Defizite sind verschiedene Anwendungssysteme entwickelt worden, die zur Verwaltung und Aktualisierung der Unternehmensdaten dienen und welche man unter dem Begriff Web Content Management Systeme zusammenfasst. Jedoch gibt es bisher wenig wissenschaftliche Veröffentlichungen über WCMS sowie deren Umsetzung in die betriebliche Praxis. Es besteht also Bedarf an systematischer und wissenschaftlicher Untersuchung von solchen Systemen.

Die vorliegende Diplomarbeit beschäftigt sich mit:

- der Bedeutung der Unternehmenskommunikation.

- den notwendigen technischen Voraussetzungen.

- der Optimierung von Kommunikation durch WCMS.

- der Betrachtung der Merkmale von WCMS.

- der Abgrenzung zu verwandten Bereichen.

- der Implementierung eines WCMS anhand eines praktischen Beispiels in einem mittelständischen Unternehmen, der DeTeLine - der Vorbereitung, Implementierung und dem Wirkbetrieb bei der Einführung.

Die vorliegende Arbeit wird sich damit auseinandersetzen, den aktuellen „state of the art“ festzuhalten, Probleme bei der Vorbereitung und Implementierung aufzuzeigen, Anforderungen und Entwicklungstendenzen zu untersuchen und die jeweiligen Vorgehensweisen zu erläutern. Ziel dieser Arbeit soll es sein, einen Leitfaden für den Einsatz von WCMS in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) zu erarbeiten, einen Überblick über die Aufwände, die bei der Einführung eines WCMS anfallen, zu geben und eventuelle Risiken aufzuzeigen. Anschließend werden die Weiterent-wicklungspotenziale im Bereich der WCMS herausgearbeitet.

Inhaltsverzeichnis: