Fehlzeitenmanagement

Diplomarbeit von Frances Böhlert

Einleitung:

Problemhintergrund und Aktualität:

‘In vielen Köpfen wird Gesundheitsmanagement gelebt, allerdings besteht häufig eine Lücke zwischen dem Sagen und dem Handeln.’ Obwohl krankheitsbedingte Abwesenheiten neben organisatorischen Problemen erhebliche Kosten verursachen können, wird das Thema Gesundheit oft nicht als betriebliches Thema wahrgenommen und findet dementsprechend wenig Platz im alltäglichen Verhalten von Führungskräften und Mitarbeitern.

Die Thematik des Fehlzeitenmanagements steht bereits seit Jahrzehnten in der personalwirtschaftlichen Diskussion. Viele Unternehmen und Entscheidungsträger des öffentlichen Dienstes haben Prozesse und Maßnahmen erarbeitet, die eine Reduzierung der Fehlzeiten und somit die Leistungsfähigkeit der Organisation weiterhin gewährleisten sollen. Diese Handlungen befassen sich i.d.R. neben den gesetzlichen Arbeitsschutzmaßnahmen mit der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes in Bezug auf das Arbeitsumfeld, die Arbeits- und die Organisationsgestaltung. Viele Unternehmungen fallen jedoch in alte Formen zurück und vernachlässigen ihre Gesundheitsprogramme, vor allem zurzeit in der Wirtschaftskrise. Allerdings ist eine Unternehmung nur so gesund wie ihre Angestellten.

Fehlzeiten können sich negativ auf die Wettbewerbssituation, die Beschäftigung und die Produktion auswirken. Sie bestimmen den Betriebsablauf und stellen das auffälligste Indiz für die Gesundheitssituation der Beschäftigten dar. Als Kostenfaktor rücken direkte und indirekte Kosten in den Vordergrund (d.h. hohe Versicherungskosten, sinkende Produktivität, hohe Fluktuation, hohe indirekte Personalkosten, ein schlechtes Image, eine mangelnde Arbeitsmoral, niedrige Arbeitszufriedenheit und die sinkende Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt). Aufgrund der zusätzlichen Belastung für Kollegen, Probleme beim einzelnen Angestellten, der organisatorischen Umstellungen und Kosten für Vorgesetzte stellen Fehlzeiten ebenso einen Störfaktor dar. Außerdem sind Fehlzeiten ein Signal für gestörte Arbeitszufriedenheit. Denn Mitarbeiter bleiben seltener zu Hause, wenn sie sich im Betrieb wohlfühlen. Bereits Drago/Wooden zeigten, dass neben den allgemeinen Bedingungen am Arbeitsplatz eine niedrige Arbeitszufriedenheit zu höheren Fehlzeiten führen kann. Somit ist ein Ansteigen der Fehlzeiten als Signal für unbefriedigende Zustände aus Angestelltensicht zu werten.

Die Statistiken des Bundesgesundheitsministeriums (BMG) bescheinigten Ende 2008, dass sich die Deutschen immer öfter krank melden. Demnach fehlten die gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer 2008 insgesamt 3,4 Prozent ihrer Sollarbeitszeit, das ist ein Anstieg um sechs Prozent gegenüber 2007 und entspricht 7,5 Arbeitstage. Diese Zahlen haben sich nach der neuesten Statistik des BMG‘s bereits im ersten Halbjahr 2009 drastisch gemindert. Laut dieser Statistik war der durchschnittliche Arbeitnehmer im ersten Halbjahr des laufenden Jahres lediglich 3,5 Arbeitstage krank-gemeldet. Diese scheinbare Besserung der bundesweiten Fehlzeitenquote kann jedoch langfristig keine Steigerung der Gesundheit prognostizieren. Arbeitsmarktexperten führen diese Entwicklung auf die Angst vor den Folgen der Wirtschaftskrise zurück. Folglich kann nicht von einer Verbesserung der allgemeinen Gesundheit ausgegangen werden. Vielmehr ist anzunehmen, dass die Beschäftigten trotz Krankheit zur Arbeit erscheinen und somit krankheitsbedingte Folgen (z.B. chronische Erkrankungen, Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit, Belastungen für Kollegen etc.) lediglich zeitlich verzögern bzw. verschlimmern. Zudem schränkte das BMG ein, dass sich die Zahlen nur auf einen einzelnen Stichtag beziehen. Anhand der Monatsdurchschnitte der ersten fünf Monate im Jahr 2009 berichteten die Betriebskrankenkassen über eine andere Entwicklung. Diese Berechnungen zeigen einen weiteren Anstieg des Krankenstandes, womit der angegebene Abwärtstrend des Bundesgesundheitsministeriums nicht repräsentativ ist und die Problematik des Fehlzeitenmanagements auch weiterhin in den Vordergrund unternehmerischer Entscheidungen rückt.

In der heutigen Zeit des zunehmenden globalen Konkurrenzdruckes, nicht zuletzt bedingt durch die wirtschaftliche Krise, steht der Aspekt der Wettbewerbsfähigkeit mehr als je zuvor im Vordergrund der unternehmerischen Betrachtungen. Zusätzlich fordert die demographische Entwicklung ihren Tribut. Durch eine längere Lebensarbeitszeit der immer älter werdenden Belegschaften wird die Dauer von Erkrankungen zunehmen. Infolgedessen die Thematik eines ganzheitlichen Gesundheitsprogramms zur Eindämmung fehlzeitenbestimmter Produktivität stärker als je zuvor zur Diskussion steht. Einzelaktionen dienen lediglich zur kurzfristigen Schmerzlinderung und sind somit eher teuer und nutzlos. Aus diesem Grund erscheinen nachhaltig gesundheits-fördernde Strukturen und Prozesse, die individuell auf die Bedürfnisse der Beschäftigten zugeschnitten sind, unumgänglich.

Zielstellung und Methodik:

Die vorliegende Arbeit setzt sich mit den Handlungsmöglichkeiten der personal-wirtschaftlichen Entscheidungsträger in Bezug auf die Reduzierung von Fehlzeiten aus Unternehmersicht auseinander. Hierbei sollen die Grundlagen und Strategien zur Thematik untersucht werden. Dazu sollen die Ursachen für Fehlzeiten und mögliche Maßnahmen zur Reduzierung von krankheitsbedingten Arbeitsausfällen beleuchtet werden, die bereits mehrfach im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements angewandt werden. Die Zufriedenheit der Angestellten hat einen erheblichen Einfluss auf das Arbeits- und Fehlzeitenverhalten. Aus diesem Grund soll untersucht werden, welche Verantwortung der Unternehmensführung bzw. den Führungskräften beim Fehlzeitenmanagement zukommt. Zudem sollen die rechtlichen Vorgaben für Arbeitgeber im Gesundheits- und Arbeitsschutz dargestellt werden. Oberstes Ziel dieser Abfassung ist - neben der Aufklärung über die wesentlichen Grundlagen zum Thema Fehlzeiten - eine Strategie und einen Maßnahmenkatalog zu erarbeiten, die für Entscheidungsträger im Fehlzeitenmanagement als Anleitung dienen sollen.

Basis der Untersuchung bildet die gegenwärtige Literatur zur Thematik und vorliegende Studien der gesetzlichen Krankenkassen und des Bundesgesundheitsministeriums. Ferner finden die Vorgaben der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin und die rechtlichen Rahmenbedingungen der Bundesregierung Berücksichtigung.

Gliederung der Arbeit:

Die vorliegende Arbeit ist in drei Teile gegliedert. Ausgehend von den einführenden Erläuterungen werden im ersten Teil die theoretischen Grundlagen zum Fehlzeitenmanagement dargestellt. Hierfür werden zunächst die grundlegenden Begriffe des Fehlzeitenmanagements vermittelt. Es werden die verschiedenen Einflussgrößen und Ursachen für Fehlzeiten und die spezifischen Wirkungen der Arbeit beleuchtet. Zudem werden das Fehlzeitenverhalten bestimmter Mitarbeitergruppen und der vermutete Missbrauch bei Fehlzeiten vorgestellt. Vor dem Hintergrund der Verantwortung der Führungskräfte im Arbeitsalltag als eine der Hauptursachen für Fehlzeiten, findet diese Thematik im vierten Kapitel gesondert Beachtung. Zuerst werden neben der Abgrenzung des Führungsbegriffes die Pflichten und Strategien der Unternehmensführung, das Führungshandeln und deren Einfluss auf das Fehlzeitenverhalten behandelt. Anschließend wird die Bedeutung des Personalcontrollings im Fehlzeitenmanagement kurz wiedergegeben. Fehlzeiten werden als Kennzahlen für Statistiken im Rahmen der Unternehmensdiagnostik und Rückkehrgespräche als Instrument des Personalcontrollings abgebildet. In der nachstehenden Betrachtung werden Ausgestaltungsformen fehlzeitenreduzierender Maßnahmen aufgezeigt und je ein Beispiel für ein umfassendes Konzept aus der Privatwirtschaft und aus dem öffentlichen Dienst vorgestellt. Nachfolgend wird auf die rechtlichen Vorgaben zum Gesundheits- und Arbeitsschutz eingegangen. Hierzu zählen neben den wichtigsten gesundheitsrechtlichen Vorschriften die Mitbestimmung des Betriebsrats, das betriebliche Eingliederungsmanagement und die Möglichkeit der Kündigung bei Krankheit. Im zweiten Teil werden - unter kritischer Würdigung der vorliegenden Erkenntnisse - eine Strategie und ein Maßnahmenkatalog zur strukturierten Vorgehensweise im Fehlzeitenmanagement zusammengestellt. Hierzu wird eine Stärken-Schwächen-Analyse durchgeführt, um die Maßnahmen mit dem höchsten Wirkungsgrad herauszufiltern. Der dritte Teil der Arbeit schließt mit einer Zusammenfassung und Schlussbetrachtung, in der die wesentlichen Aspekte nochmals kurz zusammengefasst werden und ein Ausblick auf die zukünftige Bedeutung des Fehlzeitenmanagements gegeben.

Das Thema der Arbeit ist ein Beitrag zur gegenwärtigen Diskussion in Bezug auf die Fehlzeitenquote in Deutschland und den partiell umstrittenen Handlungsweisen einiger Arbeitgeber. Sie ist von Interesse für personalwirtschaftliche Entscheidungsträger und die Unternehmensführung in Bezug auf die Sicherung der Leistungsfähigkeit ihrer Belegschaft.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 5.2, Fehlzeitencontrolling durch Rückkehrgespräche:

Krankenrückkehrgespräche werden bereits seit Anfang 1995 als Instrument des Fehlzeitencontrollings eingesetzt und finden zwischen dem Angestellten und dem direkten Vorgesetzten statt. Sie werden unmittelbar nach Wiederaufnahme der Arbeitstätigkeit geführt. Aus betrieblicher Sicht stehen hier das Kümmern, Helfen und Betreuen im Vordergrund. Es soll die Ursache für die Erkrankung gefunden werden, um bei betriebsbedingten Krankheitsursachen die genauen Auswirkungen zu analysieren und zu beseitigen und um den Beschäftigten bei privaten Problemen Hilfestellung zu geben. Es soll erkennbar werden, ob die Abwesenheit der Angestellten krankheits- oder motivationsbedingt war und dient bis hin zur Vorbereitung krankheits-bedingter Kündigung. Durch Rückkehrgespräche wird vorübergehend die Fehlzeitenquote gemindert. Zur langfristigen Verbesserung des Gesundheitszustandes müssen allerdings konstruktive Absprachen und Hilfsangebote zur glaubwürdigen Grundlage der Gespräche werden. Den Angestellten dagegen sollen die Bemühungen des Betriebes und des Vorgesetzten als Motivationsanreiz dienen. Allerdings nützen diese Gespräche aus Mitarbeitersicht ‘nicht primär der Ursachenforschung von Gesundheitsgefährdungen im Betrieb und sind nicht als Ausdruck der betrieblichen Fürsorgefunktion oder gar der betrieblichen Gesundheitsförderung zu verstehen’. Vielmehr erzeugen sie bei den Mitarbeitern eine Misstrauenskultur und schaffen somit einen anscheinend unbeabsichtigten disziplinarischen Effekt. Wodurch sich die Arbeitnehmer genötigt fühlen, trotz Krankheit zur Arbeit zu erscheinen (Präsentismus). Präsentismus entsteht in erster Linie durch psychische, physische, chronische oder sporadische Erkrankungen. Es wird eine verminderte Leistungsfähigkeit durch privat und/oder beruflich bedingter Müdigkeit oder Erschöpfung, erhöhten Stress oder zu vielen Arbeitsstunden (Burn-out) und Monotonie und qualitative Unterforderung (Bore-out) in Bezug auf die Aufgabengestaltung bewirkt. Was wiederum die Produktivität, Innovationsfähigkeit, Konzentrationsfähigkeit, Fehleranfälligkeit und Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters senkt und damit finanzielle Verluste für den Arbeitgeber bedeuten. Die folgende Karikatur zeigt das Dilemma des Präsentismus.

Die Fälle der Firmen LIDL und Müller, die ihre Angestellten regelmäßig ausgeforscht haben sollen, zeigen den umstrittenen Umgang mit Rückkehrgesprächen. Wie die Süddeutsche Zeitung berichtet, müssen die Beschäftigten der Drogeriemarktkette Müller regelmäßig Auskunft über ihren Gesundheitszustand geben. Der Discount-Riese Lidl führte Krankenakten, in denen alle Erkrankungen aber auch private Probleme bis hin zum Schwangerschaftsversuch detailliert notiert wurden. Laut Spiegel sind die Verkaufsleiter im Rahmen ihrer Führungsaufgabe dazu angehalten, ihrem Vorgesetzten gegenüber ausführlich über den Krankenstand der Filiale zu berichten. Die Krankenlisten wurden offenbar für dieses Gespräch geführt. Laut Rainer Dacke, von der Gewerkschaft Ver.di, ist das gezielte Ausforschen und Sammeln von Krankendaten illegal. Vor allem die Form der Dokumentation anhand eines Fragebogens, der detaillierte Angaben über den Krankheitsverlauf aufnimmt, stellt einen illegalen Tatbestand dar. Dem steht die Pflicht des Arbeitgebers zur Aufklärung von krankheitsbedingten Fehlzeiten in Bezug auf die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gegenüber, für die eine gewisse Dokumentation der Krankendaten notwendig ist. Im Rahmen des Eingliederungsmanagements gem. § 84 (2) SGB IX sind Krankheitsdaten schriftlich festzuhalten. Vor allem die Gründe für krankheitsbedingte Fehlzeiten spielen hier eine Rolle, weil es um Maßnahmen zur Wiedereingliederung des Arbeitnehmers geht. Mit Urteil vom 12.06.2006 (9 AZR 271/06) entschied das Bundesarbeitsgericht, dass Gesundheitsdaten vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt und vom übrigen Personalakteninhalt getrennt aufzubewahren sind. ‘Die Dokumentation von Krankendaten ist heikel, aber nicht grundsätzlich verboten’.

‘Rückkehrgespräche sind zwar wirksam, aber mittelfristig nicht ohne Risiko auf die Motivationslage der Beschäftigten’, daher scheinen sie kein geeignetes Mittel zur Fürsorge und Senkung von Krankenständen zu sein. Welche weiteren Maßnahmen dem Fehlzeitenmanagement zur Verfügung stehen, wird im nachstehenden Kapitel vorgestellt.