Make-or-buy-Entscheidungen im Bankensektor

Diplomarbeit von Viktor Schmidt

Einleitung:

Die Unternehmenswelt von heute hat sich seit der Zeit der Industrialisierung stark gewandelt. Sie ist aggressiver, schneller und globaler geworden. Der zu verzeichnende Fortschritt ist das Ergebnis von unzähligen Investitionsentscheidungen der einzelnen Unternehmen. Ziel einer Investition ist es, die Ausgangsposition des Unternehmens zu verbessern, die Produktpalette zu erweitern oder sich zu spezialisieren, um dem Wettbewerb entgegentreten zu können und weiter am Markt zu existieren. Investitionen sind folglich für jedes Unternehmen überlebenswichtig und somit insgesamt der Antriebsmotor des Wirtschaftslebens. Die Entwicklung eines Unternehmens durch Jahrzehnte der Investitionstätigkeit zeigt sich beispielhaft am Konzern von Daimler Chrysler, dessen deutsche Wurzeln in der Benz & Co. Rheinische Gasmotoren-Fabrik, Mannheim von 01.10.1883 liegen.Gerade die enormen Veränderungen im technologischen Umfeld haben die Rahmenbedingungen für Unternehmen stark verändert. So wurde vor einigen Jahren die Vision des papierlosen Büros als der nächste technologische Schritt in die Zukunft der Wirtschaft gefeiert. Durch den immer schnelleren technologischen Fortschritt sollte es den Unternehmen möglich werden, ohne Papier im Büro auszukommen. Die Computer- und Netzwerktechniken sollten diese Revolution im Büro möglich machen. Die Realität sieht heute jedoch anders aus. Die Möglichkeiten dieser Entwicklung wurden zu optimistisch eingeschätzt und zeigen, dass in nächster Zukunft diese Vision voraussichtlich nicht realisierbar ist. Die Alternative könnte im papierarmen Büro liegen.

Ursache für das Scheitern der Vision ist die immer größere Informationsflut in unserer Gesellschaft, die von Unternehmen benötigt und verarbeitet werd. Für den Prozess der Verarbeitung werden immer mehr Unterlagen gedruckt und vervielfältigt. Ein passendes Zitat des Wernher von Braun hieß bereits vor Jahrzehnten: Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden. Mit diesem Zitat sollen die Dimensionen und die Tragweite dieses Problems aufgezeigt werden. Trotz sinkender Hard- und Softwarepreise steigen die jährlichen Kosten des Druckmanagements durch die zunehmende Informationsflut. Diese Entwicklung geht auch nicht spurlos am Bankensektor vorbei. Die meisten der gedruckten Daten sind elektronisch erfasst. Sie werden aber nicht nur aus gestiegenen rechtlichen Anforderungen (§ 257 HGB, § 147 AO, usw.) sondern auch wegen veralteter Prozesse und Verhaltensweisen der Mitarbeiter gedruckt. Das Papier besitzt auch noch heute die Vorteile des schnellen Austauschs, der Anbringung von Kommentaren und des physischen Vorhandensein von Informationen. Dies soll aber nicht davon ablenken, dass die Generierung dieser papierhaften Informationen für die Unternehmen einen enormen Kostenfaktor darstellt.

Im Rahmen dieser Arbeit wird das Druckmanagement der Vereinigten Volksbank e.G. Limburg (Voba Limburg) betrachtet; eine genossenschaftliche Regionalbank mit Hauptsitz in Limburg an der Lahn. Das Unternehmen ist aus einer Vielzahl von kleinen Volks-, Raiffeisenbanken, Spar- und Darlehenskassen hervorgegangen. Die Entstehung erfolgte durch Fusion und Übernahme. Räumlich dehnt sie sich in einem regionalen Gebiet zwischen Bad Camberg und Limburg an der Lahn aus. Zu ihrem Marktgebiet gehören 16 Filialen mit ihrem unmittelbaren Einzugsgebiet. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit 168 Mitarbeiter. Die Bilanzsumme betrug im Jahre 2004 489.501 TEUR. Sie stieg im Jahre 2005 unwesentlich auf 497.083 TEUR.

