Kennzahlen für das Messeprojektmanagement

Masterarbeit von Simone Wagner

Problemstellung :

Messen sind ein unabdingbares Instrument zur Förderung wirtschaftlicher Entwicklung. Sie führen Lieferanten und Kunden zusammen, ermöglichen auch im Zeitalter digitaler Kommunikation persönliche Kontakte, bieten einen Marktüberblick und zeigen auf engem Raum den derzeitigen technologischen und wirtschaftlichen Stand einer Branche.

Messen wirken belebend auf die gesamtwirtschaftliche Situation und verbessern in der Regel das Beziehungsgeflecht zwischen Handelspartnern sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene.

Derzeit steigt die Zahl der Messen weltweit permanent an. Trotz der zur Zeit schlechten Wirtschaftslage entstehen ständig neue Messethemen und Messeveranstaltungen.

Deutschland ist in der Durchführung von internationalen Messen weltweit die Nummer 1 und zwei Drittel der führenden Messen finden in Deutschland statt.

Mit einem Gesamtumsatz von rund 2,5 Mrd. Euro im Jahr 2001 ist die Messewirtschaft damit eine der führenden Dienstleistungsbranchen in Deutschland.

Doch durch die Globalisierung der Märkte und die Zunahme der elektronischen Kommunikationsmittel verschärft sich der Wettbewerb zwischen den Messedienstleistern ständig. Dieser steigende ‘Wettbewerb und die stetig steigenden Ansprüche der Aussteller und Besucher verlangen nach professionellem Management’.

Der Konkurrenzdruck zwischen den Messestandorten und damit auch zwischen den dort tätigen Messegesellschaften und –veranstalter nimmt also immer mehr zu. Um in diesem Markt wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben und wachsen zu können, ist es für die Messegesellschaften und -veranstalter unumgänglich, professionelle Projektmanager und Projektleiter sowie kompetente Projektteams hervorzubringen. Durch ein effektives, effizientes und qualitativ gutes Projektmanagement können Kunden gewonnen und gebunden werden.

Da Messegesellschaften auch ein großes wirtschaftliches Risiko tragen, sollte die Ermittlung des Veranstaltungserfolgs sowie die Einflussfaktoren hierauf, eine zentrale Rolle im Messeprojektmanagement einnehmen, daher ist es für Messedienstleister erforderlich, ihre Managementinstrumentarien zu verfeinern und zu verbessern. Zu diesen Werkzeugen gehört auch das Controlling.

Ein völlig fehlendes oder nur inkonsequent durchgeführtes Controlling ihrer Messeprojekte bei Messeveranstaltern und Messegesellschaften, wie es im Moment eher die Regel als die Ausnahme darstellt, führt speziell bei einer schwachen Wirtschaftslage und steigender Konkurrenz innerhalb der Messebranche zu einer Qualitätsverminderung und damit meist zu einem Verlust von Ausstellern und Besuchern.

Motivation:

Das Thema der Messbarkeit und Kennzahlen für Messeprojekte wurde in der Literatur bisher eher stiefmütterlich behandelt.

Es gibt viel Material über die Messbarkeit eines Messeauftritts für die Aussteller. Für sie existieren bereits Kennzahlen, die ihnen ermöglichen den Erfolg ihres Auftritts zu messen und herauszufinden, ob sich auf dieser Veranstaltung eine erneute Teilnahme lohnt.

Zur Verwendung bei der Planung und Durchführung von Messeprojekten existieren jedoch noch keine, speziell auf dieses Thema zugeschnittenen Systeme. Gründe hierfür sind sicher in der Verschiedenartigkeit der einzelnen Messeprojekte zu suchen. Diese Individualität der einzelnen Messen macht Generalisierungen schwierig und verlangt nach einem sehr flexiblen Ansatz.

Der Anreiz zur Erstellung dieser Arbeit lag nun eindeutig darin, die mess- und beeinflussbaren Parameter im Messeprojektmanagement zu identifizieren und Methoden zur Projektsteuerung hierauf anzuwenden.

Zielsetzung der Arbeit:

Mit vorliegender Arbeit sollen geeignete Kennzahlen und ein Kennzahlensystem, zur Planung und Verfolgung von Messeprojekten, entwickelt werden. Die beschriebenen Ansätze und Verfahren sollen die effiziente Abwicklung von Messeprojekten fördern und deren Qualität steigern, indem sie den Projektverantwortlichen ein Steuerungsinstrument zur Verfügung stellen. Es werden alle Phasen eines Messeprojektes von der Konzeptionierung bis zur Nachbereitung einbezogen.

