Untersuchung der Anforderungen an eine Bilddatenbank für eine mittelständische Kommunikationsagentur

Bachelorarbeit von Marc Hirdes

Einleitung:

‘Gemeinschaftlich arbeiten ist ohne Ordnung, ohne dass sich alle dieser Ordnung fügen, unmöglich’.

Dieses Zitat vom russischen Revolutionär Lenin beinhaltet das Kernproblem, welches als Ursache für die Erarbeitung der vorliegenden Arbeit betrachtet werden kann. Dem Zitat ist zu entnehmen, dass sobald mehrere Personen an einer Sache arbeiten, eine Ordnung bestehen muss. Ohne die Existenz einer einheitlichen Ordnung ist ein gemeinschaftliches Arbeiten nicht möglich.

Wird ein Blick in den Alltag geworfen, so bestehen überall dort Ordnungen, wo mehrere Menschen gemeinsam agieren, sei es eine Kleiderordnung, eine Hochschulordnung oder eine Straßenverkehrsordnung. In jedem gesellschaftlichen Bereich lässt sich mittels Ordnungen bzw. gemeinschaftlich einheitlicher Systeme das Zusammenleben meist einfacher, effektiver und reibungsloser gestalten.

Nicht nur in gesellschaftlichen Bereichen sind Ordnungen notwendig, sondern auch und ganz besonders im Dateiverwaltungssektor. Die meist unüberschaubar große Anzahl an Dateien, die jeder private Rechner in sich birgt, muss organisiert werden, um einen Überblick zu bewahren und einen schnellen Zugriff auf jede einzelne Datei im Betriebssystem zu gewähren.

Problematischer wird eine Unordnung in der Dateienverwaltung, wenn mehrere Personen auf einen Rechner bzw. einen Server zugreifen. Hier kommt Lenins Aussage zusätzlich mit ins Spiel.

In der mittelständischen Kommunikationsagentur ‘zwonull media’ greifen alle Mitarbeiter auf Dateien via eines Servers zu. Derzeit sind dies acht Personen, die gleichzeitig an der Gestaltung der Dateienorganisation mitwirken. Das vorherrschende Problem ist, dass keine einheitliche Ordnung existiert, um die im Unternehmen relevanten Dateien zu strukturieren.

Bis zum jetzigen Zeitpunkt hinterlegt und verwaltet jeder Mitarbeiter seine Dateien nach seiner individuellen Ordnung. Zwar gibt es grobe Strukturierungen innerhalb der Ordnerhierarchien auf Betriebssystemebene, die meist für jeden Kunden identisch angelegt werden, trotzdem sind Unterordner und neue Bereiche personenspezifisch strukturiert. Aus dieser bisherigen Organisation der Dateien ergab sich in der Vergangenheit eine Reihe von Problemen im Rahmen des gemeinschaftlichen Workflows.

Beispielsweise soll ein Mitarbeiter aus der Web-Abteilung eine Grafik ins Internet stellen. Der Kollege, welcher die Grafik erstellt hat, hat keinen bisherigen Ordner für Bilder dieser Art im Web-Bereich des Kunden gefunden und legt deshalb einen neuen an, in dem er das Bild ablegt. Der Grafikersteller weist seinem Kollegen nun die Aufgabe zu, die Grafik hochzuladen. Der Mitarbeiter der Web-Abteilung geht intuitiv in den bisherigen Ordner, wo er die Bilder für den Internetauftritt des Kunden hinterlegt hat. Er findet auf den ersten Blick keine Datei und sucht nun auch die Unterordner ab. Auch hier befindet sich die Datei nicht, da sie in einem neuen unbekannten Ordner angelegt wurde. Nach einiger Zeit bemüht sich der Mitarbeiter aus der Web-Abteilung den Kollegen der Print-Abteilung nach dem genauen Speicherort des Bildes zu fragen. Er findet es schließlich und kopiert das Bild in seine bestehende Ordnerstruktur.

Die aus diesem Arbeitsablauf resultierenden Nachteile sind offensichtlich. Die Zeit, die für die Suche der Datei benötigt wurde, hätte vermieden werden sollen. Zusätzlich werden die Daten für die Einhaltung der personenspezifischen Ordnungen redundant gehalten, d. h. dass mehr Speicherplatz für ein und dieselbe Datei in Anspruch genommen wird. Sicherlich hätte eher nachgefragt werden können, das Worst-Case-Szenario ist allerdings, dass der Grafikersteller gerade ausgefallen ist, z. B. durch Krankheit oder einen Geschäftstermin.