Problemstellung:

Das Druckmanagement der Voba Limburg wurde zum 01.04.2003 im Rahmen einer Make-or-buy-Entscheidung an einen Dienstleister fremd vergeben. Dieser externe Dienstleister stellt die zur Druckerstellung benötigten Geräte inkl. der Verbrauchsmaterialien (Toner) und übernimmt deren Wartung und Reparatur. Für den abgeschlossenen Vertrag wurde eine Laufzeit von 5 Jahren gewählt. Sechs Monate vor Ende der Vertragslaufzeit soll eine neue Entscheidung im Bezug auf das Druckmanagement getroffen werden. Folglich wird Kern dieser Entscheidung wieder die Fragestellung Make-or-buy sein. Ziel dieser Arbeit ist es, der Voba Limburg ein Investitionscontrollinginstrument zur Verfügung zu stellen, mit dem die monetären Entscheidungskriterien der Investition unter dem Gesichtspunkt Make-or-buy möglichst realitätsnah betrachtet werden können und eine Entscheidung getroffen werden kann. Zusätzlich soll das Instrument für weitere Aufgaben des Investitionscontrolling nutzbar sein.

Gang der Untersuchung Zur Lösung der angeführten Problemstellung ist es zunächst notwendig, die verwendeten Begrifflichkeiten und theoretische Grundlagen des Investitionscontrolling, fokussiert auf die Investitionsrechnung, zu betrachten. Weiterhin soll ein Investitionscontrollinginstrument, dessen praktische Anwendung in Kapitel 4 entwickelt wird, in seinen Grundzügen erklärt und darauf aufbauend die Interpretationsmöglichkeiten der statischen und dynamischen Methoden der Investitionsrechnung aufgezeigt werden. Anschließend wird mit einem Beispiel die konkrete Anwendung dieses Instrumentes verdeutlicht.

Im dritten Kapitel wird die getroffene Make-or-buy Entscheidung der Voba Limburg aus dem Jahr 2003 nachvollzogen und genau analysiert. Mit Hilfe des Investitionscontrollinginstrumentes Vollständiger Finanzplan werden diese Daten anschließend neu zusammengestellt, aufbereitet und das Ergebnis mit der Entscheidung 2003 verglichen.

Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse dienen als Anleitung für die anstehende Entscheidung in 2008. Später soll das Instrument über die Grenzen der reinen Investitionsrechnung ausgedehnt und sein Einsatz als Investitionscontrollinginstrument aufgezeigt werden. Die nicht-monetären Aspekte der Investitionsentscheidung mit ihren Auswirkungen und die mögliche Gesamtbetrachtung der Investition sowie eine Handlungsempfehlung für weitere Investitionen bilden den Abschluss der Arbeit.

In der vorliegenden Arbeit wird nur ein Teilbereich des Investitionscontrolling betrachtet. Dieser Teilbereich beinhaltet die Phasen der Investitionsplanung und der Investitionsentscheidung. Die Grundlage dazu bildet eine Investitionsrechnung. Demzufolge steht die Investitionsrechnung als Ausgangspunkt für die Wahl der besten Handlungsalternative für das Unternehmen im Mittelepunkt dieser Arbeit. Dabei wird ein Investitionscontrollinginstrument dargestellt, das alle gängigen Methoden der Investitionsrechnung interpretieren kann und die Ertragssteuerberechnung mit einbezieht. Die Opportunität der make- oder buy-Alternativen in Form der Anlage in Finanzanlagen wird nur zu Vergleichszwecken aufgeführt aber nicht näher betrachtet.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 3.1, Druckmanagement als wichtiger Teilprozess der Leistungserstellung: Die Bank ist gemäß der Definition für eine Dienstleistung ein besonderes Dienstleistungsunternehmen, da die Leistungserstellung meist mit dem Konsum der Leistung durch den Kunden zusammenfällt. Im Zuge der Leistungserstellung verarbeiten die Banken eine enorme Menge an Informationen. Diese werden in den meisten Fällen neben der elektronischen Erfassung auch ausgedruckt, um z.B. das Einverständnis des Kunden in Form einer Originalunterschrift zu dokumentieren. Die Dokumentation und Aufbewahrung der Unterlagen gehen zurück auf rechtliche Grundlagen. Hierzu werden mindestens zwei Ausfertigungen der Vereinbarungen oder der Verträge ausgedruckt. Eine Ausfertigung für die Bank und eine Ausfertigung, die dem Kunden zur Verfügung gestellt wird. Weiterhin werden auch interne Unterlagen wie Schlüsselblätter, Dokumentationen und Listen ausgedruckt und weitergegeben. Dadurch wird der Zusammenhang zwischen der Leistungserstellung und dem Druckmanagement der Bank deutlich. Dieser wirkt sich ebenfalls bei der Steigerung der Leistungsmenge durch die Steigerung der Kosten des Druckmanagements aus. Folglich ist der Bereich des Druckmanagements und sein störungsfreier Betrieb ein wichtiger jedoch kostenverursachender Teilprozess der Leistungserstellung einer Bank.

Kapitel 3.2, Ausgangslage für die Investition der Vereinigten Volksbank e.G. Limburg: Die Voba Limburg stellte fest, dass sich die Kosten für das Druckmanagement in der Vergangenheit kontinuierlich erhöht haben. Die Ursache lag nicht nur in der gesteigerten Leistungserstellung sondern auch in der Erhöhung der papierhaften Konservierung von Informationen. Die jährlichen Steigerungen des Druckvolumens zeigten vor allem ihre Auswirkungen im gestiegenen Verbrauch von Papier und Toner. Diese Entwicklung führte zu einer abgeleiteten Steigerung der Wartungs- und Reparaturarbeiten an den Geräten. Die Leistungen Wartung und Reparatur wurden von der Voba Limburg bereits seit Jahren von externen Dienstleistern bezogen. Es bestand eine Anzahl an verschiedenen Serviceverträgen, die im Zeitverlauf für bestimmte Teilbereiche des Druckmanagements abgeschlossen wurden. Ferner besaßen die vorhandenen Druck-, Fax- und Kopiergeräte nicht mehr den zur Weiterentwicklung des Unternehmens benötigten Technologiestand. Es bestand die Notwendigkeit diese Geräte gegen moderne und leistungsoptimierte Geräte zu ersetzen. Insgesamt betrugen die Kosten des Druckmanagements der letzten Jahre durchschnittlich ca. 40 bis 50 T€.

Als Ausgangslage des Investitionsvorhabens hatten Verantwortliche des Bereichs Organisation die zu diesem Zeitpunkt vorhandene Situation versucht zu erfassen. Die Organisationsabteilung stellte die Anzahl und die Standorte der relevanten Geräte fest. Das Rechnungswesen lieferte Informationen zur Afa der letzten Jahre, zu den Wartungs- und Reparaturkosten sowie Bereitstellungs- und Leitungsentgelte der Telekom. Kosten für Verbrauchsmaterialien wurden anhand der bestellten Papiermenge der Vorjahre geschätzt.

Die Analyse wurde in Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen Namens NRG durchgeführt.

Das Unternehmen NRG bezeichnet sich als führender Lösungsanbieter für Bürokommunikation und Produktionsdruck. Das Portfolio des Unternehmens umfasst Hardware- und Softwarelösungen sowie professionelle Service- und Supportlösungsleistungen. Unter dem Namen NRG verbergen sich die drei Marken (Nashuatec, Rex Rotary und Gestetner) des Unternehmens.

Ziel der Zusammenarbeit war die Analyse der Ist-Situation, Hilfestellung bei der Ermittlung des Sollzustandes unter Berücksichtigung von Rationalisierungsmöglichkeiten und die Erarbeitung eines individuell angepassten Angebots für die Voba Limburg. Für die Analyse der Ist-Situation wurde mit dem Unternehmen NRG ein Pauschalpreis von rd. 1.000 € vereinbart.

Der Gesamtbestand der Altgeräte sollte durch neue Geräte ersetzt werden. Wesentlicher Punkt war die Zusammenfassung und Rationalisierung der Geräte. Aber nicht alle Geräte konnten oder sollten durch Kombigeräte ersetzt werden. Vorteil dieser neuen Kombigeräte war neben der Nutzung als Netzwerkdrucker die Integration von Druck-, Fax- und Kopierleistungen in einem einzigen Gerät. Damit konnten bereits bei der Investition die Anschaffungskosten deutlich reduziert werden. Die vorhandene Gesamtgeräteanzahl konnte durch diese Maßnahme um mehr als ein Drittel reduziert werden. Die Auswahl der Geräte erfolgte unter der Voraussetzung der Vernetzbarkeit, Handhabung, Wartungsaufwand, Qualität und Wirtschaftlichkeit. Weiterhin wurde das monatliche Druckvolumen auf 80.000 bedruckte Seiten pro Monat fixiert, wobei es keinen Unterschied zwischen bedruckt, gefaxt oder kopiert gab. Die Festlegung beruhte auf der Analyse der Fa. NRG, welche eine Reduzierung des Volumens vorsah. Weiterhin wurde ein Schwärzungsgrad von 5% als Optimum festgelegt.

Kapitel 3.3, Aktuelles Investitionskonzept: Die bisherige Vorgehensweise der Voba Limburg bewegt sich nahe an dem klassischen Ablauf eines Investitionsprozesses, der sich in die Phasen Investitionsplanung, Investitionsentscheidung, Durchführung und Kontrolle teilt. Abhängig vom Autor können die Phasen weiter zusammengefasst oder aufgeteilt werden. Die vorangegangenen Anstrengungen werden der Investitionsplanung zugerechnet. In dieser Phase des Investitionsprozesses soll der Investitionsbedarf erkannt und unternehmensstrategiekonforme Investitionsvorschläge entwickelt werden. Diese münden in eine Analyse der Entscheidungssituation, die bereits zur Investitionsentscheidungsphase des Investitionsprozesses gehört. Ein weiterer wichtiger Punkt dieser Phase ist die Entwicklung eines Modells zur Bewertung der Investition. Die hier benötigte Investitionsrechnung beschäftigt sich üblicherweise allein mit dieser Entscheidungsphase des Investitionsprozesses. In der Investitionsrechnung wirkt sich die Verwendung von unvollkommenen oder abgeleiteten Informationen problematisch aus.

Nach Abschluss der Analyse zur Ist-Situation präsentierte die Fa. NRG ihr erstes Angebot mit 6,914 Cent/bedruckte Seite. Die Basis des Angebots bildeten 80.000 Seiten/Monat und der Ersatz aller bestehenden Geräte durch 98 Geräte der Marke Lexmark. Zur besseren Einordnung des Angebots sollte eine Investitionsrechnung auf Basis des Kostenvergleichs des Druckmanagements und einige weitere Variationen erstellt werden.

Im vorliegenden Fall der Voba Limburg wurden die Gerätekosten für die Neuanschaffung auf 128.975,29 € geschätzt und als AfA der nächsten drei Jahre ausgewiesen. Es wurden weitere GuV-relevante Aufwendungen aufgelistet und in einer einperiodigen Investitionsrechnung verarbeitet. Die in Tabelle 2 berechneten Varianten sollten der Voba Limburg als Referenzgrößen dienen und eine Betrachtung von der Eigeninvestition über verschiedene Teilinvestitionen bis hin zur Nichtinvestition erlauben.

Bis auf die Variante 5 sind die Werte der Punkte 3 bis 6 konstant. Folglich wurde von der Nutzung alter Serviceverträge (Kopierer, Druck- und Faxgeräte) mit ähnlicher Höhe an Verbrauchsmaterialien, Mieten und Zinsen ausgegangen. Unterschiede ergaben sich nur durch die unterschiedliche Einbeziehung der Afa und der Serviceverträge für Großkopierer. Damit beschrieb die Variante 1 die voraussichtlichen Kosten bei einer Eigendurchführung der Investition in vollem Umfang. In der Variante 2 wurde ein durchschnittlicher Afa-Wert der letzten beiden Jahre betrachtet. Hochrechnungen des Altbestandes für 2003 bildeten die Grundlage für die Variante 3. Unter der Variante 4 wurden die notwendigsten Ersatzinvestitionen in einem Paket mit der Miete, Wartung und Reparatur neuer Großkopierer von der Fa. Müller+Höhler betrachtet. Die letzte Variante zeigte die Hochrechnung ohne eine Investition mit massiven Einsparungen bei Wartung und Reparatur sowie die Ausmusterung aller Tintenstrahldrucker. Variante 5 sollte nur der Verdeutlichung der Lage und der Kosten dienen. Keine der Varianten 2 bis 5 wurden zu irgendeinem Zeitpunkt als eine echte Alternative zu Variante 1 betrachtet. Grund war die Notwendigkeit des Ersatzes eines großen Teils der Geräte in 2003, wobei der Rest in 2004 ersetzt werden musste. Folglich wurde auch die Opportunität der Investition in Form einer Anlage des Eigenkapitals am Kapitalmarkt nicht als Alternative betrachtet.

Die hier aufgestellte Investitionsrechnung nutzt das Theorem der statischen Investitionsrechnung in Form der Kostenvergleichsrechnung, in dem die Leistungen nicht vorhanden oder nicht betrachtet werden. In diesem Modell werden die periodisierten Erfolgsgrößen des Rechnungswesens betrachtet. Alle entscheidungsrelevanten Kosten wie laufende Betriebskosten sowie Kapitalkosten sind einzubeziehen. Seine Anwendung erfährt das Modell hauptsächlich bei reinen Ersatzinvestitionen und auch bei Rationalisierungsinvestitionen.

Im Anschluss an die Diskussion der Berechnung wurde der Voba Limburg auf Anfrage ein überarbeitetes Angebot der Fa. NRG unterbreitet. Das Angebot bestand aus dem Ersatz der Geräte, einem Service für Wartung und Reparatur sowie Software und Hilfestellung bei der Integration der neuen Hardware (Lexmark) in die Prozesse. Der Preis der Investition betrug 44.432,64 €, was 3,990 Cent/bedruckte Seite zzgl. MwSt. bedeutete. Rahmenbedingungen waren ein Jahresvolumen von 960.000 Seiten, Reduzierung der Geräteanzahl auf 94 und eine Vertragslaufzeit von 60 Monaten.

In einem weiteren Schritt definierte die Voba Limburg, für sich zur besseren Entscheidungsfindung, eine Preisobergrenze für das Outsourcing des Druckmanagements. Bis zu dieser Grenze sollte das Druckmanagement an einen externen Dienstleister vergeben werden. Die Preisobergrenze betrug bei gleichem angenommenen Jahresvolumen von 960.000 Seiten 52.339,20 €, was einen Preis von 4,700 Cent/bedruckte Seite zzgl. MwSt. bedeutete. In diesem Preis enthalten waren die Hochrechnungen des Altbestandes für 2003 und einige Ersatzinvestitionen (Tintenstrahldrucker). Weiterhin wurde festgelegt, dass die interne Vernetzung und Steuerung der Geräte aus Sicherheitsgründen durch die interne EDV-Abteilung ausgeführt werden sollte. Der Preis von 52.339,20 € war die Grundlage für die am 19.12.2002 getroffene Entscheidung, den Bereich des Druckmanagements fremd zu vergeben. Mit dieser Entscheidung rückten die Angebote der Fa. NRG, der Fa. IKON und eines überregionalen Dienstleisters in den Fokus des Unternehmens.

Das Angebot der Fa. IKON wurde nach anfänglichen Gesprächen verworfen. Grund war die Inflexibilität im Bezug auf die Anpassung des Angebots auf die speziellen Bedürfnisse der Voba Limburg (andere Gerätetypen, Speichererweiterung der Geräte, usw.).

Ein weiteres Angebot kam von dem überregionalen Dienstleister, welches 4,75 Cent/bedruckte Seite betrug. Dieser bietet Dienstleistungen in den Bereichen der Bürowelt, der Kopie-, Faxtechnik, der Büroeinrichtungen, der Fachbereiche Media/Webdesign, Kommunikation, EDV/Netzwerktechnik, Lizenzmanagement und IT-Security an. Durch den regionalen Hauptsitz und die Niederlassungen in Wiesbaden, Gießen und Steinbach (Ts.) wird ein flächendeckendes Service- und Vertriebsnetz in den Regionen gewährleistet. Das Angebot der dieses Unternehmens bestand in einem Gegenangebot zum Angebot der Fa. NRG. Es enthielt aber eine andere Geräteausstattung (Toshiba und HP). Die Grundlage bildeten 110 Geräte mit einer hochwertigeren Ausstattung. Mit einer ähnlichen Ausstattung betrug der Preis der Fa. NRG 4,33 Cent/bedruckte Seite. Durch eine erneute Nachbesserung des Angebots der Fa. NRG um 7,7% wurde für das alte Angebot (Lexmark) der Preis von 3,68 Cent/bedruckte Seite erreicht bzw. 4,00 Cent/bedruckte Seite für eine gleichwertige Ausstattung wie das Angebot des überregionalen Anbieters. Weiterhin wurde bei dem Vergleich der Angebote berücksichtigt, dass der überregionale Dienstleister seine Hauptkontoverbindung bei der Voba Limburg besaß. Dies bedeutet, dass die Voba Limburg im Gegensatz zu der Fa. NRG mit dem überregionalem Dienstleister einen Deckungsbeitrag erwirtschaftete und auch die Neuanschaffung der Geräte wieder über die Voba Limburg finanziert werden würde. Dieser Betrag wurde von dem Angebotspreis des Unternehmens abgezogen und das Ergebnis als effektive Kosten deklariert. Dieses Ergebnis lautete 39.120,77 € (3,513 Cent/bedruckte Seite). Auf dieser Grundlage wurde die monetäre Vorteilhaftigkeit dem Angebot des überregionalen Dienstleisters zugesprochen.

Die Entscheidung für die Art der Investitionsdurchführung wurde von der Voba Limburg am 20.02.2003 getroffen. Die monetäre Seite der Entscheidung bildete der rechnerisch günstigere Preis des überregionalen Dienstleisters durch die Berücksichtigung des mit dem Unternehmen erwirtschafteten Deckungsbeitrags. Nicht-monetäre Aspekte der Entscheidung waren in diesem Fall die örtliche Nähe, die Kundenbindung und frühere Erfahrungen mit dem Unternehmen. Eine Einbeziehung dieser Aspekte in die Rechnung erfolgte jedoch nicht. Die nicht-monetären Aspekte einer Investitionsentscheidung werden noch eingehender im Kapitel 5 betrachtet.