Prozesskostenrechnung im Bankbetrieb

Diplomarbeit von Philipp Wippermann

Einleitung:

Der Haupttitel dieser Arbeit lautet: „Prozesskostenrechnung im Bankbetrieb“, er zeigt den generellen Rahmen der Arbeit auf. Der Untertitel „Einführung der Prozesskostenrechnung am Beispiel des Hypothekargeschäfts der Ersparnisskasse Zürich (EZ)“ definiert den genaueren Ansatz der Arbeit.

Problemstellung:

Da die Geschäftsleitung der EZ bisher die Kosten ihrer Dienstleistungen nicht erhoben hat, plant sie die Einführung eines Kostenrechnungssystems.

Charakteristisch für die Bankenbranche ist der hohe Anteil indirekter Kosten. Die Prozesskostenrechnung soll für eine verursachungsgerechte Kostenverrechnung sorgen. Obwohl die EZ ein kleines Unternehmen ist, und deswegen nur wenig indirekte Abteilungen (oder Tätigkeiten) beschäftigt, sollte eine Prozesskostenrechnung als System zur Kosten Ermittlung doch adäquat sein. Außerdem wurde die Prozesskostenrechnung von der Geschäftsleitung gewählt, weil diese Methode am besten zu den bestehenden organisatorischen Bemühungen der Bank passt. Seit 1997 arbeiten die Mitarbeiter an der Verbesserung der Qualität der Arbeitsabläufe und somit der Dienstleistungen. Es wurde ein Qualitätsmanagement- sowie ein Mitarbeiterhandbuch erstellt, in welchem die verschiedenen betrieblichen Prozesse beschrieben sind. Es wurde ebenso eine einmalige Effizienzanalyse durchgeführt. Die Bank wurde 1999 ISO 9001 zertifiziert. Aufbauend auf den Prozessen, die innerhalb des Qualitätsmanagements definiert wurden, wird in dieser Arbeit eine Prozesskostenrechnung eingesetzt. Das Hypothekargeschäft wurde gewählt, weil es zum Kerngeschäft der Bank zählt und wichtig für das Überleben der Bank ist. Aus der oben genannten Problemstellung ergeben sich folgende Ziele:

Erstes Ziel: Analyse der Kosten und des Nutzens der Einführung einer Prozesskostenrechnung in Regionalbanken, insbesondere in der EZ.

Zweites Ziel: Aufzeigen, inwiefern das Qualitätsmanagement und die ISO 9001 Zertifizierung der EZ bei der Einführung der Prozesskostenrechnung hilft.

Drittes Ziel: Einsatz der Prozesskostenrechnung am Beispiel des Hypothekargeschäfts der EZ.

Viertes Ziel: Aufzeigen, wie die ermittelten Kosteninformationen in Entscheidungssituationen genutzt werden können.

Vorgehensweise zur Problembewältigung und Zielerreichung Zuerst wird die relevante Literatur über die Prozesskostenrechnung erarbeitet. Der zweite Schritt besteht aus der Erfassung der verschiedenen Daten aus den Unterlagen der EZ (Finanzbuchhaltung, Qualitätsmanagement und Mitarbeiterhandbuch, Effizienzanalyse, usw.) Falls die erforderlichen Informationen nicht aus den zur Verfügung gestellten Unterlagen zu entnehmen sind, erfolgt die Erfassung über die Mitarbeiter, da nur sie den Zugang zum EDV-System, die nötige Erfahrung, usw. besitzen. Die Informationen werden dann verarbeitet, das Verfahren der Einführung der Prozesskostenrechnung beschrieben und das Resultat der Prozesskostenrechnung ermittelt.

Die Prozesskostenrechnung ist ein Hilfsmittel „zur Analyse, zur Zurechnung und schließlich zur kostenträgerbezogenen Verrechnung“ der indirekten Kosten. Sie wurde als eine praktische Lösung der Probleme der traditionellen Kostenrechnungssysteme eingeführt und ihre Grundlage ist die Aktivität . In den frühen 80er-Jahren haben viele Unternehmen gemerkt, dass sie über ungenaue Kosteninformationen verfügten. Den traditionellen Methoden wurden folglich zwei grundsätzliche Vorwürfe gemacht: Erstens sind sie nicht (mehr) fähig, die Kosten der Produkte und Dienstleistungen mit Genauigkeit und Relevanz zu bewerten und zweitens die Unfähigkeit der Führung, nützliche Informationen zu den operativen Entscheidungen zu liefern. Die logische Konsequenz war, dass in Unternehmen mit vielen Produkten oder Dienstleistungen die Manager Entscheidungen auf der Basis ungenauer Kosteninformationen betreffend die Preispolitik, das Produktemix, trafen.

Die Prozesskostenrechnung entstand, da die traditionellen Kostenrechnungssysteme den aktuellen Strukturen der Produktion nicht mehr angepasst sind. Die direkten Kosten, die häufig als Zuschlagsbasis für die indirekten Kosten gewählt wurden, verloren durch Automatisierung und Rationalisierung immer stärker an Bedeutung, während der Anteil der indirekten Kosten an den Gesamtkosten stark zunahm, so dass ihre Verrechnung über pauschale Zuschlagssätze auf die direkten Kosten zu großen Verzerrungen und Quersubventionierungen in der Produktekalkulation führte.

Deswegen beruht die Prozesskostenrechnung auf Kostenverrechnungsvoraussetzungen, die viel relevanter sind als bei traditionellen Methoden. Sie ermöglicht so eine bessere Verrechnung der indirekten Kosten auf Produkten und Dienstleistungen, „abgesehen davon, dass eine Verrechnung der indirekten Kosten niemals verursachungsgerecht sein kann, sondern nur sinnvoll im Hinblick auf den Verrechnungszweck“. Die traditionellen Kostenrechnungssysteme verrechnen diese Kosten mittels Schlüssel, die auf Leistungen basieren. Nun sind jene oft willkürlich, was zu einer schlechten Verwaltung der Produkte führen kann. Im Rahmen der Prozesskostenrechnung variieren die Maßstäbe zur Verrechnung der indirekten Kosten nach der Art der Aktivität.

Die Prozesskostenrechnung konzentriert sich auf die operativen Aktivitäten, was die traditionellen Kostenrechnungssysteme eben nicht tun. Sie identifiziert die kostenverursachenden Aktivitäten. Die verursachten Kosten sind dann den Produkten und Dienstleistungen zugeordnet, wenn diese die Aktivitäten in Anspruch nehmen: Produkte und Dienstleistungen generieren Aktivitäten, welche Ressourcen verbrauchen.

Die Prozesskostenrechnung ermöglicht ebenso, die Produktion eines neuen oder bestehenden Produktes zu optimieren, indem sie präzisere Kosten ermittelt. Sie wird auch immer öfters im Rahmen des „Total Quality Managements“ eingesetzt: Der Problemansatz mit Aktivitäten bringt eine tatsächliche Hilfe für die Bewertung der „Non Quality“. Sie ermöglicht auch, die Erfolgsfaktoren eines Unternehmens, seine Wettbewerbsvorteile, zu identifizieren und leistet innerhalb der strategischen Überlegungen einen Beitrag. Die Prozesskostenrechnung bildet für jene Unternehmen eine gute Basis, die eine leistungsabhängige Vergütungspolitik beabsichtigen, da sie genaue Ziele enthält. Die Prozesskostenrechnung kann auch unter dem Begriff „Prozesskostenmanagement (ABM, Activity-based Management)“ erweitert werden, da sie die Entscheidungen der operativen und strategischen Führung unterstützt.

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