Kosten-Nutzenoptimierte Einarbeitung eines Technischen Zeichners aus dem Bereich Versorgungstechnik in einem mittelständigen Unternehmen aus dem Bereich Technische Gebäudeausrüstung und Gebäudemanagement

MA-Thesis / Master von Stefan Wolff

Einleitung:

Mit rund 50 Mitarbeitern am Hauptstandort Köln und weiteren 100 Mitarbeitern an den Standorten Berlin, Bochum, Leipzig, Dresden, München und Wiesbaden gehört Zibell Willner & Partner zu Deutschlands führenden Ingenieurgesellschaften der Technischen Gebäudeausrüstung und des Facilitiy Managements. Neben weitern Niederlassungen in Warschau (Polen), Dubai (Vereinigten Arabischen Emirate) bestehen internationale Kooperationen mit Ingenieurgesellschaften und Architekturbüros in Luxemburg, Ungarn, Großbritannien und China. Das Ingenieurbüro wurde 1980 von Bernhard Zibell als Einzelfirma gegründet und firmiert seit dem Jahr 1983 unter Zibell Willner & Partner Ingenieurgesellschaft für Technische Gebäudeausrüstung mbH. Die Gesellschaft wird durch die Geschäftsführer Erhard Rüther und Christoph Zibell geleitet. Der Jahresumsatz von ZWP für das Geschäftsjahr 2007 betrug rund 22 Millionen Euro.1.2 Leistungsspektrum. Das Leistungsspektrum reicht von Beratungen, Gutachten, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Gebäude- und Systemanalysen bis hin zur Planung und Umsetzung technisch intelligenter Gebäudekonzepte. In dem Kernfeld der haustechnischen Planung sind Beratungsleistungen der Bereiche Gebäudesimulation und Gebäudemanagement integriert. Gebäudemanagement bzw. Facility Management steht bei Zibell Willner & Partner für ein umfassendes strategisches Instrumentarium, um die technische Ausstattung von Gebäuden kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an wechselnde organisatorische Bedürfnisse anzupassen. Ziel ist es, während des Betriebs eine optimale Bewirtschaftung zu erreichen, um so die Wirtschaftlichkeit der Immobilie zu steigern. Seit der Gründung wurden Bauvorhaben in Laboren, Instituten und Industriebetrieben, für Dienstleistungs- und Verwaltungsbereiche, in Schulen, Universitäten, Museen und Krankenhäusern sowie im Hotel- und Wohnungsbaubereich realisiert. Qualitätsmanagement ist im Unternehmen fest verankert. Modernste daten-technische Hilfsmittel garantieren eine zuverlässige niederlassungsübergreifende Betreuung der Kunden. Zibell Willner & Partner ist nach DIN ISO 9001 für den Bereich Nachrichtentechnik zertifiziert.

Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Arbeitsplatzrechner. Als Betriebssystem kommt Microsoft Windows in den Versionen Windows 2000 und Windows XP zum Einsatz. Zur Grundausstattung jedes PCs gehören die Microsoft Office Anwendungen Word, Excel, Powerpoint, Access und Outlook. Fachspezifische Software für Berechnungen und Konstruktionen der Technischen Gebäudeausrüstung wie AutoCAD 2008 ergänzen das Softwareprogramm der einzelnen Arbeitsplatzrechner. Alle Computer sind lokal über Datennetze mit dem Server verbunden. Jeder Mitarbeiter besitzt eine persönliche E-Mail-Adresse und einen direkten Zugang zum büroübergreifenden Intranet und zum Internet. Somit werden eine standortübergreifende Kommunikation und die Koordination der Ressourcen gewährleistet.

Problemstellung:

Durch den ständig wachsenden Wettbewerb in der Baubranche sind in Untermnehmen fachlich kompetente und engagierte Mitarbeiter von großer wirtschaftlicher Bedeutung. Der Produktionsfaktor Human Resources zählt mit zu den teuersten Kostenstellen. Gerade durch diesen Aspekt ist eine optimale Einarbeitung jedes neuen Mitarbeiters in Unternehmensstrukturen sowie in bestehende Projektteams von großer Bedeutung. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation in Zeiten boomender Bauwirtschaft gestaltet sich als weiteres, ernsthaftes Problem. Gut zusammenarbeitende Projektteams werden dadurch aufgelöst und schneller Ersatz durch junge, kostengünstige Mitarbeiter gesucht. Ohne genügende Einarbeitung wird von neuen Mitarbeitern verlangt, wichtige Aufgaben zu übernehmen oder das Projektteam ans Ziel zu führen. Das Gefühl, ins kalte Wasser gestoßen zu werden, löst nach den ersten Arbeitstagen bei einem Großteil der neuen Mitarbeitern bereits eine innere Kündigung aus.

