Unterstützung organisationalen Lernens durch ein Workflow-Managementsystem

50 Mensch-Mensch-Funktionsverteilung Diese Betrachtungsebene bezieht sich auf die Verteilung der betrieblichen Aufgaben auf die Akteure, die in der Aufbau- und Ablauforganisation geregelt wird. Des weiteren werden auch die Kommunikationsbeziehungen zwischen den Aufgabenträgern mit einbezogen. Auf dieser Grundlage werden Konzepte der Arbeitsgestaltung entwickelt und eingesetzt:97 • • Job Rotation beschreibt den Tätigkeitswechsel der einzelnen Arbeiter untereinander. Job Enlargement steht für eine Vergrößerung des Tätigkeitsumfangs durch Zusammenfügung mehrerer gleichartiger oder ähnlicher Aufgaben. • Job Enrichment ist eine Erweiterungsmaßnahme der Arbeitsinhalte durch Integration verschiedenartiger Arbeitselemente oder -funktionen, etwa durch Planungs- und Kontrollaufgaben. • Bei (teil-) autonomen bzw. selbststeuernden Arbeitsgruppen werden Aufgaben nicht den einzelnen Personen, sondern der Gruppe zugeteilt. Die Arbeitsverteilung und -kontrolle bleibt der Gruppe vorbehalten.98 Die Festlegung auf eine Alternative erfolgt aufgrund der individuellen Problemstellung und macht eine Untersuchung der Rahmenbedingungen mit Blick auf die Bedürfnisse der Akteure notwendig. Gestaltung der Arbeitsprozesse Empfehlungen, die aus dieser Perspektive abgeleitet werden, beruhen auf Analyseergebnissen der Ablauforganisation mit ihrer raum-zeitlichen Differenzierung von Arbeitsprozessen. So wird bei stellenübergreifenden Arbeitsprozessen besonders die Qualität der Kooperations- und Kommunikationswerkzeuge in Augenschein genommen, welche sich zum Beispiel in räumlichen und zeitlichen Asynchronisationspotentialen äußert. Dadurch ergeben sich die Handlungsspielräume der Prozessbearbeiter hinsichtlich ihrer Arbeitsgewohnheiten. Bei stellenbezogenen Arbeitsprozessen wird Autonomie in Bezug auf Entscheidungsfreiheit [...]

Im Rahmen der Einführung eines WfMS tritt für die betroffenen Akteure sowohl eine Veränderung der Arbeitsorganisation als auch eine Veränderung der Arbeitsmittel gleichermaßen ein.95 Unter Einbeziehung der festgelegten Projektziele werden Aufbau- und Ablauforganisation restrukturiert. Zur Bewältigung der Aufgaben stehen neue Werkzeuge zur Verfügung, die Arbeitsinhalt und -ergebnis prägen. Der Erfolg dieser Maßnahmen ist vom Verhalten der Aufgabenträger mit ihren individuellen Voraussetzungen, Perspektiven und Zielen, abhängig.96 Einen wesentlichen Faktor verkörpert in dem Zusammenhang deren psychisches und physisches Wohlbefinden, welches zu erreichen das Anliegen der ergonomischen Gestaltung darstellt. Nach einer Schilderung der Einsatzbereiche ergonomischer Gestaltung in der Organisation, werden Konzepte der Technikentwicklung und deren Verständnis von der Funktion des Menschen in diesem Prozess differenziert. Beschreibungsansätze kooperativer Arbeit bilden anschließend die Grundlage für konkrete ergonomische Gestaltungshinweise im Hinblick auf die Organisation der Arbeit und die Nutzung von Groupware im betrieblichen Kontext. [...]

47 Aspekte die sich auf diesen Punkt beziehen, werden auf der folgenden Ebene erörtert. Benutzerebene Einen wichtigen Erfolgsfaktor im Zusammenhang mit der Nutzung des WfMS repräsentiert die Benutzerakzeptanz. Um einer Ablehnung des Systems vorzubeugen, sind die Belange der Benutzer schon während der Modellierung zu Erfassen und im Dialog mit den Entwicklern zu erörtern. Durch aktive Beteiligung an der Systemgestaltung können die verfügbaren Funktionalitäten an den Arbeitskontext und die individuellen Bedürfnisse der Bearbeiter angepasst werden. Wichtig ist in dem Zusammenhang, dass Arbeitsverhältnisse geschaffen werden, in denen sich die Mitarbeiter wohl fühlen, geeignete Hinweise bieten in dem Zusammenhang ergonomische Richtlinien. Deren Kriterien umfassen alle wesentlichen Facetten der Arbeit, so zum Beispiel die Arbeitsinhalte, die Hardware und die Anwendungen. Voraussetzung für einen effektiven Einsatz der eingeführten Software, bildet die Kenntnis über deren Nutzungsmöglichkeiten. Die dazu erforderliche Qualifikation kann anhand von Schulungsmaßnahmen vermittelt werden. Deren Inhalte sind dabei möglichst auf den Arbeitskontext zu beziehen, wodurch zusätzliche Lernmotivation erreicht werden kann. Bei den ersten „Gehversuchen“ im Produktivbetrieb des Systems kann ein ansprechbarer Coach die Mitarbeiter begleitend unterstützen und somit möglichen Frustrationseffekten vorbeugen. Die Einführung neuer Technologien geht häufig mit Reorganisation von Geschäftsprozessen einher, die anhand entsprechender Managementparadigmen etwa durch Kunden-, Team-, Prozessorientierung oder kontinuierliches Lernen realisiert wird.92 Um den Erfolg dieser Maßnahmen zu gewährleisten, muss auch die Unternehmenskultur an den angewandten Konzepten ausgerichtet werden. Das kann zum Beispiel durch angemessenes Führungsverhalten erfolgen, indem Benutzern Handlungsspielräume offengelegt oder die Verhaltensprinzipien beispielhaft vorgelebt werden.93 [...]