Eine empirische Erhebung über die Anwendung von Groupware in Kleinunternehmen

Diplomarbeit von Martina Klinke

Einleitung:

Gruppen- und Teamarbeit stellt eine effiziente Form der Zusammenarbeit in Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg dar. Zunehmend läuft diese Form der Zusammenarbeit softwaregestützt über räumliche und zeitliche Distanzen ab. Für den Einzelnen geht es um die Verwaltung von E-Mails und das Pflegen von Kontakten und Terminen. Für das Team geht es um Kommunikation, Kooperation und Koordination. Die Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe bezeichnet man als Groupware.

In der Regel setzt sich fast jede heute am Markt erhältliche Groupware-Applikation aus zwei Komponenten zusammen: Ein Server hält die Daten an einer zentralen Stelle vor und ein Client stellt dem Anwender die Daten des Servers und lokal gespeicherte Informationen am PC zur Verfügung. Bei Microsoft z. B. bildet das Produkt „Exchange“ den Server und die Anwender greifen über den Client „Outlook“ auf ihre Daten am Arbeitsplatzrechner zu.

Der Groupware-Markt wird heute im Wesentlichen von zwei Herstellern dominiert: Microsoft Exchange mit Outlook und IBM mit Lotus Notes/Domino sind die führenden Anbieter. Die Bemühungen der Anbieter anderer Goupware-Applikationen setzen vor allem an der Server-Komponente an. In der Regel können an diese Lösungen die üblichen Clients wie Microsoft Outlook angebunden werden. Damit können Unternehmen auf der Server-Seite Geld sparen, ohne auf der Client-Seite mit der Akzeptanz der Benutzer kämpfen zu müssen.

Laut einer Berlecon-Studie warten insbesondere Communigate, Ipswitch, Kerio, Open-Xchange und Scalis in Deutschland mit Alternativen zu den großen Anbietern auf. Dr. Joachim Quantz, Senior Analyst bei Berlecon: „Nach wie vor dominieren Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino und mit einigem Abstand dahinter Novell Groupwise den Markt für Messaging Groupware. In den letzten Jahren haben sich aber eine Reihe von Wettbewerbern etabliert, die gerade für mittelständische Unternehmen interessant sind, da sie kostengünstige und gleichzeitig qualitativ hochwertige Lösungen anbieten“.

Literatur- und Praxisbeispiele zum Thema Groupware konzentrierten sich bisher überwiegend auf die Einführung und Umsetzung verschiedener Konzepte in mittleren bis großen Unternehmen.

Nur einige wenige Anbieter richten sich an Kleinunternehmen. Open-Xchange bietet beispielsweise das Basispaket seiner Groupware Open-Xchange Express Edition mit Outlook-Anbindung für 5 Nutzer zu einem Preis von 299 Euro an. Die Auslagerung des kompletten Messaging-Systems zu einem Webhoster bietet das Angebot MailXchange von der 1 & 1 Internet AG und richtet sich damit ebenfalls an Kleinunternehmer. Es kostet für 100 Nutzer 199 Euro pro Monat; inklusive Outook-Anbindung sind es 299 Euro pro Monat.

Im Jahr 2005 gab es laut Bundesagentur für Arbeit 1.945.601 Kleinunternehmen bis 50 Beschäftigte und 83.111 Unternehmen mit einer Betriebsgröße ab 50 Beschäftigte in Deutschland. Trotz dieser Zahlen finden sich in der Literatur nur wenig bis keinerlei Hinweise, welche Erfahrungen bei Kleinunternehmen in der Einführung und Umsetzung von Groupware bestehen.

Kleinunternehmen haben mit anderen Voraussetzungen, Chancen und Risiken umzugehen.

Kennzeichnend für Kleinunternehmen sind Teamarbeit und Innovationsfreudigkeit. Sie zeichnen sich durch hohes Engagement und Flexibilität der Mitarbeiter aus. Die Einführung und Umsetzung von Groupware-Programmen in Kleinunternehmen kann somit möglich und vor allem auch wirtschaftlich von Bedeutung sein. Gegen eine Einführung von Groupware spricht jedoch, dass die Hierarchie in Kleinunternehmen meist flach ist und daraus folgend der Kontakt der Mitarbeiter untereinander eher direkt erfolgt.

Als Schwächen sind oft fehlende Prozess- und Verfahrensorganisation und eine mangelnde formale Regelung von Kommunikations- und Informationsfluss anzuführen.

