Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung

Diplomarbeit von Jacqueline Schmidt

Einleitung:

Unser Leben ist geprägt von schnellen Veränderungen, die immer wieder zu neuen technologischen Entwicklungen führen, die wir anfangs oft ablehnen, aber später nicht missen wollen. Auf diese Weise entwickelten wir uns von der Industrie- zur Dienstleistungs-, Informations- und Wissensgesellschaft. Wer in dieser Zeit der anwachsenden Wissensbestände und der zunehmenden Informationsflut Sieger im Wettbewerb um Zeit, Informationen und Wissen sein möchte, muss mit dem Erfolgsfaktor Wissen richtig umgehen können. Aus diesem Bestreben heraus, Wissen zu ihrem Vorteil einsetzen zu können, bedienten sich zunächst global agierende Unternehmen aus der Informations- und Kommunikationsbranche der Instrumente des Wissensmanagements.

Aber Wissensmanagement ist nicht erst in den letzten Jahren entstanden, denn bereits in der Steinzeit wurde Wissen um Jagdmethoden, Nahrungssuche und Arbeitstechniken gesammelt und an die Nachkommen weitergegeben. Ohne diese Wissensvermittlung von Generation zu Generation wäre die Entwicklung der Menschheit bis zum heutigen Stand nicht möglich gewesen.

Nun wäre es ein Irrtum zu glauben, dass Wissensmanagement nur in internationalen Technologieunternehmen, in mittelständischen Unternehmen sowie in kleinen Unter-nehmen anzusiedeln ist. Gerade die Verwaltung stellt mit rund 4,2 Millionen Beamten, Angestellten und Arbeitern bundesweit, ihren Aufgaben sowie ihren Funktionen eine weitaus größere Notwendigkeit für das Management von Wissen dar, denn Verwaltungsarbeit ist zugleich Wissensarbeit. Leider hat sich der private, aber auch öffentliche Sektor bis zum heutigen Zeitpunkt nur gering mit dem Thema Wissensmanagement in der Verwaltung auseinandergesetzt, so dass nur wenige Lösungsansätze vorhanden sind. In diesem Kontext und aus der bis heute kaum berücksichtigten ministeriellen Verwaltungsarbeit entstand die Motivation das Thema Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung im Rahmen der Diplomarbeit zu untersuchen.

Ziel dieser Arbeit ist es zum einen, die Notwendigkeit von Wissensmanagement in der ministeriellen Verwaltung zu begründen, und zum anderen erste Lösungsansätze vorzustellen, um als Ergebnis eine Leitidee für einen Wissensmanagementansatz zu entwickeln.

Die gewonnenen Erkenntnisse beruhen auf einer Befragung in der Berliner Verwaltung sowie einer zweiten Befragung in den IT Stellen der Bundesministerien und Berliner Senatsverwaltungen.

Folgende Fragen sollten beantwortet werden:

- Welches Wissen und welche Informationen benötigen die MitarbeiterInnen der Ministerialverwaltung bei ihrer täglichen Arbeit?

- Welche vorhandenen Quellen benutzen die MitarbeiterInnen, um ihre benötigten Informationen und Wissen zu erhalten?

- Inwieweit sind die MitarbeiterInnen in der Verwaltung bereit, ihr Wissen weiterzugeben?

- Wie ist der Stand von Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung?

- Hat Wissensmanagement in der ministeriellen Verwaltung eine Zukunft?

Gnag der Untersuchung:

Der Aufbau der vorliegenden Diplomarbeit gliedert sich in zehn Kapitel.

Nach der Einführung stellt das zweite Kapitel die theoretischen und inhaltlichen Grundlagen des Wissensmanagements vor. Hier werden die Begriffe Wissen und Wissensmanagement umfassend erläutert.

Im dritten Kapitel werden zum Verständnis des Umfelds der Ministerialverwaltung einige Grundlagen dargelegt. Daraus ergeben sich im vierten Kapitel die Notwendigkeiten des Wissensmanagements in der Ministerialverwaltung. Dieser Theorieteil bildet die Grundlage für die darauf folgenden praktischen Inhalte der Diplomarbeit, die sich an den Durchführungen der Befragungen orientieren.

Im fünften Kapitel wird anhand erster Projekte und Vorhaben dargestellt, inwieweit sich die Thematik auf Bundes-, und Landesebene integriert hat. Nach dieser Bestandsanalyse folgt die Bedarfsanalyse in der Berliner Ministerialverwaltung. Mit Hilfe eines Fragebogens wurde ermittelt, welches Wissen und welche Informationen benötigt werden, inwieweit Wissensmanagement für die MitarbeiterInnen eine Rolle spielt und welche Probleme, Vorstellungen und Wünsche sich von Seiten der MitarbeiterInnen aufzeigen. Im Anschluss wird am Beispiel der Abteilung Stadt- und Freiraumplanung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung die Etablierung von Wissensmanagement vorgestellt. Im Vergleich dazu wird eine zweite Abteilung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung beschrieben, die den Wissensmanagementansatz der Stadt- und Freiraumplanung übernehmen möchte. Aus den Resultaten der Befragungen beider Abteilungen und der Bedarfsanalyse ist dann ein Konzept für Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung entstanden, welches im letzten Kapitel der Arbeit vorstellt wird.

Abschließend wird zusammenfassend beurteilt, welche Perspektive Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung hat.

Inhaltsverzeichnis: