Auswirkung der Umsetzung der EU-Richtlinie "Digitale Signatur" auf Geschäftsprozesse im Rechnungswesen

Diplomarbeit von Marko Pfeiffer

Einleitung:

Im heutigen Geschäftsleben gewinnt der Bereich eBusiness immer mehr an Bedeutung. Nach einer Studie der KPMG und der Bundesvereinigung der Arbeitgeberverbände sind heute mehr als 90% aller befragten Unternehmen Online. 1999 wurden weltweit Onlineumsätze in Höhe von 180 Mrd. Euro getätigt. Dies verlangt allerdings eine sichere Abwicklung aller Transaktionen. Die sichere Identifizierung des Geschäftspartners und die Integrität der abgeschlossenen Willenserklärung bzw. der übermittelten Daten müssen zweifelsfrei gewährleistet sein.

Es genügt allerdings nicht, dass ein Verfahren technisch sicher ist, es muss auch vom Gesetzgeber als sicher erachtet werden. Nur ein vom Gesetzgeber anerkanntes Verfahren bietet die im Geschäftsleben erforderliche Rechtssicherheit. Am 13.12.1999 wurde vom Europäischen Parlament die Richtlinie 1999/93/EG über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen verabschiedet. Sie soll deren Verwendung erleichtern und zu ihrer rechtlichen Anerkennung beitragen. Die geänderte nationale (Signaturgesetz) und internationale (EU Richtlinie 1999/93/EG) rechtliche Situation macht es notwendig, die vom Gesetz unterschiedenen elektronischen Signaturen klar zu definieren. Die so identifizierten Signaturen müssen auf ihre Rechtssicherheit geprüft werden, denn es können für den Außenverkehr (Kommunikation mit der Unternehmens- bzw. Konzernumwelt) nur Signaturen eingesetzt werden, bei denen Rechtssicherheit festgestellt wurde.

Als Einsatzgebiet elektronischer Signaturen bieten sich Schnittstellen an Prozess- oder Kompetenzgrenzen an. Für die Implementierung der Signaturen in Geschäftsprozesse eines Unternehmens ist es nötig, die davon betroffenen Geschäftsprozesse den neuen Anforderungen anzupassen.

Gerade im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung existiert ein hohes Potential, Kosten zu reduzieren und Prozesslaufzeiten zu senken. Es soll eine klare Aussage getroffen werden, ob zum jetzigen Zeitpunkt bzw. in naher Zukunft der Einsatz elektronischer Signaturen in Geschäftsprozessen des Rechnungswesen wirtschaftlich sinnvoll ist, und welche Auswirkungen eine solche Umstellung hat. Diese Arbeit soll Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse darstellen.

Ziel ist es, eine Handlungsempfehlung für Unternehmen zu geben, welche die heutigen Möglichkeiten moderner Signaturverfahren zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse oder Erschließung neuer Geschäftsfelder, wie Onlinehandel, nutzen wollen. Die mit der Entscheidung verbundenen wirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Risiken, aber auch Chancen werden identifiziert und bewertet. Dazu wird eine Analyse der technischen und rechtlichen Situation durchgeführt und die so festgestellten Fakten in einer Nutzwertanalyse ausgewertet und die vorteilhafteste Handlungsalternative festgestellt.

Gang der Untersuchung:

Die technische und rechtliche Ist-Situation wird in Kapitel 2 dargestellt. Da die EU Richtlinie 1999/93/EG in Deutschland keine unmittelbare Gesetzeskraft hat, muss die nationale Gesetzgebung mit in diese Untersuchung eingeschlossen werden.

In Kapitel 3 werden die Geschäftsprozesse des Rechnungswesen wie sie üblicherweise heute ablaufen dargestellt und untersucht, welche Prozess-änderungen für den Integration elektronischer Signaturen notwendig sind und welche Auswirkungen diese haben. Anhand eines Beispielprozesses wird dargestellt, an welchen Stellen die Geschäftsprozessänderungen in den Sub-prozessen durchgeführt werden müssen. Subprozesse wie Angebotsversand, Angebotsprüfung und Archivierung der Belege werden in Strukturplänen definiert und näher erläutert.

In der folgenden Nutzwertanalyse (Kapitel 4) werden die vom Gesetz unterschiedenen Signaturen dahingehend untersucht, ob deren Einsatz sinnvoll bzw. welche der untersuchten Alternativen für die Einsatz in Geschäftsprozesse des Rechnungswesen geeignet ist.

In Kapitel 5 werden die mit der Einführung von Signaturen verbundenen Risiken aufgezeigt und Rationalisierungspotentiale dargestellt.

In den Kapiteln 6 und 7 werden die Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst und ein Ausblick auf die zukünftige Entwicklung der Anwendung der Digitaler Signatur gegeben.

Inhaltsverzeichnis: