Kostenmanagement im Immobilienlebenszyklus durch Facility Management

Bachelorarbeit von Rene Leutert

Einleitung:

In den meisten Unternehmungen stellen Immobilien ein unverzichtbares Betriebsmittel im Wertschöpfungsprozess dar. Diese Unverzichtbarkeit und die damit verbundenen Einflüsse der betrieblichen Immobilien auf Kosten und Nutzen eines Unternehmens beeinflussen direkt die Erreichbarkeit der unternehmerischen Ziele. Die Bewirtschaftung der Immobilien hat direkten Einfluss auf die Kosten und die Leistungsfähigkeit der Unternehmung. Vor diesem Hintergrund ist der effektiven Immobilienbewirtschaftung, auch aus strategischer Sicht, ein hoher Stellenwert im gesamtbetrieblichen Managementprozess einzuräumen.

Im Rahmen dieser Arbeit soll die Bedeutung eines Facility Managements über den kompletten Lebenszyklus von betrieblichen Immobilien untersucht werden. Schwerpunkt bildet hierbei die Beschreibung der Umsetzung eines effektiven Kostenmanagements. Dabei soll die Erkenntnis vermittelt werden, dass das Kostenmanagement als eine wesentliche Säule des Facility Managements zu dessen Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung beiträgt. Wesentlichste Aufgaben eines Kostenmanagements durch ein Facility Management sind das Erkennen, das Reduzieren und die Schaffung einer Transparenz aller immobilienbezogener Kosten und Informationen. Dazu ist es notwendig, die interdisziplinären Zusammenhänge aller kostenbeeinflussender Faktoren innerhalb des Immobilienlebenszyklus zur Erkennen und zu Beschreiben. In einem Facility Management werden Aspekte der Betriebswirtschaftslehre, der Ingenieurwissenschaften und der Architektur verknüpft.

Gang der Untersuchung:

Zur Bearbeitung der untersuchungsleitenden Fragestellung erfolgt zunächst eine Abgrenzung und Definition der Begriffe Facility Management, Gebäudemanagement sowie Kostenmanagement. Dabei werden auch die jeweiligen Grundsätze, Aufgaben und Ziele beschrieben. Des Weiteren erfolgt eine Einordnung und Abgrenzung des Gebäudemanagements vom Facility Management.

Daran anschließend erfolgt die Beschreibung der Bedeutung der betrieblichen Immobilien aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Ausgangspunkt bildet die Definition und Abgrenzung des Begriffes Immobilie. Darauf aufbauend erfolgt die Herausarbeitung der Bedeutung betrieblicher Immobilien. Die ökonomische Bedeutung und die Bedeutung für den unternehmerischen Gesamterfolg sollen dabei den Stellenwert eines Facility Managements bei Erreichung der Unternehmensziele unterstreichen.

Im anschließenden Kapitel wird der Lebenszyklus der betrieblichen Immobilien untersucht. Theoretische Basis bildet hierbei das allgemeine Lebenszykluskonzept. Die für die Anwendung eines Facility Managements geeigneten Lebenszyklusphasenmodelle für Immobilien werden darauf aufbauend beschrieben und gegenübergestellt. Zur Verdeutlichung der Einflüsse zwischen den einzelnen Lebenszyklusphasen und damit auch des Einflusses auf den Gesamtlebenszyklus wird dabei auch die Interaktion zwischen den Zyklusphasen betrachtet. Der Lebenszyklus von Immobilien führt zu einer phasenweisen Betrachtung der anfallenden immobilienbezogenen Kosten.

Im Hauptteil der Arbeit erfolgt die Beschreibung der Umsetzung eines Kostenmanagements durch den Einsatz eines Facility Managements über den kompletten Lebenszyklus von betrieblich genutzten Immobilien.

Ausgangspunkt bildet das Aufzeigen aller relevanten Kosten im Immobilienmanagement. Schwerpunkt bildet hier nicht die betriebswirtschaftliche bzw. kostenrechnerische Sicht sondern die Kostengliederung und -zuordnung anhand von ausgewählten Normungen und Richtlinien. Zuerst erfolgt die Betrachtung der Lebenszykluskosten von Immobilien. Danach erfolgt eine Unterscheidung in Erst- bzw. Errichtungskosten und Folge- bzw. Betriebskosten und deren Zuordnung zu den jeweiligen Lebenszyklusphasen. Die Phasen der Immobilienentstehung und der -erhaltung bzw. des Immobilienbetriebs (im Sinne von Nutzung der Immobilie) verursachen die größten Kostenblöcke und bieten damit auch das meiste Potenzial zur Kostenreduktion.

Mit der Beschreibung der Teilaspekte eines Facility Managements erfolgt die Erörterung der Umsetzung der Kostenmanagementaufgaben unterteilt nach strategischen und operativen Gesichtspunkten. Die Auswahl der strategischen und operativen Aufgabengebiete erfolgt anhand ihrer Möglichkeiten zur Anwendung eines Kostenmanagements. Verbesserungspotenziale durch Kostenreduktion bzw. Steigerung der Leistungsfähigkeit der Immobilien werden dabei mit aufgezeigt.

