Optimierung von Geschäftsprozessen im Rahmen der Inhouse-Logistik

Diplomarbeit von Christian Werner

Einleitung:

Diese Diplomarbeit wurde von mir im Zeitraum von April bis September 2008 verfasst. Ich wählte das Thema Prozessoptimierung der Inhouse-Logistik aufgrund eines Vorschlags von Herrn Meier, Prozessoptimierung, Primus GmbH. Als Mentor stand mir Herr Schulz zur Verfügung, der mich während meines Einsatzes in der Prozessoptimierung betreute. Die Arbeit wurde innerhalb einer Prozessoptimierung im Rahmen der Verbesserung der Inhouse-Logistik bei der Perfecta GmbH verfasst. Somit stellt diese Arbeit eine Dienstleistung seitens der Primus Operations GmbH gegenüber der Perfecta GmbH (im Folgenden Perfecta genannt) dar Die Implementierung und weitere technische Beratung und Betreuung des Projektes wurde von der Firma T-Systems Deutschland GmbH durchgeführt. Sie wurde mit der Einführung und dem Customizing von SAP Software beauftragt. Hierzu fanden von März bis Juni regelmäßig Meetings statt, an denen ich stets teilnahm. In diesen wurde neben der Vorgehensweise auch – in Teilabschnitte untergliedert – die einzelnen Bereiche der Logistik untersucht, in denen Änderungen vorgenommen werden sollten. Diese wurden dann anhand der Vorgaben des Lastenheftes festgelegt.

Hinweis: Alle Namen von Personen sowie die unmittelbaren Unternehmensbezeichnungen wurden aus datenschutzrechtlichen Gründen geändert und sind frei erfunden.

Dieses Thema für meine Diplomarbeit zu wählen, ist darauf zurückzuführen, dass während meines Einsatzes in der Abteilung Prozessoptimierung mein Interesse über detaillierte Strukturierungen und Prozesse in Unternehmen geweckt wurde. Vor allem wollte ich mich näher und intensiver mit den logistischen Abläufen vertraut machen und diese genauer untersuchen. Es faszinierte mich, eingeführte Prozesse auf ihre Wirtschaftlichkeit, Notwendigkeit und Möglichkeit der Verbesserung hin zu durchleuchten und durch Einsatz von neuen Erkenntnissen zu ergänzen. Da Consultants der Firma T-Systems Deutschland GmbH von der Perfecta GmbH mit der Optimierung der Inhouse-Logistik beauftragt wurden, bestand meine Aufgabe hauptsächlich darin, eine Übersicht über die bisherigen bzw. zukünftigen Prozesse aufzuzeigen und dem Projekt beratend beizuwohnen. Meine Aufgabe bestand darin, die derzeitigen Abläufe zu untersuchen und die bestmöglichen Optimierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Diese sollten anschließend Schritt für Schritt in die Praxis umgesetzt werden. Hierzu werde ich in meiner Arbeit in zwei ausgewählten Ausschnitten näher eingehen.

Problemstellung:

Die Problemstellung bei der Firma Perfecta bestand darin, dass die bisherige Lagerhaltung und das angewandte System nicht mehr zeitgerecht und die hohen Anforderungen einer zeitnah und flexibel agierenden Wertschöpfungskette nicht mehr gegeben waren. Es bestand teilweise keine durchgängige Supply Chain im eigentlichen Sinne sondern nur eine lose aneinander Reihung von einzelnen Prozessen, die nicht ausreichend aufeinander abgestimmt waren.

Die zentrale Idee gemäß dem Lastenheft von Perfecta bestand darin, logistische Stammdaten von ETs (Ersatzteilpositionen) zu erfassen, um zukünftig eine Basis für diverse Prozessoptimierungen zu schaffen. So sollen durch die detaillierte Datenerfassung- und verarbeitung Lagerfachvorschläge über das ebenfalls neu zu schaffende EDV-System gemacht werden. Auch ist im Zuge der Erfassung eine Kategorisierung der ETs nötig, um diese in verschiedene Warenausgangsprozesse leiten zu können (spezielle Abläufe für versandfertige Waren) – auch die Abrechnung mit dem DSD (Duales System Deutschland) soll so verbessert werden.

Eine mögliche Lösung wäre hier eine automatische Erfassung der ETs beim Wareneingang bzw. die sehr aufwändige und kostenintensive manuelle Erfassung der bereits vorhandenen ETs im Lager. Hier könnte auf einen externen Dienstleister zurückgegriffen werden. Das neu zu implementierende ERP-System (Enterprise Relationship) (SAP MM Modul bzw. SAP SD Modul) soll den Warenfluss beschleunigen (Erhöhung der Umschlagshäufigkeit) und verbessern.

Die Arbeit ist wie folgt gegliedert: Zunächst wird im folgenden Kapitel auf die Modellierung von Geschäftsprozessen näher eingegangen. Hierzu werden die einzelnen Modelle dargestellt, im folgenden dann die Art und Vorgehensweise bei der Modellierung. Welche Bedeutung und Auswirkungen das Geschäftsprozessmanagement für das Unternehmen hat, schließt diese Darstellung ebenso wie die wichtigsten Aufgaben desselben mit ein. Die Entstehung und geeignete Darstellungsformen von Prozessen, traditionelle Organisationsformen sowie der Einsatz geeigneter Software welche zum Teil ausführlich beschrieben wird, runden den theoretischen Teil dieser Arbeit ab.

Hierauf folgt im Kapitel 4, dem zweiten Teil dieser Arbeit der praktische Teil. In diesem wird zunächst beispielhaft an zwei Prozessen der Ist-Zustand und der neu zu kreierenden Soll-Zustand beschrieben und beides miteinander verglichen. Auf die sich ergebenden Optimierungsmöglichkeiten sowie Einsparpotentiale wird hingewiesen. In einem Unterabschnitt werden dann die übrigen Prozesse kurz erläutert und analysiert. Ansätze und Verbesserungsideen werden aufgezeigt.

