Personelle Stellvertreterregelungen

Diplomarbeit von Sybille Six

Zusammenfassung:

Vom Arbeiter im Produktionsbereich bis hin zum Sachbearbeiter im Büro, sie alle müssen in ihrer Abwesenheit "ersetzt" bzw. vertreten werden. Das ist erforderlich, um den betrieblichen Ablauf eines Unternehmens zu gewährleisten und keinen wirtschaftlichen Schaden entstehen zu lassen. Eine Argumentation, die bei ausführenden Arbeiten durchaus jederman verständlich zu machen ist, und wo ein Vertreter ohne größere Schwierigkeiten einsatzbereit zur Verfügung steht. In den höheren Ebenen der Unternehmenshierarchie jedoch, bei den dispositiven Tätigkeiten, fällt der Unternehmensleitung die Beantwortung der "Stellvertreterfrage" immer noch schwer. So gibt es weder in der Theorie noch in der Praxis eine einheitliche Meinung darüber, wie die Stellvertreterregelung am besten organisatorisch zu lösen ist, oder was das Wesen einer Stellvertretung beinhaltet. Liegt für Gutenberg eine Stellvertretung dann vor, wenn der Stellvertreter befähigt und berechtigt ist, sachkundig und mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet zu handeln und zu entscheiden , sieht Kosiol in der Stellvertretung nur die Zeitbesetzung einer Stelle .

Der Gedanke, daß die Stellverterregelung lediglich dazu beiträgt, eine Vakanz zu überbrücken, schadet nicht nur dem Image des potentiellen Stellvertreters, es zeigt auch, wie wenig sich die Unternehmen mit dieser Frage beschäftigen. So ist der Blick primär auf die zu vertretenen Funktion, und nicht auf die vertretende Person gerichtet, die Anforderungen einer Stelle stehen im Vordergrund. Die Stellvertretung kann durchaus als ein Instrument der Fortbildung und Motivation der Mitarbeiter dienen , eine Tatsache, die oft vergessen wird. Diese einseitige Betrachtungsweise führt dazu, daß die Stellvertretung oft als "lästiges Übel oder Pflicht" angesehen wird und bei den Mitarbeitern eines Unternehmens mit einem negativem Ansehen verbunden ist.

Die Kosten einer Stellvertreterregelung halten ebenfalls viele Unternehmen davon ab, sich mit personellen Stellvertreterregelungen zu beschäftigen. Die Einrichtung eines Stellvertretungssystems ist ein ökonomisches Problem, denn eine gute Stellvertreterregelung kann sehr kostspielig sein.

Jedoch wird dabei vielfach übersehen, daß die Kosten kalkulierbar sind, den Aufwendungen für die Implementierung einer Stellvertreterregelung stehen die Kosten gegenüber, die dem Unternehmen entstehen, wenn durch die Nichtbesetzung einer Stelle, Entscheidungen verzögert oder nicht getroffen werden.

In dieser Arbeit werden unterschiedliche personelle Stellvertreterregelungen vorgestellt, wie sie so oder in modifizierter Form am häufigsten im Unternehmen anzutreffen sind. Dabei interessieren besonders die Auswirkungen der einzelnen Stellvertreterregelungen auf das Unternehmen und die Möglichkeiten, die sich dem Einzelnen innerhalb einer Stellvertreterregelung bieten.

Das Ziel dieser Arbeit ist es, aufzuzeigen, daß die Implementierung einer Stellvertreterregelung keineswegs nur den Personalbereich eines Unternehmens tangiert.

Der organisatorische Rahmen, aber auch der Sachmittelbestand bilden, neben den im Unternehmen tätigen Mitarbeitern, die Voraussetzungen für bestimmte Stellvertreterregelungen. Doch die Art der Stellvertreterregelung wird nicht durch die äußeren und inneren Einflüsse auf die Unternehmung determiniert, sondern sie selbst hat ebenso Auswirkungen auf die Struktur einer Unternehmung . Ohne eine Gesamtbetrachtung der Unternehmung läßt sich die Frage nach der optimalen Stellvertreterregelung für ein Unternehmen nicht beantworten.

Der nun folgende Überblick soll einen ersten Eindruck über den Aufbau der Arbeit bieten und zeigen, wie sich die einzelnen Teilkapitel logisch und inhaltlich zusammenfügen.

Nach einer Einleitung, in der auf die Bedeutung und Wichtigkeit einer Stellvertreterregelung hingewiesen wird, folgen die Grundlagen der unterschiedlichen Stellvertreterregelungen aus funktionaler und rechtlicher Sicht (Kapitel 2). Darin werden die Stellvertreterregelungen vorgestellt mit denen sich diese Arbeit befaßt (Kapitel 2.1). Von der Vertretung durch einen Vorgesetzten, bis hin zur Kollektiven Stellvertretung werden die einzelnen Regelungen in ihrer Funktionsweise, in Planung, Kosten und Leistung beschrieben. Die rechtliche Betrachtung der Stellvertreterregelung (Kapitel 2.2) bildet den Abschluß dieses Abschnittes, um das Bild der unterschiedlichen Regelungen zu vervollständigen. Nicht nur die Funktionsweise, sondern auch die rechtlichen Folgen einer Stellvertretung bilden das Gesamtbild einer Stellvertreterregelung.

Der nächste große Abschnitt steht unter dem Blickwinkel der analytischen Betrachtungsweise unterschiedlicher Regelungen (Kapitel 3). Darin werden die Einflüsse, aber auch Auswirkungen und Voraussetzungen auf und durch die einzelnen Stellvertreterregelungen in bezug auf die Strukturelemente Organisation - Personal - Sachmittel beschrieben. Beginnend mit dem Faktor "Organisation" wird untersucht, inwieweit der Organisationsaufbau (Kapitel 3.1.1) und der Führungsstil (Kapitel 3.1.2) dazu beitragen, bestimmte Stellvertreterregelungen positiv oder negativ zu unterstützen. Der Organisationsaufbau und der Führungsstil wurden als Determinanten für den Faktor "Organisation" ausgewählt, weil sie dazu beitragen, daß Gebilde "Organisation" in seinem Aufbau und seiner Ausgestaltung zu formen.

Anschließend wird dargestellt, welche Auswirkungen aber auch Möglichkeiten, eine Stellvertreterregelung im Rahmen des Faktors "Personal" bietet (Kapitel 3.2). Als eine Voraussetzung für die Übernahme der Stellvertreterposition gilt zweifellos die fachliche Qualifikation des Mitarbeiters (Kapitel 3.2.1). Durch Training-on-the-job oder training-off-the-job-Maßnahmen kann das Unternehmen dazu beitragen, daß der Einzelne sich diese Qualifikationen erwirbt und sich auf diese Weise für die Übernahme der Stellvertreterposition weiterbildet. Job Enlargement (Kapitel 3.2.1.1.1), Job Enrichement (Kapitel 3.2.1.1.2) und Job Rotation (Kapitel 3.2.1.1.3) werden dabei als Möglichkeiten für training-on-the-job Methoden angeführt und es wird berichtet, inwieweit sich diese Programme dazu eignen, im Hinblick auf die unterschiedlichen Stellvertreterregelungen den potentiellen Vertreter zu fördern.

Ist die fachliche Qualifikation abgeschlossen, dann muß die Motivation bei einem potentiellen Stellvertreter für diese Position vorhanden sein (Kapitel 3.2.2). Welche Anreize Intrinsische ( Kapitel 3.2.2.1) und Extrinsische Motive (Kapitel 3.2.2.2) geben, wird deshalb in einem nächsten Schritt untersucht.

Ist der Vorgesetzte, Kollege oder Mitarbeiter eines Stelleninhabers nun fachlich qualifiziert und motiviert, dann muß die Unternehmensleitung eine Auswahl unter den möglichen Bewerbern für das Amt des Stellvertreters treffen (Kapitel 3.2.3). Dabei stehen dem Unternehmen neben den konventionellen Methoden der Personalauswahl auch neuere Methoden zur Verfügung. In welcher Weise diese Methoden geeignet sind, je nach Art der Stellvertreterregelung, zur Auswahl des geeigneten Vertreters beizutragen, wird deshalb in diesem Kapitel behandelt (Kapitel 3.2.3.1 und 3.2.3.2).

Wenn nun feststeht, wer die Stellvertretung übernimmt, dann ergeben sich häufig Probleme aus dem Zusammenspiel zwischen Stelleninhaber und Stellvertreter (Kapitel 3.2.4). Während der Stellvertreter unter Akzeptanz- oder Rollenproblemen (Kapitel 3.2.4.1.1 und 3.2.4.1.2) leidet, sieht der Stelleninhaber in der Vertrauensvollen Zusammenarbeit und der Verantwortungsdelegation (Kapitel 3.2.4.2.1 und 3.2.4.2.2) die meisten Schwierigkeiten. Je nach Art der Stellvertreterregelung kommt es dabei zu unterschiedlichen Ausprägungen dieser Probleme.

Da dem Vertreter Zugang zu allen Informationen, die den zu vertretenen Aufgabenbereich tangieren, gewährt werden muß, hat die Stellvertreterregelung auch Einfluß auf den Sachmittelbestand eines Unternehmens (Kapitel 3.3). Die Informationsverfügbarkeit des Stellvertreters muß gewährleistet sein, damit er die Stellvertretung nach besten Wissen und Gewissen übernehmen kann.

Zum Abschluß dieser Arbeit wird noch einmal ein Resümee gezogen und die Regelung hervorgehoben, die nach Ansicht der Autorin die beste ist (Kapitel 4).

Inhaltsverzeichnis: