Prozessoptimierung im Zentraleinkauf der Wella AG - insbesondere durch die Implementierung eines "Service Centers"

Diplomarbeit von Tanja Sporys

Einleitung:

Trends wie die Globalisierung und Intensivierung des Wettbewerbs, die Individualisierung der Kundenwünsche, sowie steigende Verflechtungen der Unternehmen mit ihren Lieferanten, führen unternehmensintern zu hohem Koordinationsaufwand, langen Informations- und Entscheidungswegen und insgesamt zu hoher Prozesskomplexität bei reduzierter Prozesseffizienz. So auch im Beschaffungsbereich der Wella AG, wobei insbesondere im Zentraleinkauf für Werbemittel und Displays, ein unangemessen hoher administrativer Zeitaufwand und eine erhebliche Kostenbelastung zu Tage tritt.

Um nun der steigenden Prozesskomplexität und sinkenden Prozesseffizienz bei der Beschaffung, Disposition und Logistik der Werbemittel und Displays entgegenzuwirken und den Zeit- und Kostenaufwand zu reduzieren, sowie um die Beschaffungsvorteile des Global Sourcing erfolgreich zu realisieren, arbeitet der Zentraleinkauf für Werbemittel konsequent daran, Kräfte zu bündeln und den Beschaffungsprozess zu optimieren. Durch und mit dem Zentraleinkauf für Werbemittel wird ein weltweites Preis- und Beschaffungsnetzwerk geschaffen, das für eine Optimierung der Preise, der Qualität und der Logistik ebenso unabdingbare Voraussetzung ist, wie für die Realisation von Beschaffungsvorteilen und damit für ein wirksames Kostenmanagement. Allerdings werden nicht alle Werbemittel über den Zentaleinkauf beschafft, sondern teilweise über lokale standortbezogene Einkaufseinheiten der verschiedenen Landesgesellschaften. Auf diese Weise werden Dispositionsprozesse unterbrochen oder zumindest verzögert, Beschaffungsvorteile wie Bündelungs- oder Mengeneffekte werden nicht realisiert und der gesamte Beschaffungsprozess gewinnt durch differenzierende Abläufe an Komplexität und verliert gleichzeitig an Effizienz und Effektivität.

Aber auch die zentrale Beschaffung von Werbemitteln und Displays durch den Zentraleinkauf birgt zeitaufwendige und kostenintensive Arbeiten, da die Abläufe von unterschiedlichen Faktoren bestimmt werden. Es kann sich um eine einmalige und häufig kurzfristige Marketing- bzw. Promotionaktion handeln, der ein One-Off-Bedarf zugrunde liegt und bei welcher eine tatsächliche Disposition einer einmaligen Bedarfsprognose weicht. Aufgrund der Kurzfristigkeit und der fehlenden Disposition, sind nachträgliche Bestellmengenerhöhungen und Ergänzungsbestellungen die Regel und somit zusätzliche Zeit- und Kostenbelastungen des Zentraleinkaufs für Werbemittel. Werden Werbemittel und Displays als Zugabe oder Give-Away an die Friseure und Salons ausgegeben, wird zwar eine exakte Bestellmengenbestimmung möglich, aber diese Aktivitäten sind meist an einen Launch oder Relaunch gekoppelt. Da diese Produkte oder Produktserien nicht unbedingt zeitsynchron in den Regionen und Ländern eingeführt werden, können nicht alle Beteiligten bereits zum Stichtag ihre Bedarfe anmelden, wodurch eine Bedarfsmengenbündelung und damit Beschaffungsvorteile nicht realisiert werden können. Zusätzlich ist bei der Beschaffung von Werbemitteln zu berücksichtigen, dass gerade Marketing- und Promotionaktionen mehrfache Abstimmungen zwischen den beteiligten Unternehmensbereichen bedingen, bis das gewünschte Werbemittel nach Aussehen, Menge und Preis bestimmt ist und letztlich beschafft werden kann. Folglich entsteht eine intensive und dadurch kosten- und zeitaufwendige Betreuung der Werbemittel und Displays durch den Zentraleinkauf, bis aus der ersten Idee und Vorstellung eines Werbeartikels die eigentliche Bestellung geworden ist.

Ebenso zentral wie die Prozesse bei der Beschaffung und Disposition, werden die Abläufe im Logistikbereich über das Zentrallager in Darmstadt-Weiterstadt abgewickelt, welches durch die vollständig automatisierte Ein-, Um- und Auslagerung erhebliche Zeit- und damit auch Kostenersparnisse realisiert. Zusätzlich wird auf Grund der zentralisierten Einlagerung die Koordination der Logistik vereinfacht und eine Standardisierung der gesamten Logistikabläufe wird möglich. Allerdings entstehen neben diesen Vorteilen auch Nachteile, wie zusätzliche Transport- und Frachtkosten, eine Verlängerung der Wegstrecken oder notwendige Zwischenlagerungen. Auch durch die Automatisierung an sich entstehen zeit- und kostenintensive Sonderfälle und Ausnahmeregelungen, falls die nach Höhe und Breite genormten Hochregallagerplätze, die Lagerung von Artikeln mit „Übergrößen“ - bspw. bereits zusammengesetzten und bestückten Displays – nicht aufnehmen können.

Zielsetzungen welche mittels der Optimierung der Beschaffungs-, Dispositions- und Logistikprozesse von Werbemitteln und Displays erreicht werden sollen, sind die Steigerung der Effektivität und Effizienz der Abläufe, die Erhöhung der Transparenz, die Standardisierung und Vereinfachung ebenso sowie die Reduktion des gegenwärtig festgestellten hohen administrativen Zeitbedarfs und der daraus resultierenden erheblichen Kostenbelastung des Zentraleinkaufs.

Folglich sind Optimierungsansätze im Beschaffungsprozess für Werbemittel und Displays zu identifizieren, deren Ursachen zu analysieren und diesen mit geeigneten Maßnahmen entgegen zu wirken. Im Ergebnis entsteht ein optimierter Beschaffungsprozessablauf, welcher die unangemessen hohen Zeit- und Kostenaufwendungen reduziert, den gesamten Ablauf effektiver und effizienter gestaltet, sowie die Realisation von Bündelungs- und Mengeneffekten bei der Beschaffung berücksichtigt. Zusätzlich hierzu ist die Implementierung eines Service Centers oder Shared Services als ein Ansatz zur Beschaffungsprozessoptimierung hinsichtlich seiner Verbesserungspotentiale für die Beschaffungsvorgänge, die administrativen Aufgaben und die buchhalterischen Transaktionen, zu prüfen.

Im Ergebnis entstehen zwei Prozessmodelle, von welchen eines den optimierten Soll- Prozessablauf für die Werbemittel und Displays der Wella AG darstellt, mit dem der Zentraleinkauf den Beschaffungsprozess mit geringerem Zeitaufwand und reduzierter Kostenbelastung bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität realisieren kann. Darüber hinaus ein Konzept, das ein Service Center als eine Form der Prozessoptimierung betrachtet und zusätzliches Verbesserungspotential in den Prozessabläufen aufzeigt.

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