Zeitmanagement im Zeitalter der globalen Gleichzeitigkeit

Die letzte Funktion des Zeitmanagement-Regelkreises nach Müller-Klement und Seiwert ist die Information und Kommunikation. Sie bildet die zentrale Schlüsselstelle, denn alle anderen Prozesse funktionieren nur, wenn Information und Kommunikation stattfindet. „Information und Kommunikation sind die Schlüsselfunktionen jedes Führungs- und (Zeit-) Managementprozesses, von Beziehungen, von sozialen Systemen, ja des menschlichen Daseins überhaupt.“ (Müller-Klement, Seiwert, Zielwirksam arbeiten, S.66) 50% der im Betrieb umlaufenden Informationen im Betrieb sind nach Müller-Klement und Seiwert überflüssig. Daher gilt: „Schwimmen Sie in der Informationsflut wie ein Fisch, und beißen Sie sich die besten Brocken heraus.“ (Dittrich, Zeit besser nutzen, S.61) Informations- und Kommunikationsabläufe sollen möglichst vorbereitet und rationell bewältigt werden. [...]

Kontrolle ist notwendig, um die erzielten Resultate (Ist-Zustand) mit dem angestrebten Ziel (Soll-Zustand) zu vergleichen. So kann man mögliche Abweichungen feststellen und Gegenmaßnahmen treffen. Außerdem steigern erfolgreich abgeschlossene Aufgaben die Arbeitsmotivation und vermitteln ein Erfolgserlebnis. Leitfragen, die man sich am Abend eines jeden Arbeitstages stellen sollte, sind: • • • • • • • 3.1.6 Was habe ich heute geleistet? Wo habe ich positiv auf andere gewirkt? Wo und wie habe ich meinen Arbeitskollegen einen Nutzen gegeben? Was hat mir Freude bereitet? Hat mich der heutige Tag näher an meine Ziele herangeführt? Habe ich die richtigen Aufgaben gemacht? Was hätte ich anders machen können? Information und Kommunikation [...]

Damit die tägliche Organisation und Durchführung der geplanten Aktivitäten gelingt, schlagen Müller-Klement und Seiwert einige Regeln vor, die eine erfolgreiche Realisierung begünstigen. Wer den Tag unausgeschlafen, lustlos und womöglich ohne Frühstück beginnt und nicht pünktlich zur Arbeit erscheint, weil er zu wenig Zeit eingeplant hat läuft Gefahr, dass ihm gleiches bei der Umsetzung der Tages-Aktivitäten widerfährt. Deshalb ist es wichtig, • • • • den Tag möglichst mit guter Laune zu beginnen. ein Frühstück einzunehmen, und ohne Eile zur Arbeit zu fahren. den Arbeitstag mit der Erledigung von A-Aufgaben zu beginnen. einen Tages-Plan zu erstellen, der die Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit berücksichtigt und darüber hinaus Pufferzeiten für unerwartete Aktivitäten berücksichtigt. optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen, indem man alle Termine sorgfältig koordiniert. (Eine Sekretärin kann diese Aufgaben übernehmen) für eine gute Arbeitsvorbereitung zu sorgen und das Verhältnis von Arbeitsvorbereitung zu Arbeitsdurchführung zu optimieren. für Termine, die ungünstig für die eigene Tagesplanung sind, einen AusweichTermin zu finden. die eigene Leistungskurve zu berücksichtigen. Die Leistungsfähigkeit eines Menschen unterliegt während des Tages charakteristischen Schwankungen. Vormittags ist das Leistungs-Niveau am größten. Es sinkt dann bis zum Nachmittag kontinuierlich ab, steigt am frühen Abend letztmals kurzzeitig an und erreicht dann einige Stunden nach Mitternacht den absoluten Tiefpunkt. den eigenen Biorhythmus zu beachten. Die Lehre vom Biorhythmus unterscheidet zwischen Körper-Rhythmus, seelischem Rhythmus und dem GeistesRhythmus. Der Körper-Rhythmus dauert 23 Tage und beeinflusst alle körperlichen und vom eigenen Willen angetriebene Kräfte. Der seelische Rhythmus hat die Dauer von 28 Tagen und wirkt auf Gefühle, Stimmungen und schöpferische Kräfte ein. Der Geistes-Rhythmus beeinflusst Konzentration und Geistesgegenwart und besitzt eine Zeitspanne von 33 Tagen. Da diese drei Phasen unter- [...]