Controlling in Klein- und Kleinstunternehmen

Diplomarbeit von Bernd Schwieters

Einleitung:

Diese Arbeit gliedert sich in 6 Kapitel. Das erste Kapitel geht näher auf die Problemstellung und die Zielsetzung dieser Arbeit ein. Im weiteren Verlauf wird ein gemeinsames Grundverständnis der zentralen Begriffe geschaffen.

Kapitel 2 zeigt die Herausforderungen auf, denen Klein- und Kleinstunternehmen gegenüberstehen. Es werden zu Beginn die Grundlagen von Basel II erläutert, um darauf aufbauend die Bedeutung der Kreditfinanzierung für Klein- und Kleinstunternehmen aufzuzeigen. Schließlich folgt die Darstellung der Vorgehensweise des Ratingprozesses, um im Rahmen der Kreditvergabe die Kreditausfallwahrscheinlichkeit zu ermitteln. Zum Schluss des 2. Kapitels wird der hohe Anteil an Klein- und Kleinstunternehmen bei Unternehmensinsolvenzen und deren Ursache erläutert.

In Kapitel 3 wird das Unternehmen Mammut GmbH vorgestellt und mit Hilfe einer Stärken- und Schwächen-Analyse werden Unternehmensbereiche aufgezeigt, in denen Verbesserungspotential vorhanden ist.

Im 4. Kapitel wird ein Controlling-Konzept für die Mammut GmbH erstellt, das auf den Ergebnissen der Stärken- und Schwächen- Analyse aufbaut. Der Schwerpunkt des Controllings wird dabei auf den Bereich des Kostencontrollings, insbesondere der Deckungsbeitragsrechnung, gelegt.

Kapitel 5 widmet sich dem positiven Einfluss des vorgestellten Controllingkonzepts auf das Ergebnis des Ratingverfahrens der Kreditinstitute nach Basel II.

Die Arbeit endet mit einer zusammenfassenden Darstellung und Bewertung der Ergebnisse in Kapitel 6.

Problemstellung:

‘Der Mittelstand ist das Herz der deutschen Wirtschaft’.

Das ‘Herz der deutschen Wirtschaft’ wird jedoch in der heutigen Zeit mehr denn je mit Problemen konfrontiert. Hier sind insbesondere der wachsende Wettbewerb in allen Branchen, immer kürzer werdende Produktlebenszyklen, zunehmende Spezialisierung, steigende Energie- und Rohstoffpreise sowie Änderungen in politischen, ökonomischen und technologischen Bereichen zu nennen.

Besonders Klein- und Kleinstunternehmen sind hiervon betroffen, da sie in der Regel geringe Liquiditäts- und Kapitalreserven aufweisen. Somit stellt die Finanzierung des laufenden Geschäftsbetriebes den Unternehmer vor eine große Herausforderung. Beispielsweise ist hier die Abhängigkeit dieser Unternehmen von der schlechten Zahlungsmoral einiger Großkunden, ein häufig nicht ausreichend ausgeprägtes Forderungsmanagement sowie fehlende Finanz- und Liquiditätsplanung zu nennen.

Ein weiteres aktuelles Problemfeld, mit dem sich Klein- und Kleinstunternehmen auseinandersetzen müssen, ist die risikoorientierte Kreditvergabe der Banken nach Basel II. Durch diese Neuregelungen steigt der Informationsbedarf der Banken im Kreditvergabeprozess. Dies macht es unvermeidbar, dass Klein- und Kleinstunternehmer die Transparenz der eigenen Geschäftsabläufe verbessern, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden.

Um bereits jetzt und grundsteinlegend für die Zukunft diesen Herausforderungen gewappnet zu sein, ist es unabdingbar, dass auch Klein- und Kleinstunternehmen betriebswirtschaftliche Controlling- und Steuerungssysteme implementieren. Der Nutzen dieser Systeme liegt darin, den gestiegenen Anforderungen an die Unternehmensführung gerecht zu werden. Gefahren und Chancen, sowie deren Ursachen sollen im Voraus analysiert werden, um geeignete Gegen- oder Förderungsmaßnahmen in Form von Handlungsempfehlungen aufzuzeigen.

Ziel dieser Arbeit soll es sein, einige grundlegende wirtschaftliche Problemfelder von Klein- und Kleinstunternehmen aufzuzeigen und näher zu erläutern. Abschließend soll die Möglichkeit dargestellt werden, aktuellen Problemfeldern durch angepasste Controllingmaßnahmen entgegenzuwirken. Aufgrund der knappen Ressourcen in Klein- und Kleinstunternehmen scheint der Aufbau eines Controllingsystems organisatorisch nicht umsetzbar, doch kann schon durch geringen Aufwand und durch eine Übernahme der Controllingaufgaben durch verschiedene Institutionen ein großer Beitrag zur Sicherung des Unternehmenserfolges geleistet werden.

Hierzu werden aufbauend auf Erfahrungen des Controlling in Großunternehmen spezielle Controllingsysteme abgeleitet und für deren Einsatz in Klein- und Kleinstunternehmen spezialisiert.

Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung eines Controllings in Unternehmen dieser Größenklasse ist ein geringer finanzieller und zeitlicher Aufwand bei der Umsetzung des Controllings, sowie die Wahrnehmung der Controllingaufgaben durch den Unternehmer.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.2.2, Unzureichend ausgeprägtes Forderungsmanagement:

Die Finanzierungs- und Liquiditätsplanung spielt in Klein- und Kleinstunternehmen, in denen der Unternehmer stark im Tagesgeschäft eingebunden ist, häufig nur eine untergeordnete Rolle. Oftmals erfolgt hier ein Umdenken erst, wenn es schon zu spät ist. Um aber langfristig die Existenz der Unternehmung sicherzustellen, ist es wichtig, die Zahlungsströme des Unternehmens aufeinander abzustimmen, um den Zahlungsverpflichtungen dauerhaft, fristgerecht und in voller Höhe nachkommen zu können.

