Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Workflow Management Systemen unter Einbeziehung von Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten und allgemeinen Risikoaspekten bei deren Einführung

Diplomarbeit von Frank Braun

Gang der Untersuchung:

Nach der Einleitung, beziffert mit dem Kapitel eins, thematisiert als Einstieg in die betriebliche Nutzung des Workflows das Kapitel zwei grundlegende Elemente als Voraussetzung. Darin enthalten sind vor allem Definitionen und der prozeßorientierte Ansatz, der Ursprung der Prozeßorientierung als Grundlage für eine Ablauforganisation, bei dem zwischen Ablauf, Prozeß und Vorgang abgegrenzt wird. Als Grundlage für die Workflow Definition skizziert der Abschnitt Business Process Reengineering (BPR) die Vorgehensweise und Basiselemente. Für den sinnvollen Einsatz einer Kontrolle der abteilungs- und kostenstellenübergreifenden Kosten, widmet sich der letzte Abschnitt des Kapitel zwei der Prozeßkostenrechnung. Auch diese wird nur in einigen, wenigen, ausgewählten Thematiken beschrieben, da sie für das eigentliche Thema der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung weniger ausschlaggebend ist, jedoch in ihrer Anwendung nach Einführung eines Workflow Management Systems einen wesentlichen Nutzenbeitrag leistet.

Im Kapitel drei wird mit dem Referenzmodell der Workflow Management Coalition die allgemeine, zukunftsweisende Standardarchitektur der teilweise realisierten Nor- mierungen eines Workflow Management Systems beschrieben. Dieses genormte Modell soll, sofern es fertiggestellt ist, den Standard aller Workflow Systeme darstellen. Die einzelnen Komponenten und vor allem die dazugehörigen Schnittstellen, die teilweise bereits einem Standard unterliegen, werden hier eingehend beschrieben.

Eine besondere Gewichtung liegt auf Kapitel vier. Dort werden alle weiterführenden Grundlagen zum Verständnis eines Workflow Management Systems gelegt. Dabei geht es insbesondere um die Abgrenzung der verschiedenen Workflow-Typen, mit denen unterschiedliche Ziele verfolgt werden, sowie eine Unterscheidung der verschiedenen zu unterstützenden Prozeßansätze. Routinearbeit, Skalierbarkeit, Starrheit, Ad-hoc-Workflow oder Flexibilität sind Schlagwörter, die im weiteren Verwendung finden. Auch die Aufgaben, sowie die unterstützten Bereiche durch einen Workflow werden aufgezeigt.

Der Schwerpunkt der Arbeit liegt im anschließenden Kapitel fünf, der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Workflow Management Systemen, ohne dabei speziell den Fokus auf ein bestimmtes System zu legen. Ziel ist es, den allgemeinen Einsatzvorteil eines Vorgangssteuerungssystems an sich darzustellen. Angefangen von der Entscheidung bis zur Einführung, d. h. der Ausgangssituation über die Auswahlkriterien bis zur Systemauswahl selbst wird sowohl in anonymer Sicht, als auch aus Unternehmenssicht aufgezeigt. Viele der möglichen Nutzenvorteile werden detailliert beschrieben sowie deren Folgen erläutert. Es folgt darauf der praxisorientierte Teil der Einsparungspotentiale mit den Berechnungen zum Retum an Investment (Rol). Dabei wird Wert gelegt auf die von externen Firmen bereitgestellten Zahlen und Berechnungen, die aus realen Projekten stammen.

Das Kapitel sechs ergänzt das vorausgegangene Kapitel um die internen und externen Einflußgrößen, die eine erfolgreiche Einführung eines WflVIS gefährden können, nämlich den allgemeinen Risikofaktoren. Dabei treten in erster Linie zwei Ansatzpunkte in den Vordergrund. Einerseits die Interoperabilität mehrerer eingesetzter Bürokommunikationssysteme, deren Anforderungen und die marktseitigen Hemmnisse beim Einsatzes eines solchen Systems. Andererseits die mitarbeiterbedingten Risiken in den Unternehmen.

Zum Abschluß erfolgt im siebten Kapitel auf speziellen Wunsch der Betreueseite der Hochschule Harz eine Beschreibung eines Workflow Systems, dabei wurden der SAP© R/3®' Business Workflow 2 und Staffware 2000®3 der gleichnamigen Staffware plc.. gewünscht. Hier werden nur einige Kriterien herausgegriffen, die für Anwender dieser Systeme von Interesse sind. Eine detaillierte Beschreibung beider Workflow Systeme kann aufgrund des begrenzten Rahmens nicht erfolgen.

Das abschließende achte Kapitel greift als Zusammenfassung die wichtigsten Momente dieser Arbeit nochmals auf und gibt einen kritischen Ausblick auf zukünftige Chancen und Risiken.

Das angehängte Glossar erklärt die wichtigsten Fachtermini und verschafft der Ausarbeitung die für diese Thematik erforderliche Transparenz.

Der theoretische Teil dieser Arbeit ist deskriptiv und analytisch konzipiert. Aus der Aktualität des Themas resultierend wurden verstärkt Fachartikel bzw. das Internet und CD-ROMS in die Literaturauswahl einbezogen und im Zuge der Berichtserstellung mit den theoretischen Grundlagen verknüpft. Insofern ist nach intensiver Literaturrecherche festzustellen, daß grundlegende Werke über die Wirtschaftlichkeit von WflvIS bislang auf dem Literaturmarkt weitgehend fehlen. Als Bezugsquellen für Angaben in den praxisorientierten Abschnitten dienen die im Rahmen der Projekttätigkeit gesammelten Erfahrungen bei der Firma Staffware® GmbH, sowie entsprechende Studien anderer Unternehmen.

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