Bedarfs- und Auswahlanalyse zur Einführung eines gesamtheitlichen Unternehmens- und Projektcontrollinginstruments am Beispiel eines mittelständischen Unternehmens

Diplomarbeit von Thomas Schlegel

Einleitung:

Die Norm DIN 69904 (Projektmanagementsystem), Abschnitt 5.17, definiert Projektcontrolling als „Prozesse und Regeln, die innerhalb des Projektmanagements zur Sicherung des Erreichens der Projektziele beitragen“. Diese Aussage verdeutlicht, dass sich Projektcontrolling nicht auf die Planung und Kontrolle der Kosten beschränkt, sondern das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens umfasst. Der Servicecharakter eines Projektcontrollings, welchen die Unterstützung bei der grundsätzlichen Gestaltung und laufenden Abstimmung der Projektmanagementaufgaben bietet, wird erkennbar. Man kann sagen, das Projektcontrolling ist die koordinierte Überwachung und analytische Bewertung für Steuerungsmaßnahmen des gesamten Projektportfolios.

Für das Verständnis ist es wichtig, die Stellung des Projektcontrollings zum Projektmanagement und zum allgemeinen Unternehmenscontrolling herauszuarbeiten. Das Projektcontrolling unterstützt zum einen die Projektleitung bei der Wahrnehmung ihrer Führungsaufgaben im Rahmen des Projektmanagements, zum anderen garantiert es die Verbindung der Projektplanung, -steuerung und -kontrolle mit dem Unternehmenscontrolling. Projektcontrolling kann dabei als Spezialfunktion des Unternehmenscontrollings gesehen werden. Weitere Felder des Unternehmenscontrollings sind z.B. Angebotswesen, Vertriebs-, Beschaffungs-, Personal-, Finanz- und Investitionscontrolling sowie DV.

Die Bedeutung des Projektcontrollings hat in den letzten Jahren durch wachsenden Kosten- und Termindruck, verschärften Wettbewerb und komplexer werdende Projekte zugenommen. Da die Führung der Projekte zunehmend anspruchsvoller und komplexer wird, benötigt nicht nur der Controller, sondern im besonderen Maße auch das Management und die Projektverantwortlichen jederzeit Zugriff auf aktuelle, projektrelevante Informationen aus allen Unternehmensbereichen. Um dies gewährleisten zu können, ist ein methodisch abgesichertes Instrumentarium notwendig, das nur durch ein integriertes Projektcontrolling bereitgestellt, praktiziert und mit den Projektbeteiligten koordiniert werden kann.

Gang der Untersuchung:

Die Unternehmensgruppe hat weltweit ca. 260 Mitarbeiter und ist einer der führenden Engineering-Dienstleister für die Karosserietechnik der Automobilindustrie. Als innovatives Unternehmen begleitet es Fahrzeugprojekte über den kompletten Produktentstehungsprozess.

Von der ersten Konzeptplanung, über die Konstruktion und Simulation bis zur Inbetriebnahme der Betriebsmittel ist die Unternehmensgruppe ein Partner für den Karosserierohbau. Sie besteht aus einer Holding, der XY GmbH und weltweit insgesamt acht Tochtergesellschaften.

Die Tochtergesellschaften sind jeweils eigenständige Firmen, die ihre Aufträge/Projekte fast ausschließlich von der Holding erhalten. Somit wird deutlich, dass die XY GmbH der wichtigste und größte Kunde der Tochtergesellschaften ist. Die XY GmbH erhält die Aufträge, indem sie Angebote auf Kundenanfragen abgibt. Wird ein Projekt bei der XY GmbH beauftragt, unterteilt die Holding das Projekt in Teilprojekte und vergibt diese an die Tochtergesellschaften. Das für das gesamte Projekt vorhandene Budget wird, entsprechend der Größe der Teilprojekte, anteilig und unter Einbehalt von 11% an die Tochtergesellschaften vergeben. Nach Erreichen eines bestimmten Projektstandes wird dem Endkunden, wie im Voraus vereinbart, eine Teilrechnung (z.B. über 30% des Gesamtbetrags) von der XY GmbH gestellt. Ab diesem Zeitpunkt können die an diesem Projekt beteiligten Tochtergesellschaften ebenso eine Teilrechnung (in diesem Fall 30% ihres Gesamtbetrags) an die Holding stellen.

Für die Projektverfolgung, Projektauswertung, Mitarbeiterauswertung und die Auswertung der halbfertigen Arbeiten ist jede Tochtergesellschaft selbst verantwortlich. Da es weder ein einheitliches Projektcontrollingsystem noch Vorschriften zum Führen einheitlicher Listen gibt, hat zum jetzigen Zeitpunkt jede Unternehmens-Einheit unterschiedliche Listen zur Verfolgung und Überwachung ihrer Teilprojekte. Das einzig einheitliche Instrument, das in allen Einheiten gelebt wird, ist das Zeiterfassungssystem. Dieses System ist aber unter den einzelnen Einheiten nicht verknüpft, so dass ein Projekt, das in mehrere Teilprojekte unterteilt wurde, in jeder Einheit eine unterschiedliche Projektnummer und -bezeichnung haben kann.

In dem Zeiterfassungssystem können die Mitarbeiter KOMMT und GEHT auf offene Projekte stempeln. Aufgrund dieser Eingabe können die Arbeitsstunden ausgewertet werden. Das uneinheitliche Vorgehen bei der Vergabe der Projektnummern und Projektbezeichnungen macht jedoch das Zusammenführen der zueinander gehörenden Teilprojekte bei der Projektverfolgung, Projektüberwachung und Projektabrechnung sehr schwierig und benötigt unnötig viel Zeit und verursacht somit auch Kosten.

Das derzeit eingesetzte Zeiterfassungssystem und die uneinheitlichen Projektverfolgungs- und Projektüberwachungslisten erfüllen nur noch in sehr wenigen Punkten die von der Unternehmensgruppe gestellten Anforderungen.

Die gesetzten Ziele für die Einführung des neuen Unternehmens- und Projektcontrollinginstruments sind, die bisher genutzten Individualentwicklungen durch ein gesamtheitliches Standardsoftwaresystem abzulösen, die kaufmännischen und technischen Bereiche enger zusammenzuführen und alle Vorgänge zukünftig zentral zu steuern, um sie detailliert überwachen zu können. Das neue System soll eine einheitliche Vorgehensweise bei allen EBZ-Einheiten gewährleisten und den Zeitaufwand, der gegenwärtig für das Pflegen der Controllinglisten benötigt wird, erheblich verkürzen. Zudem soll das System Unterstützung in den Unternehmensbereichen Anfrageerfassung, Angebotserstellung, Mitarbeiterauswertung, Zeiterfassung, halbfertige Arbeiten (bzw. Projekte), Rechnungsstellung und Rechnungsüberwachung bieten. Ebenso muss es dem heutigen Stand der Technik, was Datenbank, Mehrbenutzerbetrieb und Benutzeroberfläche betrifft, entsprechen.

Zur Erreichung bzw. Unterstützung dieser Anforderungen ist es Ziel dieser Arbeit, bis zum 01.07.07, Unternehmens- und Projektcontrollingsysteme zu vergleichen und eine Auswahl geeigneter Produkte für ein gesamtheitliches Unternehmens- und Projektcontrolling innerhalb der Unternehmensgruppe zu treffen. Nach der ersten Auswahl werden die ausgewählten Anbieter gebeten, ihre Systeme im Hause der XY GmbH vorzustellen und ein Beispielprojekt in ihrer Softwarelösung abzubilden. Mit Beginn des ersten Quartals 2008 soll mit der Einführung des neuen Systems begonnen werden. Die Software wird im ersten Schritt bei der XY GmbH GmbH eingeführt, um diese dort ausführlich auf ihre ganzheitliche Funktionalität zu testen. Bei erfolgreicher Implementierung und entsprechendem wirtschaftlichem Nutzen kommt die Software in sämtlichen Konzernunternehmen der XY GmbH zum Einsatz.

Problemstellung:

Aufgrund der Vorteile, die durch das große Angebot an Standardsoftware im Bereich des Projektcontrollings gegeben sind, ist die Entscheidung für eine Standardsoftware und gegen eine Individualsoftware gefallen. Unter Standard-software werden Anwendungssysteme verstanden, die nicht für einen individuellen Anwendungsfall entwickelt werden, sondern ohne Änderung zur Lösung von vergleichbaren Problemstellungen in unterschiedlichen Unternehmen einsetzbar sind.

Die Vorteile einer Standardsoftware sind unter anderem die Verteilung der Entwicklungskosten auf eine Vielzahl von Anwendern um somit einen geringeren Einzelpreis zu erzielen, die sofortige Verfügbarkeit und der geringe Personalaufwand, der für die Einführung von Nöten ist.

