Die Procurement-Balanced Scorecard

Diplomarbeit von Christian Schlachter

Einleitung:

„Kaum eine Funktion innerhalb der Unternehmen war in den vergangenen Jahren so starken Veränderungen unterworfen, hat eine so weitgreifende Entwicklung durchgemacht und so viele Impulse und Denkanstöße empfangen und ausgesandt“ wie die Beschaffung. Dieses Zitat von Hans Busch stammt aus dem Geleitwort der Aufsatzsammlung zum 16. Deutschen Kongress für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in München. Dieser fand nicht, wie vielleicht anzunehmen, im Jahre 2007 statt, sondern vor rund 20 Jahren, nämlich 1988. Dennoch hat die Aussage dieses Zitats nicht an Aktualität verloren, da der Beschaffungsbereich im Laufe der letzten 20 Jahre unter anderen Themenschwerpunkten in den Fokus der Aufmerksamkeit gerückt ist. Während man sich in den 80er Jahren der Bedeutung der Beschaffung für den Unternehmenserfolg langsam bewusst wurde und die Beschaffung aus diesem Grund innerhalb der Unternehmenshierarchie einen Aufstieg erfuhr, steht die Bedeutung der Beschaffung für den Unternehmenserfolg heute außer Frage.

Die Beschaffung hat sich mittlerweile zu einer gewinn- und wettbewerbsentscheidenden Unternehmensfunktion entwickelt, und es ist anzunehmen, dass sie in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen wird. Mitverantwortlich für diese Entwicklung ist die zunehmende Verringerung der Fertigungstiefe bei den Unternehmen und der damit verbundene Anstieg unternehmensextern bezogener Güter. Der Erfolg von Unternehmen wird in Zukunft also von den Entscheidungen im Beschaffungsbereich wesentlich mit beeinflusst werden. Vor diesem Hintergrund findet das Thema Beschaffungscontrolling in der Theorie immer größere Wertschätzung. Es wurde erkannt, dass ein ausgereiftes Beschaffungscontrolling unerlässlich ist, um die Beschaffung auf Erfolgskurs zu bringen und dort zu festigen.

Trotz dieser Erkenntnis haben nur die wenigsten Unternehmen bisher ein ausgereiftes Beschaffungscontrolling implementiert, was dazu führt, dass die Leistungen des Beschaffungsbereiches nicht effizient bewertet und beurteilt werden können. Im Hinblick auf die gestiegenen Anforderungen im Beschaffungsbereich sind auch die bisher zur Anwendung kommenden Instrumente des Beschaffungscontrollings zu überdenken. Da der Beschaffungserfolg auch durch nicht-finanzielle Faktoren beeinflusst wird, die die meisten traditionellen Controlling-Instrumente nicht zu erfassen in der Lage sind, muss ein geeignetes Instrumentarium entwickelt werden, das sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Faktoren berücksichtigen kann. In diesem Zusammenhang hat in den letzten Jahren das von Kaplan und Norton entwickelte Konzept der Balanced Scorecard im Beschaffungsbereich an Bedeutung gewonnen, nachdem es sich bereits in anderen Unternehmensbereichen als Controlling-Instrument etabliert hat.

Die Balanced Scorecard überwindet durch ihre ausgewogene Zusammenstellung finanzieller und nicht-finanzieller Kennzahlen die Mängel traditioneller Kennzahlensysteme und ist aus diesem Grund für die Anwendung im Beschaffungsbereich grundsätzlich hervorragend geeignet. Für viele Unternehmen stellt sich allerdings die Frage, wie eine Balanced Scorecard im Beschaffungsbereich erfolgreich implementiert werden kann.

Gang der Untersuchung:

Aufbauend auf dieser Problemstellung besteht das Hauptziel dieser Untersuchung in der Entwicklung eines theoretischen Leitfadens zur erfolgreichen Implementierung einer Balanced Scorecard im Beschaffungsbereich. Da die Balanced Scorecard ein Instrument ist, das nicht ohne Anpassungen an unternehmensspezifische oder bereichsspezifische Gegebenheiten eingeführt werden kann, versucht diese Arbeit die speziellen Erfordernisse bei der Einführung im Beschaffungsbereich herauszuarbeiten, um so die erfolgreiche Implementierung in diesem Unternehmensbereich zu gewährleisten.

Bevor dieses Hauptziel verfolgt werden kann, müssen aber zunächst die Rahmenbedingungen des Beschaffungscontrollings festgelegt werden, da die Balanced Scorecard, wenn sie als Instrument in diesem Bereich eingesetzt wird, die Aufgaben des Beschaffungscontrollings zielgerichtet umzusetzen hat.

Neben einer umfassenden Begriffsdefinition werden im zweiten Kapitel zunächst die Ziele, die Aufgaben und die Bedeutung der Beschaffung dargestellt.

Daran anschließend erfolgt im dritten Kapitel eine kurze Darstellung der konzeptionellen Grundlagen des Controllings, bevor im vierten Kapitel mit der Entwicklung einer umfassenden Konzeption des Beschaffungscontrollings ein erster Schwerpunkt in dieser Untersuchung gesetzt wird. Ausgehend von einem kurzen Überblick über den aktuellen Stand der Forschung werden die Ziele und Aufgaben des Beschaffungscontrollings veranschaulicht. Darüber hinaus werden in diesem Abschnitt auch Anhaltspunkte aufgezeigt, wie ein Beschaffungscontrolling effizient im Unternehmen organisiert werden muss, damit es seine volle Wirkung entfalten kann.

