Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung
Methodenvergleich und beispielhafte Anwendung
- Art: Diplomarbeit
- Autor: Michael Bruland
- Abgabedatum: Dezember 2003
- Umfang: 132 Seiten
- Dateigröße: 1,9 MB
- Note: 1,7
- Institution / Hochschule: Westfälische Wilhelms-Universität Münster Deutschland
- ISBN (eBook): 978-3-8324-8283-1
-
ISBN (Paperback) :
978-3-8324-8283-1 P - ISBN (CD) :978-3-8324-8283-1 CD
- Sprache: Deutsch
- Prämierung:
- Arbeit zitieren: Bruland, Michael Dezember 2003: Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung, Hamburg: Diplomica Verlag
- Schlagworte: eGovernment, Prozessmanagement, Kommunalverwaltung, Prozessmodellierung, EPK
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Diplomarbeit von Michael Bruland
Zusammenfassung:
Der größte Arbeitgeber in Deutschland ist der Staat mit seinen staatseigenen Betrieben und den Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen. Von den Mitte 2002 36,5 Mio. Erwerbstätigen in Deutschland1 waren 4,809 Mio. im öffentlichen Dienst, davon 1,441 Mio. bei Kommunalverwaltungen beschäftigt. Dies entspricht 13.18% der Erwerbstätigen im öffentlichen Dienst bzw. 3,95% aller Erwerbstätigen.
Von Veränderungen bei der Leistungserstellung des Staates sind aber nicht nur die dort Beschäftigten betroffen, sondern nahezu jeder Bürger wird zumindest indirekt betroffen sein.
Bedingt durch die Finanzkrise der öffentlichen Haushalte und die Forderungen der Wirtschaft und Bürger nach mehr Effizienz und Kundenorientierung der Behörden sieht sich die öffentliche Verwaltung in Deutschland einem wachsenden Veränderungs- und Modernisierungsdruck ausgesetzt.
Im Rahmen der Modernisierungsvorschläge, wurde und wird versucht, in der Privatwirtschaft erfolgreiche Managementkonzepte auf die öffentliche Verwaltung zu übertragen. Eines dieser Managementkonzepte ist das Prozessmanagement.
In dieser Arbeit wird zunächst die Domäne der Kommunalveraltung beschrieben und von der Privatwirtschaft abgegrenzt. Es werden aktuelle kommunale Organisationsstrukturen sowie Entwicklungen zur Reform der Verwaltung erläutert. Ein Schwerpunkt wird dabei auf das so genannten eGovernment, den derzeitigen Stand der Umsetzung sowie dabei auftretende Probleme gelegt.
Im Anschluss daran werden das Konzept des Prozessmanagements und Konzepte zur prozessorientierten Reorganisation von Unternehmen vorgestellt.
Ausgehend von den Unterschieden zwischen Privatwirtschaft und Kommunalverwaltung werden die Einsatzmöglichkeiten, Chancen und Grenzen des Prozessmanagements unter Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologie aufgezeigt.
Dazu wird im Rahmen der Arbeit ein Anforderungskatalog entwickelt anhand dessen Methoden wie z.B. Petri-Netze, Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK), Unified Modeling Language etc. auf ihre Eignung bezüglich des Einsatzes in der Kommunalverwaltung überprüft werden. Der Schwerpunkt wird dabei auf Methoden zur Visualisierung bzw. Modellierung von Prozessen gelegt, da die Anforderungsunterschiede zwischen Kommunalverwaltung auf der einen Seite und Privatwirtschaft auf der anderen Seite bei diesen Methoden am ausgeprägtesten sind.
Mit der erweiterten Verwaltungsprozesskette (EVPK) wird eine neue Methode auf Grundlage der EPK vorgestellt, die speziell für die Bedürfnisse der Kommunalverwaltung entwickelt wurde. Die EPK wurde bei der Weiterentwicklung zur EVPK um die Elemente des Interaktionspunktes und der Spaltendarstellung erweitert. Es werden darüber hinaus Erweiterungen vorgenommen, so dass die Anforderungen der Explikation rechtlicher Vorschriften und der Datensicherheit erfüllt werden.
