Problematik des automatischen Bestellvorschlags im EDV-gestützten Warenwirtschaftssystem

Diplomarbeit von Sylvie von Rüden

Einleitung:

Im Einzelhandel hat der Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung in letzter Zeit eine sehr starke Bedeutung bekommen. Die Gewinnung und Übertragung von Informationen durch den Menschen wird dabei immer mehr durch neue Technologien abgelöst. Man spricht in diesem Zusammenhang von EDV-gestützten Warenwirtschaftssystemen. Der Einsatz solcher Systeme ist notwendig, da Entscheidungen im Handel ihrem Wesen nach sehr risikobehaftet sind.

Im Einzelhandel offenbart sich dieses Unsicherheitsproblem besonders deutlich im Bestellwesen und der Warenpräsenz. Ständig stellt sich die Frage, ob Waren in ausreichendem Maße geordert wurden, ohne übermäßige und kapitalintensive Lagerbestände oder Sortimentslücken in Kauf nehmen zu müssen.

EDV-gestützte Warenwirtschaftssysteme ermöglichen in diesem Zusammenhang:

- eine bessere Übersicht über die vorhandenen Lagerbestände.

- eine schnelle und gezielte Auswertung aus Lagerbeständen über Schwerpunkte, Besonderheiten und Ausreißer, sowie kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten.

- auf längere Sicht eine möglicherweise beträchtliche Senkung der Lagerbestände bei gleichbleibender oder sogar verbesserter Lieferbereitschaft.

- eine exaktere Bedarfsermittlung durch den Einsatz verfeinerter Berechnungsverfahren.

- größere Flexibilität und Schnelligkeit bei Bedarfsänderungen.

Die dadurch geschaffene Informationsbasis bildet die Grundlage für die Bedarfsermittlung. Hier unterscheidet man grundsätzlich zwei Verfahrensweisen.

Beim Bestellrhythmus-Verfahren erfolgt die Disposition in festen Zeitabständen. Während die Bestelltermine fest vorgeschrieben sind, werden die Bedarfsmengen entsprechend dem Verbrauch der zurückliegenden Periode an den wechselnden Absatz angepasst.

Beim Bestellpunkt-Verfahren dagegen sind Bedarfsmenge und Meldebestand festgelegt; doch richtet sich der Zeitpunkt, zu dem die Bestellung ausgelöst wird danach, wann der Meldebestand erreicht wird. Der Meldebestand bestimmt also den Zeitpunkt der Bestellung und damit das Bestellintervall.

Verbindet man die Vorteile des Bestellpunkt-Verfahrens mit denen des Bestellrhythmus-Verfahrens, so erhält man als Mischform das in der Literatur sogenannte Bestellpunkt-Bestellgrenzensystem. Hier wird in periodischen Abständen überprüft, ob der verfügbare Bestand den Bestellpunkt erreicht oder unterschritten hat. Wenn das der Fall ist, wird die Differenz zwischen der vorher festgelegten Bestellgrenze und dem Restbestand bestellt. Ist das nicht der Fall, wird der nächste Überprüfungszeitpunkt abgewartet und der Bestand fortgeschrieben.

Das beschriebene Bestellpunkt-Bestellgrenzensystem liegt dem Bestellverfahren zugrunde, welches in der SUMA München angewandt wird.

Problemstellung:

Der Einfluss EDV-gesteuerter Warenwirtschaftssysteme wird am deutlichsten bei der Ermittlung der Bestellmengen und -zeitpunkte. Nach der Vorgehensweise unterscheidet man hier zwischen automatischen Bestellsystemen und Bestellvorschlagssystemen.

Automatischen Bestellsystemen liegen folgende Überlegungen zugrunde: Sobald der Bestand einer Ware unter eine festgelegte Mindestmenge sinkt, wird vom Programm automatisch eine neue Bestellung beim entsprechenden Lieferanten veranlasst. Da Sortimente in vielen Fällen starken Wandlungen unterliegen, (z.B. Zucker, während der Einmachzeit oder Mehl, während der Weihnachtsbäckerei), werden automatische Bestellsysteme im Rahmen EDV-gestützter Warenwirtschaftssysteme nur noch selten angewandt.

Viele Programme bieten dagegen Bestellvorschlagsysteme an. Das EDV-gestützte Warenwirtschaftssystem löst nicht unmittelbar eine Bestellung aus, sondern gibt nur einen Bestellvorschlag zu Dispositionszwecken ab. Dadurch wird das Wissen des Disponenten vertieft, ohne ihm seine eigentliche Aufgabe, das Treffen von Verbrauchsvorhersagen und Dispositionsentscheidungen, abzunehmen.

Dieser Bestellvorschlag ist Bestandteil im EDV-gestützten Warenwirtschaftssystem des Metro-Einzelhandels, welches in der SUMA München Anwendung findet. In dieser Arbeit soll das Bestellvorschlagsystem der SUMA München vorgestellt, hierfür notwendige Voraussetzungen aufgezeigt, sowie Probleme der Umsetzung in der Praxis beleuchtet werden.

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