Dokumenten-Management-Systeme - Nutzen und Kosten
- Art: Diplomarbeit
- Autor: Ann Katrin Ostendorf
- Abgabedatum: April 2000
- Umfang: 116 Seiten
- Dateigröße: 5,4 MB
- Note: 1,3
- Institution / Hochschule: Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Deutschland
- ISBN (eBook): 978-3-8324-2405-3
-
ISBN (Paperback) :
978-3-8324-2405-3 P - ISBN (CD) :978-3-8324-2405-3 CD
- Sprache: Deutsch
- Prämierung:
- Arbeit zitieren: Ostendorf, Ann Katrin April 2000: Dokumenten-Management-Systeme - Nutzen und Kosten, Hamburg: Diplomica Verlag
- Schlagworte: Elektronische Archivierung, DMS, Dokumentenmanagement, Wirtschaftlichkeit, COLD
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Diplomarbeit von Ann Katrin Ostendorf
Einleitung:
Die vorliegende Diplomarbeit bietet einen allgemeinen Überblick über Dokumenten- Management- Systeme (DMS). Sie zeigt differenziert die Kostentreiber von DMS auf und stellt diesen die Nutzenpotentiale gegenüber.
Es wurden 30 DMS- Anwendungen in drei DMS- Typen klassifiziert:
- elf Archiv- Systeme mit Dokumentenimport mittels Scannen.
- 14 Archiv- Systeme mit Dokumentenimport mittels COLD- Schnittstelle.
- fünf Dokumenten- Management- Systeme im engeren Sinne.
Die Kosten dieser Systeme betragen für den internen Aufwand 33%, für Software 28%, für Hardware 23% und für die externe Beratung 16% der Anschaffungskosten. Diese rechnerisch ermittelte prozentuale Verteilung der einmaligen Kosten eines DMS bestätigt die Erfahrungen der mit der Einführung von DMS vertrauten Beratern von KPMG.
Eine einheitliche Aussage über die Höhe der Anschaffungskosten von DMS kann nicht getroffen werden. Die Ergebnisse zeigen jedoch, daß ein Archiv mit klassischem Dokumentenimport mittels Scannen doppelt so viel pro Arbeitsplatz in der Anschaffung kostet als ein Archiv mit COLD- Schnittstelle. Die durchschnittlichen jährlichen Kosten pro Arbeitsplatz sind bei den drei untersuchten DMS- Typen annähernd gleich.
Ein Dokumenten- Management- System amortisiert sich in kurzer Zeit. Die untersuchten Systeme weisen eine durchschnittliche Amortisationszeit von 2 Jahren auf.
Der Nutzen eines Dokumenten- Management- Systems liegt sowohl im quantitativen als auch im qualitativen Bereich und ist nur zum Teil monetär bewertbar. Ein DMS führt zu finanziellen Einsparungen durch kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten, Transportzeiten und Suchzeiten der Dokumente. Es führt zu einer Reduzierung der Bürosystemkosten und des Platzbedarfs. Monetär schwer zu beziffernde weitere Vorteile von DMS liegen im dezentralen, gleichzeitigen Zugriff mehrerer User, im einfacheren Sichern und Kopieren der Dokumente und in der Vermeidung von Medienbrüchen.
Weitere Gründe für die Einführung eines DMS liegen im qualitativen Bereich. Schnell vorliegende, verbesserte Informationen führen zu einer höheren Auskunftsbereitschaft und damit zu einer Erhöhung der Kundenorientierung.
