Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente in der personalisierten Massendruckproduktion

Diplomarbeit von Heinrich Barta

Einleitung:

Unternehmen, die täglich große Mengen an Geschäftsdokumenten produzieren, gehen immer mehr dazu über, diese per E-Mail zu verschicken oder im firmeneigenen Webportal zur Abholung zu hinterlegen, anstatt sie auf Papier zu drucken und per Post zu versenden.

Typische Unternehmen sind z.B. Banken, Telekommunikationsanbieter und Energieversorger, welche Kontoauszüge und Verbrauchsabrechnungen erstellen. Ebenso gehören hierzu Versicherer, die Policen und Schäden abwickeln, sowie alle Unternehmen, die logistische Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen produzieren. Kunden können ihre personalisierten Geschäftsdokumente über das Internet einsehen und als Datei herunter laden. Ein Ausdruck auf Papier, der vielleicht sogar noch per Post zugeschickt wird, erübrigt sich damit. Seit Grafiken – und damit auch Dateien – immer stärker komprimiert und in höherer Qualität erstellt werden können, geht der Trend immer mehr in Richtung elektronische Dokumente. Bei einem elektronischen Dokument handelt es sich um ein digitalisiertes Dokument, welches in einem Dateiformat abgelegt ist. Das weitverbreitete Format von elektronischen Dokumenten ist das PDF-Format.

Der Gesetzgeber hat durch Gesetzesänderungen im BGB bereits im Jahre 2001 in den §§ 126 und 127 elektronische Dokumente rechtlich verankert. Zitiert sei hier Absatz 3 des § 126 Schriftform: ‘Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.’ Die Aufbewahrung von Dokumenten, die durch eine Reihe von Gesetzen, Verordnungen und Vorschriften direkt oder indirekt gefordert wird, unterliegt Aufbewahrungsfristen und -formen – ein weiteres wichtiges Argument dafür, elektronische Dokumente mehr und mehr zu bevorzugen und die elektronische Archivierung zu vereinfachen. Die Produktion auf Papier überwiegt aber noch nach wie vor. Ein gewisser Anteil aller Papierdokumente wird auch in Zukunft nie in elektronischer Form verschickt werden. Dazu gehören Dokumente, die manuelle Unterschriften erfordern, um rechtlich relevant zu sein, oder auch Dokumente, welche von Personen bearbeitet bzw. aufbewahrt werden, die die Papierform bevorzugen.

Der Auslöser zu diesem Thema war das Angebot einer Bank, Kontoauszüge kostenfrei per E-Mail zukommen zu lassen oder sie über einen Login selbst vom Server der Bank zu ziehen. Ein Kontoauszug auf Papier bedeutet Gebühren für Druck und Porto – Gebühren die bei elektronischer Erstellung des Kontoauszugs eingespart werden können.

Bieten Unternehmen ihren Kunden elektronische Geschäftsdokumente an, und nutzen die Kunden dieses Angebot, so werden sich Arbeitsabläufe und Kostenverteilungen ändern oder ganz einsparen lassen. Wird ein Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente in der Massenproduktion stattfinden, wird dies den Output Management-Markt (OM-Markt) verändern. Die Änderungen der Arbeitsabläufe und Kostenverteilungen können zu existenziellen Bedrohungen für viele OM-Marktteilnehmer werden.

Ist die obige Aussage nur eine Schlussfolgerung oder gibt es wissenschaftliche Studien, die eine solche Entwicklung nachweisen können? Wer ist davon betroffen und wie sehen die Marktteilnehmer die Entwicklung? Wurden darüber bereits Studien durchgeführt? Wenn ja, durch wen und mit welchen Ergebnissen?

Das Ziel dieser Diplomarbeit ist, eine Prognose darüber zu stellen, ob es in der personalisierten Massendruckproduktion zu einem Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente kommen wird und welche Konsequenzen dies für den Output Management-Markt haben würde. Die Diplomarbeit erfasst zuerst alle Marktteilnehmer der personalisierten Massendruckproduktion. Dann wird festgestellt, welche Fragen im Vorfeld an die einzelnen Marktteilnehmer gestellt werden müssen, damit eine Übersicht an Werten geschaffen werden kann, die einen möglichen Trend erkennen lassen.

Bei den vorstehenden Fragestellungen geht man davon aus, dass sich das Gesamtdruckvolumen nicht verändern wird. Eine weitere und Themen übergreifende Frage ist, ob das gesamte Druckvolumen noch weiter wächst, sinkt oder stagniert, und woran das gemessen werden kann?

Die Diplomarbeit wird im Rahmen dieser Marktstudie Statistiken aufstellen und mit Teilnehmern der Studie über Mess- und Planwerte, Ziele und Zukunftsaussichten diskutieren.

In diesem Kapitel 1, Einführung; wurde bisher eine kurze Übersicht über die Motivation und der Zielsetzung dieser Diplomarbeit gegeben. Hier wird der Aufbau der Arbeit diskutiert. Abschließend werden noch die Eingrenzungen dieser Arbeit definiert. In Kapitel 2, Theoretischer Hintergrund, wird der theoretische Hintergrund über das Output Management sowie das Verständnis für die Fragestellung dieser Arbeit vermittelt. In Kapitel 3, Empirische Marktstudie, werden die Grundbestandteile der Marktstudie definiert und die Untersuchungsmethoden sowie Messinstrumente festgelegt.

