Leitfaden für die Einführung von Wissensmanagement

MA-Thesis / Master von Andreas Langenhan

Einleitung:

Unternehmen werden immer mehr einem globalen Wettlauf mit Konkurrenten um Märkte, Kunden und Produkte ausgesetzt. Ein zunehmender Kosten- und Wettbewerbsdruck, dynamische Umweltentwicklungen sowie technologische Erfindungen, die diesen Wandel noch beschleunigen, stellen Wirtschaft und Gesellschaft permanent vor neue Herausforderungen, bieten aber auch eine Vielfalt an Chancen und Möglichkeiten. Die Globalisierung verändert traditionelle Strukturen und stellt bisher geltende Regeln und Normen in Frage.

Damit Unternehmen in solch einem dynamischen Umfeld bestehen können, sind Generierung, Erwerb, Nutzung sowie Erhalt wirtschaftlich relevanten Wissens zu den bestimmenden Wettbewerbsfaktoren geworden. Durch die Schaffung und Anwendung neuen Wissens müssen Unternehmen versuchen, stets innovative und einzigartige Produkte und Leistungen anzubieten, um sich von der Konkurrenz absetzen zu können. Der Anteil an Wissen nimmt entlang der Wertschöpfungskette immer mehr zu und ist in vielen Wirtschaftszweigen mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Zudem verlieren die klassischen Produktionsfaktoren Boden, Kapital und Arbeit zunehmend an Bedeutung, wohingegen der Produktionsfaktor Wissen immer mehr in den Vordergrund tritt. In der Unternehmenspraxis wird auf breiter Basis anerkannt, dass das Wissen der Mitarbeiter dabei als nachhaltiger Wettbewerbsvorteil angesehen werden kann und es daher von essentieller Bedeutung ist, nicht nur neues Wissen zu schaffen, sondern dieses auch weiterzugeben und sicherzustellen.

Als problematisch gilt jedoch die Tatsache, dass oft enorme Wissenspotentiale von Mitarbeitern innerhalb der Organisation aufgrund unsachgemässer Aufbewahrung bzw. Anwendung verloren gehen. Oft wird das Wissen der Mitarbeiter zu wenig transparent gemacht und nicht ausgiebig genutzt. In diesem Zusammenhang ist auch die Abwanderung von Mitarbeitern mit einem breiten Fach- und Spezialwissen zu nennen. An dieser Stelle setzt nun Wissensmanagement an, um die Ressource Wissen besser nutzbar zu machen und für das Unternehmen dauerhaft zu erhalten.

Die Bedeutung von Wissensmanagement verdeutlicht eine Studie der Giga Information Group aus dem Jahr 2002. Sie besagt, dass 4% des Wissens in einem Unternehmen in strukturierter, 16% in unstrukturierter Form vorliegen und 80% des Wissens in einem Unternehmen personengebunden sind.

Zielsetzung:

Die Literatur zum Thema Wissensmanagement ist aufgrund der Flut an Publikationen schwer überschaubar geworden. Dennoch lassen sich zwei grundsätzliche Ansätze unterscheiden. Ziel des technikorientierten Ansatzes ist die schnelle Verarbeitung von Wissen in Unternehmen mit Hilfe von elektronischen Datenverarbeitungsprogrammen. Dabei geht es um das Management von Informationen, Daten, Hard- sowie Software. Das Wissensmanagement ist jedoch kein Thema, welches ausschliesslich an der technischen Seite ausgerichtet werden sollte, sondern auch den humanen Aspekten Rechnung tragen muss.

So haben Mandl und Rothmeier in einer Studie herausgefunden, dass eine ausschliesslich technische Ausrichtung organisationale sowie menschliche Faktoren vernachlässigt und bestenfalls Informationsmanagement, nicht jedoch Wissensmanagement darstellt. Für Schüppel ist klar, dass ‘Speicher- und Verarbeitungssysteme’ nicht die kognitiven Aspekte individuellen Wissens vollständig weitergeben können.

Beim humanorientierten Ansatz steht der Mensch als Wissensträger im Mittelpunkt der Betrachtungen. Schüppel setzt diese Art des Wissensmanagement mit einem Human Ressource Management gleich. Auch hier wird wieder nur ein Aspekt des Wissensmanagement angesprochen, während andere Gesichtspunkte ausser Acht gelassen werden.