Das Ziel dieser Projektarbeit ist, in den eigenen Unternehmensstrukturen Chancen und Möglichkeiten zu nutzen, sowie eine möglichst effiziente, individuelle, auf den neuen Mitarbeiter zugeschnittene Einarbeitung zu planen und durchzuführen. Anhand verschiedener Bewertungskriterien werden fachliche sowie wirtschaftliche Gesichtspunkte dargestellt. Zu den fachlichen Aspekten gehören unter anderem die Unterstützung durch einen Mentor, die Erstellung eines Einarbeitungsplans sowie regelmäßige Mitarbeitergespräche. Durch quantitatives und qualitatives Einarbeitungscontrolling werden die wirtschaftlichen Gesichtspunkte betrachtet, berechnet und erläutert. Durch Gestaltung dieser positiven Anreize sollen qualifizierte Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen gebunden werden. Die mittel- und langfristige Versorgung von ZWP mit gut ausgebildeten und hoch motivierten Mitarbeitern fördert im Umkehrschluss auch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und wird daher zur Hauptaufgabe des Personalmarketings gehören.

Inhaltsverzeichnis:

Textprobe:

Kapitel 3.2.2, Aufgaben des Mentors Der Mentor hilft dem neuen Mitarbeiter, Zugang zu wichtigen firmeninternen Netzwerken zu bekommen, Einblicke in etablierte Strukturen des Unternehmens zu gewinnen und damit unternehmensspezifische Zusammenhänge zu erkennen und zu erlernen. Eine weitere Kernaufgabe des Mentors ist, dass Fördern von potenziellen Fähigkeiten, die Entwicklung neuer Kompetenzen und die soziale Integration des neuen Mitarbeiters.

Vorbereitung des Mentors:

Der Mentor nimmt an den Vorstellungs- und an später stattfindenden Mitarbeitergesprächen teil. Aufgrund seiner fachlichen und sozialen Erfahrungen durch die langjährige Firmenzugehörigkeit, unterstützt er bei der Auswahl des Bewerbers seinen Vorgesetzten und die Personalreferentin. Zeitgleich wird er durch die Teilnahmen bereits im Vorfeld über die beruflichen Qualifikation, Weiterbildungen, den fachlichen Wissensstand und die soziale Fähigkeit des neuen Mitarbeiters vor dessen Eintritt informiert.

Anforderungen an den Mentee:

Eines der Hauptvorteile einer Mentoring-Beziehung liegt für den Mentee darin, mit einer Person, die sich entschieden hat, Zeit zu investieren, über seine berufliche Entwicklung sprechen zu können. Wie der Mentor, sollte auch der Mentee gewisse Anforderungen erfüllen, um zu gewährleisten, dass die vertrauliche Mentoring-Beziehung erfolgreich für beide Seiten verläuft. Anforderungen von ZWP an einen Mentee sind:

- Offen über seine Ideen, Bedenken und Schwächen sprechen zu können.

- Sich weder in Abhängigkeit vom Mentor zu bringen noch Konkurrenz zu ihm aufzubauen.

- Engagement für das Unternehmen und seinen Arbeitsplatz zeigen.

- Kritik des Mentors konstruktiv wahrnehmen.

- Mut haben, Fehler zu machen und etwas auszuprobieren.

Planung und Durchführung der Einarbeitung:

In den nachfolgenden Punkten wird der Weg einer effizienten Mitarbeitereinarbeitung beschrieben. Dies erfolgt systematisch mit Hilfe eines Einarbeitungsplans. Der Plan beinhaltet unter anderem Zeitabschnitte und Reihenfolge der zu erledigen Aufgaben, Kriterien für die Durchführung der Aufgaben und Definitionen der angestrebten Ziele. Im Ergebnis soll die geplante Einarbeitung, die fachliche Einbindung des Mitarbeiters in seinen Tätigkeitsbereich und die Integration sowie die daraus resultierende soziale Einbindung des neuen Kollegen im Rahmen seiner Position und Tätigkeit in das Unternehmen gewährleisten. Die Einarbeitung endet mit einer guten Integration des Mitarbeiters bei ZWP.

Ermittlung des Einarbeitungsbedarfs:

Ein wichtiges Hilfsmittel zur Feststellung des Einarbeitungsbedarfs ist neben den Mitarbeiterinteressen und den vorhandenen Qualifikationen, die aus den Bewerbungsunterlagen und dem Vorstellungsgespräch hervorgehen, vor allem die Stärken-Schwächen-Analyse. Hierzu dient die Stellenbeschreibung als Basis. Die unternehmensbezogene Stärken-Schwächen-Analyse des TZ ist dem Anhang Seite A4 bis A7 zu entnehmen. Die Einarbeitung in Unternehmensstrukturen und in die spezifischen Grundlagen des Projektes Rheinparkmetropole sind ebenfalls notwendig. Weitere Möglichkeiten bei der Einarbeitung, wie ein Probearbeitstag oder die Durchführung eines Einstellungstest, sind personenbezogen und im Einzelfall denkbar. Zur Feststellung der sozialen Kompetenzen wird ein Persönlichkeitstest im Vorfeld durchgeführt.