Möglichkeiten für Wikis in Unternehmen

Bachelorarbeit von Michael Garcorz

Einleitung:

In den letzten Jahren tauchen Schlagworte wie ‘Web 2.0’ und ‘Social Software’ immer wieder auf. Was überwiegend im privaten und öffentlichen Raum seinen Ursprung und Erfolg hat, nimmt heute zunehmend Einzug in die Welt der Unternehmen. Auch in der Wissenschaft setzt man sich mit diesem Thema auseinander. So hat Andrew McAfee, ein Professor an der Harvard Business School, einen Artikel unter dem Titel ‘Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration’ verfasst und damit ein weiteres Schlagwort geprägt: ‘Enterprise 2.0’.McAfee definiert den Begriff wie folgt:

‘Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms within companies, or between companies and their partners or costumers’.

Die Konzepte die hinter Web 2.0 und Social Software stecken, können zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation und der Zusammenarbeit beitragen. Das Konzept der Wikis möchte ich in dieser Arbeit aufgreifen. Bekannt geworden sind Wikis durch die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia, welche 2001 durch Jimmy Wales ins Leben gerufen wurde. Wikipedia ist eine Enzyklopädie, bei der sich jederLeser auch als Autor betätigen kann und das nahezu ohne hierarchische Einschränkungen. Hinter Wikipedia steckt ein Wiki-System mit einem bestimmten Wiki-Prinzip, als Werkzeug zur kollaborativen Erfassung und Verteilung von Wissen.

Das Potential des Einsatzes von Wikis in Unternehmen haben bereits zahlreiche Firmen erkannt, darunter auch Konzerne wie IBM und Microsoft.

In dieser Arbeit möchte ich erörtern wie die Anwendungsmöglichkeiten für Wikis inUnternehmen aussehen und welche Aspekte bei der Verwendung von Wiki-Systemen speziell im Unternehmenskontext zu beachten sind.

Die Schwerpunkte sind dabei:

- Erläuterung des Wiki-Prinzips.

- Einordnung in den Bereich Web 2.0.

- Erläuterung der Grundfunktionalität eines Wiki-Systems.

- Herausarbeiten der Unterschiede zwischen einem offenen Wiki und einem Unternehmenswiki.

- Herausarbeiten typischer Anwendungsmöglichkeiten auf Basis der Literatur zum Thema Wiki.

- Herausarbeiten der Aspekte die bei der Einführung eines Wikis in ein Unternehmen beachtet werden müssen.

Beschreibung von Erfahrungen aus der Praxis anhand eines Beispiels:

Zur Erreichung dieser Ziele wird im Wesentlichen wie folgt vorgegangen. Zum einen wird der Stand des Wissens zusammengefasst und kritisch bewertet sowie durch eigene Schlussfolgerungen erweitert. Zum anderen werden mit Hilfe der Ergebnisse einer qualitativen Befragung die Erkenntnisse aus der Literatur ergänzt.

Gang der Untersuchung:

Die Arbeit ist in fünf Kapitel unterteilt. Im zweiten Kapitel wird zunächst in das Thema Wiki eingeführt. Dabei wird geklärt was ein Wiki ist, welches Prinzip dahinter steckt, wie es technisch funktioniert, welche Merkmale ein Wiki hat, wie es in das Web 2.0 eingeordnet werden kann und welche Konzepte es neben dem Wiki noch gibt.

Kapitel 3 befasst sich mit Wikis im Unternehmenskontext. Es werden Anwendungsmöglichkeiten beschrieben, mögliche Alternativen zum Wikisowie Aspekte die aus unternehmerischer Sicht bei der Einführung eines Wikis beachtet werden müssen.