Einer kritischen Würdigung der geschilderten Prozesse folgen im letzten Teil eine Zusammenfassung der Ergebnisse sowie ein Ausblick auf weiterführende Forschungsbereiche.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 3.6.2, Modellierungssoftware:

Als eine führende Software für Geschäftsprozessmanagement hat sich ARIS entwickelt, welche auch von einer Vielzahl an Firmen weltweit eingesetzt wird. Es bietet eine Art Plattform, auf der es integrierte Softwareprodukte zur Verfügung stellt, die Unternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse unterstützen. Dabei werden alle Phasen eines BPM-Projektes (Business Process Management) abgedeckt – von der Strategiedefinition über das Prozessdesign und die Überführung der Modelle in die IT, bis zum Controlling der ausgeführten Prozesse.

In ARIS können alle Prozesse, Beziehungen und Abläufe untereinander abgebildet werden. Prozessbeschreibungen mit Inhaltsdefinitionen sind ebenso hinterlegt wie Prozessattribute anhand von Funktionszuordnungsdiagrammen. Die Darstellung der Prozesse selbst erfolgt mittels Wertschöpfungskettendiagrammen oder ereignisgesteuerten Prozessketten (EBK).

Der Grund für die Zuordnung liegt im methodischen Schwerpunkt auf den sogenannten erweiterten EPKs. Diese zeigen die Verknüpfung der Prozesse mit den Funktionen und entsprechen in abgewandelter bzw. ergänzter Weise dem Flussdiagramm.

Das ARIS-Konzept wurde von Prof. August-Wilhelm Scheer Mitte der Neunziger Jahre entwickelt. Es beschreibt eine prozessorientierte Modellierung von betriebswirtschaftlichen Informationssystemen. Das ARIS-Konzept kann als Rahmenkonzept gesehen werden, das für den Entwurf und die Dokumentation von Prozessen verwendet werden kann.

Die Bedeutung der Modellierung von betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozessen ist längst über die Verbindung zwischen Betriebswirtschaftslehre und Informationstechnik hinausgewachsen. Auch rein betriebswirtschaftliche Themen wie Prozesskostenrechnung, Ablauf(re)organisation oder Qualitätsmanagement arbeiten mit Geschäftsprozessmodellen nach dem ARIS-Konzept. Durch neue Generierungs-, Customizing- und Konfigurationstechniken rücken dabei fachliche Geschäftsprozessmodelle immer mehr in den Mittelpunkt der Gestaltung von Informationssystemen. Sie bilden quasi die Montagezeichnung, nach der ein Informationssystem zusammengesetzt wird. Deshalb steht die fachliche Beschreibungsebene des ARIS-Konzepts gegenüber Implementierungsfragen im Vordergrund.

Eine umfassende Prozessmodellierung kann sehr komplex sein. Deshalb führte Scheer in seinem ARIS-Konzept verschiedene Sichten ein. Diese konzentrieren sich auf einzelne Aspekte eines Prozesses. Die einzelnen Modelle sind übersichtlich und die jeweils geforderte Information kann kompakt und sinnvoll veranschaulicht werden. Eine deutliche Verringerung der Komplexität wird durch die zielgerichtete Betrachtungsweise erreicht. Die Sichten sind im Einzelnen:

- Organisationssicht: Die Organisationsschicht gibt Einblick in die den Prozessen zu Grunde liegenden Organisationseinheiten. Hier wird in Form von Organigrammen die Aufbauorganisation modelliert.

- Datensicht: Die Datensicht beschreibt das ‚Was?’. Sie zeigt auf, welche Daten bzw. Nachrichten in Funktionen eingehen und aus diesen resultieren. Die Datensicht wird mit ER-Modellen visualisiert.

- Funktionssicht: Die Funktionssicht konzentriert sich auf die Funktionen im Geschäftsprozess und deren Zusammenhang. Funktionen lassen sich dabei hierarchisch gliedern. Einzelne Funktionen können in Teilfunktionen untergliedert werden. Zur Modellierung der Beziehungen von Funktionen werden Funktionsbäume verwendet.

- Steuerungssicht: Die Steuerungssicht stellt die Beziehungen der verschiedenen Sichten dar. Zentrales Modellierungselement sind hier die ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK). In diesem Zusammenhang spricht man häufig auch von der Prozesssicht. Die Steuerungssicht ermöglicht weiter eine systematische Betrachtung aller Sichten. Sie wurde zum zentralen Betrachtungsgegenstand des ARIS-Modells, da sie Zusammenhänge zwischen den einzelnen Sichten in Form von EPKs erfasst und sich dadurch auf den integrierten Prozessablauf konzentriert.

Neben den verschiedenen Sichten wurde innerhalb des ARIS-Konzepts eine weitere Dimension eingeführt. Sie beschreibt die Nähe zur Informationstechnik, also zur konkreten Implementierung. Nach Scheer kann hier jedes Informationssystem in drei Ebenen eingeteilt werden:

- Das Fachkonzept, das DV-Konzept und die Implementierung, bei dero die zuvor modellierten Ansätze tatsächlich in Form von Programmen bzw. Modulen implementiert werden.

- Das ARIS-Konzept bildet deshalb einen Rahmen, in dem integrierte Anwendungssysteme entwickelt, optimiert und in die DV-technische Realisierung umgesetzt werden können.

Es wird durch die Zusammenführung der Dimensionen vervollständigt. Diese Verknüpfung von Sichten und Beschreibungsebenen führt nun zu dem bekannten ARIS-Haus, welches das ARIS-Konzept als Modell beschreibt.