Im Rahmen eines strategisch orientierten Facility Managements, das den kompletten Immobilienlebenszyklus umfasst, werden die Projektentwicklung, das Flächenmanagement sowie das Immobiliencontrolling und –benchmarking unter dem Aspekt des Kostenmanagements betrachtet. Als operative Teilbereiche des Facility Managements, die hauptsächlich in der Nutzungsphase Anwendung finden, werden das technische, infrastrukturelle und kaufmännische Gebäudemanagement untersucht. Die Beschreibung des Facility Managements als integrativer Ansatz in der Immobilienbewirtschaftung rundet diese Betrachtungen ab.

Eine zusammenfassende und bewertende Schlussbetrachtung schließt diese Arbeit ab.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 2.1, Facility Management:

Facility Management lässt sich als unternehmerischer Prozess verstehen, der durch die Integration von Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen eine verbesserte Nutzungsflexibilität und Arbeitsproduktivität zum Ziel hat. Dabei werden die Immobilien als strategische Ressource in den unternehmerischen Gesamtprozess integriert.

„Facility Management ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung der kostenrelevanten Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören“. Als Facilities werden in diesem Zusammenhang die Objekte verstanden, die zur Durchführung der Facility Prozesse benötigt werden. Die Services stellen die Dienstleistungen dar, die für die Facility Prozesse benötigt werden. Die Leistungserstellung beim Facility Management erfolgt durch den Facility Prozess.

Eine prinzipielle Einordnung des Facility Managements innerhalb eines Unternehmens stellt Abbildung 2.1 dar. Diese Darstellung orientiert sich an der verwendeten Definition eines Facility Managements und zeigt kosten- und prozessbedingten Zusammenhänge auf.

Die zunehmende Bedeutung eines wirkungsvollen Facility Managements wird durch folgende Faktoren determiniert: Starke und ständige Änderung der (Kern-) Geschäftsrahmenbedingungen der Unternehmen, Enormer Kostendruck im Kerngeschäft, Hohe Innovationsgeschwindigkeit, Steigende Anlagenkosten, Zunehmende Komplexität der Anlagen, Überalterung der vorhandenen Anlagen, Ansteigen der Instandhaltungskosten sowie die Umsetzung von Energieeinsparmaßnahmen.

„Facility Management sorgt für den langfristigen Erhalt oder die Erhöhung von Vermögenswerten in Form von Bausubstanz, Anlagen und Einrichtungen. Durch den sparsamen und effizienten Einsatz von Ressourcen begrenzt und verringert Facility Management die gebäude- und servicebedingten Kosten über den gesamten Lebenszyklus hinweg“.

Ein geeignetes Facility Management bietet zudem die Chance einen nachhaltigen und zukunftsträchtigen Betrieb von Gebäuden und Liegenschaften praktisch umzusetzen. Aus ökologischer Sicht kann eine Ressourcenschonung durch den Einsatz regenerativer Energien, die Steuerung des Rohstoffverbrauchs und die Kontrolle der Stoffeinträge in die Natur beeinflusst werden. Das profitable, effiziente und kostenorientierte Bewirtschaften von Gebäuden und Liegenschaften kennzeichnen aus ökonomischer Sicht die Potenziale des Facility Managements in Bezug auf eine nachhaltige Entwicklung.

Die aus ökonomischer Sicht wesentlichen Grundsätze für ein erfolgreiches Facility Management sind in Tabelle 2.1 zusammengefasst.

Eine weitere wesentliche Säule des Facility Managements ist die Schaffung einer Transparenz immobilienwirtschaftlicher Informationen und Entscheidungen. Im Rahmen eines Facility Managements werden Informationen erfasst, zusammengefasst und analysiert. Diese stehen damit aktuell und jederzeit abrufbar für alle Bereiche zur Verfügung. Die sinnvolle Zusammenführung von Informationen erleichtern deren benutzerorientierte Auswertung und gezielte Beeinflussung.

Als wichtigste Aufgaben des Facility Managements lassen sich: Das zentrale Beschaffen von Informationen, das Filtern und Aufbereiten von Informationen, Das Vorbereiten von Entscheidungsunterlagen, das Erstellen von Führungskennzahlen, das Aufbereiten von Statistiken sowie die Pflege und Ergänzung immobilienbezogener Informationen benennen.

Das Facility Management lässt sich in ein strategisches und ein operatives Facility Management unterteilen. Die Teilung erfolgt dabei hauptsächlich anhand der zeitlichen Einordnung. Das strategische Facility Management beginnt bereits in den frühen Phasen des Immobilienlebenszyklus und erstreckt sich über dessen gesamten Verlauf. Dazu gehören die Planung und Errichtung aller Facilities sowie die Gestaltung des Facility-Management-Gesamtprozesses. Das operative Facility Management umfasst das eigentliche Gebäudemanagement während der gesamten Nutzungsphase. Das beinhaltet die Organisation und die Abwicklung aller Facility-Management- Prozesse.

Als problematisch bei der Umsetzung eines Facility Managements kann sich die ganzheitliche und umfassende Immobilienbewirtschaftung betrachten, da dies zur Zielkonflikten führt. Während der Immobilieninvestor bzw. –eigentümer an einer langfristige Ertragssteigerung und Werterhaltung interessiert ist, steht bei den eigentlichen Immobiliennutzern die (Nutzungs-) Kostenoptimierung im Vordergrund. Diese Zielkonflikte gilt es frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Ein Lösungsansatz bietet hier die integrierte Betrachtung aller immobilienbezogenen Aufgaben.