In Kapitel 4, Datensammlung und Datenauswertung, geht es dann um die praktische Umsetzung der Marktstudie. Das erforderliche Datenmaterial wird nach der in Kapitel 3, Empirische Marktstudie, beschlossenen Untersuchungsmethode mit den auch dort beschlossenen Messinstrumenten gesammelt. In Kapitel 5, Präsentation des Forschungsergebnisses, werden zunächst die in der Umfrage gewonnenen Ergebnisse bzw. die zu erwartende Entwicklung präsentiert. Anschließend werden die Chancen und Risiken, die sich aus dieser Entwicklung für den OM-Markt ergeben, gegenübergestellt und analysiert.

Eingrenzung Für die Erstellung und Archivierung von elektronischen Dokumenten gibt es eine Vielzahl von Gesetzen, die einerseits schützen und andererseits rechtlich einschränken sollen. Folgende Gesetze regeln u.a. die steuer- und handelsrechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungsfristen betriebswirtschaftlicher Belege: AO (Abgabenordnung), HGB (Handelsgesetzbuch), ZPO (Zivilprozessordnung), StPO (Strafprozessordnung), BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), StGB (Strafgesetzbuch), BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz), IuKDB (Informations- und Kommunikationsgesetz), UStG (Umsatzsteuergesetz) und GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).

Aufgrund der Vielfalt der weltweit geltenden Gesetze für die Erstellung und Archivierung von Geschäftsdokumenten kann im Rahmen dieser Diplomarbeit nur auf die deutsche Gesetzgebung eingegangen werden. Die Gesetzgebung hat entscheidenden Einfluss darauf, wie sich der Trend für elektronische Dokumente entwickelt. Die rechtliche Relevanz von kaufmännischen Geschäftsdokumenten wird von vielen Gesetzen genauestens geregelt.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.4, Elektronische Archivierung:

Unter dem Begriff ‘Elektronische Archivierung’ versteht man die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in unveränderbarer Form. Elektronische Archivierung kann aus verschiedenen Gründen auf unterschiedliche Weise erfolgen.

Es kann vorkommen, dass Dokumente zur Re-Produktion ganz oder teilweise erneut gedruckt werden müssen. In diesem Fall werden sie nur temporär archiviert, wofür kein zusätzliches Ressourcen-Management und auch kein Archivierungssystem erforderlich sind. Bei der Re-Produktion können Dokumente auch erneut aus den Quelldaten wie bei der ersten Produktion erstellt werden. Dies birgt aber die Gefahr, dass zwischenzeitlich Daten in der Quelle verändert wurden und damit die reproduzierten Dokumente nicht mehr 100%-ig mit der vorherigen Produktion übereinstimmen.

Bei der Archivierung sind die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Eine elektronische Langzeitarchivierung erstreckt sich auf mehrere Jahre. Da die Haltbarkeit der bestehenden Medien für die Langzeitarchivierung nicht ausreicht, müssen die Daten regelmäßig, d.h. ca. alle 5 bis 10 Jahre auf neue Medien übertragen werden.

Schließlich muss die revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten den Anforderungen der Gesetze gerecht werden. Im HGB (Handelsgesetzbuch) §§ 239 und 257 sowie in der AO (Abgabenordnung) §§ 146, 147 und 200 ist beschrieben, wie eine revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten durchgeführt und der Zugriff zur Prüfung gewährleistet werden muss. Folgende Grundsätze werden im § 239 HGB gefordert: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit. Diesen Anforderungen muss auch das elektronische Dokument genügen.

Das Archivierungssystem bietet auch die Möglichkeit, dem Kunden über das Internet Zugriff auf seine Dokumente zu gewähren. Das Versenden von E-Mails mit Geschäftsdokumenten im Anhang ist dann nicht mehr erforderlich, wodurch die Sicherheit erhöht wird. Diese Vorgehensweise bieten Online-Banken schon heute standardmäßig an.

Um die Beweisqualität elektronischer Dokumente zu gewährleisten, muss eine qualifizierte elektronische Signatur abgegeben werden. Eine solche Signatur ist nach dem SigG (Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen) § 2, Begriffsbestimmungen Nr. 3, eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist nach § 2 Nr. 2 eine elektronische Signatur, die ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet ist und mit der der Signaturschlüssel-Inhaber identifiziert werden kann. Die Signatur muss mit Mitteln erzeugt worden sein, die nur ihm den Zugang gewähren, und muss mit den Daten, auf die sich die Signatur bezieht, so verknüpft sein, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. Nach § 2 Nr. 1 besteht eine elektronische Signatur aus Daten, die den Daten der Datei beigefügt wurden oder logisch mit ihr verknüpft sind und zur Authentifizierung dienen.

Für die Archivierung hat sich das Datenformat PDF/A zum ISO-Standard entwickelt. Es bietet bei der Erstellung einen in das Dokument integrierten Index, welcher gewährleistet, dass das Dokument gefunden werden kann. Zusätzlich können dadurch Metadaten gespeichert werden. Die Definition von Metadaten ist in der ISO-Spezifikation 11179, Abschnitt 2, festgehalten (‘The information and documentation which makes data sets understandable and sharable for users’).