Kultur und Kommunikation im Unternehmen: Ein wechselseitiges Zusammenspiel speziell unter dem Aspekt der computervermittelten Kommunikation

eben (lacht). Oder sie sprechen mich einfach an, wenn sie mich sehen. Wenn es etwas wichtigeres ist, dann kriege ich einen Terminrequest im Kalender. I: M1: I: M1: Was sind denn Erwartungen und Annahmen zum Einsatz von computervermittelter Kommunikation, die in der Abteilung vorherrschen? --- (überlegt) Gib mir mal ein Beispiel, was das zum Beispiel wäre. Zum Beispiel ist die Erwartung, Emails sind total schnell, also sind sie vielleicht auch effizient. Gibt es bestimmte Annahmen, die die computervermittelte Kommunikation betreffen? Ich benutze Email --- (überlegt) nur zur Stellungnahme oder um in einer Diskussion einen Kommentar abzugeben. Aber die Entscheidungen, die ich per Email protokolliere, sind fünf bis zehn Prozent. Aber dann auch nur zu Leuten oder meistens nur zu denen, die ich nicht direkt erreichen kann. Und die Erwartungen --- (überlegt) Email ist schnell. Es lassen sich viele Nachfragen einfacher klären. Weil die meisten Entwickler schreiben wahrscheinlich mit zehn Fingern, die haben auch diese Umschaltung zwischen den Programmen. Das geht für die schneller als mit dem Telefon, obwohl das genauso schnell am Telefon wäre. Der Vorteil von einer Email ist eben, wenn der nicht erreichbar ist, dann ist das ein Puffer und der wird es noch im Laufe des Vormittages oder in kürzerer Zeit beantworten. Gibt es noch irgendwelche Ressourcen? Du hast vorhin schon erwähnt, es benutzen nicht alle gerade diese Filtermöglichkeiten, daß das ein bißchen geordnet wird, schon im Voraus. Gibt es noch irgendwelche anderen Ressourcen innerhalb der Nutzung? Was, Deiner Meinung nach, noch besser gemacht werden könnte oder mehr genutzt werden könnte oder vielleicht auch weniger? Das einzige, sagen wir wieder rein menschlich, das ist genauso wie in der mündlichen Kommunikation, daß eine Email entweder kompliziert ausgedrückt oder unübersichtlich oder nicht strukturiert. Daß man sich eben vorher überlegt, was will ich eigentlich jetzt schreiben. Die Tendenz ist schon ziemlich hoch, eine Email, ich schreib mal eine, und da wird das einfach los gedillert. Und ich sitze dann und überlege, was will er denn jetzt nur eigentlich, wie meint er es denn. Aha, von hinten durch die Brust ins Auge. Aber das hast Du in normalen mündlichen Gesprächen mit den selben Personen auch, oder egal auch was die machen. Aber ich denke trotzdem, mit der Überlegung, wem schicke ich die Mail, beziehungsweise stärker noch auch das Agieren, das Bewußtsein, ... to der erste ist immer, von dem eine Antwort erwartet, alle anderen sind optional. Das man sich auf solche Sachen einigt, und das auch konsequenter durchhält. Gab es oder gibt es auch schon einmal Enttäuschungen oder Mißerfolge beim Einsatz? Daß man sagt: „Um Himmels Willen, das hat mit diesem Medium doch überhaupt nicht geklappt!“. Die einzigen Mißerfolge, die wir zum Beispiel bei Telefonkonferenzen haben, ist, daß es unterschiedliche Zustandszeiten gibt. Bei manchen Sachen merkt man, daß eine Telefonkonferenz ungeeignet ist. Daß man eben mit einer Email als vorbereitende Erklärungsgrundlage oder Diskussionsgrundlage schreibt und verschickt, und sich dann wirklich zur Videokonferenz trifft, auch wenn man keine Präsentation machen möchte, auch wenn es nur zwei Personen sind, die vis á vis sitzen. Das ist ein unheimlicher Gewinn. Also der persönliche Blick auf den anderen ist immer wichtig. Enttäuschend ist nur, wenn meine Mailflut zunimmt danach. Hundert Mails sind schon viel. Es waren auch schon mal wesentlich [...]