Inhaltsverzeichnis:
| 1. | Einleitung | 1 |
| 1.1 | Allgemeines | 1 |
| 1.2 | Der DMS-Markt | 2 |
| 1.3 | Zielsetzung und Aufbau dieser Arbeit | 3 |
| 2. | Daten und Dokumente | 4 |
| 2.1 | Definition Daten | 4 |
| 2.2 | Definition Dokument | 5 |
| 2.3 | Dokumentenarten | 6 |
| 2.3.1 | Einführung | 6 |
| 2.3.2 | Coded Information- Dokumente | 6 |
| 2.3.3 | Non Coded Information-Dokumente | 6 |
| 2.3.4 | Elementar-Dokumente | 7 |
| 2.3.5 | Compound-Dokumente | 7 |
| 2.3.6 | Container-Dokumente | 7 |
| 2.3.7 | Selbstbeschreibende elektronische Dokumente | 7 |
| 2.4 | Integrationsstufen von Dokumenten und Programmen in einem Unternehmen | 8 |
| 2.4.1 | Einführung | 8 |
| 2.4.2 | 1. Integrationsstufe | 8 |
| 2.4.3 | 2. Integrationsstufe | 9 |
| 2.4.4 | 3. Integrationsstufe | 9 |
| 2.4.5 | 4. Integrationsstufe | 10 |
| 3. | Dokumenten-Management-Systeme | 11 |
| 3.1 | Allgemeines | 11 |
| 3.1.1 | Das Baukastenprinzip von DMS | 11 |
| 3.1.2 | Einordnung | 12 |
| 3.1.3 | Archivierung | 14 |
| 3.1.4 | Dokumenten- Management im engeren Sinne | 15 |
| 3.1.5 | Workflow | 16 |
| 3.2 | Funktionalität von Dokumenten-Management-Systemen | 18 |
| 3.2.1 | Erfassen | 18 |
| 3.2.2 | Dokumenten-Management | 22 |
| 3.2.3 | Indizieren | 23 |
| 3.2.4 | Speichern | 24 |
| 3.2.5 | Verwalten | 26 |
| 3.2.6 | Retrieval | 26 |
| 3.2.7 | Administrieren | 28 |
| 3.3 | Anforderungskriterien an ein DMS | 31 |
| 3.3.1 | Allgemeines | 31 |
| 3.3.2 | Funktionale Anforderungen | 31 |
| 3.3.3 | Systemanforderungen | 38 |
| 3.3.4 | Rechtliche Aspekte der Archivierung von Dokumenten | 40 |
| 3.3.5 | Code of Practice des VOI | 42 |
| 3.4 | Implementierung von DMS in ein Unternehmen | 43 |
| 3.4.1 | Integrationsstufen von Dokumenten-Management in einem Unternehmen | 43 |
| 3.4.2 | Ein Vorgehensmodell für die DMS-Einführung | 45 |
| 4. | Wirtschaftlichkeit von Dokumenten-Management- Systemen | 48 |
| 4.1 | Einführung | 48 |
| 4.2 | Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen | 51 |
| 4.3 | Erfahrungen der befragten Personen aus Firmen mit DMS | 54 |
| 4.4 | Kosten bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen | 55 |
| 5. | Kosten von Dokumenten-Management-Systemen | 58 |
| 5.1 | Allgemeines | 58 |
| 5.1.1 | Vorüberlegungen | 58 |
| 5.1.2 | Der Fragebogen | 58 |
| 5.1.3 | Weitere Fragetechniken | 59 |
| 5.1.4 | Ausgangsdatenmaterial | 59 |
| 5.2 | Die Fragebogenaktion | 60 |
| 5.2.1 | Zeitraum der Befragung | 60 |
| 5.2.2 | Erstkontaktaufnahme | 60 |
| 5.2.3 | Weiteres Vorgehen | 61 |
| 5.3 | Darstellung der Ergebnisse, Analyse und Bewertung | 62 |
| 5.3.1 | Fragebogenaktion | 62 |
| 5.3.2 | Angaben zur Größe der Firma | 63 |
| 5.3.3 | Branchenherkunft der teilnehmenden Firmen | 64 |
| 5.3.4 | Allgemeine Informationen zum DMS | 65 |
| 5.3.5 | Kosten des DMS | 67 |
| 5.3.6 | Kosten des DMS je nach Anwendungstyp | 73 |
| 5.3.7 | Bewertung der Ergebnisse | 83 |
| 5.4 | Abschließende Bemerkungen | 85 |
| 6. | Ausblick | 86 |
| 7. | Literaturverzeichnis | 87 |
| Anhang | 90 |
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Link zur Arbeit:
http://www.diplom.de/ean/9783832424053
Arbeit zitieren:
Ostendorf, Ann Katrin April 2000: Dokumenten-Management-Systeme - Nutzen und Kosten, Hamburg: Diplomica Verlag
Schlagworte:
Elektronische Archivierung, DMS, Dokumentenmanagement, Wirtschaftlichkeit, COLD
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