Kapitel 4 ergänzt die theoretischen Erkenntnisse mit einem Fallbeispiel. Dazu werden ausgewählte Mitarbeiter eines Unternehmens befragt, in welchem ein Wiki eingeführt wird.Dabei werden bisherige Erfahrungen sowie die Vorgehensweise bei der Einführung beschrieben. Auch Erwartungen, die in diesem Projekt an das Wiki gestellt werden, sind in dieser Beschreibung enthalten. In Kapitel 6 werden neben einem Ausblick die wesentlichen Ergebnisse zusammengefasst und kritisch hinterfragt.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 3.1, Der Begriff des Unternehmens:

Unter dem Begriff Unternehmen wird im Kontext dieser Arbeit eine planvoll organisierte Wirtschaftseinheit verstanden, die unter marktwirtschaftlichen Gesichtpunkten Güter und Dienstleistungen herstellt um diese Leistungen über den Absatz der Güter verwertet und damit als Ziel hat Gewinn zu erwirtschaften. Allerdings können die meisten Beschreibungen und Erkenntnisse dieser Arbeit auch auf ähnliche Organisationen übertragen werden, wie z.B. öffentliche Betriebe, die nicht primär das Ziel haben Gewinne zu erzielen.

Unterschiede zwischen Wikipedia und einem Unternehmenswiki:

Die Idee Wiki-Systeme im Umfeld von Unternehmen einzusetzen gab es schon 2001. Sie stammt von den Gründern der Wikipedia Bo Leuf und Ward Cunningham, die den Einsatz von Wiki-Systemen in Unternehmen als eines der Anwendungsfelder angesehen haben. Jedoch unterscheiden sich die Rahmenbedingungen beim Einsatz eines Wiki-Systems in einem Unternehmen zu einem offenen System wie Wikipedia. Warta teilt diese Unterschiede in seinem Aufsatz ‘Wiki-Einführung in die Industrie’ in fünf Bereiche ein:

- Gruppentyp.

- Motivation.

- Prozesse und Einführung.

- Subjektive und objektive Zeitbeschränkung.

- Vorleistung und Gefangenendilemma.

Warta bezieht sich zur Bestimmung der Gruppentypen auf Nicola Döring, welche Gruppen nach Funktion, Größe und subjektiver Bedeutung aufteilt. Basierend auf Dörings Unterteilung teilt Warta die Wikipedianer in die Kategorie Großgruppe ein, da sie mit ca. 1000 aktiven Mitgliedern darunter fallen würden.

Dadurch, dass die Community in Unternehmen im Regelfall kleiner ist als die bei Wikipedia und die Zusammensetzung der Mitglieder bewusst begrenzt werden, ist das erreichen einer ‘kritischen Autoren- und Leserschaft’ schwieriger. Denkbar sind jedoch auch Unternehmenskonzerne, welche auf den ersten Blick ebenfalls eine große Gruppe bieten können. Jedoch bestehen solche Konzerne oftmals aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Eine logische Schlussfolgerung wäre, dass die Gruppe sich den Interessen nach in verschiedene kleine Gruppen aufteilt. Das Erreichen einer kritischen Autoren- und Leserschaft wird dadurch wieder erschwert.

Was bedeutet Motivation? ‘In der Psychologie beschreibt der Begriff Motivation eine momentane Ausrichtung auf ein Handlungsziel.’ Im Kontext des Wissensmanagement erwähnt Nerdinger eine Umfrage die zeigt, dass die größten Probleme im Bereich Wissensmanagement die Motivation bereitet. Diese Erkenntnisse lassen sich auf die Einführung eines Wikis übertragen. Dabei muss man zunächst einmal davon ausgehen, dass in einem Unternehmen die Bereitschaft der Mitarbeiter ihr Wissen weiter zu geben vorhanden ist. Dies ist bei den Autoren von Wikipedia selbstverständlich.

