Konzeption eines Dokumentenmanagementsystems durch Einführung von Workflow- und Groupware in einem mittelständischen Unternehmen unter Berücksichtigung bestehender Hard- und Softwaresysteme

Diplomarbeit von Torsten Neumann

Einleitung:

Ziel der Arbeit ist die genauere Untersuchung der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) anhand eines konkreten Szenarios. Die Untersuchung soll aufzeigen, welche Faktoren in Unternehmen die Einführung eines DMS bedingen können, welche strategischen, technologischen und führungsmäßigen Erwägungen Konzeption und Einführung der Systemlösung bestimmen.

In der Literatur finden sich hierzu zahlreiche theoretische Konzepte und Anwendungsbeispiele. Die Praxis zeigt jedoch häufig, dass die Situationen im Unternehmen bereits stark festgefahren sein kann, und somit umfassendere Konzepte, d.h. Konzepte, die Ansätze auf verschiedenen Ebenen (Technik, Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterführung) verfolgen, benötigt werden.

Die vorliegende Arbeit wird daher einen Ansatz anhand eines besonderen Szenarios erarbeiten.

Problemstellung:

Es soll nun ein Weg gefunden werden die Dokumentenverwaltung in ein Dokumentenmanagement-System zu transferieren. Dies ist vor allen dann notwendig, wenn mehrere Mitarbeiter zusammenarbeiten die auf verschiedene Büros oder gar Standorte verteilt sind. Es ist dabei notwendig gängige Hardware und Software Standards in Verbindung mit einer optimalen Ergonomie zu bringen. Die Mitarbeiter sollen das Dokumenten-System richtig annehmen und anwenden können.

Die Organisation und Verwaltung von betrieblichen Dokumenten stellt immer wieder eine Herausforderung dar. Die Einbettung elektronischer Dokumente in ein Dokumentenmanagementsystem zeigt fallweise die Anzeichen der Software-Krise 80er Jahre.

Zu Erarbeitung eines angemessenen Konzepts sollen Methoden der Geschäftsprozessmodellierung herangezogen und am praktischen Beispieldiskurs erarbeitet werden.

Faktisch soll für das Unternehmen und dem Mitarbeiter erreicht werden, dass die richtigen Dokumente, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, dem richtigen Mitarbeiter in kürzester zur Verfügung stehen.

In einer Zeit hochentwickelter Informationstechnologie muss dieses Problem hinreichend lösbar sein. Speziell für ein mittelständiges Unternehmen kann das am Markt überlebenswichtig sein, wie das eingangs aufgeführte Szenario zeigt. Im Vordergrund steht in dieser Arbeit die in vielen Ansätzen vernachlässigte Interaktion zwischen Mensch und IT-Technologie.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.1, Historische Hintergründe zu der Entwicklung von Unternehmensorganisationen und der Datenverarbeitung:

Für die Lösung des Problems der zum Teil stark fest gefahrenen Strukturen im Unternehmen wird zunächst eine Analyse der Entwicklungsgeschichte durchgeführt. Dazu werden die verschiedenen Entwicklungsbereiche der Unternehmensverwaltung, der Büroarbeit und der Datenverarbeitung, näher untersucht. Daraufhin werden die Bedeutung und relevante Zusammenhänge herausgestellt und als Ergebnis bewertet. Aus dieser Ansatzsichtweise heraus wird die Konzeption zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystem entwickelt.

Kapitel 2.1, Entwicklung der Datenverarbeitung:

Die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten mit den darin enthaltenen Informationen nimmt im industrialisierten Arbeitsprozeß seit je her eine Grundlegende Rolle ein. Der Austausch von Informationen zwischen Mensch zu Mensch und Mensch zu Maschine hat sich im Zuge der Automatisierung immer weiter entwickelt. Die Interaktion zwischen Mensch und Maschine wurde Funktional fokussiert. Die Datenverarbeitung wurde im Zuge der sich entwickelnden Datenverarbeitungstechnik in Hard- und Software getrennt. Aus der Datenverarbeitung entstand Software für Informationssysteme. Mit Software-Programmen konnten monolithische Anwenderprogramme funktionale Aufgaben erfüllen. So entstanden monolithische Architekturen. Vor allem in den Produktionsabläufen werden stark funktionsorientierte Systeme eingesetzt. Diese sind zwar effizient aber oft nicht flexibel anpaßbar. In den 70ziger Jahren entstanden Datenbanken für eine zentrale Datenverarbeitung. Mit der Weiterentwicklung entstanden in den 80ziger Jahren Benutzerschnittstellen für den Datenaustausch zwischen den Applikationen. Mit dem Einsatz von Personalcomputern wurde ein weiterer Schritt für die individuelle Datenverarbeitung auf Grundlage von Datenbankentwicklungen gemacht. Bis Ende der neunziger Jahre haben sich relationale Datenbanken etabliert. Unter Verwendung eines Client-Server-Prinzip entstanden vernetzte Datenbanksysteme mit einem zentralen Server und Unternehmensweit verteilte Clienten. Bis zur jetzigen Zeit, wurden darauf aufbauend, Softwareprodukte entwickelt, um Daten zwischen den Applikationen austauschen zu können. Es wurden weitere Systeme zum Austausch elektronischer Informationen entwickelt die in eine workflow-basierte Lösung integriert sind. Zu diesen Systemen zählen u. a. das Dokumenten-Management-System (DMS) und Groupware-Applikationen.

Es erfolgte die Ausgliederung der Ablaufsteuerung aus diesen Workflowsystemen durch Unterstützung mit einem Workflowmanagementsystem (WFMS).