Perspektiven des E-Business aus Sicht des Einkaufs eines Konzerndienstleistungsunternehmens

Diplomarbeit von Antonio Cavalieri

Einleitung:

Der Einfluss moderner Informationstechnologien auf Unternehmen wird immer stärker. Viele Unternehmen mussten bereits aufgrund von Defiziten in diesem Bereich oder einfachem „Verschlafen“ von Trends empfindliche Einbußen hinnehmen. Schlanke Prozesse, Umstrukturierungen, aber vor allem die Schnelligkeit, wie neue Trends aufgenommen und umgesetzt werden, sind die wichtigsten Eckpfeiler für ein erfolgreiches Unternehmen. Die Bereitschaft, mit alten Strukturen zu brechen und sich neuen Möglichkeiten zu öffnen, ist enorm wichtig geworden.

Die SERVICE Personaldienste und Service GmbH (SERVICE PD) ist eine selbstständige Gesellschaft, welche als Dienstleister für die SERVICE Holding und die produzierenden Bereiche tätig wird. Dabei können die Dienste der SERVICE PD in Anspruch genommen werden, müssen es aber nicht. Es ist also das Bestreben der SERVICE PD, seine Dienstleistungen ständig zu überdenken, zu verbessern und, wenn es Sinn macht im Extremfall sogar an Fremdanbieter weiterzugeben.

Die SERVICE PD hat natürlich das Bestreben, ihre Dienste so gut wie möglich zu verkaufen, damit sie von der SERVICE Holding in Anspruch genommen werden (rein aus der Einsicht heraus, das man dort die schnellsten, einfachsten Abwicklungsverfahren und für die Kostenstelle günstigsten Einkaufskonditionen nutzen kann). Vor einigen Jahren wurde konzernweit einheitlich die betriebswirtschaftliche Standardsoftware SAP R/3 eingeführt. Für die Einkaufsabwicklung war die Einführung bereits ein großer Schritt in die richtige Richtung, aber das Weitergeben der Bestellung an den Lieferanten erfolgt in SERVICE PD in den meisten Fällen immer noch per FAX oder Post. Die vorhandenen Schnittstellen von SAP R/3 (EDI) werden nur in wenigen Fällen von der SERVICE PD aber auch im gesamten Konzern wenig genutzt.

Durch die Möglichkeiten die das Internet bietet, ist der richtige Trend erkannt worden. Die Bestellungen sollten im Idealfall vom Bedarfsträger selbst über entsprechende Systeme mit hinterlegten Katalogen ausgeführt und direkt über das Internet (oder in sonstiger elektronischer Form) an den Lieferanten weitergegeben werden. Gleichzeitig ist eine Erfassung der Bestellung im vorhandenen SAP System notwendig, da sonst die Vorteile nicht mehr erkennbar wären, würde jede Bestellung später per Hand eingegeben.

Es ist bei vielen Lieferanten bereits möglich, im Internet zu bestellen, aber für die SERVICE kann aber nur eine einheitliche Plattform mit Standardformaten in Frage kommen. SAP hat mit seiner Business to Business Procurement Plattform ein System geschaffen, welches für ein solches Vorhaben geeignet scheint. Die Einführung des B2B Systems war bereits zum Zeitpunkt der Erstellung der Diplomarbeit stark im Gespräch war. Generell ist mit der Einführung eines solchen Systems die Voraussetzung geschaffen, über das Internet die Beschaffung zu optimieren.

Neben den technischen Voraussetzungen ist der Mitarbeiter und die vorhandenen Strukturen die eigentliche Herausforderung zur Einführung einer elektronischen Bestelllösung. Beispiele seien hier die Nutzungsberechtigung, das Genehmigungsverfahren, die Schulung der Mitarbeiter, die Budgetierung und vor allem das Beschaffungscontrolling. Diese und noch andere Punkte müssen bei der Planung einer einheitlichen Bestellplattform gewährleistet sein, damit die Einführung einer elektronischen Bestelllösung ein Erfolg werden kann.

Im Rahmen dieser Diplomarbeit wird der gesamte Bereich E-Business hauptsächlich über den Unterpunkt E-Procurement, also die elektronische Beschaffung betrachtet. Neben den notwendigen technischen Voraussetzungen sollen in den späteren Kapiteln hauptsächlich die notwendigen Maßnahmen für eine erfolgreiche Einführung und die Perspektiven für die SERVICE PD aufgezeigt werden.

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