Problemstellungen der Beschaffung und Lösungsansätze des e-Procurement am Beispiel der Standardsoftware von SAP

dass sich jetzt der Bedarfsträger damit auseinandersetzen muss, welches der Angebote im MSPC für ihn in Frage kommen, und der Einkauf nicht für jeden Bedarf neue Konditionen aushandeln muss. Das gleiche gilt für die Angebotsprüfung (Teilarbeitsschritt 3). Die Angebotsprüfung (Teilarbeitsschritt 3) wird ebenfalls kaum unterstützt. Der Variantenvergleich (Teilarbeitsschritte 4) der Angebote, die für den MSPC in Frage kommen, und die eventuell folgenden Abschlussverhandlungen (Teilarbeitsschritt 5) werden für den Einkauf durch das DPS nicht erleichtert. Der Bedarfsträger wird somit durch den Variantenvergleich mit einer weiteren neuen Aufgabe betraut. Er kann nun das für ihn geeigneste Material auswählen, was für ihn auch von Vorteil ist, denn er erhält dann meistens genau das, was er sich vorgestellt hat, was bei der Bestellung durch den Einkauf nicht immer der Fall ist. Das DPS gibt ihm dabei Hilfestellung, da das DPS eine Gegenüberstellung der Angebote erlaubt und die Bedienung userfreundlich ist. Die Bestellung (Teilarbeitsschritt 6) erfolgt nun nicht mehr durch den Einkauf, wie dies in der traditionellen Beschaffung der Fall ist, sondern durch den Bedarfsträger. Dieser sucht die Materialien oder Dienstleistung aus dem MSPC aus und stellt einen virtuellen Warenkorb zusammen. Daraus generiert das DPS eine bzw. mehrere elektronische Bestellanforderungen. Dabei ermöglicht das DPS das Setzen von Bookmarks für häufig nachgefragte Materialien und ganze Warenkörbe, die immer wieder eingekauft werden, können als Leistungssystem abgespeichert werden. Beispielsweise kann ein Warenkorb für einen kompletten Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter abgespeichert werden. Deshalb können in den meisten DPS Warenkörbe Materialien verschiedener Lieferanten enthalten. Das DPS kann an das bestehende ERPSystem im Unternehmen angeschlossen werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, das DPS an das ERP-System anzubinden. Beispielsweise wickelt das DPS den Geschäftsvorfall bis zur Bestellung ab und schickt die Daten an das ERP-System. Die Bestellung beim Lieferanten kann vom ERP-System oder vom DPS durchgeführt werden. In Frage kommende Medien für die Bestellung sind e-Mail, Fax, XML (XML ist eine erweiterbare Seitenbeschreibungssprache und Dateiformat, welches für Metadaten wie Verfasser oder Zeitangaben geeignet ist.111) und EDI. Die Auftragsbestätigung (Teilarbeitsschritt 7), wenn erforderlich, erfolgt über dieselben Medien. Selbst die Vertragsrealisierung wird umfassend elektronisch durch ein DPS unterstützt. [...]

Lager wie ein externer Lieferant in den MSPC aufgenommen werden und mit hoher Priorität versehen werden. CommerceOne unterstützt sogar mit seinem DPS BuySite/MarketSite die Verfügbarkeitsprüfung, d. h. Lagerbestände und Preisinformationen können beim Lieferanten über das DPS in Echtzeit abgefragt werden.109 Durch diesen Suchprozess wird der Bedarfsträger mit einer neuen Aufgabe belastet. Bei der traditionellen Beschaffung füllte der Bedarfsträger eine Bedarfsmeldung (Teilarbeitsschritt 1) auf einem Papierformular aus und musste sich in den meisten Fällen um nichts anderes mehr kümmern. Die Bedarfsmeldung an die Einkaufsabteilung in Papierform entfällt. Sie wird sozusagen durch das Zusammenstellen eines elektronischen Warenkorbes ersetzt. Vor der Bestellung muss der Warenkorb in den meisten Fällen von dem Vorgesetzten im DPS genehmigt werden. In das System kann für jeden User ein Benutzerprofil mit bestimmten Rechten eingegeben werden, wie z. B. nur Leserecht oder Bestellrecht bis 5.000 € und nur für C-Teile. Möchte ein User Materialien in einem höheren Wert, als sein Bestellrecht es erlaubt, dann wird ein Genehmigungsworkflow abhängig vom Benutzerprofil gestartet, und die Bestellung kann erst nach der erteilten Genehmigung vom Bedarfsträger ausgeführt werden. Die jeweiligen Genehmigungsinstanzen werden durch e-Mails, die automatisch vom DPS versendet werden, informiert. Bezüglich des Genehmigungsworkflows gibt es größere Unterschiede bei den DPS. Einige Systeme unterstützen den gesamten Warenkorb, der vom Bedarfsträger zusammengestellt wurde, und andere definieren einen Workflow für jedes angefragte Material. Hier ist insbesondere das ORMS von Ariba hervorzuheben, das sich beim Genehmigungsworkflow durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität auszeichnet.110 Durch den Genehmigungsworkflow wird die Genehmigung (Teilarbeitsschritt 1b) erleichtert, und der gesamte Genehmigungsprozess nimmt weniger Zeit in Anspruch. Die Prüfung des Bedarfs (Teilarbeitsschritt 1a) entfällt, denn die Materialien und Produkte, die in den MSPC eingestellt wurden, wurden bereits nach arbeits- und umweltschutztechnischen Kriterien geprüft. Die formelle und sachliche Prüfung der Bedarfsmeldung entfällt, da Bedarfsmeldungen im DPS automatisch formell und sachlich korrekt sind. Die eigentliche Angebotseinholung durch den Einkauf (Teilarbeitsschritt 2) wird auf der einen Seite kaum unterstützt, weil die Angebote, die in das DPS gestellt werden, weiterhin verhandelt werden müssen. Auf der anderen Seite wird der Einkauf dahingehend unterstützt, [...]

Der Grund hierfür ist, dass die Aufgaben durch den Einsatz eines DPS zwischen der Einkaufsabteilung und dem Bedarfsträger umverteilt werden. Der Einkauf entscheidet zusammen mit den Bedarfsträgern, welche Materialien für den MSPC im DPS in Frage kommen, und verhandelt mit den Lieferanten Rahmenverträge nunmehr, welche Materialien in den MSPC des DPS hineingestellt werden sollen und den Bedarfsträgern zur Auswahl stehen. Ändern sich die Konditionen beim Lieferanten, so übermittelt der Lieferant an den Abnehmer einen neuen Katalog auf CD-ROM oder über das Internet, und der Einkauf oder eine andere dafür zuständige Abteilung spielt die neue Katalogversion in das DPS. Dies hat für den Abnehmer zur Konsequenz, dass nur Lieferanten in Frage kommen, die mit elektronischen Katalogen arbeiten.108 Die meisten Hersteller bieten bedienerfreundliche Suchmaschinen für den MSPC an, der in dem DPS enthalten ist. Dabei sind verschiedene Sucharten möglich, wie beispielsweise das Suchen nach Schlüsselworten oder Attributen. Des weiteren kann der User entlang der Produkthierarchie des elektronischen Kataloges browsen. Erscheinen auf eine Suchanfrage mehrere Materialien, so zeigt in den meisten Fällen die Reihenfolge der gefundenen Materialien oder Waren die Priorisierung entsprechend der Beschaffungspolitik an. So kann der niedrigste Preis oder beispielsweise die bevorzugte Beschaffung bei speziellen Lieferanten ausschlaggebend sein. Hat das Unternehmen ein eigenes Lager, so kann das [...]