Da Klein- und Kleinstunternehmen in Deutschland häufig über geringe Eigenkapitalquoten verfügen und auch der Zugang zu Bankkrediten wie unter 2.1 erläutert aufwändiger geworden ist, kann es bei nicht ausreichendem Forderungsmanagement dazu kommen, dass der Unternehmer seinen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann oder teure Überziehungskredite in Anspruch genommen werden müssen.

Die häufigsten Mängel und Probleme im Forderungsmanagement von Klein- und Kleinstunternehmen bestehen darin, dass - die Einhaltung der eingeräumten Zahlungsfristen von Kunden nicht ausreichend kontrolliert werden; - die Rechnungsstellung häufig erst lange Zeit nach Leistungserbringung erfolgt; - keine feste Struktur im Mahnverhalten besteht; - die Bonität der Kunden im voraus nicht ausreichend geprüft wird; - ein zu hoher Forderungsbestand besteht; - auf An- und Teilzahlungen verzichtet wird.

Hingegen fallen weitestgehend unabhängig von der Auftragslage und einzelnen Projekten regelmäßig wiederkehrende Auszahlungen für Miete, Löhne und Rohstoffe, sowie unerwartete Auszahlungen in Form von Steuernachzahlungen oder Gewährleistungsansprüche an. Dies führt im Unternehmen zu einem erhöhten Zwischenfinanzierungsbedarf, der in den meisten Fällen aufgrund mangelnder finanzieller Reserven nur durch Ausnutzung des Kontokorrentkredites gedeckt werden kann. Ist der Kreditrahmen des Unternehmens bereits ausgenutzt, wird es seinen Zahlungsverpflichtungen kurzfristig nicht nachkommen können. Dies kann dazu führen, dass:

- gelieferte Ware vom Lieferanten wieder abgeholt wird; - Mahngebühren und Verzugszinsen anfallen; - Lieferung nur noch gegen Barzahlung erfolgt; - Lieferanten nicht mehr mit dem Unternehmen zusammenarbeiten wollen; - der Ruf der Unternehmung darunter leidet; - geplante Investitionen zurückgestellt werden müssen.

Ohne letztendlich das Ausmaß und die Gefahr eines unzureichenden Forderungsmanagement zu erkennen, befindet sich der Unternehmer schnell in einer Abwärtsspirale, die ihn zwangsläufig in die Zahlungsunfähigkeit treibt.

Gerade unter dem Aspekt der allgemein schlechten Zahlungsmoral und der damit verbundenen Forderungsausfälle ist ein konsequentes Forderungsmanagement unverzichtbar, um weiterhin erfolgreich am Markt bestehen zu können.

Das Erfolgsgeheimnis eines strikten Forderungs- und Mahnwesens besteht darin, die Hemmschwelle der Kunden, eine Rechnung nicht fristgerecht zu bezahlen, zu steigern. Bei konsequenter Anwendung führt dieses Verhalten dazu, dass Forderungen rechtzeitig bezahlt werden, was zur Folge hat, dass der Zwischenfinanzierungsbedarf gesenkt wird und das Unternehmen auf der anderen Seite seinen Zahlungsverpflichtungen rechtzeitig nachkommen kann.

Abhängigkeit von Großunternehmen und Folgeinsolvenzen:

Die Kundenbeziehungen von Klein- und Kleinstunternehmen sind häufig davon geprägt, dass diese Unternehmen Zulieferer von nur einem oder wenigen Großkunden sind. Nicht selten führt die dominante Stellung der Großkunden dazu, dass Klein- und Kleinstunternehmen unter starken Kosten-, Qualitäts- und Zeitdruck gesetzt werden.

Nun verfügen aber abhängig von Branche und Produkt nur wenige dieser Unternehmen über eine derartige Auftragslage, dass sie Aufträge von Großkunden mit Blick auf eine ausgewogene Kunden- und Kostenstruktur ablehnen können. Hier muss der Unternehmer entscheiden, ob er auf zusätzlichen Umsatz verzichtet, um durch eine ausgewogene Kundenstruktur die Abhängigkeit und die Verhandlungsmacht von einem oder wenigen Großkunden zu vermindern. Ein weiteres Risiko bei der Zusammenarbeit mit einigen wenigen Großkunden besteht in der fehlenden Risikodiversifikation. Ist für Klein- und Kleinstunternehmen die Insolvenz und damit einhergehend ein evtl. Forderungsausfall eines Kunden schon ärgerlich genug, so kann es bei Insolvenz eines Großkunden schnell zu schwerwiegenden finanziellen Problemen und dadurch auch zur Folgeinsolvenz kommen. Gerade Klein- und Kleinstunternehmen sollten diese Gefahr nicht unterschätzen, da sie in der Regel von einem Forderungsausfall härter getroffen werden, als vergleichbare Großunternehmen. Zur Minimierung dieser Risiken sollten Unternehmer vor Abschluss eines Vertrages die Bonität des Auftraggebers prüfen. Wenn zu Auftraggebern längere Geschäftsbeziehungen bestehen, sind überdies hinaus Veränderungen permanent und aufmerksam zu beobachten.