Für die Implementierung von Wissensmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz unerlässlich. Dieser muss über ein ‘klar definiertes Konzept über die Vorgehensweise’ verfügen, Prozesse und Strukturen sollten eindeutig erläutert werden. Ebenso gehört eine technologische Plattform sowie ein Indikatoren- und Bewertungssystem dazu. Zudem sind Massnahmen zur Veränderung der Unternehmenskultur unerlässlich und das Wissensmanagement sollte als kontinuierlicher Verbesserungsprozess angesehen werden. Ziel eines ganzheitlichen Wissensmanagement ist es, das in der Organisation vorhandene Potential an Wissen derart aufeinander abzustimmen, dass ein integriertes, organisationsweites Wissenssystem entsteht, welches eine effiziente, gesamtorganisatorische Wissensverarbeitung im Sinne der Organisationsziele gewährleistet. Das ganzheitliche Wissensmanagement hat zum einen die personelle Seite, die sich mit der Qualität der Mitarbeiter befasst, zum anderen die organisationale Seite des Wissensmanagement.

Hierbei geht es um das kollektive Wissen der Mitarbeiter, welches in der organisationalen Wissensbasis verankert ist. Nur durch den ganzheitlichen Ansatz von Wissensmanagement kann allen Aspekten dieses komplexen Themas Genüge getan werden, wodurch sich die organisatorischen Punkte mit einbeziehen lassen.

Ziel dieser Diplomarbeit ist es deshalb, einen ganzheitlichen Wissensmanagementansatz für ein Unternehmen zu entwerfen, der neben den technologischen Möglichkeiten sowohl die Humanorientierung als auch die organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt und bei der Implementierung eines Wissensmanagement im Unternehmen Pantec Biosolutions AG als Leitfaden eingesetzt werden kann. Der Mensch wird dabei als wichtigster Träger von Wissen besonders ausführlich betrachtet und berücksichtigt.

Gang der Untersuchung:

Nach der Problemstellung, Zielsetzung und dem Ablauf der Untersuchung wird im weiteren Verlauf zunächst das theoretische Fundament gelegt, bevor anhand der im Rahmen einer empirischen Studie gewonnenen Erkenntnisse Empfehlungen für die Praxis entwickelt werden.

Zur Einführung in die Thematik werden im zweiten Kapitel die für die Diplomarbeit grundlegenden Begriffe ‘Wissen und Wissensmanagement’ diskutiert. Anhand verschiedenster Rahmenbedingungen wird aufgezeigt, warum Wissensmanagement als Notwendigkeit betrachtet werden sollte. Die Thematik des ‘Organisationalen Lernens’ wird nur kurz umrissen, um die Verbindungen zum Wissensmanagement aufzuzeigen.

Das dritte Kapitel stellt das von Probst et. Al. entwickelte Modell ‘Bausteine des Wissensmanagement’ in den Mittelpunkt und betrachtet dessen wesentliche Bestandteile.

Im vierten Kapitel werden Instrumente und Methoden aus dem Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie vorgestellt und diskutiert, um einen ganzheitlichen Ansatz entwickeln zu können.

Die Gestaltung und Durchführung einer empirischen Studie ist Gegenstand des fünften Kapitels. Die in der betrachteten Literatur gewonnenen Erkenntnisse dienen als Grundlage für die Konzeption eines Fragebogens, dessen Ziel es war, die Erkenntnisse zu überprüfen, zu bestätigen, zu widerlegen bzw. auf den aktuellsten Stand zu bringen. Auf Basis der aus dem Fragebogen gewonnenen Erkenntnisse wird versucht, Handlungsempfehlungen für die Praxis abzuleiten.

Inhaltsverzeichnis:

	Inhaltsverzeichnis	2
	Abbildungsverzeichnis	3
	Management Summary	5
1.	Einleitung	7
1.1	Problemstellung	7
1.2	Zielsetzung	8
1.3	Aufbau der Diplomarbeit	10
2.	Grundlagen und Begriffe	12
2.1	Abgrenzung des Begriffs Wissen	12
2.2	Wissenskategorien	16
2.3	Wissensmanagement	20
3.	Das Wissensmanagementprojekt	30
3.1	Planung - erste Schritte	30
3.2	Werkzeuge und Instrumente des Wissensmanagement	32
3.3	Die Rolle der Technik beim Wissensmanagement	59
4.	Motivation und Anreizsysteme	64
4.1	Gestaltungsempfehlungen	64
5.	Barrieren im Wissensmanagement	72
5.1	Personelle Barrieren	72
6.	Empirische Studie	75
6.1	Grundlegende Überlegungen	75
6.2	Zielsetzung	75
6.3	Durchführung der Umfrage	76
6.4	Zusammenfassung	92
7.	Kritische Würdigung	94
	Literaturverzeichnis	95
	Anhang	98

Textprobe:

Kapitel 3, Das Wissensmanagementprojekt:

Planung – erste Schritte:

Die vorgestellten Bausteine des Wissensmanagements liefern zunächst eine Reihe von Anregungen und Analysemöglichkeiten, mit denen das Unternehmen eigene Verhaltensweisen im Umgang mit Wissen beurteilt und erste Bestandsaufnahmen vorgenommen werden können. Wie sehen nun erste mögliche Schritte für die konkrete Umsetzung von Wissensmanagement aus?