sich gegenüber sitzen und einfach sich auf dem Flur treffen könnten. Und beziehungsweise bei Problemen gerade im Austausch mit unseren anderen Büros, in Paris oder sonst wo im Ausland, ist es im Anruf immer schneller, immer einfacher zu erklären als in der mail, weil die Schriftsprache ist doch nicht so ausgeprägt, daß man die Probleme genau beschreiben kann. Bei grundsätzlichen neuen Diskussionen, die strategische Bedeutung haben, bevorzuge ich immer Videokonferenzen. Weil das Sehen des anderen, die Gestik, die Mimik, wie reagiert er visuell auf Sätze, die ich sage, egal positiv oder mal mit Kritik versehen, ist immer sehr wichtig für mich und die anderen. Wir benutzen das sehr oft für solche wichtigen Grundsatzdiskussionen. I: M1: Und persönliche Gespräche, werden die auch noch geführt? Also richtig face to face. Welchen Rang würden Sie diesen zuordnen? Ich komme nicht dazu, jeden Tag mit allen Leuten zu reden, die ich in der Abteilung habe. Aber ich habe direkten Kontakt ständig zu den Entwicklern und die auch untereinander. Und die Kultur des Projektmeetings gehört automatisch auch dazu. Da trifft man sich, sagen wir mal, mindestens einmal pro Woche sowieso im Extraraum. Ich versuche immer eine Kultur zu etablieren, daß die Entwickler sich, zwei, drei Leute, von sich aus zusammen setzen und sagen: „Laß uns doch mal da vorne in die Küche gehen oder beim Frühstück oder beim Mittagessen das zu machen.“ Dann unterhalten sie sich schon direkt. Sehr stark. Zumindest das, was hier betrifft. Schwieriger wird es schon mit Mitarbeitern aus anderen Abteilungen im Haus. Aber selbst da ist noch die Erfahrung vorhanden und spürbar, daß mal kurz vorbei gegangen, zwei, drei Worte von Angesicht zu Angesicht gesprochen das Problem schneller lösen als ewig mit Email hin und her. Gibt es Unterschiede in der Häufigkeit und der Art des Gebrauchs zwischen den einzelnen Mitarbeitern? Bestimmt. Ich weiß schon die Leute, die sich kompliziert über Emails unterhalten. Wo ich dann auch sage, sobald ich dort die zweite mail von einer Person bekomme, die über meinen Tisch ging, da muß ich mal runtergehen und muß mal sagen: „Paß mal auf, Matthias, komm mal mit. Laß uns das mal so machen.“ Oder „Geh doch einfach mal hin.“ Über welches Medium gibst Du Anweisungen und Mitteilungen an Deine Mitarbeiter weiter? Mündlich. Direkt. Über welches Medium erhältst Du Mitteilungen und Anweisungen von oben? Auch mündlich. Die Erstanweisungen resultieren immer aus Diskussionen mündlicher Natur, egal ob Call-Konferenz oder Videokonferenz. Ist aber immer verbunden mit einem Schriftstück. Damit es protokolliert ist und festgehalten. Ja. Nicht aus Mißtrauen, sondern einfach als Gedankenstütze für alle. Über welches Medium nehmen Deine Mitarbeiter Kontakt zu Dir auf? Es kommt darauf an. Die meisten, bei ganz normalen Alltagsproblemen, auf dem Flur oder kommen sogar im Büro vorbei und gucken, ob ich da bin. Genauso erfolgreich wie bei Dir [...]

Gibt es keinen, der, wenn er neu hereinkommt, erst einmal sagt "Oh Gott!"? Meiner Meinung nach haben wir eine sehr, meiner Erfahrung nach von anderen Firmen her, haben wir eine sehr ausgeprägte, gut durchdachte IT-Struktur. Es gibt ein Start up Training, wo die Leute sofort eingewiesen werden. Die kommen gar nicht zum Nachdenken, zum Fragen. Die kriegen sofort ein Training: was haben wir für Möglichkeiten zum Kommunizieren, was haben wir für Standards. Das ist also von der Seite her organisiert. Daher können also dann, nehme ich mal an, alle ziemlich gut damit umgehen? Das wäre meine nächste Frage. Ja. Es gibt also nach diesem Training dann eigentlich keine Probleme mehr, im Großen und Ganzen. Auf alle Fälle können alle mails lesen und schicken und sich abspeichern, um sie sich aufzuheben für irgendwann. Gibt es vielleicht doch irgendwo einmal Probleme? Die einzigen Probleme, die es meiner Meinung nach gibt, das sind zwei. Das eine ist die Benutzung, man kann sehr feinfühlig damit umgehen. Man kann solche Filter aufsetzen, daß man sich das vorfiltern und vorsortieren lassen kann. Man kann bestimmte Sachen aufheben und manche nicht. Das wird, glaube ich, nicht intensiv genug eingesetzt, meiner Meinung nach. Und das zweite, was aber das größere Problem ist, sich bewußt zu sein beim Mailverkehr, an wen man die mails jetzt alle schickt und wie man das macht. Daß das also wirklich eine Flut auslösen kann, daß dann so ein Diskussionsboard aufgerissen wird, was viele Leute beschäftigt, wenn man da nicht aufpaßt. Wenn ich das jetzt zusammenfassen kann, ist computervermittelte Kommunikation, Emails und alles was noch daran hängt, somit schon das Hauptkommunikationsmittel, das eingesetzt wird? Ja, sagen wir, das sind siebzig Prozent. Weißt du in etwa, wieviel Botschaften pro Tag in der Gruppe kursieren? Ich weiß es nicht. Also Entwickler sind so fünfzehn, maximal zwanzig. Bei mir sind es zwischen achtzig und hundert. Wie sieht denn das Verhältnis zu den traditionellen Medien aus, Briefe und Telefon? Wie kommen die noch zum Einsatz? Briefe eher im Kundenkontakt. Wir hier bei Standardproduktentwicklung haben fast keinen Kundenkontakt. Wir haben Briefe nur mit Herstellern von Standardsoftware, die wir auch einkaufen. Und ansonsten, Telefon. Dazu muß man sich disziplinieren. Es ist also wesentlich besser und geeigneter an manchen Orten und Stellen. Man muß aufpassen, daß es auch wieder zum Einsatz oder immer noch zum Einsatz kommt. Denn es passiert sehr oft, daß sinnlose mails hin und her gehen, wo zwei Leute im benachbarten Büro sitzen oder wirklich [...]