Aufbau eines modernen Beschaffungsmanagement unter Einbeziehung der Informationstechnologie

4.3.3.2.2 Der Nutzen von DPS aus der Sicht der Beschaffung33 DPS basieren verbreitet auf einem privaten MSPC34, der über das Intranet zugänglich ist. Die Benutzeroberfläche der Systeme sind als HTML-Dokumente und/oder Java Applets bzw. ActiveX-Controls realisiert und verfügen über vergleichbare Funktionalität. Unterschiede bestehen lediglich in der Benutzerführung. Über ein DPS hat jeder Bedarfsträger im Unternehmen Zugriff auf die Produkte von Lieferanten, mit denen der Einkauf Kontrakte verhandelt hat. Die Funktionalität der Systeme umfasst das Generieren der Bestellanforderungen, den Genehmigungsprozess, das Übergeben der Bestellanforderungen oder Bestellungen ins DP-System, das Tracking von Genehmigungs- und Bestellprozessen, die elektronische Bestellung beim Lieferanten, den Warenempfang sowie die finanzielle Verbuchung beschaffter Produkte. Schlanke und effiziente Strukturen im Unternehmen erlauben eine flexible Anpassung an die veränderten Wettbewerbsverhältnisse und schaffen neue Erfolgspotenziale. Die Internet-Technologie bietet heute die Möglichkeit, durch marktorientierte Beschaffungsstrategien nicht nur den Einkauf vom operativen Geschäft zu entlasten, sondern letztendlich auch einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis beizusteuern. Voraussetzung für diesen Erfolg ist die Emanzipation des klassischen Einkaufs hin zu einem umfassenden Beschaf33 34 [...]

Diese auch MRO-Güter (Maintenance, Repair, Operations) genannten Produkte können besser direkt vom Mitarbeiter über DPS geordert werden. Mit diesem System kann jeder berechtigte Mitarbeiter die benötigten Artikel schnell und ohne Umwege aus den elektronischen Produktkatalogen der durch den Einkauf ausgewählten und freigegebenen Lieferanten zusammenstellen. Genehmigung, Durchführung, Kontrolle und Bezahlung der Bestellung erfolgen ebenfalls über das DPS. Die Systeme verfügen in der Regel über eine leicht zu bedienende grafische Frontend-Oberfläche mit nur geringem Schulungsbedarf. Das eProcurement wird dadurch dezentral vom Mitarbeiter-Arbeitsplatz aus organisiert, wobei natürlich Berechtigungskonzepte und Workflow zentral hinterlegt sind. Über ein DPS hat jeder im Vorfeld definierter Bedarfsträger innerhalb der Unternehmung Zugriff auf die vollständige Produktliste des Lieferanten. Die Funktionalität der Systeme umfasst das Generieren von Bestellanforderungen, den Genehmigungsprozess, das Übergeben der Bestellanforderungen oder Bestellungen ins ERP-System, das Tracking von Genehmigungs- und Bestellprozessen, die elektronische Bestellung vom Lieferanten, die Warenübernahme sowie die finanzielle Verbuchung beschaffter Produkte. All diese elektronisch durchgeführten Schritte beeinflussen letztendlich nicht nur in einem großen Ausmaß den Faktor der Bestellkosten, sondern beschleunigen den Bestellprozess und entlasten den Einkauf. Der klassische Beschaffungsprozess wird durch den Einsatz von DPS abgebrochen und der Einkauf kann sich somit durch den Zeitgewinn auf zukünftige strategische Ausrichtungen konzentrieren. Die Implementierung von DPS besteht aus sieben Hauptaktivitäten31 [...]

ge nutzen ca. 20% der Unternehmen in Deutschland eProcurement heute – jedoch 80% planen den Einsatz von eProcurement in den nächsten 2-3 Jahren. Die Entscheidung über den Einsatz wird vom Top-Management und dem Einkauf getroffen. Das Einsparungspotential bei den Beschaffungskosten liegt bei ca. 5 - 15%. Erzielt wird dieses Einsparungspotential durch eine Verbesserung der Prozessintegration und die damit verbundene Preisreduzierung durch professionelle Ausschreibungen. Die Studie sagt weiters aus, dass in ca. 2 Jahren über 50% der Lieferanten an eProcurement angebunden sein werden. Der derzeitige Beschaffungsanteil über das Internet von derzeit <10% wird sich dann auf ca. 70% erhöhen. Die derzeitig eingesetzten Systeme sind meist nur Insellösungen und liefern daher keinen nachhaltigen Erfolg. Bei der Einführung von eProcurement entfallen von den Kosten ca. 30 – 50% auf die Software, 20% auf die Konzeptentwicklung und der Rest auf Hardware, technische Implementierung und Schulung. Die befragten Unternehmen erwarten eine Amortisationszeit der eProcurement Investition von unter zwei Jahren. [...]