Optimierung der Arbeitsabläufe in Steuerkanzleien im Rahmen der derzeitigen Möglichkeiten

Diplomarbeit von Christian Schulz

Einleitung:

Im Staat und nahezu allen Bereichen der Wirtschaft ist ein ständiger Wandel im Gange, dem laufend die Organisation der einzelnen Unternehmung angepaßt werden muß. Besonders betroffen ist davon der. produzierende Sektor, aber auch der Dienstleistungsbereich kann sich dem nicht verschließen; besonders stark bemerkbar macht sich dies vor allem in der Banken- und Versicherungsbranche. Zum Dienstleistungssektor zählen auch Steuerbüros, die aber in der Regel im gleichen Zeitraum wie Banken und Versicherungen weit weniger umstrukturiert wurden. Dies hängt zwar einerseits mit den andersgelagerten Tätigkeitsgebieten zusammen, der Hauptgrund dafür dürfte allerdings in den doch sehr unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Führungsarten liegen. Während Banken oder Versicherungen ein Management an der Spitze haben, werden gerade die "Durchschnittskanzleien"' von nur einem Berufsträger geführt. Und dort gilt meistens noch immer das Motto: Das haben wir schon immer so gemacht, also machen wir das auch weiter so.

Größere Büros waren da viel innovativer. Bereits vor 30 Jahren gab es die Steuerberatung und nach wie vor werden in den Kanzleien Buchführungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erstellt. Die Arbeitsabläufe von damals zu heute sind allerdings nicht mehr miteinander vergleichbar. Zum einen liegt es daran, daß das Steuerrecht - vor allem in den letzten Jahren - wesentlich umfangreicher und komplizierter geworden ist; zum anderen, daß inzwischen die Zahl der "Hilfesuchenden" stark anstieg und die Kanzleien über Fachkräftemangel klagen. Zudem ist die Regelarbeitszeit gesunken. Allein die zustehenden Urlaubstage haben sich seit 1950 annähernd verdoppelt, zusammen mit einer leicht gesunkenen Wochenarbeitszeit und steigenden Krankheitstagen ergibt sich eine um ca. 10 bis 12% geringere Jahresarbeitszeit.

Aus den eben geschilderten Problemen heraus erkannten viele Kanzleiinhaber, daß die Arbeitszeit intensiver genutzt, oder anders formuliert, daß aus jeder Einheit Arbeitszeit durch deren zeitökonomische Nutzung eine größere Leistungseinheit hervorgebracht werden muß, nur so konnte eine sinnvolle Zeitausnutzung angestrebt werden. Unter "sinnvoll" verstand man schon vor Jahren, daß die einzelnen Mitarbeiter sich auf ihre hauptsächlichen Aufgaben so intensiv wie möglich konzentrieren und nebensächliche so schnell wie möglich erledigen sollten; dies gilt vom Grundsatz her noch immer.

Allerdings haben sich die Anforderungen an die Kanzleien derart verändert, daß die "hauptsächlichen" Aufgaben heute ganz woanders liegen. Bestand bis in die 80er hinein das Tätigkeitsgebiet fast nur aus Steuerdeklarations- und Buchführungsarbeiten, bekommt die betriebswirtschaftliche Beratung immer mehr Bedeutung. Der Grund für diese Entwicklung liegt darin, daß viele Unternehmen den externen Rat suchen. Dabei hat der Steuerberater im Gegensatz z.B. zum Unternehmensberater den großen Vorteil, daß er das Unternehmen seines Mandanten (genau) kennt und somit gezielt und innerhalb kürzester Zeit Rat erteilen kann. Dieser Wandel zeigt sich auch im derzeit erkennbaren Trend: Weg von der "Durchschnittskanzlei" - hin zu leistungsfähigen Büros mit einem umfassenden Dienstleistungsangebot. Die dabei möglichen Richtungen sind entweder der Vollservice oder die Spezialisierung. Dieser Trend hat sich natürlich langsam - aber kontinuierlich - entwickelt. Ein wichtiger Punkt dabei war und ist beispielsweise die ständige Weiterentwicklung der Datenverarbeitung. Nachdem Journale jahrzehntelang von Hand geschrieben worden sind und dieses Verfahren später durch Durchschreiber schon wesentlich komfortabler gestaltet wurde, kam mit der Gründung der Datenverarbeitungsorganisation des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland, eingetragene Genossenschaft (DATEV) ein wesentlicher Wendepunkt. Es gab nun die Möglichkeit, seine Daten außer Haus wesentlich schneller verarbeiten zu lassen, was fast alle Kanzleien damals in Anspruch nahmen. Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Dienstleistungen der Genossenschaft war eine Buchungsmaschine, in der die Daten eingegeben und für den Versand aufbereitet wurden. Zunächst geschah dies per Lochstreifen, später mit Kassetten und danach mit Disketten auf dem Postweg. Auf diesem kamen dann vier bis sechs Tage später die Auswertungen zurück. Letzter Stand der Technik ist die Datenfernübertragung über das Telefonnetz, die den Datenaustausch mit DATEV noch einmal beschleunigen konnte.

Leider hat sich die DATEV durch ihre Vorreiterrolle viel zu lange von notwendigen Neuerungen abhalten lassen und wurde für viele Kanzleien uninteressant. Über Jahre hinweg galt die Genossenschaft als einzige Alternative auf ihrem Gebiet, was sie sich auch gut bezahlen ließ. Überholt wurde sie, als die Computer immer leistungsfähiger und noch dazu billiger wurden. Zu diesem Zeitpunkt kamen auch die ersten freien Programmanbieter auf den Markt, die speziell für die Steuerberatung entwickelte Programme anboten. Von da ab war die in-house-Verarbeitung der Daten keine Utopie mehr. Und mit der ständigen Fortentwicklung und dazu sinkenden Preisen bot sich dies. als mögliche Alternative für immer mehr Kanzleien an. Neben der Entwicklung der Datenverarbeitung erlangte vor allem in den 80er Jahren die Planung der Aufbau- und Ablauforganisation mehr und mehr Bedeutung. Diese wurde zwar nicht so intensiv wie in Großbetrieben durchgeführt; man erkannte aber, daß sich bei einer sinnvollen Aufteilung der einzelnen Aufgaben und einem gezielten Einsatz von technischen Hilfsmitteln viel Zeit und Geld sparen ließe. Maurer nennt als Grund für diese Entwicklungen: „Die kapitalistische Zeitökonomie entfaltete ihre volle Wirkung erst, nachdem die Menschen das Zeit = Geld-Denken übernommen und ein entsprechendes Verständnis und Verhalten ausgebildet hatten." Und Lepsius rechtfertigte die damals oft einschneidenden Maßnahmen in manchen Kanzleien mit: "Der Arbeitsvertrag erlaubt dem wirtschaftenden Unternehmer die Organisation der Arbeit innerhalb des Betriebes nach Maßgabe der Aufwands- und Ertragskalkulation.".

Heutzutage bieten sich für Kanzleien viele Alternativen an, die die Arbeitsabläufe rationeller und effektiver gestalten. Auf manchen Gebieten ist das Angebot mittlerweile so groß, daß man leicht den Überblick verlieren kann oder manche Möglichkeiten gar nicht wahrnimmt. Meist handelt es sich dabei um technische Unterstützungen, deren Effekte allerdings in der Regel durch eine vernünftige Organisation als Basis noch verstärkt werden.

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