In der Psychologie wird zwischen extrinsischer und intrinsischer Motivation unterschieden. Intrinsisch bedeutet, der Wikipedianer betätigt sich als Autor, weil er dabei Interesse, Spaß und Befriedigung empfindet. Eine direkte Entlohnung bekommt er für seine Mühe nicht. Anders ist es bei einem Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter wird grundsätzlich für seine Leistung entlohnt. Dies wird als extrinsischer Motivation bezeichnet. Nun ist es aber in den meisten Fällen so, dass ein Mitarbeiter nicht explizit an einem Wiki arbeiten wird, sondern zusätzlich ohne speziell dafür entlohnt zu werden Mehrarbeit auf sich nehmen muss. Sieht der Mitarbeiter an dieser Stelle keine persönlichen Vorteile, entsteht ein Motivationskonflikt. Aus dem Bereich CSCW ist bekannt, dass bei der Einführung eines CSCW-Systems besonders darauf zu achten ist, dass jeder Mitarbeiter einen Nutzen gegenüber der Arbeit ohne CSCW-System erfahren muss. Ein weiterer Ansatz ist die Einführung eines Anreizsystems wie z.B. Prämien für das Einstellen und Bearbeiten von Artikeln. Wobei in diesem Zusammenhang vor dem Crowding-Out-Effekt gewarnt werden muss, bei dem die intrinsische Motivation durch extrinsische Motivation verdrängt wird. Näheres dazu in Kapitel 3.7.

Der Punkt ‘Prozesse und Einführung’ ist als Unterscheidungsmerkmal für die allgemeine Verwendung von Wikis in Unternehmen eher unbedeutend, denn Warta bezieht sich dabei auf das Beispiel eines Wiki-Systems bei Robert Bosch Diesel Systems, welches als Grundlage seiner Arbeit dient. Dabei wird dem Wiki-Prinzip eine Einschränkung aufgezwungen, indem die Inhalte bis zu einem bestimmten Zeitpunkt auf den neuesten Informationstand gebracht werden müssen. Diese Version wird von einem Redaktionsteam in einem unternehmensinternen öffentlichen Bereich überführt und kann ab diesem Zeitpunkt nur noch kommentiert werden, eine Veränderung ist nicht mehr möglich. Dieses Vorgehen widerspricht dem ergebnisorientiertem Ansatz eines Wikis, bei dem der Weg zum Ziel keinem vorher definierten Prozess unterliegt. Die Inhalte eines Wikis sind dem Prinzip nach nie in einer finalen Version. Eine Überarbeitung ist immer möglich.

Ein fast schon selbsterklärendes Unterscheidungsmerkmal ist die Zeitbeschränkung. Die Mitarbeiter in einem Unternehmen haben eine deutlichere Zeitbeschränkung als ein Freizeit-Wikipedianer. Der Zeitfaktor spielt subjektiv zweifelsohne in einem Unternehmenswiki eine andere Rolle als bei der Wikipedia. Aber auch objektiv steigt die Anforderung an Produktivität in der freien Wirtschaft zunehmend. Angenommen ein Mitarbeiter ist schon zu 100% ausgelastet, wird er nicht die Zeit finden sich noch um ein Wiki zu kümmern. Besonders da Überstunden oft nicht bezahlt, sondern höchsten noch ausgeglichen werden. Daher muss Wiki-Arbeit in das Arbeitspensum eingeplant werden.

Bei dem Punkt ‘Vorleistung und Gefangenendilemma’ geht es darum, dass ein Unternehmenswiki nach der Installation zunächst einmal keine Inhalte bereitstellt und somit für die Mitarbeiter keinen Nutzen hat. Der Anreiz ein Wiki-System zu benutzen, welches keine Inhalte präsentiert, fehlt. Die ersten Besuche auf der Wiki-Seite würden ausschließlich dem Zweck dienen, das Wiki mit Informationen zu befüllen, also Zeit zu investieren ohne dabei einen Nutzen zu erfahren. Bei der Einführung würde die Vorleistung des Befüllens eines Wikis mit Inhalten die Chancen steigern, die Mitarbeiter für das Wiki-System zu begeistern. Warta behauptet, dass die Vorbefüllung in der Wikipedia keine so große Rolle gespielt hat wie die Vorbefüllung in einem Unternehmenswiki und begründet dies in der Differenz der Motivation des Nutzerkreises. Während der Wikipedianer intrinsisch handelt, handelt der Mitarbeiter eher extrinsisch.