Am deutlichsten wurde dieses Problem bewusst, als eine Mitarbeiterin eine ganze Produktbilddatenbank für einen Kunden erstellt hatte. Der Kunde besitzt eine breite Produktpalette, dessen Abbildungen tausende von Bildern umfassen. Für die Strukturierung der Bilder wurde von der Kollegin eine Ordnerhierarchie erstellt und alle Bilder mit Schlagworten versehen. Die Formulierung der Schlagworte und deren Katalogisierung erfolgte ausschließlich durch diese eine Mitarbeiterin. Hinzu kommt, dass die Produktbezeichnungen sich stetig ändern und für Außenstehende die Zusammenhänge der Schlagwörter nicht ersichtlich ist. Soll derzeit auf einzelne Bilder in der Datenbank zugegriffen werden, kann dies nur über die eine Mitarbeiterin effektiv erfolgen. Ihr Ausscheiden brächte erhebliche Konsequenzen mit sich.

Die Kommunikationsagentur braucht dringend ein einheitliches System zur Verwaltung von internen Dateien. Da der Großteil dieser Dateien Bilder sind, wird sich innerhalb der Arbeit auf den Medientyp Bild beschränkt. Für die Verwaltung ist eine Bilddatenbank zu erstellen. Um nicht einfach eine Ordnung festzulegen, die möglicherweise unvollständig bis fehlerhaft ist, soll diese Arbeit dazu dienen, die Anforderungen an ein zukünftiges Bildverwaltungssystem für das Unternehmen ‘zwonull media’ zu formulieren. Aus der Bachelorarbeit soll hervorgehen, was diese Bilddatenbank leisten muss und welche Bereiche der Bildverwaltung abzudecken sind.

Darüber hinaus ist zu untersuchen, ob die Aufgaben der Bildverwaltung von bestehenden Software-Programmen zu erfüllen sind oder ob eine eigene Bilddatenbank zu implementieren ist.

Explizit ist auf die Organisation der Schlagwörter einzugehen. Ihre Organisation muss möglichst intuitiv und umfassend sein. Eine entsprechende Ordnung ist zu skizzieren.

Es resultieren drei wesentliche Fragen, die mittels der Bachelorarbeit zu beantworten sind:

- Welche Anforderungen muss eine Bilddatenbank für das Unternehmen ‘zwonull media’ erfüllen?

- Gibt es eine zufriedenstellende Lösung oder ist eine eigene Software zu erstellen?

- Wie ist die ‘optimale’ Organisation der Schlagwörter von Bildern innerhalb der Agentur aufzubauen?

Für die übersichtliche Beantwortung der einzelnen Fragen wurde die vorliegende Bachelorarbeit wie folgt gegliedert.

Das Kapitel 2 führt in die Thematik des Digital Asset Management als Oberbegriff für Dateiverwaltung von Mediendateien ein. In diesem Kapitel werden notwendige Fachtermini für das weitere Verständnis der Arbeit erläutert. Die Vorteile, welche aus der Einführung eines Bildverwaltungssystems resultieren, werden erörtert. Des Weiteren wird untersucht, welche bestehenden Standards es in den Bereichen, wie Farbmanagement und Bildformaten, gibt und wie die Bilder zu halten sind, um alle Ausgabekanäle der Kommunikationsagentur ‘zwonull media’ zu bedienen. Es werden verschiedene Metadaten- und Lizenzstandards vorgestellt, um aufzuzeigen, welche Informationen an einem Bild mitgegeben werden können. Für die Katalogisierung der Informationen gibt es differenzierte Ordnungen, welche vorgestellt werden. Im letzten Punkt des Kapitels werden bestehende Softwaresysteme in Kategorien unterteilt, als Ausgangspunkt für die spätere Analyse. Das Kapitel 2 bietet einen Überblick der theoretischen und gegebenen Aspekte einer Bilddatenbank.

In Kapitel 3 werden alle Anforderungen an das Bildverwaltungssystem formuliert. Als Orientierungshilfen dienen hierbei der Workflow des Unternehmens, die in Kapitel 2 gewonnen Erkenntnisse und ein Interview, welches mit einigen Mitarbeitern von ‘zwonull media’ geführt wurde.

Nach der Formulierung der Anforderungen folgt in Kapitel 4 die Untersuchung von drei selbstgewählten Repräsentanten bestehender Software. Die Wahl der einzelnen Vertreter wird begründet, die Resultate der Analyse dargestellt und ein Zwischenfazit formuliert.

Das fünfte Kapitel beschäftigt sich mit der Organisation der Schlagwörter. Es wird sich für eine konkrete Form der in Kapitel 2 vorgestellten Katalogisierungsmöglichkeiten entschieden und diese Entscheidung fundiert. Die Arbeit schließt mit einer Zusammenfassung und einem Ausblick, welcher den weiteren Werdegang der Bilddatenbankeinführung in das Unternehmen prognostiziert.

Inhaltsverzeichnis:

	Kurzfassung	2
	Abstract	2
	Inhaltsverzeichnis	3
	Abbildungsverzeichnis	6
	Tabellenverzeichnis	6
	Abkürzungsverzeichnis	7
	Vorwort	9
1.	Einleitung	10
1.1	Problemdarstellung	10
1.2	Zielsetzung	11
1.3	Aufbau der Arbeit	12
2.	Grundlagen	14
2.1	Digital Asset Management	14
2.1.1	Qualitativer Nutzen	19
2.1.2	Allgemeine Anforderungen	21
2.1.3	Relevante Datenverwaltungsmodelle	22
2.1.4	Lebenszyklus von Medien	23
2.2	Medienneutrale Haltung	25
2.2.1	Raster- und Vektorgrafiken	26
2.2.2	Farbräume	26
2.2.3	Auflösung, Farbtiefe und Bildgröße	28
2.2.4	Bilddateiformate	29
2.3	Metadaten	33
2.3.1	Kategorien von Metadaten	34
2.3.2	Metadatenstandards	34
2.3.3	Copyright	38
2.4	Katalogisierung	39
2.4.1	Verschlagwortung und Semantik	40
2.4.2	Folksonomies, Taxiome, Ontologien	40
2.4.3	Suchprozesse	43
2.5	Variationen der Software	44
3.	Anforderungen an die Bilddatenbank	46
3.1	Check-In	47
3.1.1	Ablage des Contents	47
3.1.2	Organisation der Metadaten	48
3.2	Verwaltung	50
3.3	Nutzung	50
3.4	Veredelung	51
3.5	Vertreibung	52
3.6	Archivierung	52
4.	Evaluation aktueller Software	54
4.1	Kriterien für die Auswahl	54
4.2	‘Adobe Bridge CS5’ als Bildbrowser	55
4.3	‘Microsoft Expression Media 2.0’ als Bildverwaltungssoftware	57
4.4	Die serverbasierte Variante ‘Canto Cumulus 8.0’	60
4.5	Fazit der Evaluation	63
5.	Skizzierung der ‘optimalen’ Bilddatenbank	66
6.	Zusammenfassung und Ausblick	70
	Anhang	72
A.	Auswahl aktueller Bildsoftware und Online-Agenturen	72
A.1	Bildbearbeitungssoftware	72
A.2	Online Bild-Agenturen	72
A.3	Bildbrowser	73
A.4	Bildverwaltungsprogramme	73
A.5	Serverbasierte Bildverwaltungssysteme	73
B.	Farbmodelle (Auswahl)	74
C.	Metadatenfelder der einzelnen Metadatenstandards in Adobe CS5	77
C.1	Dateieigenschaften	77
C.2	EXIF	78
C.3	IPTC Core	79
C.4	IPTC Extension	81
D.	Befragungen der Mitarbeiter der Kommunikationsagentur ‘zwonull media GbR’	83
E.	Anforderungen an die Bilddatenbank	88
	Literaturverzeichnis	90

Textprobe:

Kapitel 3, Anforderungen an die Bilddatenbank:

In diesem Kapitel werden die Anforderungen an das IMS formuliert. Aus den Untersuchungen resultiert eine Tabelle als Art Check-Liste, welche eine komfortable Grundlage für Kapitel 4 darstellt. Als Quellen dienen die Interviews aus Anhang D: Befragungen der Mitarbeiter der Kommunikationsagentur ‘zwonull media GbR’, eigene Erfahrungen innerhalb des Unternehmens, ein Test mit mehreren IMS aus der Zeitschrift ‘c’t’ und die Schriften von O. Kretzschmar und P. Krough.

Bei der Durchführung der Interviews stach besonders heraus, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Schema verwendet, um Bilder mit Metadaten zu versehen. Ein einheitliches System würde für klare Strukturen sorgen und nötige Absprachen innerhalb des Unternehmens vermindern. Darüber hinaus sahen alle Mitarbeiter Probleme in ihrer bisherigen Organisation. Ziel der Bilddatenbank ist es, diese weitestgehend zu eliminieren. Hierfür werden die Probleme in Anforderungen formuliert, die das zukünftige System zu erfüllen hat.

Damit die Anforderungen gruppiert werden können und somit übersichtlicher erscheinen, werden sie anhand der jeweiligen Etappen des Lebenszyklus der Bilder untersucht. Diese Betrachtungsweise ermöglicht parallel, workflowspezifische Anforderungen mit einzubeziehen.

