Möglichkeiten und Grenzen von Unternehmensportalen und deren Bedeutung für die interne und externe Kommunikation

Diplomarbeit von Mona Deußen

Einleitung:

Portale schaffen einen Zugang, einen Eingang zu Elementen die dahinter liegen. Im Sinne eines Internet-Basierten Portals, wie z. B. das Unternehmensportal, sind diese Elemente Informationen. Im privaten und im geschäftlichen Leben bilden sie die Grundlage jeder Aktivität. Informationen werden empfangen, verarbeitet, verändert, analysiert, bereitgestellt und kommuniziert. Sie tragen so zur Entscheidungsfindung in allen Bereichen bei. In alltäglichen Situationen ist der Mensch sich häufig gar nicht darüber bewusst, dass er ständig Entscheidungen auf Grundlage von Informationen fällt. Zum Beispiel im Supermarkt ist mit jedem zusätzlichen Produkt im Einkaufswagen eine Entscheidung für genau dieses Produkt getroffen worden. Unbewusst wurden Informationen über diese Art des Produkts abgewogen und letztendlich wurde das Eine ausgewählt.

Aber häufig müssen Entscheidungen getroffen werden, bei denen die benötigten Informationen an anderen, verschiedenen Orten gespeichert sind und erst verfügbar gemacht werden müssen. Auf die verschiedenen Unternehmensbereiche übertragen bedeutet dies, dass außer bei Produkten des alltäglichen Bedarfs viele Kunden vor und nach einer Kaufentscheidung umfassende Informationen und eine intensive Beratung zu dem Produkt wollen. Auch der Informationsfluss zwischen einem Unternehmen und seinen anderen Bezugsgruppen muss bestehen, damit sichere Entscheidungen getroffen werden können. Neben der Sicherstellung des Informationsflusses, wird auch hier eine Bereitstellung von adäquaten Informationen erwartet.

Mitarbeiter müssen in Unternehmen tagtäglich viele wichtige Entscheidungen treffen. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, sollten alle verfügbaren und relevanten Informationen dem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Doch genau dies ist häufig nicht der Fall. Oft muss lange und mühsam an verschiedenen Orten und mit Hilfe verschiedenster Medien danach gesucht werden, ohne dass am Ende Sicherheit besteht, dass alle im Unternehmen verfügbaren und externen Informationen zu diesem Thema gefunden worden sind.

Auf den Punkt gebracht, besteht in allen Bereichen eines Unternehmens folgende Herausforderung, nämlich der richtigen Person am richtigen Ort zur richtigen Zeit, in der richtigen Art und Weise die gewünschte Information verfügbar zu machen. Geschieht dies, können verschiedene Wettbewerbsvorteile wie z. B. effizientere Prozessabläufe, Kostenreduzierung und Umsatzsteigerung daraus gewonnen werden. Dies zu realisieren ist die Hauptaufgabe des Wissensmanagement.

Das Intranet, das Extranet und das Internet sind die technischen Möglichkeiten, mit denen bisher versucht wurde dieser Forderung nachzukommen. Doch treten bei diesen Lösungen verschiedene Probleme auf, die einer optimalen Informationsversorgung im Wege stehen. Eine Weiterentwicklung dieser drei Komponenten stellt das Unternehmensportal dar. Es verbindet die Stärken dieser drei Bereiche und versucht die Schwächen zu minimieren. Das Unternehmensportal macht alle verfügbaren Informationen an einer Schnittestelle für alle Stakeholder in einer individualisierten Art und Weise verfügbar. Darüber hinaus unterstützt es die interne und externe Unternehmenskommunikation, so dass auch der Informationsfluss und die Generierung neuer Ideen gefördert werden. Das hört sich zunächst an wie eine ideale Lösung, doch bietet das Unternehmensportal auch nur begrenzte Möglichkeiten.

Im Rahmen dieser Arbeit wird die oben beschriebene Problematik aufgegriffen und erläutert. Dabei wird zunächst ein notwendiger Einblick in die allgemeine Portalthematik bezüglich ihrer Charakteristika gewährt, um eine Vorstellung zu bekommen, wie der Name „Portal“ in diesem Zusammenhang entstanden ist, und wie Unternehmensportale in die verschiedenen Klassifizierungsmöglichkeiten einzuordnen sind.

Anschließend wird die Entwicklung der Unternehmensportale aufgezeigt. Dabei werden die Grundproblematik und die Möglichkeiten und Grenzen von Intranet, Extranet und Internet in diesem Zusammenhang näher erläutert, um ein komplexes Bild der Notwendigkeit von Unternehmensportalen generieren zu können.

Auf dieser Grundlage wird der Kern der Arbeit, d.h. die Möglichkeiten und Grenzen von Unternehmensportalen, herausgearbeitet und dadurch aufgezeigt, wie die angesprochene Problematik mit ihrer Hilfe gelöst werden könnte. Nachdem auf diese Art und Weise eine komplexe Vorstellung von Unternehmensportalen geschaffen wurde, wird im darauf folgenden Kapitel die Bedeutung für die interne und externe Kommunikation von den Möglichkeiten und Grenzen der Unternehmensportale abgeleitet.

Im Anschluss wird ein Ausblick bezüglich der zukünftigen Entwicklung der Unternehmensportale gewährt. Schließlich werden die gesammelten Erkenntnisse in einem Fazit zusammenfassend dargestellt.

Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass in dieser Arbeit die sehr umfangreiche technische Seite der Unternehmensportale nur ansatzweise besprochen werden kann. Eine ausführliche Behandlung dieses Bereichs würde den vorgegebenen Umfang der Arbeit übersteigen. Vielmehr soll hier die theoretische Idee des Unternehmensportals vorgestellt werden. Die technische Realisierung wird dabei weitestgehend unterstellt. Im selben Maße stellt die rechtliche Seite z. B. bezüglich des Publizierens von Informationen und des elektronischen Handels einen gesonderten Teil dar, auf den ebenfalls aus Platzgründen nicht näher eingegangen wird. Ziel dieser Arbeit ist es, die theoretischen Möglichkeiten und Grenzen von Unternehmensportalen für Unternehmen herauszuarbeiten und die Konsequenzen für die externe und interne Unternehmenskommunikation abzuleiten.

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