Optimierungs- und Einsparpotentiale im Meeting- und Travel-Management von Großunternehmen

• Anhang der Meeting-Richtlinien: Standardverträge und Checklisten für die Veranstaltungsplanung (besonders für unerfahrene Planer im Unternehmen) Veranstaltungsrichtlinien müssen aktiv an alle an der Abwicklung von Meetings beteiligten Mitarbeiter kommuniziert und sicherlich auch in Auszügen an externe Beteiligte (Reisebüro, PCO/Veranstaltungsagentur) weitergeleitet werden. Auch für Meeting-Richtlinien gilt, dass diese am besten in elektronischer Form kommuniziert bzw. im Intra-/Internet hinterlegt werden sollten, schon alleine aus Gründen der ständigen Aktualisierung. Die Mitarbeiter müssen stets über Neuigkeiten bei den Meeting-Richtlinien informiert werden, beispielsweise, wenn der Einkauf neue Rahmenverträge bzw. Einkaufskonditionen mit (neuen) bevorzugten Leistungsträgern abgeschlossen hat. Die Meeting-Aktivitäten im Unternehmen können jedoch nur dann optimal gesteuert werden und zu Einsparungen führen, wenn sich die Meeting-Auftraggeber im Rahmen des Registrierungs-/Genehmigungsverfahrens sowie bei der späteren Abwicklung der Veranstaltung auch an die Richtlinien halten. Zu diesem Zweck muss eine Kontrollinstanz im Unternehmen geschaffen werden, die die Einhaltung der Meeting-Richtlinien überwacht, Konsequenzen bei Nichtbeachtung einleitet und Ausnahmeregelungen genehmigt. Diese Kontrollinstanz muss von der Geschäftsleitung mit der notwendigen Autorität ausgestattet werden, damit die Kostenstellen- bzw. Budgetverantwortlichen und Mitarbeiter merken, dass die Geschäftsleitung uneingeschränkt hinter dem Kontrollprozess und den Kostensenkungsaktivitäten bei Meetings steht. Es genügt nicht, wenn die Meeting Manager einen solchen Kontrollprozess vorantreiben, vielmehr ist der feste Wille und der damit verbundene Druck der Geschäftsleitung entscheidend, um auch im Meeting Management standardisierte Geschäftsprozesse durchzusetzen. Die Schaffung von standardisierten Vorgehensweisen und Prozessen bei der Meeting Planung auf Grundlage von unternehmensweit einheitlichen MeetingRichtlinien eliminiert unterschiedliche und teilweise redundante Abläufe im Unternehmen und führt somit zu Einsparungen bei den indirekten Verwaltungskosten bei Veranstaltungen. [...]

größe sie nicht mehr autonom gehandhabt werden dürfen. Es handelt sich also hierbei um Richtlinien, die sich auf spezifische Veranstaltungsarten beziehen (z. B. Seminare, Kongresse oder Incentive-Reisen). Beispielsweise kann grundsätzlich für sämtliche Incentive-Programme im Unternehmen gelten, dass sie über eine zentrale Meeting Management Abteilung abgewickelt werden müssen. • Zusammenarbeit mit externen Leistungsträgern (Einkaufsrichtlinien131): Hier wird festgelegt mit welchen externen Leistungsträgern das Unternehmen bei der Organisation von Veranstaltungen langfristig zusammenarbeitet. Dazu gehört beispielsweise eine professionelle Veranstaltungsagentur und natürlich auch das Reisebüro bzw. Travel Management Unternehmen, über das die Reiseleistungen bei Veranstaltungen gebucht werden sollen. Außerdem kann das Unternehmen festschreiben, welche Lieferanten und Leistungsträger unter gegebenen Umständen bevorzugt eingeschaltet werden sollen (preferred supplier), da die Meeting/Travel Manager mit diesen Firmen Rahmenvereinbarungen bzw. besonders günstige Preiskonditionen ausgehandelt haben. Auch muss in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen werden, wo die Meeting Planer im Unternehmen die aktuellen Preiskonditionen der Preferred Supplier einsehen können. Darüber hinaus ist eine Verknüpfung mit den Reiserichtlinien bzw. ein Abschnitt über die Reisemittelbeschaffung bei Meetings sinnvoll. • Meeting-Abrechnung und Kostenerfassung: In den Meeting-Richtlinien müssen klare Standards für die Meeting-Abrechnung definiert werden. Die Budget-Verantwortlichen müssen dazu verpflichtet werden, die Kosten der durchgeführten Veranstaltungen zentral zu erfassen. Nur so werden die Gesamtausgaben für Meetings im Unternehmen transparent, Kostentreiber können identifiziert und Einkaufsvorteile durch Volumenbündelung können erzielt werden. • Einsatz von Technologien: Mitarbeiter, die mit der Veranstaltungsorganisation betraut sind, müssen stets darüber informiert sein, welche SoftwareTools und Technologien sie bei ihrer Arbeit im Unternehmen unterstützen können und wie diese elektronischen Systeme funktionieren. [...]

Die Einführung eines Kontrollprozesses mit standardisierten Abläufen setzt die Einführung von unternehmensweiten Richtlinien für Veranstaltungen voraus, neudeutsch auch Meeting Policies genannt. Diese Meeting-Richtlinien sind analog zu den Reiserichtlinien im Travel Management zu sehen. Meeting-Richtlinien, deren konkrete Ausgestaltung und „Schärfe“ entscheidend von der Unternehmenskultur abhängig ist, sollten unter anderem folgende zentrale Elemente enthalten: • Grundsätzliches: Einleitung der Geschäftsleitung zum Hintergrund und den Zielen der Meeting-Richtlinien, Begriffsdefinitionen, Gültigkeit/Geltungsbereich, Konsequenzen bei Nichtbeachtung • Verantwortlichkeiten: Genaue Festlegung der Kompetenzen der an der Meeting-Abwicklung beteiligten Abteilungen/Mitarbeiter und des Meeting Managements, dazu gehören auch die Zuständigkeiten bei der Genehmigung von Ausnahmeregelungen sowie die Nennung von Meeting-Experten als Ansprechpartner in allen Fragen rund um die Organisation von Unternehmensveranstaltungen • Prozessbeschreibung: Angaben über das Registrierungs- bzw. Genehmigungsverfahren und die anschließenden Planungswege je nach Art und/oder Budgetvolumen der Veranstaltung. Die Meeting-Richtlinien können dabei beispielsweise besagen, dass für kleine Veranstaltungen mit weniger als 10 oder 15 Personen und nur sehr geringem Meeting-Budget ein Registrierungsbzw. Genehmigungsverfahren entfällt. Der Budget-Verantwortliche kann also unter Berücksichtigung der sonstigen Richtlinien autonom die Planung seiner Veranstaltung in die Wege leiten. Es kann jedoch auch festgelegt werden, dass bei diesen Veranstaltungen ein Meeting-Experte zumindest die abzuschließenden Verträge noch einmal prüft und genehmigt. • Definition der Veranstaltungstypologien und Festlegung der veranstaltungsspezifischen Richtlinien: Hieraus muss hervorgehen, welche klaren und eindeutigen Zuständigkeiten und Geschäftsprozesse mit den einzelnen Arten von Veranstaltungen verbunden sind und ab welcher Veranstaltungs- [...]