Ob kleine Unternehmen Groupware im gleichen Maße einführen und nutzen können wie Großunternehmen ist Zielsetzung dieser Untersuchung. Dem Groupware-Anbieter bzw. Entwickler soll die Auswertung dieser Studie Aufschluss darüber geben, ob ein Groupware-Markt für Kleinunternehmen vorhanden ist oder nicht. Kleinunternehmen sollen hier als Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern verstanden werden.

Gang der Untersuchung:

Zu Beginn der Arbeit werden einige Grundbegriffe definiert, da sie für das Verständnis der Arbeit von Bedeutung sind. Es folgt der Studienaufbau mit dem Aufbau des Fragebogens und der Erläuterung, warum die Befragung online durchgeführt wird. Das Kapitel endet mit den Teilnahmevoraussetzungen an der Umfrage und der Datenauswertung.

Das nächste Kapitel stellt die Umfrageergebnisse in graphischer und tabellarischer Form vor. In der darauf folgenden Diskussion werden die Ergebnisse besprochen und in einem Ausblick kommentiert. Die Arbeit schließt mit dem Online-Fragebogen in Anhang 1 und einer Übersicht der deskriptiven Statistiken in Anhang 2.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.5, Groupware:

Die praktische Umsetzung der im CSCW-Forschungsgebiet gewonnenen Erkenntnisse in ein Informations- und Kommunikationssystem, das Teamarbeit unterstützt, wird als Groupware bezeichnet.

Groupware ist ein Kunstwort, das sich zusammensetzt aus den englischen Begriffen group und software. Es beschreibt eine Kategorie von Programmen, die die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen in Netzwerken unterstützen sollen, so dass der reibungslose Datenaustausch innerhalb einer Gruppe und zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen gewährleistet ist.

Die folgenden Definitionen werden üblicherweise benutzt und von den Industrie-Leadern verwendet:

Ray Ozzie, der das Konzept für Lotus Notes entwickelte: „I use to mean any kind of software that lets people share things or track things with other people.“ Franz-Joachim Kauffels:„Der Begriff GroupWare(!) bezeichnet die Computerunterstützung von Arbeitsgruppen oder Projektteams durch die Nutzung spezieller Hard- und Software, Informations- und Kommunikationsdienste und sonstiger Hilfen beim Gruppenarbeitsprozess im Gegensatz zur IDV (Individuelle Datenbearbeitung).“ Otto Petrovic: „Groupware ist weit mehr als nur eine spezielle Art der Software, wie oftmals in kommerziellen Publikationen dargestellt. Vielmehr handelt es sich um eine Kombination spezifischer Hard- und Software.“ Groupware ist auch eine kollaborative Technologie. Dies bedeutet, dass sie einen Einfluss darüber hat wie die Menschen miteinander kommunizieren; dass es somit auch die Art wie gearbeitet wird oder wie die Unternehmensstruktur eventuell geändert werden muss beeinflusst. Wenn Groupware in einer Organisation oder einem Unternehmen eingeführt wird, dann greift diese tief in die Kommunikationsstruktur ein.

Synchrone und asynchrone Groupware:

Die Automatisierung von Informationsaustausch kann in real time (synchron) oder in non-real time (asynchron) geschehen.

Asynchrone Groupware: Unter asynchroner Groupware versteht man Programme zur Gruppen-Kommunikation, bei denen Sender und Empfänger nicht gleichzeitig miteinander kommunizieren. Die wichtigsten Anwendungen werden in Abbildung 2 vorgestellt.

Synchrone Groupware: Bei der synchronen Groupware kommunizieren verschiedene Sender und Empfänger gleichzeitig, also in Echtzeit. Abbildung 2 aus gibt einen Überblick über die gängigen Groupware-Arten.

Groupwarefunktionen:

Nachfolgend sollen beispielhaft einige Groupware-Funktionalitäten aus dem Open Source Groupware-Tool „egroupware“ vorgestellt werden.

Gruppen-Terminkalender: Ein Gruppen-Terminkalender wird eingesetzt, wo mehrere Personen oder Projektteilnehmer (dies können auch externe Unternehmen sein) miteinander kommunizieren. Hier ein paar typische Features: 1. Anderen Usern Termine eintragen, 2. Profilbildung für häufige Personenkombinationen, 3. Terminplan mehrerer User nebeneinander, 4. Terminen Anmerkungen, Kontakte und Projekte zuweisen, 5. Termine als privat oder öffentlich kennzeichnen, 6. Buchung von Ressourcen (z. B. Räume, Fahrzeuge).

