Lotus Notes und Knowledge Management

Um den Aufwand zu minimieren, ist der Knowledge Managementprozeß technologisch durch zahlreiche Funktionalitäten zu unterstützen. • Eine redundante Datenhaltung im Unternehmen sollte vermieden werden. D.h., es sollten keine Informationen aus bestehenden Systemen in die Knowledge Management Datenbank dupliziert werden. Statt dessen sollten die bestehenden Quellen in die Recherche mit einbezogen werden. • Es ist ein einfacher und kostengünstiger Zugriff aller Mitarbeiter auf die zentrale Knowledge Management Datenbank zu gewährleisten. Dies kann z.B. über den Einsatz von Intranet- und Browsertechnologien27 realisiert werden. • Der Zugriff sollte durch verschiedenartige Recherchetools unterstützt werden. Je nach Fragestellung sollte der Nutzer sich über Begriffe aus den entsprechenden Kategorien oder z.B. durch eine spezielle Datenbanksuche sein aktuelles Thema erschließen können. • Außerdem sollte die Pflege des Datenpools unterstützt werden: So müssen z.B. Verantwortlichkeiten für bestimmte Informationsarten, Verfallsdaten oder Überarbeitungsrhythmen hinterlegt werden können. [...]

Des weiteren ist der Teilprozeß der Weiterverarbeitung der Information zu definieren. Es geht darum, die gelieferten Informationen hinsichtlich ihrer strategischen Bedeutung zu bewerten und im höchste Maße zu verdichten. Dies ist notwendig, damit die Mitarbeiter nur so viel Informationen verarbeiten müssen, wie sie zur Lösung Ihrer aktuellen Aufgabe benötigen und sie nicht erst Überflüssiges von Relevantem trennen müssen. Damit auf Wissen leicht und lösungsbezogen zugegriffen werden kann, ist zudem eine Kategorisierung der Informationen notwendig. Hierbei ist es erforderlich, daß ein Ansichtskatalog erstellt wird, dessen Inhalt von den Mitarbeitern des Unternehmens in gleicher Art und Weise interpretiert wird. Dieser darf dabei weder zu strukturiert gestaltet sein, so daß Fehlzuordnungen zur Regel werden, noch darf er zu grob ausfallen, da sonst die Trennung der Informationen nicht eindeutig ist. [...]

• Wer trägt die Verantwortung für welche Art von Information? Diese Frage ist von hoher Relevanz, da nur Mitarbeiter, die eine eindeutige Verantwortung tragen, auch versuchen, dieser zu entsprechen. • Wie erfolgt die Sammlung der Information? Soll der jeweilige Experte die Informationen in einer bestimmten Struktur liefern oder reicht es, wenn er einfach einen Artikel, eine Präsentation oder eine Datei an eine zentrale Knowledge Management-Abteilung schickt? Auch hier ist eine Einzelfallprüfung notwendig. Denn je strukturierter die Informationszulieferung ist, um so einfacher kann die Weiterverarbeitung erfolgen. Andererseits besteht die Gefahr, daß die Experten die Strukturierung als zusätzlichen Aufwand empfinden und sich so eine unerwünschte Hürde bei der Informationssammlung ergibt. Um diesem Konflikt auszuweichen, wäre ein stufenweises Vorgehen zu überlegen: Zunächst sollten die Experten einfach Informationen, z.B. per Mail oder Fax usw., an die zentrale Knowledge-Abteilung weiterleiten, wo sie dann aufbereitet werden. So wird den Experten die Informationsweiterleitung extrem erleichtert. In einer zweiten Stufe sollte man dann den Weg möglichst auf den Mail-Pfad einschränken, wodurch die Zahl der Medienbrüche reduziert wird, um dann in einem dritten Schritt auch übersichtliche, strukturierte Erfassungsmasken für die Informationssammlung bereitzustellen. • In welchen zeitlichen Abständen erfolgt die Sammlung bzw. Bereitstellung der jeweils betrachteten Informationsart? Für die verschiedenen Informationsarten ist festzulegen, in welchem Rhythmus aktuelle Informationen vorliegen könnten. Entsprechend häufig muß die Zulieferung termingerecht erfolgen. • Wie erfolgt eine Vollständigkeitsprüfung? Wenn feste Verantwortlichkeiten und Lieferzeitpunkte für die einzelnen Informationsarten festgelegt sind, kann eine Überprüfung auf Vollständigkeit der Lieferung durchgeführt werden. [...]