Optimierung des Ressourcenmanagements durch den Einsatz einer Projektmanagement-Software am Beispiel eines mittelständischen IT-Dienstleistungsunternehmens

Diplomarbeit von Sören Brodowy

Einleitung:

Auf zunehmenden Konkurrenzdruck und auf immer komplexere und häufig wechselnde Umwelteinflüsse muss ein Unternehmen flexibel reagieren. Dabei spielen die Kontrolle der laufenden Prozesse und eine ständige Optimierung der internen Organisation eine große Rolle, damit das Unternehmen in Zukunft leistungs- und wettbewerbsfähig bleibt.

In IT-Dienstleistungsunternehmen sind die wichtigsten Ressourcen die eigenen Mitarbeiter und deren Qualifikation. Aus diesem Grund ist ein gut organisiertes Ressourcenmanagement auf der Basis effizienter Prozesse und einer IT-Infrastruktur mit einem hohen Nutzen notwendig, um die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu sichern und zu erhöhen.

Ziel der vorliegenden Arbeit ist das Aufzeigen von Lösungsvarianten für die Optimierung des IT-gestützten Ressourcenmanagements bei einem mittelständischen IT-Dienstleistungsunternehmen. Im Vordergrund steht die Ablösung des Altsystems als „Insellösung“ durch die Integration einer neuen Projektmanagement-Software in die bestehende Systemlandschaft.

Gang der Untersuchung:

Die Arbeit teilt sich in vier Kernbereiche. Im ersten Teil der Arbeit wird auf die theoretischen Grundlagen des Ressourcenmanagements eingegangen, um das Verständnis für die weiteren Teile der Arbeit zu gewährleisten.

Im zweiten Teil der Arbeit erfolgt die Vorstellung eines Modells, das als Bezugsrahmen zur Typisierung sowie zum Vergleich von Projektmanagement-Software dient und alle wichtigen Funktionen von Projektmanagement-Software im Kontext des Projektlebenszyklus abbildet.

Der dritte Teil beschäftigt sich mit den Grundlagen des Optimierungsprozesses, des Softwareauswahl- und -einführungsprozesses sowie aller relevanten Aspekte zur Bearbeitung des Praxisprojektes.

Das zum Teil durchgeführte Praxisprojekt schließt als vierter Teil diese Arbeit ab. Dabei dienen die vorgenannten Grundlagen als Basis für die Umsetzung der Initialisierung und Vorstudie sowie die teilweise Erarbeitung der Konzeption. Als Ergebnis werden ausgewählte Produkte vorgestellt, die für den Einsatz im IT-Dienstleistungsunternehmen in Frage kommen. Die weitere Vorgehensweise für die Realisierung des Projektes und eine Schlussbetrachtung schließen diese Arbeit ab.

Inhaltsverzeichnis:

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Textprobe:

Kapitel 4.3., Planung und Durchführung des Einführungsprojektes: Diese Definitions-Phase ist eher unstrukturiert und bildet die Zeitspanne zwischen dem Feststellen des Problems und dem Entschluss, etwas Konkretes zu tun. Die Problemstellung kann dabei entweder lediglich aus vagen Vermutungen bestehen oder schon relativ konkret formuliert sein.

Zuerst muss die Projektwürdigkeit geklärt werden. Danach wird überprüft, welche Bereiche betroffen sind und welche Bedeutung und Konsequenzen das Vorhaben für die Zukunft des Unternehmens hat. Die Aktivitäten und Vorarbeiten dieser Phase resultieren in einem schriftlich festgehaltenen Projektauftrag. Im Auftrag werden die wesentlichen Rollen – mindestens Auftraggeber und PL – vereinbart und die Grundzüge der Projektorganisation festgelegt. Des Weiteren wird der Projektumfang skizziert, die Wirtschaftlichkeit geschätzt, Anforderungen ermittelt, Ergebnisse formuliert, Meilensteine definiert, Erfolgskriterien beschrieben und Risiken identifiziert. Als Methoden und Instrumente dienen u. a. Vorgehensmodelle sowie die SWOT- und Risiko-Analyse.

In dieser Phase können aber einzelne Punkte der Projektvereinbarung oftmals nur ungenau abgeklärt werden. Dann wird entweder eine Machbarkeitsstudie eingeschaltet oder nach der folgenden Vorstudienphase wird die Projektvereinbarung in den fehlenden Punkten vervollständigt.

Diese Phase wird häufig als Vorprojekt oder Machbarkeitsstudie bezeichnet und hat hauptsächlich die realistische Durchführung der Problembearbeitung festzustellen. Das Problem wird exakt erfasst, Ziele werden präzisiert und grundsätzliche Lösungsrichtungen aufgezeigt. Das Umfeld, mit dem die Lösung in wechselseitiger Beziehung steht und in dem sie später funktionieren soll, ist ausreichend auszuleuchten. Bei sozial komplexen Projekten ist es hilfreich, ein Informations- und Kommunikationskonzept zu erstellen. Des Weiteren wird eine erste Grobplanung erstellt, der Projektumfang verifiziert, der Ist-Zustand erhoben und analysiert sowie die Wirtschaftlichkeit überprüft.

Das Ergebnis der Vorstudienphase ist eine erste umfassende Ablaufplanung des Projektes mit festgelegten Phasen und Meilensteinen, welche die Basis für die ausführlichen Projektpläne bezüglich Arbeitspakete (Teilprojekte) und Organisationseinheiten (Art und Größe der Teams) bilden. Unterstützende Methoden und Instrumente sind u. a. das Kick-off-Meeting, Problemlösungsmethoden, Informationskonzepte und Erhebungstechniken.

In dieser Phase wird das weitere Vorgehen geplant. Auf Basis der Informationen aus der Vorstudie werden mehrere Lösungsvarianten entwickelt. Das Ergebnis der Konzeptphase ist die Entscheidung für eine Lösungsvariante. Danach gilt es, die gewählte Lösung im Detail zu planen und aufzuarbeiten. Untersysteme bzw. einzelne Arbeitspakete werden bearbeitet und aus dem Gesamtsystem isoliert herausgegriffen und behandelt. Typische Tätigkeiten in der Detailkonzeption sind:

Detaillierte Lösungskonzepte erarbeiten, Entscheidungen über Gestaltungsvarianten treffen, Teillösungen konkretisieren, die anschließend „gebaut“ und eingeführt werden, Nachfolge- und Unterhaltsorganisation planen, die das System nach dem Projekt in der Linie betreuen, Einführungs- und Schulungskonzept erstellen, Change Request Management definieren und Ressourcen planen.

Methoden und Instrumente in dieser Phase sind u. a. die Nutzwertanalyse, der Projektstrukturplan (PSP), das Ressourcen-Histogramm und der Termin- und Kostenplan.