Kapitel 5 dient als Einführung in das Grundmodell der Balanced Scorecard von Kaplan und Norton, bevor dann schließlich im Hauptteil dieser Arbeit der Implementierungsprozess einer Balanced Scorecard im Beschaffungsbereich ausführlich und systematisch dargestellt wird.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

4.4. Aufgaben des Beschaffungscontrollings:

4.4.1. Die Planung als Teilaufgabe des Beschaffungscontrollings:

Die Unterstützung der Beschaffungsführung bei der Beschaffungsplanung ist eine der zentralen Aufgaben des Beschaffungscontrollings. Der Hauptaufgabenschwerpunkt des Beschaffungscontrollings liegt dabei auf der Mengen- und Werteplanung, um den Kosteneinsatz für den Produktionsfaktor Material für die nächste Periode zu prognostizieren. Die im Rahmen der Mengen- und Werteplanung ermittelten Daten fließen in das Budget des Gesamtunternehmens ein. Die Beschaffungsplanung ist also als Teilbereichsplanung in die Gesamtunternehmensplanung zu integrieren.

Das Beschaffungscontrolling erstellt den Beschaffungsplan aber nicht selbst, sondern ist für die „Initiierung der Beschaffungsplanung, die Terminierung der Planungsarbeiten, die Abgrenzung der Planinhalte, die Erarbeitung von Vorgehensweisen der Planung (Richtlinien), die Sammlung und Komplettierung von Planentwürfen sowie die beschaffungsinterne Koordination der Beschaffungspläne“ verantwortlich.

Die Mengenplanung basiert auf den Planvorgaben anderer Unternehmensbereiche, insbesondere auf denen des Vertriebs und der Produktion, und dient der Prognostizierung des Materialbedarfs der folgenden Periode. Bei Veränderungen dieser Planvorgaben, sei es durch einen veränderten Absatz oder durch eine Veränderung der Produktstruktur oder des Produktmixes, kann es unter Umständen zu erheblichen Anpassungsmaßnahmen im Beschaffungsbereich kommen. Es gilt neben diesen die Mengenplanung beeinflussenden Faktoren auch Faktoren zu berücksichtigen, die die Werteplanung beeinflussen. Die Werteplanung hat die Aufgabe, die Daten der Mengenplanung finanziell zu bewerten, so dass daraus das Beschaffungsbudget der folgenden Periode abgeleitet werden kann. Die Werteplanung wird insbesondere durch weltwirtschaftliche und branchenspezifische Entwicklungen, wie z.B. die Veränderung der Rohstoffpreise oder schwankende Wechselkurse, beeinflusst. Es müssen aber auch eventuell angekündigte Preiserhöhungen der Lieferanten berücksichtigt werden und in die Budgetplanung miteinbezogen werden. Diese Ausführungen machen deutlich, „dass eine einmalige Planerstellung keineswegs ausreicht, sondern die Plandaten kontinuierlich überwacht und angepasst werden müssen.“ Neben der Erfüllung dieser Aufgaben gehört die Planung von Kostensenkungsaktivitäten ebenfalls zum Aufgabenumfang des Beschaffungscontrollings. Da Preiserhöhungen nicht mehr ohne weiteres an die Kunden weitergegeben werden können, ist es notwendig, Preiserhöhungen zumindest teilweise durch Kostensenkungs-maßnahmen, wie beispielsweise die Rationalisierung des Materialeinsatzes, zu kompensieren. Im Folgenden werden nun die Teilaufgaben der Beschaffungsplanung näher beschrieben.

4.4.1.1. Programmpolitik:

Im Rahmen der Programmpolitik muss die Zusammensetzung des Beschaffungsprogramms „hinsichtlich Art, Qualität und Quantität termingerecht“ festgelegt werden.

Die Art der Zusammensetzung des Beschaffungsprogramms wird durch die Produktpolitik bestimmt. Das Beschaffungscontrolling muss die Beschaffungsführung durch geeignete Methoden und zielgerichtete Informationen insbesondere bei der Wahl zwischen Eigen- und Fremdfertigung sowie bei Entscheidungen bezüglich Materialsubstitutionen unterstützen.

Gegenstand der Qualitätspolitik sind Entscheidungen bezüglich der Materialqualität sowie Maßnahmen zur Sicherung der Materialqualität. Das Beschaffungscontrolling unterstützt die Beschaffungsführung u.a. bei der Suche nach geeigneten Lieferanten, die die Qualitätsanforderungen erfüllen können, sowie bei der Lieferantenbeurteilung. Voraussetzung für eine effektive Qualitätspolitik ist die enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Vertrieb und Produktion, die durch das Absatz- bzw. das Produktionsprogramm die Vorgaben bezüglich der Materialqualität festlegen.

Zu den Aufgaben der Mengen- und Terminpolitik zählt die mengenmäßige Festlegung der Bedarfs- und Bestellmengen sowie deren Terminierung. Das Beschaffungscontrolling stellt der Beschaffungsführung zu diesem Zweck geeignete Methoden zur Bedarfs- und Bestellmengenplanung sowie die notwendigen Informationen zur Verfügung.