Organisatorische Aspekte des Projektmanagement am Beispiel des internationalen Drachenfestivals Berlin

Diplomarbeit von Andrea Bösche

Einleitung:

Projektmanagement ist eine Form der Organisation in Unternehmen, die autonom in der Lage ist, komplexe Umweltsituationen zu verarbeiten. Das Instrumentarium des Projektmanagements wird in mittelständischen Unternehmen, Großunternehmen, in der Öffentlichen Verwaltung und im Veranstaltungsmanagement genutzt.

Aufgaben, Probleme und Bedingungen in heutigen Unternehmen werden immer komplexer. Projektmanagement bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich dieser Komplexität zu stellen und Probleme vor allen Dingen schnell zu lösen. Schnelligkeit ist auf dem Markt neben Kapitalkraft, Qualität und Innovation ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

Im Projektmanagement ist durch die Bildung kleinerer Arbeitseinheiten, den Projektteams, eine offenere, überschaubarere Entscheidungsstruktur gegeben. Im Projektteam entsteht mehr Raum für eigene Ideen. Voraussetzungen, die gerade bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung mit vielen Unwägbarkeiten gefordert werden.

Das Ziel dieser Diplomarbeit ist es, Projektmanagement am Beispiel eines Veranstaltungsprojektes darzustellen. Die Veranstaltung, das Internationale Drachenfestival Berlin (IDF), ist die größte, jährlich stattfindende Werbeveranstaltung für ein Berliner Groß- und Einzelhandelsunternehmen der Sportund Spielwarenbranche. Vor 7 Jahren fand das IDF zum ersten Mal auf dem Gelände der Galopprennbahn Hoppegarten statt. Es hat seitdem an immer größerer Popularität gewonnen. Mehr als 40.000 Menschen besuchten im September 1995 diese Veranstaltung. Sponsoren wie Mercedes-Benz, die Landesbausparkasse Berlin, die Berliner Zeitung, das Drachenmagazin und Radio B-zwei machten es möglich, internationale Drachenbaukünstler nach Berlin einzuladen 1. Diese Kulturveranstaltung steht unter der Schirmherrschaft des Regierenden Bürgermeisters von Berlin sowie dem Brandenburger Ministerpräsidenten.

Die Organisation und Vorbereitung dieses Projektes stellt einen mehrjährigen Prozeß dar, der ein umfangreiches Geflecht sich gegenseitig beeinflussender Einzelaspekte umfaßt.

Diese Arbeit gibt einen Einblick in das Konzept der Veranstaltung, insbesondere in Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Akquise von Sponsoren und Mitveranstaltern, Werbungsmöglichkeiten, -Personalplanung und logistischem Ablauf.

Das Veranstaltungsprojekt wurde bisher von einem autonomen Projektteam organisiert und durchgeführt. Vor einem Jahr entstand dann die Agentur „Flying Colors“ daraus. Das Ziel dieser Agentur ist es, Promotion für den Drachensport zu betreiben. Drachenfestivals sind erwiesenermaßen die effektivste Werbung für die Produkte der Drachen und Sportlenkdrachen und die regionalen Drachenfachgeschäfte.

Nach der Durchführung wird die Veranstaltung dokumentiert und ausgewertet. Die einzelnen Projektteams besprechen noch einmal den Ablauf und die Fehler oder Mängel, die aufgetreten sind. Diese Nachlese ist im Grunde schon wieder ein Vorbereitungstreffen für die nächste Veranstaltung. Sie bildet einen elementaren Erfolgsfaktor für das Festival im Folgejahr.

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