Erwähntes Kennzahlensystem soll dem Messeprojektmanager die wichtigsten Parameter liefern und die Möglichkeit bieten sie einander gegenüberzustellen, so dass überprüft werden kann, ob das Projekt auf Kurs ist, die Qualität dem Anspruch des Kunden entspricht und ob somit die Projektziele erreicht werden können.

Vorgehensweise und Aufbau der Arbeit:

Zu Beginn werden die allgemeinen Grundlagen von Projekten und des Projektmanagements erläutert. Dabei wird insbesondere auf die Projektarten und die Organisationsstrukturen eingegangen.

Im zweiten Schritt wird die Besonderheit des Messeprojekts aufgezeigt sowie die verschiedenen Messearten und ihre spezifischen Merkmale. Das Aufgabenfeld des Projektmanagers wird näher erläutert, insbesondere was die Steuerung und Abwicklung des Messeprojekts betrifft.

Als nächstes werden die typischen Steuerungsinstrumente des Projektmanagers erläutert und aufgezeigt, wie diese im Messeprojekt eingesetzt werden können. Es wird auf die Controllingaufgaben im Messeprojekt eingegangen und anschließend wird die Bedeutung der Kennzahlen, ihre Ermittlung und ihre Einsatzgebiete, erläutert. Des weiteren werden verbreitete Kennzahlsysteme aufgeführt und ihre Besonderheiten beschrieben.

Die Entwicklung von messeprojektspezifischen Kennzahlen für die Bereiche Projektmitarbeiter, Prozesse, Kunden und Finanzen bilden den Schwerpunkt des fünften Kapitels. Dabei wurde versucht, für jede Projektphase Kennzahlen zur effizienten Unterstützung der Projektarbeit zusammenzustellen und deren Verwendung zu beschreiben.

Anschließend werden diese Kennzahlen in ein System eingeordnet. Dieses Kennzahlensystem verdeutlicht die Abhängigkeit der einzelnen Kennzahlen und kann damit dem Projektmanager sowie den Projektbeteiligten als ein Instrument für eine erfolgreiche Projektabwicklung dienen.

Danach erfolgt die Betrachtung der Chancen und Risiken eines solchen Systems und welcher Mehrwert für das Projektmanagement daraus gewonnen wird.

Ein Ausblick auf die Zukunft und die Bedeutung der Messbarkeit für die zukünftige Messeprojektarbeit schließt diese Arbeit ab.

Noch eine grundsätzliche Anmerkung: In dieser Arbeit wird für Berufsbezeichnungen und Funktionsbeschreibungen nur die männliche Form verwendet. Dies ist, ähnlich wie in der englischen Sprache, geschlechtsneutral zu sehen, dient ausschließlich der besseren Lesbarkeit und ist nicht als Herabsetzung des weiblichen Geschlechts zu verstehen. Ich hoffe, dass die Leser und vor allem die Leserinnen hierfür Verständnis haben.

Inhaltsverzeichnis:

	Inhaltsverzeichnis	IV
	Abbildungsverzeichnis	VII
	Tabellenverzeichnis	VIII
	Abkürzungsverzeichnis	IX
1.	Einführung	1
1.1	Problemstellung	1
1.2	Motivation	2
1.3	Zielsetzung der Arbeit	2
1.4	Vorgehensweise und Aufbau der Arbeit	3
2.	Grundlagen des Projektmanagements	5
2.1	Was ist ein Projekt?	5
2.1.1	Definition: Projekt	5
2.1.2	Merkmale eines Projekts	6
2.1.3	Projektarten	7
2.2	Was ist Projektmanagement?	8
2.2.1	Definition: Projektmanagement	8
2.2.2	Die Aufgaben des Projektmanagements	9
2.2.3	Projektorganisationsformen	10
2.2.3.1	Aufbauorganisation	11
2.2.3.2	Ablauforganisation	13
3.	Grundlagen des Projektmanagements im Messewesen	14
3.1	Die Besonderheiten von Messeprojekten	14
3.1.1	Die Herausforderungen für die Messegesellschaften	14
3.1.2	Messearten und Typologie	16
3.1.3	Merkmale eines Messeprojekts	17
3.1.4	Phasen eines Messeprojekts	17
3.2	Messeprojektmanagement	18
3.2.1	Die Aufgaben des Messeprojektmanagers	18
3.2.2	Projektorganisationsformen für Messeprojekte	19
3.2.3	Zielsetzung eines Messeprojekts	20
3.2.4	Abwicklung und Steuerung eines Messeprojekts	22
4.	Projektmanagementinstrumente und -methoden	25
4.1	Steuerungsinstrumente des Projektmanagers	25
4.1.1	Methoden zur Konzeptfindung und -bewertung	25
4.1.2	Methoden zur systemischen Projektplanung	26
4.1.3	Methoden zur Realisierungsplanung	28
4.1.4	Methoden zur Abwicklung /Aufgabenverteilung	29
4.1.5	Methoden zur Steuerung und Controlling	31
4.2	Controlling im Messeprojekt	33
4.2.1	Arten der Projektkontrolle	33
4.2.1.1	Terminüberwachung	33
4.2.1.2	Kostenüberwachung	35
4.2.1.3	Leistungsüberwachung	35
4.2.1.4	Zielüberwachung	36
4.2.2	Darstellung von Informationen	38
4.3	Kennzahlen als ein Instrument des Projektmanagements	38
4.3.1	Kennzahlen	38
4.3.2	Die Bildung von Kennzahlen	39
4.3.3	Warum Kennzahlen ermittelt werden	40
4.3.4	Voraussetzungen für eine effektive Nutzung von Kennzahlen	40
4.3.5	Kennzahlenarten	41
4.3.5.1	Strategische und operative Kennzahlen	41
4.3.5.2	Quantitative und qualitative Messung mit Kennzahlen	41
4.3.5.3	Einsatzbereiche von Kennzahlen	42
4.4	Kennzahlensysteme	43
4.4.1	Aufbau eines Kennzahlensystems	44
4.4.2	Anforderungen an ein Kennzahlensystem	44
4.4.3	Kennzahlensystemarten	45
4.4.3.1	ROI-Kennzahlensystem	45
4.4.3.2	ZVEI-Kennzahlensystem	46
4.4.3.3	RL-Kennzahlensystem	47
4.4.3.4	Balanced Scorecard	47
4.4.3.5	Tableau de Bord	48
4.4.3.6	Return on Quality	49
5.	Kennzahlen fürs Messeprojekt-Controlling	50
5.1	Erfolgsfaktoren eines Messeprojekts	50
5.1.1	Entscheidende Faktoren eines Messeprojektes	50
5.1.2	Kundentypologie	51
5.1.3	Kundenzufriedenheit und Kundenbindung	53
5.1.4	Qualitätssicherung und Qualitätssteigerung	54
5.2	Kennzahlen für ein Messeprojekt	56
5.2.1	Mitarbeiterorientierte Kennzahlen	57
5.2.2	Prozessorientierte Kennzahlen	59
5.2.2.1	Möglichkeiten der Werbeerfolgskontrolle	61
5.2.3	Kundenorientierte Kennzahlen	62
5.2.4	Finanz- und wirtschaftlichorientierte Kennzahlen	67
5.2.5	Betrachtung der Kennzahlen pro Messephase	70
5.2.6	Anforderung an weitere Kennzahlen	74
5.3	Aufbau des Kennzahlensystems für ein Messeprojekt	74
5.3.1	Anforderung an ein Kennzahlensystem für Messeprojekte	75
5.3.2	Das MPO-Kennzahlensystem	76
5.3.2.1	Mitarbeiterorientierung	78
5.3.2.2	Prozessorientierung	79
5.3.2.3	Kundenorientierung	80
5.3.2.4	Wirtschafts-/Finanzorientierung	83
5.3.2.5	Imageorientierung	83
5.3.2.6	Struktur des MPO-Kennzahlensystems	84
5.3.3	Umsetzung des Kennzahlensystems im Projekt	86
5.4	Chancen, Risiken und Grenzen des entwickelten Kennzahlensystems	87
5.5	Mehrwert für das Projektmanagement	88
6.	Fazit und Ausblick	90
	Schlussbemerkung	91
	Literaturverzeichnis	93
	Anhang	97

Textprobe:

Kapitel 3.2.4, Abwicklung und Steuerung eines Messeprojekts:

‘Nicht Ergebnisse, sondern die Aktivitäten zur Erreichung der Ziele gilt es zu managen’.

Daher ist eine genaue Planung des Projektablaufs und Zieldefinierungen zu Beginn eines Projekts äußerst wichtig. Es kann nur steuernd eingegriffen werden, wenn der Projektstand überprüft werden kann, aber nur definierte und festgesetzte Ziele können auch überprüft werden.

Zur Abwicklung eines Messeprojekts gehört somit zuerst die Projektdefinition. Hierzu zählt die Situationserfassung, wie z.B. das Erfassen der wirtschaftlichen Lage und der momentanen Situation der Branche, der zu veranstaltenden Messe. Danach entwickelt der Projektmanager eine Konzeption des Messeprojekts und setzt die Zielformulierungen fest.

Der nächste Schritt ist die Projektplanung. Der Messeprojektmanager legt die Ablaufstruktur des Projekts fest. Er stellt den Terminplan und den Budgetplan sowie den Werbeplan in Zusammenarbeit mit der Werbeleitung auf.

Nachdem der Ablauf des Projekts und die Rahmenbedingungen mit den entsprechenden Meilensteinen festgelegt wurden, beginnt die Durchführung des Projekts mit der Aufgaben- und Verantwortlichkeitenverteilung an die einzelnen Projektteammitarbeiter.

Hier beginnt für den Messeprojektmanager auch die Phase der Projektsteuerung und des Projektcontrollings. Die Projektsteuerung umfasst alle steuernden Elemente, die das Projekt zielgerichtet voranbringen, sie ist somit ein wichtiger Teil des Projektmanagements.

Für den Messeprojektmanager gehören zu den Steuerungsaufgaben eines Messeprojekts auch die Steuerung der Informationsbeschaffung über die Markt- und Branchensituation sowie die Interpretation und Bewertung dieser Informationen.

Die intensive Beschäftigung mit der Situation der Aussteller und Besucher ist für den Projektmanager ein wesentlicher Schritt zur Kundenorientierung.

Zu einer effizienten Projektsteuerung gehört auch das Projektcontrolling. Hier geht es um den Soll-Ist-Vergleich des Projektfortschritts. Es gilt die gesetzten Ziele zu überwachen, also Termine, Kosten, qualitative und quantitative Ziele und Arbeitsleistungen. Es sollte auch eine Überprüfung eines oft vernachlässigten aber entscheidenden Faktors, nämlich die Motivation der Projektmitarbeiter, erfolgen. Denn die Arbeit der Mitarbeiter trägt entscheidend zu einer qualitativ guten Projektdurchführung bei.

Die Aufgabe für den Projektmanager ist es Abweichungen von der Planung und den Zielvorgaben zu erkennen und zu analysieren, um dann geeignete Maßnahmen einleiten oder eine Anpassung des Ziels, an die veränderten Bedingungen, vornehmen zu können. Hilfreich sind hierbei Frühwarnfunktionen zur Sicherstellung der rechtzeitigen Wahrnehmung von Veränderungen.

Das Projektcontrolling ist für den Erfolg eines Projekts von großer Bedeutung, denn nur wenn man eine Abweichung erkennt, kann man steuernd in den laufenden Projektablauf eingegriffen werden. Es ist auf keinen Fall als eine Kontrolle des einzelnen Projektmitarbeiters zu sehen, wie es leider noch allzu häufig geschieht. Es fordert eine hohe Sozialkompetenz des Projektmanagers um zu erreichen, dass die Projektteammitglieder das Projektcontrolling als ein Qualitätsverbesserungsinstrument des Dienstleistungsprojekts sehen. Denn alle haben das gleiche Ziel, eine für den Kunden qualitativ hochwertige Messe zu schaffen.

Wenn der Projektmanager flexibel auf Veränderungen reagieren kann und die Dienstleistungen an den Bedürfnissen der Kunden ausrichtet, dann wird die Messeveranstaltung zum Messeerfolg führen.

Ein weiteres Element zur Sicherung eines reibungslosen Projektablaufs ist die Erhaltung und die Förderung der Mitarbeitermotivation sowie die Schaffung einer guten Kommunikation unter den Teammitgliedern.

Nach dem Ende der Messeveranstaltung ist das Projekt ‘Messe’ noch nicht abgeschlossen. Es gilt noch die Kundenbefragungen auszuwerten, die speziell für die qualitative Beurteilung des Messeprojekts ausschlaggebend sind. Für eine Weiterentwicklung des nächsten Projekts ist es nötig, jede Veranstaltung noch einer kritischen Nachbereitung zu unterziehen, die Veranstaltung und den Projektverlauf zu analysieren und zu dokumentieren.

Neben den Controlling und Steuerungsaufgaben spielt bei Dienstleistungsprojekten, zu denen ein Messeprojekt gehört, auch die Mitarbeiterführung für die qualitative Zielerreichung eine wichtige Rolle.

Das Ergebnis einer erfolgreichen Messeprojektarbeit ist die Schaffung einer qualitativ hochwertigen Messe, die über die Dauer der Veranstaltung hinaus geht und damit Kundenzufriedenheit und Kundenbindung schafft.

Um ein Messeprojekt aber erfolgreich führen zu können, benötigt der Projektmanager zweckmäßige und professionelle Methoden und Instrumente.