Projektmanagement - Virtuelle Teams ein 'Muß' in international tätigen Konzernen?

MA-Thesis / Master von Bernhard Blattner

Einleitung:

In Zeiten der Globalisierung, zunehmendem Fusionsdruck, Effektivitätszwang und hoher Technisierung müssen sich Konzerne ständig an neue Marktsituationen und Marktanforderungen anpassen können. Dies setzt eine flexiblere Organisations- und Arbeitsform voraus. Daher legen die Firmen immer häufiger ihr Augenmerk auf eine veränderte Kooperationsform, die ‘virtuelle Teamarbeit’. In international tätigen Unternehmen ist dieser Begriff schon nicht mehr weg zu denken. In den letzten Jahrzehnten war nicht nur ein Wandel auf den nationalen und internationalen Märkten zu spüren, sondern auch die schnelle Entwicklung der Kommunikations- und Informationstechnologien haben die Arbeitsweisen in den Unternehmen maßgeblich geprägt. Inter- und Intranet, technische Ausstattung und neue Kommunikationsformen schaffen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Teams und Gruppen. Diese ‘treffen’ sich nicht mehr real an einem tatsächlichen Ort, sondern nur noch ganz oder überwiegend vernetzt. Zu den ohnehin sehr komplexen Kommunikationsstrukturen ‘realer’ Teams kommen in der virtuellen Variante einige Besonderheiten hinzu. So fehlt - zumindest teilweise - der unmittelbare Face-to-face Kontakt. Die nonverbale und emotionale Kommunikation sind dadurch stark eingeschränkt.

Diese und auch andere Merkmale virtueller Projektteams verlangt von den Projektmitgliedern zusätzliche Anforderungen und Fähigkeiten. Der besondere Fokus bzw. Verantwortungsbereich für den Erfolg virtueller Projektteams obliegt dem Projektleiter. Da in virtuellen Projekten, die Kommunikation kaum auf nonverbaler Ebene stattfindet und der Austausch von informellen Informationen über die elektronischen Medien stark eingeschränkt ist, stellt der Projektleiter das Bindeglied zwischen den einzelnen Projektmitarbeitern dar. Deshalb sind neben seinen Hardskills wie beispielsweise die Medienkompetenz, seine Softskills besonders relevant, wie z. B. die Förderung der Motivation seiner Mitglieder, der Aufbau und die Pflege einer Vertrauensbasis, sowie die Vermeidung von Konflikten und Kommunikationsproblemen.

In dieser Arbeit soll aufgezeigt werden, dass die reine Bereitstellung neuester Informations- und Kommunikationsmedien noch nicht den Projekterfolg ausmacht. Der Mensch bzw. der Mitarbeiter steht bei der virtuellen Projektarbeit im Vordergrund. Der Umkehrschluss daraus ist allerdings, dass ein virtuelles Team ohne die Bereitstellung dieser technologischen Möglichkeiten nicht existieren kann. Aus diesem Grund liegen die Schwerpunkte dieser Arbeit auf der Kurzvorstellung der Informations- und Kommunikationsmedien, die virtuelle Projektarbeit unterstützen können und zum anderen der Faktor Mensch. Es soll aufgezeigt werden, dass die Medien situations- bzw. projektabhängig eingesetzt werden müssen und es keine allgemeine Richtlinie gibt, welches elektronische Medium am besten geeignet ist. Dazu werden Erfolgsfaktoren herausgearbeitet und aus theoretischer Sicht vorgestellt, die neben der Nutzung von geeigneten Medien die Voraussetzungen für den Erfolg eines virtuellen Projektes darstellen. Ebenfalls Beachtung findet der Faktor ‘Interkulturalität’ in einem gesonderten Kapitel dieser Arbeit. Die Risiken und Problembereiche der veränderten Arbeitsform, aber auch die Chancen die sich durch virtuelle Projektarbeit ergeben, fließen in die Arbeit mit ein. Den Abschluss dieser Arbeit bildet die Darstellung von Expertenmeinungen zu den wesentlichen Punkten, die in dieser Arbeit behandelt werden.

Um den flüssigen Schreibstil nicht zu unterbrechen, wird in der Arbeit, wenn kein geschlechtsneutraler Begriff verwendet wird nur die männliche Form angegeben, wobei auch immer die weibliche Form gemeint ist.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 6.4, Face-to-Face-Treffen:

Was in face-to-face Teams selbstverständlich ist und in Kaffee-Ecken oder auf dem Flur vor dem Meeting informell passiert, sollten Manager von virtuellen Teams explizit einplanen: das ‘Treffen’ einzelner Teammitglieder außerhalb des offiziellen Meetings. Jedes Mitglied sollte die Möglichkeit bekommen, mit dem Leiter persönliche Erfolge, Herausforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu besprechen. Die Distanz und die Technologien wecken leicht den Eindruck, dass Teammitglieder abstrakt und ‘ohne Gesicht’ sind. Persönliche Aufmerksamkeit schafft Vertrauen, kostet wenig und bietet einen enormen Vorteil für jeden einzelnen im Team und letztlich für die gesamte Teamleistung. Dies vereinfacht die virtuelle Zusammenarbeit während der Projektlaufzeit in hohem Maße. Ein solches Treffen ist jedoch in der Praxis oftmals aufgrund des geringen Budgets oder des meist sehr straff geführten Zeitplans nicht möglich. Der Begriff ‘Kick-Off’ kommt aus dem Bereich des Sports und steht für ‘Anstoß’. Ein Kick-Off-Meeting gibt somit den Startschuss für den Beginn eines Projektes. Ein Kick-Off-Meeting gibt den Projektmitgliedern die Möglichkeit, sich gegenseitig im direkten Kontakt besser kennen zu lernen. Es sollte gewährleistet sein, dass an diesem Meeting alle Teammitglieder anwesend sind. Neben dem allgemeinen Ablauf sollte den Projektmitgliedern noch ausreichend Zeit für informelle Kommunikation untereinander zur Verfügung stehen.Ein Kick-Off-Meeting wird entweder durch eigenes Personal unterstützt oder durch externe Trainer bzw. Berater. Dieses Meeting, welches meist auch das einzige Zusammentreffen aller Teammitglieder kann vom Projektleiter und den Projektmitgliedern genutzt werden, um ein Wir-Gefühl innerhalb der Gruppe aufzubauen.

Ziele des Kick-Off-Meetings:

Der Projektauftrag sollte innerhalb des Kick-Off-Meetings den Projektmitgliedern als motivierende Herausforderung vermittelt werden. Die Verantwortungsbereiche jedes einzelnen Teammitgliedes müssen verständlich gemacht werden. Die einzusetzenden Informations- und Kommunikationsmedien sollen von allen Beteiligten verstanden worden sein. Die wichtigsten Ziele in Form einer Aufzählung kurz dargestellt:

Die Teammitarbeiter sollen nach Abschluss des Kick-Off-Meetings:

- sich untereinander kennen gelernt haben; - die Rollen und Verantwortungsbereiche der einzelnen Projektmitglieder zuordnen können; - Projektauftrag, Projektziel und die Rahmenbedingungen kennen; - Richtlinien für die gemeinsame Kommunikationen festgelegt haben; - die einzelnen Ziele in Prioritäten einteilen können; - Projektplan, Risiken und Herausforderungen des Projektes kennen; - die Regeln der Zusammenarbeit beherrschen; - gemeinsame Vertrauensbasis geschaffen realisieren; Motivation für die Sache haben und eine positive Einstellung zur gemeinsamen Zusammenarbeit zeigen.

Ablauf des Kick-Off-Meeting:

Kick-Off-Meetings gliedern sich in der Regel in vier Phasen:

a) Vorbereitungs-Phase:

In der ersten Phase eines Kick-Off-Meetings stellen sich Projektleiter und die einzelnen Projektmitglieder untereinander vor. Es sollte dabei gleich geklärt werden über welche Erfahrungen und Kenntnisse jedes Teammitglied verfügt, aber auch welche Erwartungen oder Wünsche sie haben.

b) Informations-Phase:

In der zweiten Phase wird der Auftrag erläutert. Die Projektmitglieder erhalten Informationen über das Projekt, die Ziele und die zu bewältigenden Aufgaben. Der Teamleiter sollte von Beginn an die fachlichen, als auch die organisatorischen Rollen klar in der Gruppe verteilen. Dadurch kann Konflikten in späteren Phasen des Projektes vorgebeugt werden.

c) Diskussions-Phase :

In dieser Phase haben die Projektmitglieder die Möglichkeit über Spielregeln im Projekt, sowie mögliche Risiken zu diskutieren. Besonders wichtig sind die Regelungen über den Umgang mit Informationen und das Kommunikationsverhalten der Teammitglieder untereinander sowie gegenüber der Projekt-Umgebung.

d) Abschluss-Phase:

In der Abschluss-Phase werden nochmals alle Informationen zusammengefasst. Beim Projekt-Kick-Off treffen sich die Teammitglieder und der Teamleiter das erste Mal offiziell. Jeder Beteiligte am Projekt muss über die Rahmenbedingungen und Projektziele informiert sein.

Teamregeln:

Es zahlt sich aus, zu Anfang genügend Zeit in die Klarstellung des Teamzwecks, der Rollenverteilung im Team und den Verantwortlichkeiten zu investieren. Aufgrund der Distanz bestehen schon ausreichend Unsicherheiten, die nicht noch zusätzlich mit Verwirrung und Ungewissheit angereichert werden sollten. Klare Ziele und Aufgaben, einschließlich der Festlegung von wem, bis wann und in welcher Art diese zu erfüllen sind, schaffen Fokus und Klarheit für alle Teammitglieder.

Die Charaktere im Team sind sehr unterschiedlich. Die einen neigen dazu bei der Kommunikation stark zu dominieren und das Wort an sich zu reißen. Andere Mitglieder wiederum sind sehr verhalten und halten sich bei ihren Aussagen sehr knapp. Dieses unterschiedliche Kommunikationsverhalten kann zu Konflikten und Konfrontationen in virtuellen Teams führen. Daher sollten im Team gemeinsam Teamregeln aufgestellt werden. Das Festlegen von Regeln, die den Umgang untereinander festlegen sollen ist für das Managen von virtuellen Teams sehr wichtig. Sie bieten besonders dem Projektleiter eine Orientierungsgrundlage. Aber auch die Teammitglieder profitieren von gemeinsam festgelegten Regeln, denn Regeln bieten Sicherheit im Verhalten der Gruppe untereinander. Die Regeln sollten möglichst in einer frühen Phase des Projektes von den Teammitgliedern gemeinsam entwickelt werden. Es ist sehr wichtig, dass möglichst alle Teammitglieder bei der Entwicklung der Regelungen mit eingeschlossen werden. Virtuell arbeitende Teams benötigen klare Strukturen und zusammen festgelegte Regeln. Trotz der räumlichen und zeitlichen Distanzen die sie überwinden müssen, müssen sie ihre Zeit und Energien effizient innerhalb der Gruppe nutzen können.

Nachfolgend einige Regeln, die als sinnvoll erachtet werden in einem virtuellen Team zu vereinbaren:

- Wie oft und wann sollen gemeinsame Treffen erfolgen?

- Wie kann Kritik deutlich gemacht werden, ohne dass sich Teammitglieder verletzt fühlen?

- Wie häufig sollen E-Mails abgerufen werden und wie schnell soll auf diese geantwortet werden?

- Wie Erfolge der Gruppe gefeiert werden?

- Wie man den Spaß während der Arbeit in der Gruppe voran treiben kann?

- Wie und wo sich die Teammitglieder bei Bedarf Unterstützung holen können?

- Wie Verletzungen gegen die festgelegten Regeln geahndet werden - Wie Entscheidungen vom Team getroffen werden?

- Wie Feedback vom Teamleiter, aber auch von den Teammitgliedern untereinander weitergegeben werden soll?

- Wie der Umgang mit betriebsinternen und vertraulichen Informationen geregelt ist?