Projektmanagement: Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Oftmals sitzen nicht nur interne Mitarbeiter im Projektteam, sondern auch externe Unternehmen. Die Mitarbeiter betreuen mehrere Projekte in unterschiedlichen Rollen und zeitlichem Umfang.

Groupware hilft bei der Koordination der einzelnen Projekte. Die Projekte können effektiv geplant und durchgeführt werden wobei sich jedes Projektmitglied jederzeit über den Projektstand informieren kann. Hier ein paar typische Features: 1. Zuweisung von Arbeitsstunden auf laufende Projekte, 2. Statistikauswertung über gebuchte Stunden, 3. Kostenauswertung, Warnung bei Budgetüberschreitung, 4. Aktualisierung des Projektstands durch Projektleiter, 5. Listendarstellung von Projekten, 6. Unterprojekte in beliebiger Tiefe darstellbar, 6. Gantt Diagramm (Zeitlinien), 7. Anzeige aller zugehöriger Dateien.

Elektronisches Adressbuch: Neben Namen, Adressen und Telefonnummern können in einem Adressbuch auch Informationen über die persönlichen Vorlieben und Gewohnheiten der Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner festgehalten werden. Erfolgt die Adressverwaltung mit Groupware, so fallen Doppelerfassung und lästige Absprachen weg. Z. B. kann Mitarbeiter A sofort erkennen, was Mitarbeiter B als letztes mit dem Kunden X besprochen hat.

Wissensdatenbank: In der Wissensdatenbank können Benutzer Fragen und die dazugehörigen Antworten abspeichern. So kann mit der Zeit ein großes Wissensarchiv geschaffen werden, das Mitarbeitern bei Problemen hilft oder für den Support beim Kunden eingesetzt wird. Fragen können auch ohne Antwort gespeichert werden. Wenn ein anderer Benutzer die Antwort auf die Frage kennt, kann er dann die Antwort verfassen.

Ressourcenverwaltung: Ressourcen wie Räume, Flipcharts, Laptops oder Fahrzeuge, können über die Zuweisung von Terminen gebucht werden. Eine Übersicht aller vorhandenen Ressourcen und die Ansicht über alle gebuchten Ressourcen helfen jedem Mitarbeiter, jederzeit die Übersicht zu behalten.

E-Mail: Neben dem Senden und Empfangen von E-Mails bietet Groupware weitere hilfreiche Features: 1. ASCII oder html format, attachments anhängen, 2. Mehrere Konten abfragen, 3. Fax und SMS Support.

Todos: In einer ToDo-Liste wird festgehalten, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein muss. Groupware übernimmt die Koordination von Todos. Die User können Todos empfangen und anderen Usern, einem Kontakt oder Projekt zuweisen. Bei Überschreitung der deadline erhalten die User einen Hinweis. Sie können Prioritäten vergeben und den aktuellen Fortschritt eintragen. Jeder User kann Todos akzeptieren oder ablehnen.

Reminder: Ein Reminder zeigt alle aktuellen Erinnerungen und Termine in einem kleinen Fenster an, so dass eine echte Zeitplanung möglich ist. Die E-mail Konten können periodisch abgefragt und neue E-mails angezeigt werden. Auf Wunsch wird automatisch eine E-Mail aufs Mobiltelefon geschickt, sobald eine Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht.

Dokumentenmanagement: Unter einem Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Im Dateisystem kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder zur Verfügung wie z. B. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer usw. Hier einige beispielhafte Features einer Groupware-Dokumentenverwaltung: 1. Bilder, Dokumente, Videos, in einer Datenbank abspeichern, 2. Versionszählung und Versionierung, 3. Zugriffsregelung für eigene Dateien, 4. Filter für Kategorien und User, 5. Passwortgeschützte Verschlüsselung, 6. Optionale Schreibrechte für ausgewählte User, 7. Benachrichtigung aller Gruppenmitglieder bei Upload Ideenfindung: Folgende Phasen werden durchlaufen: Problemklärung, Ideenfindung, Ideenbewertung und die Ergebnisanzeige. Die Eingabe und Bewertung erfolgt zeitlich unabhängig und anonym durch die Teammitglieder. Die Auswahl der aktiven Stufe erfolgt durch den Teamleiter.