Optimierung des Zeugniserstellungsprozesses bei einem Verlag

9.1.1 Exkurs: Benchmarking Der Bereich „Verwaltung/Statistik“ stellte mit seinen Arbeitszeugnissen für Angestellte die meisten Zeugnisse aus. Wegen der unterschiedlichen Berufsbilder und der damit verbundenen Vielfalt von Anforderungskriterien, war die Erstellung dieser Zeugnisse sehr komplex. So erschien es sinnvoll, vor dem Aufbau eines neuen Instrumentes für die Erstellung von Arbeitszeugnissen für Angestellte, sich über andere bestehende Instrumente in der Praxis zu informieren. Dazu wurde ein telefonisches Benchmarking mit verschiedenen Unternehmen durchgeführt. Das Ziel, des hier durchgeführten Benchmarks war herauszufinden, welche Informationsquellen andere Unternehmen nutzten, um ein Zeugnis zu erstellen und wie diese aufgebaut waren. Auch die Relevanz einer Datenbank zur Zeugniserstellung sollte ersichtlich werden. [...]

In den folgenden Unterkapiteln wird der Ablauf des Praxisprojektes hinsichtlich der Entwicklung eines neuen Konzeptes zur Optimierung und Vereinheitlichung des Zeugniserstellungsprozesses in den Bereichen „Verwaltung/Statistik“ für Arbeitszeugnisse, „Betreuung/Ausbildung“ für Ausbildungszeugnisse und „Personalbeschaffung/Praktika“ für Praktikantenzeugnisse beschrieben. Dabei wird im jeweiligen Bereich die Vorgehensweise zur Erstellung von Textbausteinen beschrieben sowie die Entwicklung des dazugehörigen Zeugniserstellungsbogens. Als Exkurs wird ein Benchmarking mit verschiedenen Unternehmen durchgeführt, um relevante Informationen über die Erstellung von Arbeitszeugnissen in anderen Unternehmen zu ermitteln und aus diesen Erkenntnissen, die eigene „best practice„ zu entwickeln. Bei Beendigung des Aufbaus dieser Instrumente wird das neue Konzept von den zuständigen Mitarbeiterinnen der Personalabteilung auf Anwendbarkeit geprüft. Abschließend wird auf die Überlegung eingegangen, die entsprechenden EDV-Tools zur vereinfachten Anwendung des neuen Textbaustein-Systems einzusetzen. [...]

Wie bereits erwähnt, gab es zur Texterstellung kein Textbaustein-System. Die Zeugnisse wurden anhand der vorhandenen Informationen frei formuliert und mittels Textverarbeitungsprogramm18 geschrieben. Zum Teil wurden vergleichbare Zeugnisse von ausgetretenen Mitarbeitern als Muster für bestimmte Zeugnispassagen genutzt. Dies war meistens nur dann möglich, wenn das Berufsbild miteinander vergleichbar war. Die Suche dazu war sehr zeitaufwendig, da die jeweiligen Zeugnisse unter der Bezeichnung der Organisationseinheit gespeichert war und jeweils unter den Namen des Mitarbeiters untergliedert. Das bedeutet, dass die zuständige Mitarbeiterinnen der Personalabteilung sich an den Namen des ausgetretenen Mitarbeiters erinnern mussten, um schnell zugreifen zu können. Aufgrund der langjährigen Berufserfahrung im Unternehmen, war dies soweit meist möglich, trotzdem konnte sich die Suche zeitlich ausdehnen. Als weitere Schwachstelle kann der qualitative Aspekt erwähnt werden. Die Formulierungen waren schon veraltet und frei. So konnte ein kundiger Leser nicht unbedingt die Bewertung der Leistung entnehmen. Da das Zeugnis stark die Individualität des Mitarbeiters herausstellte, waren die Zeugnisse zum Teil sehr lang, also über die empfohlenen zwei DIN A 4 Seiten. Es war oft kein klarer Aufbau zu ersehen. Die formulierten Sätze waren zum Teil zu lang, sodass das Zeugnis zum Teil sehr unübersichtlich wirkte. Die Beschreibung der Zeugniserstellung zeigt auf, dass dies mit einem hohen Zeitaufwand verbunden war und folglich auch mit höheren Kosten. Diese Zeit hätte für andere strategische Aufgaben der Personalabteilung genutzt werden können. Auch für manche Vorgesetzte ist damit ein höherer Zeitaufwand verbunden gewesen, indem sie die Zeugnisse ihrer Mitarbeiter selbst schrieben. Zum quantitativen Aspekt gab es die Überlegung den zeitlichen Aufwand zur Erstellung von Zeugnissen zu errechnen. Leider lagen hier keine konkreten Werte vor und eine genauere Untersuchung (z.B. durch Messung der Zeiten) wäre mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden. Um dennoch später eine Vergleichsbasis der zeitlichen Komponente zu haben sind die zuständigen Mitarbeiterinnen gebeten worden, aufgrund ihrer Berufserfahrung eine grobe Schätzung anzugeben, wie lange sie durchschnittlich für das Erstellen eines qualifizierten Endzeugnisses brauchten. Dabei wurden folgende Angaben gemacht: [...]