Auswahl des Pilotbereichs:

Hier gilt es, sich zu überlegen, welcher Unternehmensbereich sich besonders gut für ein Wissensmanagementprojekt eignet. Es empfiehlt sich, für erste Initiativen stets einen begrenzten und überschaubaren Bereich auszuwählen.

Analyse der Geschäftsanforderungen und Wissen:

Für den ausgewählten Unternehmensbereich sollten zunächst alle Geschäftsanforderungen genau analysiert und beschrieben werden. Danach kann festgestellt werden, inwieweit Wissen und besonders welche Wissensbereiche hierbei eine zentrale Rolle spielen. In diesem Schritt muss analysiert werden, welches Wissen im ausgewählten Bereich erfolgskritisch ist.

Zielsetzung:

Nach dieser gründlichen Analyse der Wissensbereiche stellt sich die Frage, wie man mit dem relevanten Wissen besser umgeht, als es bisher der Fall gewesen ist. Anschliessend werden daraus erste Ziele für das Wissensmanagementprojekt abgeleitet.

Wissensmanagement-Strategie:

Nachdem der Pilotbereich und die einzelnen Ziele festgelegt wurden, müssen Strategien entwickelt werden, die das weitere Vorgehen, die Verantwortlichkeiten sowie den zeitlichen Rahmen vorgeben.

Wissensmanagement-Methoden:

Ist eine Wissensmanagement-Strategie festgelegt, müssen als nächstes die Methoden und Instrumente ausgewählt werden, die zur Umsetzung der Wissensmanagement-Strategie dienen können. Bei der Auswahl der Methoden und Instrumente empfiehlt es sich, bereits bestehende Massnahmen zu berücksichtigen und daran anzuknüpfen (z.B. an bestehende Kommunikationssysteme). Eine Übersicht über ganz verschiedene Methoden und Instrumente des Wissensmanagement gibt das folgende Kapitel.

Entwicklung von Anreizsystemen:

Nachdem eine Methoden-Auswahl getroffen wurde, kann damit begonnen werden, diese in die Praxis umzusetzen. Dabei sollte man sich auch Gedanken machen, ob und inwieweit diese Massnahmen mit bestimmten Anreizen für die Beteiligten begleitet sein sollten. An dieser Stelle sollten erste Überlegungen zur systematischen Entwicklung eines geeigneten Anreizsystems angestellt werden. Auf die Wichtigkeit und die Gestaltung von Anreizen wird in einem späteren Kapitel des Leitfadens nochmals genauer eingegangen.

Kulturelle Veränderungsprozesse:

Auch wenn man sein Wissensmanagement-Projekt in einem überschaubaren Bereich beginnt, sollte man sich Gedanken darüber machen, ob und inwieweit das Projekt kulturelle Veränderungen innerhalb der Organisation bewirkt bzw. bewirken muss. Ebenso wie bei den Anreizen müssen auch hier erste Überlegungen zum Anstoss von Veränderungsprozessen der Unternehmenskultur stattfinden. Von der Rolle der Unternehmenskultur beim Wissensmanagement wird in nachfolgenden Kapiteln noch mehrmals die Rede sein.

Werkzeuge und Instrumente des Wissensmanagement:

Es gibt zahlreiche Wissensmanagement-Methoden und -Instrumente. Welche Strategie die richtige ist, hängt davon ab, welche Wissensmanagement-Ziele (Wissen erwerben, verteilen etc.) verfolgt werden und auf welcher Ebene (Mensch, Organisation oder Technik) die Massnahmen greifen sollen. Im Folgenden werden eine Reihe von Wissensmanagement-Massnahmen und -Instrumenten stichpunktartig vorgestellt. Dabei wird angegeben, für welchen Wissensmanagement-Baustein diese Methoden geeignet sind und auf welcher Ebene diese ansetzen.

Die hier vorgestellten Wissensmanagement-Tools sind in drei Gruppen unterteilt: individuelle und intellektuelle Strategien, organisatorische Massnahmen und technische Instrumente.

Individuelle und intellektuelle Wissensmanagement-Tools:

Individuelle und intellektuelle Tools umfassen Wissen, Konzepte (bestimmte Vorstellungen und Modelle zu verschiedenen Wissensbereichen) und individuelle Strategien, die der Einzelne ‘im Kopf’ hat und somit ohne technische oder organisationale Aktionen für sich und seine Arbeit nutzen kann. Intellektuelle Tools sind also alle Verhaltensweisen, Gedanken und Wissenselemente, die den Umgang mit dem Wissen unterstützen.