Die erste Etappe ist die Bilderfassung. Sie erfolgt außerhalb des Systems und ist deswegen für die Untersuchung der Anforderungen irrelevant, jedoch sollten bestimmte Kriterien a priori so festgelegt werden, dass die Mehrfachverwendung des jeweiligen Contents möglich ist. Innerhalb der Kommunikationsagentur werden Bildformat, Auflösung und Farbraum meist von vornherein für einen abzusehenden Verwendungszweck bestimmt. Eine Grafik für eine Website wird demnach in einer Auflösung von 72 ppi, in einem RGB-Farbraum und in einem webfähigen Format angelegt. Die Nutzung eines IMS zielt allerding darauf ab, die Dateien medienneutral zu speichern und sie beim Check-Out in die gewünschten Eigenschaften zu konvertieren. Die Bilder sollten demnach wenn möglich nach den in Kapitel 2.2 definierten Merkmalen produziert werden. Auf die Erfassung der Bilder folgt der Check-In in das IMS.

3.1, Check-In:

Beim Check-In werden die Bilder dem IMS bekannt gemacht. Der Content wird in das Repository abgelegt und in die bestehende Struktur des DAM-Systems überführt.

3.1.1, Ablage des Contents:

Für die Ablage der Bilder wird ein hybrides System gewählt. Der Ansatz ist für Dateien mit einem größeren Anspruch an Speicherplatz am besten geeignet. Die Dateien an sich liegen im Dateisystem bzw. auf einem Server. Somit ist auch bei Ausfall der Datenbank ein Zugriff auf die Dateien möglich. Außerdem bestehen hierdurch bessere Archivierungsmöglichkeiten. Dateibestände können partiell auf externe Speichermedien migriert werden und sind trotzdem noch im IMS bekannt.

Die Datenbank wird separat verwaltet, z. B. in einer XML-Datei, und verweist auf die Mediendateien. Der Backup der Datenbank kann schneller und effizienter erfolgen, da die Datei nur Bilddateien referenziert und der benötigte Speicherplatz viel geringer ausfällt.

Das Content-Repository ist ein Dateisystem, die Datenbank eine einzige Datei. Die Schnittstelle ist die Referenzierung. Die erste Anforderung an das IMS ist, dass Manipulationen an Bilddateien von der Datenbank erkannt und dem Benutzer mitgeteilt bzw. signalisiert werden müssen. Die Datenbank muss außerdem in der Lage sein Offline-Medien zu verwalten und entsprechende Mount-Points einzurichten. Dies wurde besonders von Frau K. im Interview gewünscht.

Beim Check-In liegt die Datei oft schon im Dateisystem vor oder wird auf einen Server geladen. Die Datenbank verweist auf den Speicherort. Nicht nur der Ort der Datei ist ein wesentliches Merkmal, dass beim Einchecken von Bedeutung ist, auch Format und Farbprofil sind von der Datenbank zu erkennen und sollten für weitere Operationen zugänglich sein. Die Formate aus dem Abschnitt ‘2.2.4 Bilddateiformate’ sind, mit der Ausnahme von WebP, geläufige Dateiformate und sollten von der DB unterstützt werden. Darüber hinaus sind Farbmanagement-Optionen, wie die Zuweisung von ICC-Profilen, sicher zu stellen.

Neben der Zuweisung von ICC-Profilen ist die Zuweisung von individuellen Dateinamen beim Check-In wünschenswert. Dadurch, dass jedem Bild ein spezieller Dateiname zugewiesen wird, ist das versehentliche Überschreiben von Dateien weitestgehend verhindert, die Kommunikation mit Kunden begünstigt und die Rekonstruktion eines defekten Archivs erleichtert. Peter Krough verwendet bei seinen Bildern folgendes Benennungsschema:

Krogh_050428_2728.jpg (Erfasser_Datum ‘JJMMTT’_serielle Bildnummer).

Die fortlaufende Bildnummerierung ist Grundlage für eine eindeutige Bildkennzeichnung. Dem IMS muss die aktuelle Bildnummer stets bekannt sein. Die nächsten Sequenzzahlen sind bei der Stapel-Umbenennung automatisch den Bilddateinamen zuzuordnen. Von einer Stapel-Umbenennung wird gesprochen, wenn mehrere Dateien in einem Arbeitsschritt umbenannt werden.

Bilder, die nicht für die Archivierung bestimmt sind, sind spätestens beim Check-In zu löschen. Existieren mehrere Bilder zu einem Ereignis, ist der Bildinhalt eines Bildes mit dem der Restlichen zu vergleichen. Bewertungssysteme dienen hierbei zur Orientierung. Anschließend sind die qualitativ schlechtesten dauerhaft von Dateisystem und Datenbank zu entfernen. Das IMS hat die entsprechende Funktionalität bereit zu stellen. Bilder, die dem System für die zukünftige Verwaltung übergeben sind, müssen durch Metadaten strukturiert werden. Der bloße Dateiname reicht hierfür nicht aus.