Die weiterentwickelte EVPK wird abschließend am praktischen Beispiel der ordnungsrechtlichen Veranstaltungsabwicklung der Stadt Ahlen angewandt und verdeutlicht.
Inhaltsverzeichnis:
| Inhaltsverzeichnis | II | |
| Abbildungsverzeichnis | IV | |
| Tabellenverzeichnis | V | |
| Abkürzungsverzeichnis | VI | |
| Symbolverzeichnis | VII | |
| 1. | Impulse für das prozessorientierte Denken in der Kommunalverwaltung | 1 |
| 2. | Umbruch in der Kommunalverwaltung | 3 |
| 2.1 | Der Begriff Kommunalverwaltung | 3 |
| 2.2 | Aufgaben und Ziele der Kommunalverwaltung | 5 |
| 2.2.1 | Aufgaben der Kommunalverwaltung | 5 |
| 2.2.2 | Ziele der Kommunalverwaltung | 9 |
| 2.2.3 | Abgrenzung kommunaler und privater Verwaltungen | 9 |
| 2.3 | Aktuelle Organisationsstrukturen der Kommunalverwaltung | 12 |
| 2.4 | Entwicklung der Verwaltungsreformen | 13 |
| 2.5 | Electronic Government | 16 |
| 2.5.1 | Definition eGovernment | 16 |
| 2.5.2 | Ziele des eGovernment | 18 |
| 2.5.3 | Externe Perspektiven des eGovernment | 19 |
| 2.5.4 | Interne Perspektiven des eGovernment | 21 |
| 2.5.5 | Rahmenbedingungen des eGovernment | 22 |
| 2.5.6 | Sicherheit im eGovernment | 24 |
| 2.5.7 | Status Quo in Deutschland | 27 |
| 3. | Das Konzept des Prozessmanagements | 30 |
| 3.1 | Begriff, Zielsetzung und Herleitung | 30 |
| 3.2 | Klassifikation von Prozessen | 33 |
| 3.3 | Konzepte zur Reorganisation | 37 |
| 3.3.1 | Voraussetzungen | 37 |
| 3.3.2 | Business Reengineering vs. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess | 40 |
| 3.4 | Vorgehensmodelle zur Reorganisation | 43 |
| 3.4.1 | Das Vorgehensmodell nach Becker, Berning, Kahn | 43 |
| 3.4.2 | Vorgehensweise des prozessorientierten Verwaltungsmanagements | 50 |
| 3.5 | Grenzen für das Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung | 52 |
| 4. | Methoden innerhalb des Prozessmanagements als Instrument der Verwaltungsmodernisierung | 53 |
| 4.1 | Methoden zur Datenerhebung | 53 |
| 4.1.1 | Anforderungsanalyse | 54 |
| 4.1.2 | Befragung | 55 |
| 4.2 | Methoden zur Visualisierung/Modellierung von Prozessen | 57 |
| 4.2.1 | Petri-Netze | 62 |
| 4.2.2 | Ereignisgesteuerte Prozesskette | 65 |
| 4.2.3 | Unified Modeling Language | 68 |
| 4.2.4 | Service Blueprinting | 71 |
| 4.2.5 | Das Semantische Objektmodell | 74 |
| 4.3 | Methoden zur Analyse und Optimierung von Prozessen | 80 |
| 4.3.1 | Fehlermöglichkeits- und Fehlereinflussanalyse | 81 |
| 4.3.2 | Assessment Verfahren | 84 |
| 4.3.3 | Benchmarking | 85 |
| 4.3.4 | Zusammenfassung | 87 |
| 4.4 | Rahmenkonzept | 88 |
| 5. | Die erweiterte Verwaltungsprozesskette | 92 |
| 6. | Modellierung der ordnungsrechtlichen Veranstaltungsabwicklung der Stadt Ahlen | 96 |
| 6.1 | Kurzprofil und Projektüberblick | 96 |
| 6.2 | Modellierung der Prozesse | 97 |
| 6.3 | Prozessbewertung und weiteres Vorgehen | 105 |
| 7. | Zusammenfassung und Ausblick | 106 |
| Literaturverzeichnis | 107 | |
| Anhang | 117 | |
| A | Produktbuch | 117 |
| B | Verwaltungsgliederungsplan | 122 |
Bemerkenswert in diesem Zusammenhang ist, dass haushaltsbezogene Aspekte nur in geringem Maß als einschränkende Faktoren in Erscheinung treten. Anders, als in der Privatwirtschaft, können Kommunalverwaltungen sich nicht auf die Auswahl bestimmter Tätigkeitsfelder beschränken, insbesondere die pflichtigen Aufgaben (siehe Kapitel 2.2.1) stehen nicht zur Disposition. Es bleibt jedoch die Möglichkeit, innerhalb der langfristigen Stadtentwicklung Schwerpunkte zu setzen. Bei der Definition der Ziele ist darauf zu achten, dass Kommunen nicht nur betriebswirtschaftliche Aspekte zu berücksichtigen haben, sondern in erster Linie dem Gemeinwohl verpflichtet sind. Bei der Definition und Dokumentation des Prozesses sowie der Schnittstellenplanung und der Ableitung von Kennzahlen sind keine zusätzlichen Probleme zu erwarten. [...]
Bei der Reorganisation von Kommunalverwaltungen ist eine Vielzahl von Einflussfaktoren zu berücksichtigen, die in der Privatwirtschaft nicht vorkommen oder von untergeordneter Bedeutung sind. In seiner Studie221 versucht BRANDSTÄTT herauszufinden, welche Auswirkungen diese Rahmenbedingungen besitzen und ob sich hieraus Grenzen für das Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung ergeben.222 Die Studie wurde mit Hilfe von strukturierten Experteninterviews geführt. Befragt wurden Vertreter von Stadtverwaltungen, die Reorganisationsprojekte durchgeführt haben oder sich in Arbeitskreisen zur Verwaltungsmodernisierung engagierten. Die Ergebnisse zeigen, dass zahlreiche Faktoren innerhalb der Kommunalverwaltung sich hinderlich für das Prozessmanagement auswirken. • Dienst- und verwaltungsrechtliche Aspekte behindern Organisationsveränderungen und die Einführung von Leistungsanreizen Externe Faktoren spielen eine stärkere Rolle, als in der Privatwirtschaft Der Einfluss der Politik kann notwendige Maßnahmen und Änderungen verhindern [...]
Kontinuierliches Prozessmanagement Nach der prozessorientierten Reorganisation erfolgt der Übergang zum kontinuierlichen Prozessmanagement. „Hauptaufgabe des kontinuierlichen Prozessmanagements (KPM) ist neben der Begleitung der Prozessimplementierung die beständige, inkrementelle Verbesserung der Ablauforganisation.“214 Hierzu zählen unter anderem das kontinuierliche Schnittstellenmanagement, Kontrolle der Erreichung der Prozessziele und die fortlaufende Kommunikation und Förderung des Prozessdenkens.215 Da optimale Performanz nur erreichbar ist, wenn Oberziele operationalisierbar sind, ist die Erstellung von Zielhierarchien notwendig, die auf der operativen Ebene messbare Zielgrößen liefern. Die Messungen für die Zielgrößen müssen mit vertretbarem Aufwand nachprüfbar sein.216 Neben ergebnisorientierten Zielen kann im Rahmen des KPM auch indirekt vorgegangen werden. Ein Beispiel ist das Modell der European Foundation for Quality Management (EFQM)217. [...]
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Link zur Arbeit:
http://www.diplom.de/ean/9783832482831
Arbeit zitieren:
Bruland, Michael Dezember 2003: Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung, Hamburg: Diplomica Verlag
Schlagworte:
eGovernment, Prozessmanagement, Kommunalverwaltung, Prozessmodellierung, EPK
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