Prozessoptimierung mittels elektronischer Beschaffung am Beispiel von Einkaufsgenossenschaften

Bei den Einkaufsgenossenschaften hat sich in den letzten Jahren nicht viel verändert. Zwar nutzen alle Einkaufsgenossenschaften mittlerweile EDVSysteme und die meisten Mitarbeiter verfügen über eigene Emailadressen, die Prozesse der Bestellung selbst laufen aber weiterhin nach der alt bewährten Methode ab. Der elektronischen Beschaffung steht man im Großen und Ganzen skeptisch gegenüber. Man befürchtet die fehlende Akzeptanz der Genossen bzw. unterschätzt die möglichen Vorteile der elektronischen Beschaffung. Eine wirkliche Bündelung der Bestellung wird kaum mehr durchgeführt. Die Bestellungen der Genossen werden an die Lieferanten eins zu eins weitergereicht. Die Probleme und Kosten der Auslieferung und Aufsplittung der Posten sind zu gravierend. Die Rechnung wird vom Lieferanten in den meisten Fällen an die Einkaufsgenossenschaft verschickt, die diese dann den entsprechenden Genossen zuordnet und in Rechnung stellt. [...]

Ein Hauptproblem liegt in der fehlenden Transparenz der Angebote und der Lieferanten. Die Informationen zu den Produkten, Konditionen und Bedingungen von Lieferanten liegen verteilt und in den unterschiedlichsten Formen vor. Die Informationen befinden sich in Papier- oder in digitaler Form in den unterschiedlichsten Dateiformaten und Formatierungen. Die Einkaufsgenossenschaft muss sich die für sie relevanten Informationen zusammensuchen und kann sich nicht sicher sein, alle benötigten Informationen auf den verschieden Medien zu finden. Ein umfassender Vergleich von Preisen wird mit steigender Zahl von Lieferanten immer schwieriger. Die Vorteile, die durch die größeren Abnahmen entstehen, müssen über Preisverhandlungen mit wenigstens einer Auswahl von Lieferanten wahrgenommen werden. Preisverhandlungen mit allen Lieferanten vor allem bei größeren Genossenschaften sind praktisch nicht realisierbar. Viele auch günstigere Angebote können dadurch nicht berücksichtigt werden. 4.3.4 Bereitstellung der Informationen [...]

Unabhängig von der Branche, dem Unternehmen oder der Organisation bringen traditionelle Einkaufsprozesse Schwächen mit sich. Aufwendige Informationsbeschaffung, komplexe Prozessketten und eine Vielzahl von manuellen Tätigkeiten treiben die Kosten der Beschaffung in die Höhe. 4.3.1 Manuelle Tätigkeit Die Beschaffungsprozesse beinhalten einen großen Anteil von manuellen Tätigkeiten. Bestellungen müssen von Faxen abgelesen und in den PC eingegeben werden, Änderungen der Genossendaten müssen ebenfalls von den Mitarbeitern selbst übernommen werden. Die Finanzabteilung muss die Rechnung des Lieferanten den entsprechenden Genossen zuordnen und für jeden Genossen eine angepasst Rechnung erstellen und im weiteren den Zahlungseingang überprüfen. Die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht sich und Mitarbeiter und Abteilungen werden von Routineaufgaben aufgehalten. Die parallele Bearbeitung bringt zusätzlich die Gefahr von Fehlern, Mehrfachbestellungen bzw. Dateninkonsistent mit sich. 4.3.2 Komplexe Prozessketten [...]