Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der Beschaffung

Ein weiterer Vorteil der elektronischen Verwaltung ist die fortlaufende Dokumentation und Einsichtnahme von Vertragsänderungen. Durch die Fähigkeit der Versionsvergabe für Verträge wird sichergestellt, daß alle Beteiligten auf Grundlage der gleichen Verträge arbeiten und auf dem neuesten Stand sind. Die Verantwortlichen werden vom System über vertragsrelevante Termine per E-Mail informiert. Dadurch werden keine Zahlungs-, Kündigungs- oder Verlängerungsfristen mehr versäumt. Die automatische Verlängerung nicht mehr benötigter Verträge wird ebenfalls unterbunden. Die Softwarelösungen bieten vielfältige Ansichts- und Auswertungsmöglichkeiten. So können Vertragsdaten unter anderem nach Abteilung, Sachbearbeiter, Bezugsobjekt, Vertragspartner, Kostenstelle, Höhe der Zahlungsverpflichtungen oder Fälligkeitstermin angezeigt werden. Das System hält auf Wunsch zum Vertrag gehörende [...]

Durch Vertragsverwaltungssoftware können grundsätzlich alle Arten von Verträgen unterstützt werden, z. B. Kaufverträge, Mietverträge, Lizenzverträge, Beraterverträge, Kontrakte, Leasingverträge, Darlehensverträge, aber auch Urkunden, Policen und Versicherungsverträge. Der Funktionsumfang ist bei den meisten Anbietern jeweils ähnlich.62 Es ist möglich, die Dokumente an unterschiedlichen Standorten oder Abteilungen zu erfassen und zentral zu archivieren und verwalten, was die Transparenz über bestehende Verträge und deren Abhängigkeiten erhöht. Damit wird außerdem der Aufwand an den dezentralen Stellen reduziert. Beschaffung erhält eine bessere Übersicht über die Leistungen und Pflichten abgeschlossener Verträge. Die Vergabe von doppelten oder ähnlichen Verträgen wird vermieden, verschiedene Bedarfe können unter Umständen gebündelt und dadurch Kosten eingespart werden. [...]

Interessenten abzuwarten, er kann die Termine selbst bestimmen. Auch die Transaktionskosten sind im Gegensatz zu klassischen Verhandlungen wesentlich geringer, da hauptsächlich Personal- und Reisekosten eingespart werden.55 Wichtig für den Lieferanten und letztendlich für ein optimales Auktionsergebnis ist eine leicht verständliche Benutzerführung des Systems, wobei dies weniger den Einkäufer als den Lieferanten betrifft. Fehler und Mißverständnisse können dadurch vermieden werden. Es ist immer zu berücksichtigen, daß Lieferanten mit mehreren anderen Abnehmern und deren jeweils unterschiedlichen Auktionssystemen und Softwarelösungen zurechtkommen müssen. Nicht alle Beschaffungsobjekte sind für (Online-) Auktionen geeignet.56 Ob persönliche Verhandlungen durch sie ersetzt werden können, ist letztendlich abhängig von der gewählten Verhandlungsstrategie.57 Im Gegensatz zu klassischen Auktionen und Verhandlungen können Online-Auktionen öfters durchgeführt werden. Dies liegt einerseits an der Reduzierung der Vorbereitungsdauer, d. h. die Prüfung und Vorauswahl der Lieferanten und ihrer Leistungen sowie die Einrichtung der eigentlichen Auktion mit elektronischer Unterstützung. Andererseits wird die [...]