Dem entgegen steht die zumeist nicht vollständige Abdeckung der individuellen Anforderungen des Unternehmens, sodass Anpassungen der Software oder der Organisation notwendig werden. Eine solche Anpassung erfordert über den Anschaffungspreis hinaus finanzielle Ressourcen sowie Zeit für die Anpassung. Um die Vorteile der Standardsoftware dennoch nutzen zu können und den Anpassungsaufwand so gering wie möglich zu halten, ist eine systematische und fundierte Evaluation und Auswahl der am Markt angebotenen Systeme erforderlich. Basis für die Software- bzw. Anbieterauswahl ist eine detaillierte Informationsbedarfsanalyse. Um ein erstes Bild des benötigten Informationsbedarfes bei der Unternehmensgruppe zu bekommen, ist eine Ist-Analyse des aktuellen Informations- und Datenflusses durchzuführen. Im zweiten Schritt wird ein Fragebogen, der zur Abfrage des benötigten bzw. gewünschten Informationsbedarfes erstellt wird, an die Geschäftsführung, an Projektleiter und an ausgewählte kaufmännische Mitarbeiter versendet. Um die spezifischen Anforderungen, der Geschäftsführer und der Mitarbeiter im Fragebogen zu erfassen, werden ausreichend viele offene Fragen gestellt. Ergebnis der Auswertung von den Fragebögen sind die Bedarfsanforderungen der Unternehmensgruppe. Die Anforderungen werden anschließend mit den Leistungsspektren der Softwareinstrumente verglichen. Da die Angaben zum Leistungsspektrum der Software in Broschüren und im Internet oft nicht detailliert genug sind, um eine Auswahl zu treffen, muss ein Fragebogen zur Abfrage des Leistungsspektrums erstellt werden.

Eine hundertprozentige Lösung wird voraussichtlich nicht erreicht werden, aber vielleicht eine fünfundneunzigprozentige, zu einem akzeptablen Preis. Es können jedoch nur die Lizenzpreise und jährlichen Wartungskosten verglichen werden, da für den interessanteren Einführungspreis auch die Kosten für die Anpassung eine Rolle spielen, welche jedoch in diesem ersten Schritt schlecht abschätzbar sind.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

3.4, Anbieterbefragung: Ziel der Anbieterbefragung ist es, eine Vergleichbarkeit der vorausgewählten Softwareanbieter herzustellen und deren Leistungsspektrum zu überprüfen. Folgende Anforderungen sind an die Anbieterbefragung zu stellen:

Sie sollte in schriftlicher Form erfolgen, damit man die Antworten dokumentieren kann und sie bei einem späteren Vertragsschluss gegebenenfalls heranziehen kann.

Der Umfang der Befragung sollte gering gehalten werden, jedoch sollten die benötigten Funktionen vollständig abgefragt werden, um die Anbieter differenzieren zu können.

Die Anbieterantworten müssen vergleichbar sein. Bei den funktionalen Anforderungen sollten nur die Antwortmöglichkeiten ‚wird durch die Software abgedeckt’, ‚kann durch Zusatzmodule oder Erweiterungen abgedeckt werden’ und ‚kann durch die Software nicht abgedeckt werden’ enthalten sein.

Es müssen auch offene Fragen gestellt werden, damit die Anbieter die Möglichkeit haben, sonstige Informationen oder Zusatzleistungen zu nennen, die im Standard enthalten sind. Dies bedeutet jedoch einen mühsamen manuellen Abgleich der Anbieter mit einem eventuell notwendigen Nachhaken.

Die Zeitspanne für die Antworten sollte je nach Umfang angemessen sein und zuvor mit den Anbietern abgesprochen werden, damit die Termine möglichst nicht überschritten werden.

In den Anfrageunterlagen sollte ein Hinweis auf einen Ansprechpartner für telefonische Rückfragen zur Verfügung stehen.

3.4.1, Anschreiben an die Anbieter: Um dem Softwareanbieter einen Überblick über die Gesamtsituation zu geben, wird der Leistungsabfragung ein Anschreiben vorangestellt. Das Anschreiben beinhaltet den Zweck der Leistungsabfrage, eine Kurzbeschreibung der XY GmbH und Angaben zum Terminplan der Einführung. Darüber hinaus wird eine knappe Beschreibung der wichtigsten Geschäftsprozesse, in denen die Software Unterstützung bieten soll, beigefügt.

In dem Anschreiben wird dem Softwareanbieter zudem die Erstellung zweier unverbindlicher Richtangebote abverlangt. Die Angebote sind für die zwei getrennt abgefragten Einführungsphasen der Softwarelösung. In der ersten Phase soll die Software nur bei der Holding eingeführt werden. Hierfür sind 15 Poweruser-Lizenzen (Volluser) und 25 User-Lizenzen nötig, die nur Zeiten erfassen. In der zweiten Phase, sobald die Implementierung bei der Holding erfolgreich war, soll die Softwarelösung bei der gesamten Unternehmensgruppe eingeführt werden. Für die zweite Phase werden 50 Poweruser-Lizenzen und 210 Lizenzen für die Zeiterfassung benötigt. Die Anbieter müssen in ihren Angeboten mindestens folgende Positionen aufführen:

Lizenzkosten für die zwei getrennten Phasen der Einführung Kosten für die Schulung der betroffenen Personen in der zweiten Phase Höhe der jährlichen Wartungsgebühren Es ist wichtig, dass die Lizenzkosten extra aufgelistet sind, da der Aufwand für Consulting und Customizing der einzelnen Softwaretools noch nicht abzuschätzen und darum auch nicht vergleichbar ist.

3.4.2, Inhalt und Aufbau der Anbieterbefragung: Der Fragebogen an die Softwareanbieter ist wie in Anhang Nr. 3 in drei Teile gegliedert. Im ersten Teil werden Informationen zum Softwareanbieter abverlangt. Im zweiten, dem Hauptteil, wird die Abdeckung der funktionalen Anforderungen abgefragt. Im dritten Teil hat der Anbieter die Möglichkeit Zusatzleistungen aufzulisten.

Bei der Abfrage der Anbieterinformationen wird nach dem Namen und der Anschrift des Unternehmens gefragt, nach dem Namen der Software sowie nach den Kontaktdaten der oder des Ansprechpartners. Diese Informationen werden zur schnellen Orientierung und zur Übersichtlichkeit benötigt. Des Weiteren hat man dadurch die Kontaktdaten des Ansprechpartners für offene Fragen. Dem Anbieter werden in diesem Teil des Fragebogens auch Informationen über beispielhafte Referenzkunden und Anzahl der Kunden bzw. Installationen abverlangt. Die Anzahl der Installationen gibt eine grobe Information darüber, inwieweit anfängliche Kinderkrankheiten einer Software schon behoben wurden. Mit den vom Anbieter genannten Referenzkunden kann nach Bedarf in Kontakt getreten werden. Zwar wird die Anbieterfirma nur positive Referenzkunden nennen, bei geschickter Fragestellung lassen sich aber dennoch wertvolle Beurteilungshinweise entlocken.

Im Hauptteil der Anbieterbefragung sind die funktionalen Anforderungen bzw. die benötigten Informationen, die das System verarbeiten soll, aufgelistet. Die Anforderungen sind in acht Bereiche untergliedert, die sich aus den sieben Aufgabenbereich ergeben, in denen das System Unterstützung bieten muss (siehe 1.3 Zielsetzung), und einem Teil mit zusätzlichen Anforderungen. Zu Beginn jedes Gliederungspunktes wird gefragt, ob die Software bei dieser Aufgabenstellung eingesetzt werden kann. Wenn dies der Fall ist, dann wird der Anbieter gebeten, sich detaillierter mit dem Themenpunkt zu beschäftigen. Er wird nach jeder aufgelisteten Funktion/Information dieses Aufgabengebiets gefragt, ob diese im Standard enthalten ist, ob sie durch Erweiterungen verarbeitet werden kann oder ob die Software zu diesem Punkt keine Unterstützung bietet. Der Anbieter hat auch immer die Möglichkeit Anmerkungen nach jedem Gliederungspunkt zu machen, hiefür ist ausreichend Platz vorgesehen.

Die zuvor durchgeführte Einteilung der abverlangten Funktionen in Prioritäten bekommt der Anbieter nicht zu Gesicht. Nach Meinung der Geschäftsführung der XY GmbH besteht hierfür keine Notwendigkeit.

Der letzte Teil der Befragung ist ein offener Teil, das heißt, es stehen keine Antwortvorgaben zur Auswahl. Dieser Teil bietet den Anbietern die Möglichkeit, stichpunktartig sonstige Informationen oder Zusatzleistungen zu nennen, die im Standardpaket enthalten und somit ohne den Kauf zusätzlicher Software oder Module für die XY GmbH erhältlich sind. Dies bedeutet mit hoher Wahrscheinlichkeit einen mühsamen manuellen Abgleich der Anbieter mit eventuell notwendigem Nachhaken. Für den Softwarevergleich ist es jedoch wichtig zu wissen, welche zusätzlichen Funktionen die einzelnen Softwareinstrumente bieten und welche Vorteile die EBZ-Gruppe aufgrund dieser Funktionen haben könnte.